Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez ALPES SANTE TRAVAIL (Siège)

Accord collectif relatif au télétravail

Entre

D’une part,

L’association Alpes Santé Travail dont le siège est situé 34, rue Gustave Eiffel, 38000 Grenoble, représentée par Mme en sa qualité de Directrice,

Et

D’autre part,

La Délégation Syndicale Représentative SNPST, représentée par M.

Préambule

La mise en place de mesures de confinement pour endiguer l’épidémie de COVID-19 provoquée par le coronavirus, en mars 2020, a conduit Alpes Santé Travail à revoir son mode d’organisation afin de maintenir son activité auprès des entreprises adhérentes.

C’est dans ce contexte que le télétravail a été adopté et annuellement réévalué et ajusté.

A compter de juillet 2020, la direction a proposé une expérimentation du télétravail, dans l’objectif d’aboutir à la conclusion d’un accord collectif. Un premier accord a été conclu pour un an, du 1er avril 2021 au 31 mars 2022. Un second accord lui a succédé, valable du 4 mai 2022 au 4 mai 2023.

A nouveau, les parties souhaitent renouveler et conclure un nouvel accord sur le télétravail, arguant que celui-ci répond aux aspirations des salariés, contribue à une qualité de vie au travail et à une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée et participe d’une démarche de développement durable du fait de la limitation des déplacements et risques d’accidents de trajet.

En outre, la mise en place du télétravail est aussi un moyen de limiter l'impact environnemental de l'activité de l'entreprise notamment en limitant les trajets intra-urbains. Et, cela permet aussi de limiter les difficultés de stationnement, notamment sur le centre de Grenoble.

Un groupe de travail composé de volontaires multidisciplinaires s’est réuni pour évaluer les modalités d’organisation du télétravail au cours de l’année écoulée.

Comme évoqué dans le précédent accord, il est important de rappeler qu’une mise en place efficace du télétravail suppose :

• Une organisation de travail adéquate

• Un suivi spécifique adapté

• Un accord réciproque et une relation mutuelle de confiance entre les salariés concernés et leur hiérarchie.

Au sein d’Alpes Santé Travail, le télétravail repose sur un état d’esprit propre à son identité, à savoir la confiance et la responsabilisation de l’ensemble du collectif de travail.

Conformément aux souhaits des parties dans la négociation, cet accord veille à ce que la mise en place du télétravail n’ait pas pour conséquence de mettre à l’écart le télétravailleur de la communauté de travail et permette de préserver la continuité des activités professionnelles.

Les parties signataires du présent accord rappellent également l’intérêt du télétravail à titre d’aménagement de poste pour permettre un retour à l’emploi ou le maintien dans l’emploi d’un salarié.

Le présent accord vise à :

• Donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées

• Harmoniser les pratiques en matière de télétravail

• Clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail.

Art. 1. Définition du télétravail

• Cadre général

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (Code du travail, art. L. 1222-9).

Il peut s’exercer sur le lieu d’habitation du salarié ou dans un tiers lieu, de façon régulière, occasionnelle ou en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure.

La mise en œuvre du télétravail doit être compatible avec l’activité de travail de l’entreprise, ainsi que les objectifs de performance économique et sociale.

Il nécessite que le salarié dispose des moyens matériels lui permettant de travailler à son domicile. Ce lieu doit permettre de bénéficier d’un niveau de sécurité adéquat notamment en matière de conformité électrique et d’accès aux données, et garantissant la confidentialité et le secret professionnel.

Le passage au télétravail n’affecte en rien le statut de salarié du télétravailleur, ni les droits et avantages légaux et conventionnels en vigueur au sein du service auxquels il peut prétendre.

• Pour Alpes Santé Travail

Les parties conviennent que le télétravail réalisé dans le cadre du présent accord ne pourra prendre la forme que d’un télétravail réalisé à domicile, de manière habituelle, occasionnelle ou exceptionnelle (circonstances particulières).

