ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE PRINCIPE DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Fondation de la Maison du DIACONAT, dont le siège social est situé :

14 boulevard Roosevelt - 68100 MULHOUSE

Représentée par Monsieur, Directeur Général, dûment mandaté à cet effet

D'UNE PART

ET :

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de l'Entreprise,

Représentées par Madame, Déléguée Syndicale CFTC, et Monsieur, Délégué syndical CFDT.

D'AUTRE PART

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Par le présent accord, les parties conviennent d’organiser les élections professionnelles par voie électronique au sein de l’ensemble des établissements concernés de la Fondation de la Maison du Diaconat dans les conditions précisées ci-après.

Article 1^er : Dispositions générales et champ d’application

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour l’ensemble des élections à intervenir au sein des établissements concernés de la Fondation de la Maison du Diaconat.

Le protocole d’accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Les dispositions du présent accord telles que ci-après définies s’appliqueront de la même manière au sein de chaque établissement concerné où elles seront dupliquées à l’identique.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

L’employeur se charge, après appel d’offre, de choisir un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord.

Le prestataire choisi pour réaliser cette première mission est la société AKG SOLUTIONS qui propose la solution de vote électronique VOTEO. Ce choix pourra être modifié en cas de besoin. Cette solution est globale, personnalisable et souple pour la prise en charge des élections. Elle a été conçue dans le but de rendre les élections plus simples, plus accessibles et plus rapides, tant pour les organisateurs que pour les votants. L’offre d’AKG SOLUTIONS se base sur quatre axes importants :

• La sécurité : une solution certifiée conforme à la législation en vigueur possédant un cryptage ininterrompu entre le site et les serveurs situés en France. Des tests rigoureux sont effectués en interne avant chaque mise en place.

• L’accessibilité : aucune installation n’est nécessaire, une simple connexion internet suffit. Le site est compatible avec les tablettes, les smartphone et tous les navigateurs et est disponible 24h/24h et 7j/7.

• L’efficacité : le vote s’effectue en moins de 5 minutes et le dépouillement est réalisé en 2 minutes avec une édition immédiate des PVs CERFA. Le suivi de la participation et de la liste d’émargement est fait en temps réel.

• Le service : un interlocuteur est dédié à l’accompagnement tout au long du vote, la mise en place du site est réalisée en 24h et une hotline téléphonique et courrielle sont mises à disposition.

Les coordonnées de ce prestataire sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 4 : Cahier des charges

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote ainsi que de la publicité du scrutin.

Confidentialité des données transmises

Le vote en ligne est régi par trois documents : les décrets du 25 avril 2007 et du 5 décembre 2016 sur le vote électronique, ainsi que les recommandations de la CNIL d’octobre 2010. Conformément au décret, le logiciel de vote VOTEO est certifié conforme à ces documents.

De manière synthétique, la législation sur le vote en ligne a pour objectif de garantir trois aspects : la sécurité du vote, l’anonymat du vote et enfin la traçabilité et la sincérité du vote.

Concernant la sécurité, des serveurs sont disponibles sur le territoire national avec des versions « actif/actif » et une surveillance 24h/24h. Le scellement du système se fait à l’aide de trois clés de chiffrement aléatoires et complexes et seuls le Président et les deux assesseurs du Bureau de vote sont en leur possession. La « chaîne de cryptage » est respectée du poste de l’électeur jusqu’à l’urne virtuelle.

En termes d’anonymat, aucune information n’est stockée sur les postes des électeurs et ces données électeurs sont contenues dans des urnes stockées séparément. Toutes les données sont détruites une fois le vote terminé.

La sincérité est respectée au travers de l’utilisation de l’information personnelle pour vérifier l’identité de l’électeur. L’émargement fait l’objet d’un horodatage consultable par l’utilisateur et le Bureau de vote peut suivre la participation et la liste d’émargement en temps réel. Les résultats sont stockés sur des CD et il y a possibilité de rejouer le dépouillement.

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises à savoir :

• les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, des établissements visés,

• la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification,

• l’émargement,

• l’enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ainsi qu’aux Présidents de bureau de vote et à leurs deux assesseurs.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Contenu des fichiers

Le fichier des électeurs est établi par l’établissement et à partir des listes électorales. Il permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement.

Le fichier « Contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

• liste électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral.

• fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées le cas échéant.

• listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs.

• liste de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel.

• pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent.

• pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel.

• pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités du personnel.

  1. Garantie des exigences techniques

Afin de s’assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal est mis en place pour prendre le relais en cas de panne de système.

Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette cellule est composée des représentants du prestataire.

Cette cellule d’assistance est chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

L’assistance téléphonique est ouverte durant toute la durée du scrutin de 09 h 00 à 17 h 00, les coordonnées se trouvent sur la page d’accueil du système de vote, sur la lettre de convocation envoyée aux électeurs ainsi que dans le mode opératoire.

