Accord d'entreprise "Protocole d'Accord relatif à la mise en oeuvre du vote électronique" chez CAF 68 - CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DU HAUT RHIN (Siège)

Protocole d’accord, relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des instances représentatives du personnel, conclu entre

et

Préambule

Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection du comité social et économique ainsi que toute autre élection d’une instance représentative du personnel et garantir la participation de tous les salariés, notamment à temps partiel ou en télétravail, les parties conviennent d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par internet.

Ainsi, le présent accord comporte notamment des dispositions relatives :

• aux modalités de vote applicables ;

• à la confidentialité des données ;

• au contrôle du fonctionnement du système.

Article 1 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral. Le protocole d'accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés qui ont tous un accès internet garanti dans le cadre de leur activité salariée.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant au présent accord.

Les coordonnées du prestataire sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral. Ce dernier devra comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 : Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

Article 5 : Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Le cahier des charges fourni pour le choix du prestataire est annexé au présent accord.

5.1 Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les parties conviennent qu’à l’initiative de la Direction une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et la surveillance du système de vote sera mise en place. Cette cellule sera composée des membres du bureau de vote, des organisations syndicales intéressées au processus électoral, les personnes habilitées des ressources humaines et un représentant du prestataire. L’ensemble des incidents relayés auprès de la plateforme d’assistance mise en place par le prestataire devra être communiqué quotidiennement aux membres de ladite cellule.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Le taux de participation doit être mesuré quotidiennement, et est transmis à chaque délégué de liste.

NB : l’identité de chaque délégué de liste devra être communiquée à la Direction au moment du dépôt de la liste des candidats.

La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l'employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d'entrée dans l'entreprise, leur date de naissance, le collège d'appartenance. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités du service des ressources humaines.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d'authentification. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d'émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données : les membres des bureaux de vote, un délégué de chaque liste présentée et les agents habilités du service des ressources humaines.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats et les agents habilités du service des ressources humaines.

5.2 Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent assurer la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d'émargement devront être conformes aux dispositions du Code du Travail.

5.3 Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation. La transmission du vote et l'émargement doivent faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

5.4 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

5.5 Dépouillement

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne doit être possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux textes en vigueur.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

5.6 Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par l’article R. 2314-17 du Code du travail.

Article 6 : Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

La Direction garantit aux organisations syndicales que les formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) ont été effectuées : la CNAF s’en est chargée pour l’ensemble des organismes de la Branche ; l’Instruction Technique du 7 décembre 2017 en atteste.

Article 7 : Durée, entrée en vigueur, dénonciation, révision, dépôt et publicité

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet sous réserve de son agrément par les autorités de tutelle.

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE. La notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Il pourra être dénoncé ou faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues dans le Code du travail.

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Deux exemplaires, dont l'un sur support papier signé des parties et l'autre sur support électronique, seront déposés auprès de l'Unité Territoriale de la DIRECCTE.

Un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil des Prud'hommes de .

Fait à Mulhouse, le 20 juin 2018