Le domicile du salarié est considéré comme le lieu de travail durant l’exercice de l’activité professionnelle lors des jours télétravaillés.

• Accident

L’accident survenu au domicile du salarié pendant l’exercice du télétravail sera soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux du service.

Si un accident survient au domicile pendant un jour de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et le service des ressources humaines dans les plus brefs délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux du service.

• Titres restaurant :

Les salariés bénéficiant de tickets restaurant dans le cadre de l’exercice normal de leur activité, continueront d’en bénéficier pendant leurs jours de télétravail, sous réserve du maintien de la conformité de ce dispositif avec la législation.

Art. 2. Accès au télétravail

Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit dans une démarche fondée sur l’accord mutuel des parties et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur. Il peut être mis en œuvre à la demande du salarié, et après examen et validation du supérieur hiérarchique.

Le télétravail ne peut être imposé au salarié, dont le refus ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture du contrat de travail.

Tout refus par la hiérarchie d’une demande de télétravail formulée par le salarié devra être dument motivé et signifié par écrit au salarié et à la direction.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié, son responsable hiérarchique et/ou fonctionnel et la direction du service, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux missions confiées.

Pour cela, une fois par an et avant toute demande, un questionnaire d’autodiagnostic devra être rempli par le salarié et son responsable concerné en cas de demande de télétravail – cf. annexe 1 : formulaire d’autodiagnostic.

Ce questionnaire, obligatoire, permettra d’abord au salarié de déterminer si son profil et la nature de ses activités se prêtent au télétravail, et s’il remplit les conditions d’éligibilité.

Le responsable concerné doit évaluer sa propre capacité et celle de son équipe à intégrer ce mode d’organisation du travail en veillant notamment à ce que la présence et le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soient compatibles avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l’organisation de l’équipe.

• Eligibilité des métiers et activités télétravaillables

Le groupe de travail constitué en 2020 a pu s’interroger au cours des réunions successives qui se sont tenues sur l’éligibilité des métiers, et les activités télétravaillables ou non. Puis, les retours d’expérience 2021 et 2022 nous ont amené à reconsidérer ces éléments.

Métier non éligible au télétravail : hôtesse d’accueil-standard.

De façon générale, la majorité des activités réalisées au bureau doivent pouvoir être télétravaillables. A titre d’exemple, des points de blocage sont les impressions de document (tous les télétravailleurs n’étant pas nécessairement équipés chez eux d’imprimantes), ou le rangement (dossiers papier, réception de commandes…). A noter que le télétravail peut être anticipé en termes de tâches (scan de documents notamment).

Le responsable joue un rôle-clé dans la fixation des objectifs et la priorisation des activités.

En fonction du nombre de jours travaillés par semaine, et du poste de travail, le nombre de jours de télétravail autorisés sera le suivant :

• Pour les médecins du travail, collaborateurs médecins et infirmiers de santé au travail :

  • Si travail sur 5 jours (pas forcément pleins) : le télétravail est limité à deux ½ journées hebdomadaires, flexibles

  • Si 3 à 4 jours de présence : le télétravail est limité à ½ journée hebdomadaire, flexible

    Le télétravail pourra être régulier, occasionnel ou exceptionnel. L’équipe pluri devra systématiquement être informée.

• Pour les assistantes médicales, assistantes d’équipes pluridisciplinaires, coordinatrices de centres :

  • Si travail sur 4 ou 5 jours (pas forcément pleins) : le télétravail est limité à ½ journée hebdomadaire, flexible

  • Si 3 jours de présence : pas de télétravail

    Le télétravail pourra être occasionnel ou exceptionnel. Il devra faire l’objet d’une demande préalable systématique via le logiciel de gestion du temps Kelio, et l’équipe pluri devra être informée.

