Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail" chez CAF 68 - CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DU HAUT RHIN (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Conclu entre

LA CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES DU HAUT RHIN

représentée par son Directeur,

M

dûment mandaté à cet effet,

et

les Organisations Syndicales

CFDT, représentée par sa déléguée syndicale

M

CFE/CGC, représentée par son délégué syndical

M

CFTC, représentée par son délégué syndical

M

PREAMBULE

Dans le cadre du Protocole d’Accord national relatif au travail à distance signé le 28 novembre 2017 et en lien avec l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020 pour une mise en œuvre réussie du télétravail, la Caisse d’Allocations Familiales du Haut-Rhin a souhaité prolonger son engagement dans le développement durable et la qualité de vie au travail par notamment la conclusion d’un accord de télétravail.

Le télétravail s’inscrit pleinement dans une démarche de qualité de vie au travail qui se traduit de différentes manières : meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, accords RTT et horaires variables, temps partiels accordés au-delà des obligations légales, examen et recherche d’aménagements pour les situations particulières, notamment la monoparentalité, la garde alternée ou la situation d’aidant familial.

Forte d’une expérience de plusieurs années de mise en œuvre du télétravail, la Caisse constate que les technologies de l’information et de la communication offrent des possibilités de travail à distance dans des conditions optimales alliant l’efficience et la conciliation des vies professionnelle et personnelle. Dans ce contexte, elle réaffirme le principe et l’importance du droit à la déconnexion pour tous les salariés.

Les signataires notent que depuis sa mise en œuvre en 2007, le nombre de salariés en télétravail s’est développé chaque année. Ainsi, la Caisse comptait 17 télétravailleurs classiques au 31 décembre 2015 et 56 au 28 février 2020 (avant crise sanitaire). L’objectif du présent accord est de permettre d’étendre à de nouveaux bénéficiaires la possibilité de profiter de cette organisation de travail.

Les parties s’accordent néanmoins pour souligner que le télétravail ne doit pas distendre le lien du salarié avec l’organisme et particulièrement avec l’unité de travail auquel il appartient. Le volontariat étant un élément fondamental de la conclusion du présent accord, chaque personne souhaitant télétravailler se voit garantir la réversibilité de cette modalité. L’employeur se réserve également ce droit et pourra en fonction des résultats quantitatifs et qualitatifs constatés, diminuer le nombre de jours télétravaillés, voire mettre fin au télétravail d’un salarié.

Les signataires conviennent que les principes de volontariat et de réversibilité sont les fondements incontournables du télétravail à la Caf du Haut-Rhin. Celui-ci repose sur une confiance mutuelle entre les parties et particulièrement entre le salarié et son manager de proximité. Ils considèrent que la responsabilisation et l’autonomie du salarié sont des conditions primordiales de réussite de cette organisation de travail.

La Caf s’engage à tout mettre en œuvre pour la création et le maintien des conditions favorables au télétravail ainsi que la garantie d’une organisation des espaces dans ses locaux permettant aux télétravailleurs de maintenir les liens avec leurs unités de travail et leurs managers.

La mise en œuvre du télétravail traduit notamment la volonté :

• de maintenir et développer la performance globale de la Caf au service des allocataires et des partenaires, par une réponse aux aspirations personnelles des volontaires qui favorise leur engagement professionnel, tout en confortant leur productivité et la qualité de leur travail.

• de l’organisme de réduire l’empreinte carbone des télétravailleurs en réduisant le nombre de trajets domicile-travail.

Les mesures particulières prises en cas de déploiement du Plan de Continuité d’Activité se substituent au présent accord.

Article 1 - Champ d’application

1. - Définition

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Les parties signataires précisent que le présent accord vise :

• le télétravail au domicile du salarié, en définissant les jours travaillés sur le site habituel de travail et les jours travaillés au domicile ou en utilisant un nombre de jours attribués forfaitairement dans l’année,

• le télétravail sur un site de l’organisme autre que le lieu habituel du salarié sous condition que le site comporte l’espace et le matériel suffisants pour l’accueillir,

• le télétravail dans un autre organisme de l’Institution Sécurité Sociale après signature d’une convention avec l’organisme susceptible de l’accueillir.

  2. - Personnels concernés

Le présent accord s’applique à tout salarié, employé ou cadre, de la Caf quels que soient la nature de son contrat et son temps de travail contractuel.

Néanmoins, certains emplois sont exclus de ce dispositif en raison des conditions d’exercice de leurs missions.

