Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral" chez PRESOA - PREVENTION SANTE OISE AISNE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Elections professionnelles du Comité Social et Economique (CSE)

Le présent protocole d’accord préélectoral a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection des membres du CSE de

l’Association PRESOA

ZA bois de la Choque

rue Théodore Monod

02 100 SAINT-QUENTIN

Protocole d’accord pour les élections du Comité Social et Economique

Il a été convenu ce qui suit entre :

• La direction de l’Association PRESOA

ZA bois de la Choque - rue Théodore Monod - 02 100 SAINT-QUENTIN

Représentée par XXXXXXXXXX

Et

• Les organisations syndicales suivantes :

  • FO – Union départementale de l’Aisne

  • CFDT - Union départementale de l’Aisne

  • CGT – Union départementale de l’Aisne

Article 1 - Date du prochain scrutin

Les élections des membres du CSE se dérouleront le lundi 03 avril 2023.

Article 2 - Effectif de l’entreprise – Nombre de sièges à pourvoir – Collèges électoraux

Les parties constatent que l’effectif moyen théorique d’avril 2022 à mars 2023 de l’association est de 139,87.

L’effectif permanent se décompose, au 31 mars 2023, de la manière suivante :

- 90 non-cadres ;

- 58 cadres.

Compte tenu de l’effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de 7 titulaires et 7 suppléants.

Conformément aux dispositions légales, les sièges à pourvoir se répartissent de la manière suivante :

- 1^er collège, qui regroupe 90 non-cadres : 4 titulaires et 4 suppléants ;

- 2^ème collège, qui regroupe 58 cadres : 3 titulaires et 3 suppléants ;

Article 3 - Date, heures et lieu des élections des représentants du personnel

Le scrutin se déroulera pendant le temps de travail des salariés.

Les élections auront lieu :

• Le premier tour de scrutin (uniquement réservé aux organisations syndicales) aura lieu le lundi 03 avril 2023 de 08h30 à 12h00. En raison de la répartition géographique des différents centres, 4 bureaux de vote seront mis en place :

  • Un au centre de Creil : 3 Rue des Prunelliers, 60100 Creil – salle d’attente N°2

  • Un au centre de Compiègne : 8 Rue Nicéphore Niepce, 60200 Compiègne – salle de réunion 1^er étage

  • Un au centre de Saint-Quentin : siège social Rue Théodore Monod, 02100 Saint-Quentin- salle de réunion Alain MERCIER

  • Un au centre de Soissons :  52 Av. de Paris, 02200 Soissons – salle de réunion au 2^ème étage

• Le second tour de scrutin, le cas échéant, aura lieu le mardi 18 avril 2023 de 08h30 à 12 h00. 4 bureaux de vote seront également mis en place :

  • Un au centre de Creil : 3 Rue des Prunelliers, 60100 Creil – salle d’attente N°2

  • Un au centre de Compiègne : 8 Rue Nicéphore Niepce, 60200 Compiègne – salle de réunion 1^er étage

  • Un au centre de Saint-Quentin : siège social Rue Théodore Monod, 02100 Saint-Quentin- Salle de réunion Alain MERCIER

  • Un au centre de Soissons :  52 Av. de Paris, 02200 Soissons – Salle de réunion au 2ème étage

Article 4 - Electorat

Conformément aux dispositions légales, sont électeurs, dans chaque collège, les salariés des deux sexes remplissant les conditions suivantes à la date du scrutin :

• Être âgé de 16 ans révolus ;

• Être titulaire d’un contrat de travail, qu’il soit à temps complet ou à temps partiel ;

• Travailler au moins depuis 3 mois dans l’entreprise ;

• N’avoir encouru aucune des condamnations entraînant la déchéance des droits civiques ;

A noter la suppression effective de l’exclusion de l’électorat des salariés représentants de l’employeur qui peuvent désormais être électeurs aux élections professionnelles depuis le 31 octobre 2022.

Article 5 - Eligibilité

Sont éligibles les salariés de la société ayant la qualité d’électeurs et qui, à la date du scrutin :

• Sont âgés de 18 ans révolus ;

• Ont travaillé sans interruption ou non depuis 12 mois dans l’entreprise ;

• Ne sont pas employeurs ou assimilés.

Sont ainsi exclus les conjoints, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré du chef d’entreprise, les salariés disposant d’une délégation écrite particulière d’autorité permettant d’être assimilé au chef d’entreprise.

Article 6 - Affichage des listes électorales

Les listes électorales par collège sont affichées dans tous les centres et sur l’intranet au plus tard le lundi 20 mars 2023, précisant pour chaque salarié électeur : nom, prénom, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise.

Les contestations qui pourraient naitre à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées à la direction dans les 3 jours suivant cet affichage.