• Pour les préventeurs, documentaliste, administratifs :

  • Si travail sur 5 jours hebdomadaires (pas forcément pleins) : jusqu’à trois ½ journées de télétravail autorisées par semaine, flexibles

  • Si travail sur 4 jours hebdomadaires : jusqu’à deux ½ journées de télétravail autorisées par semaine, flexibles

  • Si travail sur 3 jours hebdomadaires : le télétravail est limité à ½ journée hebdomadaire, flexible.

    Le télétravail pourra être régulier, occasionnel ou exceptionnel. L’équipe devra être informée.

Pour les nouveaux télétravailleurs, c’est-à-dire les collaborateurs réalisant du télétravail pour la 1ère fois, il conviendra de prévoir une période d'adaptation de trois mois, période qui sera suivie d’un entretien entre le salarié et son responsable -l’objectif étant de réaliser une sorte de rapport d'étonnement sur le télétravail-.

Les personnes en situation de handicap ont accès au télétravail de la même manière que les autres collaborateurs, sauf préconisations médicales contraires.

Art. 3. Modalités d’organisation du télétravail

• Rythme du télétravail

De façon à éviter l’isolement du télétravailleur et favoriser la cohésion des équipes, le nombre maximum de jours de télétravail régulier est fixé à trois ½ journées par semaine.

Dans le but de garantir la préservation du lien social et de limiter l’émergence de difficultés organisationnelles, il est important d’équilibrer le temps de télétravail et le temps de travail sur site. Aussi, le temps de présence physique du collaborateur dans les locaux de l’entreprise devra donc être au minimum de 3 jours par semaine pour un temps plein, sans préjudice de jours de congés payés.

Les jours de télétravail sont pris par journées complètes ou par ½ journées.

• Planification

Tout comme la prise des congés payés, le télétravail est organisé au sein de chaque équipe,

• De façon à garantir des temps de présence collectifs, nécessaires au bon fonctionnement du service

• En fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des collaborateurs concernés : situation de famille, trajet domicile / lieu de travail, …

Flexibilité : étant entendu que les collaborateurs sont responsables et autonomes, il leur est laissé la possibilité de planifier par eux-mêmes et au regard de leurs contraintes de métiers, les journées ou demi-journées de télétravail qu’ils envisagent. Le badgeage par l’intermédiaire du logiciel de gestion du temps (Kelio) permettra de visualiser le télétravail sur chaque jour concerné.

À tout moment et pour raison de continuité de service, un télétravailleur pourra être appelé pour venir en présentiel dans les locaux. Une vigilance sera à apporter à ces situations, qui doivent rester exceptionnelles.

• Horaires

Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail dans le service, ainsi les modalités de contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail sont inchangées au regard de l’activité habituelle.

Le télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heures doit respecter, ainsi que le responsable, les horaires de travail habituels, consulter sa messagerie et répondre aux sollicitations du service et si nécessaire, des adhérents.

Le salarié n’est pas autorisé à effectuer des heures supplémentaires sur les journées télétravaillées, sauf demande expresse de son responsable fonctionnel ou hiérarchique.

Quelles que soient les modalités de décompte du temps de travail, la joignabilité du télétravailleur sur son temps de travail est un engagement de ce dernier sans lequel le télétravail ne peut être mis en œuvre. Cet engagement conditionne également la poursuite du télétravail qui ne doit pas être un facteur de désorganisation du service ou de l’équipe concernée.

Ce principe de joignabilité ne doit toutefois pas faire obstacle au respect des règles minimales légales de repos quotidien et hebdomadaire applicables, ni au droit à la déconnexion.

De manière générale, la direction, l’encadrement et les salariés doivent respecter les modalités du droit à la déconnexion en vigueur au sein du service, quel que soit leur statut (cadres et non cadres).

• Suivi

Un comité de pilotage sera poursuivi, ayant pour but d’accompagner la mise en place du télétravail au sein du service.

Le CSE sera également informé du suivi mis en place.