Il s’agit notamment

• des emplois exerçant des activités qui par leur nature ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur,

• des fonctions attachées au site telles que l’entretien ou la maintenance,

• des emplois d’accueil du public,

• des salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation ou assimilé, afin de favoriser leur appréhension et apprentissage du monde du travail au contact des salariés de l’organisme,

• des salariés en cours d’intégration.

Les activités qui induiraient l’installation ou la maintenance de matériels trop coûteux sont également exclues du télétravail à domicile.

Article 2 - Les conditions d’exercice du télétravail

La direction a pour objectif d’augmenter le nombre de bénéficiaires du télétravail, sur la durée du présent accord, jusqu’à 80 % de l’effectif global de la Caisse au 31 décembre précédent la demande.

En cas d’atteinte de l’objectif maximal, une priorité d’accès au télétravail est donnée, dans cet ordre, aux personnels suivants :

• reconnus travailleurs handicapés, invalides ou bénéficiaires de l’aide aux adultes handicapés,

• ayant la charge d’un enfant porteur de handicap,

• en situation de monoparentalité ayant la garde (permanente ou alternée) d’un ou plusieurs enfants de moins de 12 ans,

• étant en situation d’aidant familial,

• ayant la charge d’un ou plusieurs enfants de moins de 12 ans.

Selon la situation, la direction se réserve la possibilité de fixer une limite spécifique d’accès au télétravail par service en fonction de ses nécessités.

La possibilité d’extension du nombre de jours de télétravail pour une salariée enceinte sera examinée avec attention par la Direction.

Tout refus devra être motivé par écrit et expliqué par le manager et/ou l’agent de Direction concerné.

2.1 - Le volontariat

Le télétravail est mis en œuvre sur la base du volontariat exprimé par le salarié. Si la proposition lui en est faite, conformément au Code du Travail, son refus n’est pas un motif de rupture du contrat de travail.

Lorsqu’un agent formule une demande de télétravail, elle est obligatoirement examinée par la direction dans les conditions définies par l’accord national en vigueur. L’employeur peut donc accepter ou refuser la demande de télétravail.

2.2 - L’autonomie

Le manager est en charge d’évaluer l’autonomie de l’agent selon les critères objectifs définis dans les référentiels d’emploi et de compétences et en lien avec les conclusions de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement (production individualisée, qualité, aisance numérique, relation distancielle). Il évalue sa maitrise de l’emploi, ainsi que les conséquences sur le bon fonctionnement de l’unité de travail.

Considérant que l’autonomie dans la tenue de l’emploi, évaluée par le salarié et par le manager, s’acquiert notamment par l’expérience, l’ancienneté dans l’emploi ne peut être inférieure à 1 an pour prétendre au télétravail.

2.3 - L’accès des travailleurs handicapés au télétravail

Pour garantir le respect du principe d’égalité de traitement à leur égard les travailleurs handicapés sont, dès lors que leur autonomie dans le travail est avérée, éligibles au télétravail sans condition d’ancienneté sur le poste occupé. Selon l’avis du médecin du travail, l’organisation de leur temps de télétravail peut déroger aux modalités du présent accord.

2.4 - La préservation du lien avec l’organisme

La direction de l’organisme confirme sa volonté de maintenir le lien entre l’entreprise et ses salariés en veillant à favoriser l’esprit d’équipe et de service. Le télétravailleur doit donc être présent dans son unité de travail au moins 2 jours par semaine quel que soit son temps de travail contractuel.

Le télétravailleur participe dans les mêmes conditions que ses collègues aux formations, aux réunions de service et aux réunions spécifiques pour lesquelles sa présence est requise. Dans la mesure du possible, ces dernières seront organisées les jours où le télétravailleur est au siège de l’entreprise.

La préservation de la cohésion sociale interne pourra s’exprimer au travers d’une réunion annuelle interservices et de réunions de service ou d’unité régulières en présentiel.

2.5 - Les modalités d’accès au télétravail

Le salarié volontaire procède à son auto-évaluation et motive sa demande au moyen du formulaire mis à sa disposition qui inclut la procédure à suivre, en conformité avec les dispositions et garanties offertes par l’article 2.2 du protocole national.

La demande est formulée annuellement lors de la campagne de recueil des demandes initiée par la direction ; le formulaire est allégé pour le renouvellement.

La demande motivée de télétravail peut être formulée à tout moment dans l’année mais la date d’effet en cas d’accord peut être différée.