Une assistance par mail est ouverte de 09 h 00 à 22 h 00 et les coordonnées se trouvent sur la page d’accueil du système de vote, sur la lettre de convocation envoyée aux électeurs ainsi que dans le mode opératoire.

Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin.

L’accès au site pour effectuer le vote électronique pourra se faire à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone, dotés d’une connexion internet, et pourra se faire 24h/24h durant toute la période de vote.

Pour se connecter à sa session, l’électeur devra entrer l’identifiant et le mot de passe qu’il a reçu par courrier postal, il devra également renseigner sa date de naissance complète pour confirmer son identité, puis cliquer sur le bouton « se connecter ».

Une fois connecté, l’électeur peut consulter librement les professions de foi des candidats et avoir accès à ses scrutins. Il sera automatiquement redirigé vers le vote de son collège et de son établissement, qui seront tous deux précisés sur l’écran de choix des scrutins. Le pictogramme « ⚠ » oriente l’électeur vers les votes qu’il doit effectuer. Cet écran de choix des scrutins est accessible librement à n’importe quel moment après le scrutin afin que l’électeur puisse télécharger ou imprimé un accusé de réception de son vote. L’électeur doit cliquer sur le pictogramme représentant une enveloppe fermée afin de pouvoir voter.

Une fois ceci fait, l’électeur est redirigé vers l’écran de choix des candidats à partir duquel il peut cliquer sur la liste de son choix pour afficher les candidats de cette dernière ; il peut également voter blanc. L’électeur peut choisir de raturer un candidat en le décochant. L’électeur ne peut pas choisir plusieurs listes en même temps ou des candidats de deux listes différentes. Une fois son choix fait, l’électeur doit cliquer sur le bouton « valider et poursuivre » pour confirmer son choix.

Dès lors que l’électeur a cliqué sur le bouton précédemment cité, il est réorienté vers l’écran de validation qui lui permet de voir le récapitulatif de son vote avec le détail des noms qu’il a choisi. L’électeur peut valider définitivement son choix en cliquant sur « Valider le bulletin » ou retourner à l’étape précédente pour modifier son bulletin. Une fois le bulletin définitivement validé, l’électeur est redirigé vers la page d’accueil où il peut consulter, télécharger ou imprimer son accusé de réception.

Concernant le suivi de la participation et de la liste électorale, les membres du Bureau de vote et les délégués présents sur les listes peuvent consulter la participation et la liste d’émargement en temps réel pendant le scrutin.

Si l’électeur est amené à voter pour différentes élections (titulaires et suppléants, par exemple), l’opération sera la même.

Dépouillement

A la clôture des opérations de vote, la cellule d’assistance technique vérifie le scellement du système.

L’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

Le Président et ses deux assesseurs se connectent à tour de rôle et enregistrent leurs clés de chiffrement pour desceller le système de vote. Le Président du Bureau de vote lance alors le « Dépouillement automatique » en cliquant sur un bouton. Suite au dépouillement, les noms des candidats élus s’affichent directement à l’écran et les différents documents (PV CERFAs, CR de résultats) sont de suite disponibles en téléchargement.

Le système reste en ligne pendant la période de litige d’une durée de 15 jours et les données sont conservées sous scellés jusqu’à l’expiration de ce délai. A la fin de cette période de 15 jours, l’ensemble des données et documents sont transmis sur CD à la Fondation de la Maison du Diaconat de Mulhouse. Après accusé de réception du CD par la Fondation, AKG SOLUTIONS procède à la destruction des données de vote.

En cas d’action contentieuse, les données sont conservées jusqu’à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites.

Article 5 : Informations du personnel et de ses représentants

L’employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Il remet à chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Il assure une formation auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article 6 : Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités mentionnées aux articles L. 2261-7 à L. 2261-8 du Code du Travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre recommandée avec accusé de réception de demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 7 : Durée de l’accord

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les modalités mentionnées aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du Travail respectivement par l'employeur signataire ou par la totalité des délégués syndicaux signataires ou ayant adhéré à l’accord.

Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception.

La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 8 : Formalités de dépôt et de publicité

Conformément aux dispositions des articles L. 2231-6, D. 2231-2, D. 2231-4 à D. 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera déposé à l’initiative de la Direction de la Fondation de la Maison du Diaconat selon les modalités suivantes :

• en un exemplaire au Secrétariat- Greffe du Conseil de Prud’hommes de Mulhouse,

• auprès de la DIRECCTE conformément aux dispositions de l’article D 3313-1 du Code du Travail en ligne sur le site officiel www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr accompagné des pièces exigées par les textes légaux et réglementation en vigueur, au plus tard dans les 15 jours suivant sa conclusion.

Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction de la Fondation de la Maison du Diaconat au comité d’entreprise, aux délégués du personnel et au délégué syndical dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du Code du Travail.

Fait en quatre exemplaires originaux

A MULHOUSE

Le 31 mai 2019

La Déléguée Syndicale CFTC

Pour l'Etablissement, le Directeur Général

Le Délégué Syndical CFDT