Art. 4. Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Le télétravailleur comme le responsable concerné peuvent décider de suspendre le télétravail en respectant un délai de prévenance fixé à un mois, ce délai pouvant être réduit en cas d’accord du télétravailleur et du responsable concerné, formalisé par un écrit.

En cas de suspension, le responsable concerné doit motiver sa décision.

Ainsi, la situation de télétravail pourra notamment être suspendue dans les circonstances ci-après :

• Projet nécessitant la présence constante du salarié dans les locaux du service

• Modification importante des conditions de travail devenant incompatibles avec la situation de télétravail

• Changement de poste de travail devenant incompatible avec la situation de télétravail

• Constat d’une incompatibilité du télétravail avec la bonne exécution de l’activité au regard des attentes légitimes en termes de qualité du travail, qualité de service et respect de la bonne exécution des missions confiées.

En cas de raisons liées à la sécurité de l’information, et/ou de non-respect par le salarié de la protection des données mises à sa disposition ou portées à sa connaissance, la direction peut suspendre le télétravail sans délai de prévenance.

Art. 5. Modalités de mise en place et d’organisation du télétravail exceptionnel

Le télétravail exceptionnel peut être à l’initiative de la direction, de la hiérarchie ou des salariés.

Le télétravail exceptionnel n’a pas vocation à se substituer aux droits individuels conventionnels et légaux des salariés.

Ainsi, le télétravail exceptionnel n’est pas un substitut à :

• la pose de journées de congés payés,

• la pose de journées pour évènement familial,

• la garde d’enfants,

• aux jours enfant malade.

De même, le télétravail ne saurait être mis en œuvre en cas d’arrêts maladie.

En revanche, dans un souci de fonctionnement du service, et après entretien du salarié avec sa hiérarchie, un format exceptionnel de télétravail pourra être proposé et mis en place dans le cadre de la réalisation d’activités particulières ou d’un aménagement de poste temporaire¹. Le responsable concerné sera en charge d’apprécier l’opportunité et le caractère exceptionnel du télétravail et, s’il le considère nécessaire, d’organiser un entretien afin de :

• Déterminer la volonté ou non du salarié de passer en télétravail exceptionnel

• Définir les modalités pratiques de mise en place du télétravail.

Pour le personnel encadrant et/ou soumis à un objectif temporel dans l’accomplissement de certaines tâches, moyennant l’accord exprès de la direction, une dérogation aux conditions de cet accord pourra être envisagée.

A titre exceptionnel, le télétravail peut être mis en place ponctuellement dans des conditions dérogeant à celles définies par le présent accord et notamment s’agissant des :

• Salariés pour qui le télétravail a été préconisé par le médecin du travail

• Salariés aidants familiaux sur présentation des justificatifs afférents

• Salariées enceintes sur avis médical.

Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles :

Le télétravail peut également être mis en place pour une durée limitée afin de tenir compte de circonstances exceptionnelles, notamment en cas d’épisode de pollution (tel que défini à l’article L. 223-1 du code de l’environnement), en cas de crise sanitaire, de menace d’épidémie, ou de force majeure. Auquel cas, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité du service et garantir la protection des salariés conformément aux dispositions de l’article L1222-11 du Code du travail. Dans cette hypothèse le télétravail peut donc être imposé par la direction. Les salariés concernés en seront informés par tous moyens.

Le télétravail pourra ainsi permettre la gestion d’une période d’isolement du salarié.

En revanche, le choix de la hiérarchie d’accorder ou non du télétravail sera effectué en gardant à l’esprit le besoin de conserver la capacité de travail du service.

Par ailleurs, en cas de force majeure, les salariés qui justifieront d’une impossibilité d’accéder aux locaux de travail pourront demander à bénéficier du télétravail.

Art. 6. Equipement

Le service fournit un ordinateur portable qui peut être le même que celui déjà mis à disposition du salarié pour travailler dans les locaux du service.