Pour rappel : la faisabilité technique et organisationnelle, la disponibilité du matériel sont également vérifiées.

2.6 - La réversibilité permanente

Conformément à l’accord national en matière de délai de prévenance et de garantie d’entretien, pendant une période d’adaptation de 3 mois, tant l’agent que l’employeur peuvent mettre fin au télétravail par simple courrier ou courriel.

Après ce temps d’adaptation, les télétravailleurs peuvent demander à arrêter cette forme de travail et dénoncer par écrit leur avenant au contrat de travail. Pour ce faire, un délai de prévenance d’un mois est à respecter, afin de permettre le retour au poste et conditions de travail antérieures.

L’accord de télétravail prend automatiquement fin en cas de changement de fonction ou de domicile ; un nouvel avenant au contrat de travail peut être conclu suite à la nouvelle situation.

Dès la fin du télétravail, le matériel mis à disposition du salarié doit être restitué.

Article 3 - L’organisation du télétravail

Le télétravail peut être pratiqué selon deux formules non cumulables : jour(s) fixe(s) et forfait annuel.

Les périodes de télétravail s’entendent par journées pleines sauf lorsque le contrat de travail prévoit une répartition du temps de travail par demi-journées.

L’accord de télétravail est matérialisé par un avenant annuel au contrat de travail, l’année s’entendant pour la période allant du 1^er septembre au 31 août suivant.

Le choix de la formule et des jours de télétravail résulte d’un accord entre l’employeur et le salarié ; il doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service. Il est déterminé en fonction de l’emploi occupé et des contraintes inhérentes aux activités.

3.1 - Jour(s) fixe(s) dans la semaine

Le télétravail peut s’exercer de 1 à 3 jours par semaine, fixés par avenant au contrat de travail, renouvelable annuellement.

Le nombre de jours de télétravail choisi est réparti en alternance avec les jours de retour dans l’organisme. Le télétravail est autorisé sur 2 jours successifs maximum par semaine.

L’utilisation du ou des jours fixes ne peut pas avoir pour effet de réduire à moins de 2 jours par semaine la présence du salarié dans l’organisme qu’il soit à temps plein ou à temps partiel. La modification exceptionnelle des jours de télétravail est possible. Elle doit faire l’objet d’une information écrite validée par le responsable hiérarchique au regard des motifs invoqués.

3.2 - Enveloppe annuelle de jours :

Un forfait de 80 jours maximum par année est ouvert. L’utilisation du forfait ne peut pas avoir pour effet de réduire à moins de 2 jours par semaine la présence du salarié dans l’organisme, qu’il soit à temps plein ou à temps partiel.

Le télétravail est autorisé sur 2 jours successifs maximum par semaine, dans la limite de 3 jours télétravaillés par semaine. Le délai de prévenance est de 3 jours ouvrés, sauf accord exceptionnel du responsable hiérarchique.

3.3 - La suspension provisoire du télétravail

La suspension du télétravail peut être décidée

- pour des impératifs professionnels : stages de formation, réunions de service par exemples, organisés en présentiel,

- suite au non-respect par le salarié de ses engagements tels que les obligations horaires ou une production insuffisante par exemples,

En cas de dysfonctionnement des équipements informatiques ou téléphoniques, le salarié en informe immédiatement le service informatique et son manager. Selon le diagnostic du service informatique, la suspension du télétravail et le retour sur site seront considérés comme nécessaires. Sauf impératif de service, le choix est donné à l’agent entre la pose d’une absence autorisée et le retour sur site. Dans ce cas, le trajet domicile/site est alors considéré comme du temps de travail uniquement le jour concerné.

3.4 Les dispositifs exceptionnels de télétravail en cas de situations n’entrant pas dans le cadre du PCA

3.4.1 Perturbation importante des voies de transport et des transports en commun

Les salariés télétravailleurs, tant dans le cadre de l’avenant pour jours fixes que dans celui du forfait annuel, peuvent demander un aménagement temporaire (modification ou ajout de jour de télétravail) selon leur situation individuelle au regard de la faisabilité du trajet entre leur domicile et le site habituel de travail en cas de perturbation importante des voies de transport (intempéries), des transports en commun habituellement utilisés par le demandeur (grèves). Le délai de prévenance prévu pour le télétravail au forfait ne s’applique pas dans ces cas.