A défaut de disposer d’un téléphone portable professionnel, le travailleur pourra pendant sa journée de télétravail renvoyer sa ligne fixe professionnelle sur sa ligne fixe ou mobile personnelle. Il est rappelé que les appels téléphoniques reçus par le salarié en situation de télétravail doivent être limités à son seul périmètre d’affectation. Ce transfert sur une ligne téléphonique extérieure ne doit pas conduire, sauf circonstances exceptionnelles dument justifiées et accord formalisé du collaborateur, le salarié concerné à gérer la permanence téléphonique du centre médical dont il relève, à l’exception des centres où il exerce seul la fonction de secrétariat.

Dès lors que la technique le permettra, les appels téléphoniques par le biais des ordinateurs sera à promouvoir (utilisation de C3X).

L’accès internet (notamment son débit) et le réseau téléphonique du lieu de télétravail doivent permettre l’exécution normale du travail. Faute pour le salarié de pouvoir disposer d’une connexion internet adaptée, le télétravail ne pourra être accepté (sont estimées comme connexion internet adaptée, l’obtention d’un résultat supérieur ou égal à 2 Mb/s en réception, et supérieur ou égal à 0.6 Mb/s pour l’envoi, sur un Speed test).

Le service fournit également un accès VPN aux salariés amenés à télétravailler.

Le matériel mis à disposition auprès du salarié est destiné à un usage strictement professionnel et demeure la propriété d’Alpes Santé Travail. Le télétravailleur est tenu de prendre soin du matériel qui lui est confié et d’informer immédiatement le service informatique en cas de panne, dysfonctionnement, détérioration, perte ou vol.

• Prise en charge des frais

Comme le prévoient la réglementation et l’Urssaf, une allocation forfaitaire est versée par l’employeur et exonérée de cotisations et contributions sociales. Le montant de cette allocation est fixé à 2 € par jour de télétravail, 1 € par ½ journée de télétravail.

• Pièces justificatives à fournir dans le cadre du télétravail :

Pour accompagner le formulaire de demande de télétravail régulier – cf. Annexe 2, formulaire de demande, ce dernier devra fournir :

• Le résultat du Speed test réalisé à son domicile

• Une attestation sur l’honneur quant à la conformité des installations électriques du lieu de télétravail – Annexe 3 : attestation sur l’honneur installations électriques

• Une attestation de son assurance habitation, mentionnant la connaissance de la situation de télétravailleur du salarié.

La procédure de déclenchement d’un incident informatique reste similaire à celle applicable pour l’exercice de l’activité dans les locaux de travail.

Art. 8. Dispositions finales

• Entrée en vigueur et durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an.

Il entre en vigueur au 1^er jour du mois suivant sa date de signature par les parties.

• Bilan

La direction d’Alpes Santé Travail s’engage à établir un bilan annuel des modalités de mise en œuvre des dispositions du présent accord, sur la base des indicateurs suivants :

• Nombre de salariés en télétravail par catégories professionnelles

• Nombre de salariés pour lesquels le télétravail régulier a été refusé et motifs des refus

• Eventuels accidents intervenus en télétravail

• Télétravail exceptionnel : nombre de télétravailleurs, motifs principaux, nombre de jours télétravaillés.

Seront également questionnées par la hiérarchie les modalités d’évaluation de la charge de travail et d’atteinte des objectifs.

Ce bilan annuel sera remis aux Délégués Syndicaux des organisations syndicales représentatives signataires du présent accord pour analyse et auprès des membres élus du CSE pour information.

• Dépôt légal et publicité

Conformément aux dispositions des articles D2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé par la partie la plus diligente sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail.

En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie signataire et diffusé auprès de l’ensemble des salariés d’Alpes Santé Travail.

Fait à Grenoble,

Le 5 avril 2023

Pour Alpes Santé Travail

Pour le SNPST

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1. Peut entrer dans ce cadre-là le temps alloué à la formation de prise de fonctions (collaborateur médecin collaborateur, infirmier de santé au travail…)↩