3.4.2 Episode grave de pollution de l’air

En cas d’épisode grave de pollution de l’air tel que mentionné à l’article L223-1 du code de l’Environnement, justifiant la prise de mesures préfectorales, la Direction informe les salariés par note ou message interne qui peuvent alors solliciter à titre exceptionnel l’autorisation de télétravail auprès de leur manager. L’aménagement peut consister en une modification de la répartition des jours de télétravail ou l’extension du nombre de jours de télétravail, et ce, sans application du délai de prévenance.

3.4.3 Autres situations exceptionnelles

Le salarié peut également être confronté à des circonstances imprévues pouvant empêcher temporairement le télétravail (incendie, inondation, par exemples). Il doit en informer son manager au plus vite. La suspension temporaire du télétravail pourra être décidée, l’agent devant alors reprendre le travail sur site.

A l’inverse, des circonstances exceptionnelles (travaux urgents dans un espace de travail par exemple) empêchant temporairement le travail sur site d’un agent peuvent amener à décider la modification de ses jours télétravaillés ou l’ajout de jours de télétravail sans respect du délai de prévenance.

Article 4 - L’environnement de travail en situation de télétravail

Que ce soit sur site ou à domicile, l’environnement de travail doit tendre à favoriser la qualité de vie au travail de chacun, L’échange entre le manager et le salarié optant pour le télétravail doit porter, notamment, sur l’aménagement que ce dernier prévoit et peut réaliser, pour que son équipement participe, dans son ergonomie et dans toute la mesure du possible, à la préservation de sa santé.

4.1 L’environnement de télétravail en matière de santé et de sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail.

Elles devront strictement être respectées par tous les salariés dans les mêmes conditions qu’un travail exécuté dans les locaux de l’entreprise.

L’employeur et les élus du CSE doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord écrit préalable et de sa présence et ce après avoir respecté un délai de prévenance de 15 jours, permettant au salarié de s’organiser.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité de son domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l'état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu'à son achèvement.

4.2 L’équipement de télétravail

La CAF met à disposition du salarié le matériel dont il a besoin pour exercer son travail à domicile. Le télétravailleur en prend soin et est capable de l’utiliser sans assistance. En cas de dysfonctionnement, il doit pouvoir joindre le siège, soit par messagerie, soit par téléphone ; il doit être en mesure d’exécuter les consignes données dans les situations d’intervention à distance.

Pour des raisons de sécurité, le télétravail ne peut s’exercer qu’en utilisant le matériel informatique mis à disposition par l’employeur.

Par ailleurs, en tant que de besoin, afin d'assurer l'ergonomie du poste du télétravailleur à domicile, l'organisme met à sa disposition un mobilier adapté.

Le salarié s'engage à prendre soin de ces équipements et à restituer le matériel lorsqu'il est mis fin au télétravail.

4.3 Les horaires en télétravail

L’agent bénéficie de l’horaire variable au même titre et dans les mêmes conditions que lorsqu’il est sur son site habituel de travail (Siège ou antenne). Il est joignable a minima pendant les plages fixes définies dans l’accord d’entreprise relatif à l’horaire variable. Il peut également être joint par messagerie ou téléphone pendant les plages variables en cas de nécessité et est tenu de répondre dès lors qu’il n’a pas signifié la fin de son temps de travail par le badgeage requis.

Le télétravailleur ne peut effectuer d’heures supplémentaires qu’à la demande de son employeur, conformément à l’accord national.

4.4 Le droit à la déconnexion

En dehors de ses horaires de travail, le salarié n’est pas tenu de répondre aux mails ou à des appels téléphoniques.

Le salarié doit respecter les heures de début et de fin de l’amplitude horaire autorisée dans l’accord relatif à l’horaire variable, s’il y est soumis.

Il ne peut pas être obligé de consulter sa messagerie pendant ses temps de repos et de congés.

4.5 La sensibilisation et la formation au télétravail

Les télétravailleurs reçoivent les informations et formations nécessaires à l’exercice de leur activité.

Les managers encadrant des télétravailleurs seront également formés sur les techniques de management à distance.

Article 5 - Les frais liés au télétravail

5.1 Sur présentation des factures

Sont pris en charge par l’employeur sur présentation des factures :

• Le coût réel du diagnostic de conformité des installations électriques : il est effectué par le prestataire désigné par le marché national tant que ce dernier est en vigueur.

• Le surcoût effectif de l’assurance du domicile du télétravailleur dont le justificatif est à produire dès la première demande et à chaque renouvellement du télétravail.

• Le coût du téléphone professionnel (abonnement et communications).

Le coût du diagnostic électrique est pris en charge à l’occasion de la première demande de télétravail quelles qu’en soient les conclusions. Les éventuels coûts de mises aux normes et/ou d’un nouveau diagnostic restent à la charge du salarié.

L’agent doit fournir l’attestation établie par un diagnostiqueur professionnel, avant signature de l’avenant au contrat de travail. Cette attestation doit indiquer que les installations électriques du domicile sont conformes à la réglementation en vigueur et que l’activité professionnelle peut être exercée en toute sécurité. En cas de non-conformité mentionnée sur l’attestation les frais de remise aux normes sont à la charge du salarié.

5.2 Indemnité forfaitaire

5.2.1 Jours fixes

Une indemnité forfaitaire mensuelle de télétravail est versée en fonction du nombre de jours de télétravail dans la semaine et ne peut être inférieure aux montants inscrits dans l’accord national en vigueur.

Elle est versée sur 10,5 mois pour tenir compte des congés annuels mais le paiement s’effectue sur 12 mois. En cas d’absence de plus d’un mois en continu (maladie, maternité, congé sabbatique) elle est suspendue.

5.2.2 Forfait annuel

Une indemnité journalière est versée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés sur l’enveloppe annuelle octroyée. Elle ne peut être inférieure au montant inscrit dans l’accord national en vigueur.

Les indemnités sont revalorisées dans les conditions fixées au niveau national.

Rappel : le télétravail ouvre droit à l’attribution d’un titre restaurant par jour de présence effective, selon les mêmes conditions que pour le travail sur site.

Article 6 - Les droits et garanties

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que les salariés travaillant sur site notamment en matière d’accès à l’information tant générale, relative à la vie de l’organisme, que syndicale. Il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que tous les salariés.

Les télétravailleurs demeurent des salariés de l’organisme pris en compte dans les effectifs. A ce titre, ils sont électeurs et éligibles aux élections professionnelles et peuvent exercer un mandat de représentant du personnel dans les mêmes conditions que les autres salariés. Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ont accès à ceux-ci.

Pour rappel, les représentants du personnel peuvent utiliser tout ou partie de leurs crédits d’heures pendant les périodes de télétravail.

Le télétravailleur bénéficie, comme tous ses collègues, d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par le Code du travail.

Tout accident survenant sur le lieu de télétravail pendant les heures de travail est considéré comme un accident du travail sous réserve que l’agent le signale et fournisse tous les éléments nécessaires à l’établissement de la déclaration.

Article 7 - Modalités de suivi de l’accord

Une fois par an, la direction et les organisations syndicales se réunissent pour faire un bilan de l’accord. Tous les indicateurs seront étudiés et des mesures correctrices pourront le cas échéant, être examinées.

Le bilan du télétravail est présenté une fois par an aux instances représentatives du personnel ; il comprend notamment les éléments permettant de comparer les évolutions salariales des télétravailleurs avec celles des autres salariés.

Article 8 - Durée et validité de l’accord

Même si le télétravail n’est pas l’un des thèmes de négociation annuelle obligatoire tels que prévus dans la loi, les parties conviennent qu’il nécessite tout de même un réexamen périodique pouvant induire de nouvelles négociations.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans. Il pourra être révisé en respectant les dispositions législatives en vigueur. Dans l’hypothèse d’un nouvel accord national, les parties signataires s’engagent à appliquer, après concertation, les mesures les plus favorables, qu’elles soient issues de l’accord national ou du présent accord.

Au titre des articles L. 123-1, L. 123-2, R. 123-1-1 et D. 224-7 du Code de la Sécurité sociale, le présent accord ne deviendra applicable qu'après avoir reçu l'agrément de l'autorité compétente de l'État.

Il sera transmis, dans les plus brefs délais, notamment via la plateforme téléaccord, à la Direction de la Sécurité Sociale (DSS), à la Mission Nationale de Contrôle (MNC), à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) à l’UCANSS ainsi qu’au greffe du Conseil de Prud’hommes par la Caisse d’Allocations Familiales du Haut-Rhin après l’obtention de l’accusé de réception de chacun des délégués syndicaux.

Fait à Mulhouse, le 18 juin 2021.

XXXXXXXXXXXXXXXXX DIRECTEUR

CFDT XXXXXXXXXXXXXX, Déléguée syndicale

CFE/CGC XXXXXXXXXXXXXX Délégué syndical

CFTC XXXXXXXXXXXXXX Délégué syndical