Article 7 - Candidatures des salariés – Listes de candidats

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 03 avril 2023, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient. Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants. Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote par correspondance, les listes du premier tour seront communiquées à la direction des ressources humaines, à XXXXXXXXXX, au plus tard le mercredi 22 mars 2023 à 16h30. Cette communication peut être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de La Poste faisant foi, ou par dépôt auprès de la Direction des Ressources Humaines, à XXXXXXXXXXXXXXX, contre récépissé, ou par email à XXXXXXXXXXXXX.

En cas d’absence de XXXXXXXXXXXXXXX, les listes devront être communiquées à XXXXXXXXXXXXXXXXXXX,. L’absence de XXXXXXXXXXXXXXX sera spécifiée par retour automatique de mail.

Si un second tour est nécessaire, la Direction des Ressources Humaines affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés, dans tous les centres et sur l’Intranet. Cet affichage doit être effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le mardi 04 avril 2023.

Les listes du second tour devront être communiquées à la Direction des Ressources Humaines au plus tard le mardi 11 avril 2023 à 16h30, selon les mêmes modalités du 1^er tour.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction des Ressources Humaines sur les panneaux réservés et communiquées dans tous les centres et sur l’intranet le lendemain de la date limite de dépôt, soit le jeudi 23 mars 2023 pour le 1^er tour et le mercredi 12 avril 2023 pour le 2^nd tour.

Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Article 8 - Limitation du nombre de mandats successifs

L'article L. 2314-33 du Code du Travail prévoit la limitation à trois mandats successifs pour un même représentant au comité social et économique.

Il est néanmoins convenu que suite à la fusion des 3 structures en 2021, les mandats précédents ne seront pas pris en considération. Autrement dit, les mandats obtenus suite aux élections professionnelles 2023 seront considérés comme le premier mandat.

Article 9 - Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

A cet égard, voici la proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège :

- 1^er collège non-cadres : 93% de femmes (84 femmes) et 7% d’hommes (soit 6 hommes) ;

- 2^ème collège cadres : 66% de femmes (38 femmes) et 34% d’hommes (20 hommes) ;

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :

- 1^er collège non-cadres : 4 femmes et 0 homme avec possibilité de présenter 3 femmes et 1 homme ;

- 2ème collège cadres : 2 femmes et 1 homme ;

Pour le collège non-cadre, selon la règle des arrondis, le sexe masculin étant exclu des candidatures, il est possible de présenter une candidature homme en deuxième position.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.

Article 10 - Campagne électorale- Propagande électorale des candidats

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale, dans le cadre des dispositions légales relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc.

Chaque organisation syndicale aura la possibilité d’adresser directement sur le courriel professionnel des salariés les propagandes dans une limite de 3 mails jusqu’à la veille du scrutin pour chacun des tours.

Ces courriels devront faire la mention du respect des règles RGPD.

Les professions de foi, destinées à être adressées aux salariés concernés par le vote par correspondance, devront être remises à la direction des ressources humaines avant le mercredi 22 mars 2023 à 16h30 inclus pour le premier tour et avant le mardi 11 avril 2023 à 16h30 inclus pour le second tour. Chaque candidat ou organisation syndicale est responsable de la reproduction de sa propagande électorale et devra remettre à la direction un nombre suffisant de professions de foi par liste.

Article 11 - Déroulement du scrutin

Les deux tours se déroulent dans les mêmes conditions.

Les votes sont distincts par collège et par type de mandat, titulaire ou suppléant.

Les bulletins de vote seront de couleur orange pour les titulaires et vert pour les suppléants et seront édités par la Direction.

Outre l’indication des noms et prénoms du ou des candidats, les bulletins de vote comporteront très lisiblement le tour du scrutin, le collège concerné et le type de mandat : titulaire ou suppléant.

Les bulletins de vote porteront distinctement la mention de l’organisation syndicale qui présente la liste ou la mention « candidats libres » (2^nd tour).

L’association fournira les enveloppes dans lesquelles les bulletins de vote seront glissés.

Les enveloppes seront de couleurs différentes par type de mandat :

• Orange pour les titulaires du CSE ;

• Vert pour les suppléants du CSE.

Les bulletins de vote et les enveloppes seront disposés, en nombre suffisant, à l'entrée du lieu de vote. Il conviendra de les déposer de manière à ce qu'il n'y ait pas de confusion possible entre les bulletins et les enveloppes des différents collèges.

L'élection du comité social et économique se déroule par collège. Il convient donc de prévoir deux urnes pour chaque collège : l'une pour l'élection des titulaires, l'autre pour l'élection des suppléants.

Chaque urne sera marquée de la couleur correspondant aux enveloppes qui lui sont destinés et devra indiquer très lisiblement le collège concerné s’il s’agit des titulaires ou des suppléants.

Chaque salarié votant émarge avant de mettre son bulletin dans l’urne.

Afin de permettre à chaque électeur de s'isoler pour voter, la direction met en place 2 isoloirs dans chaque bureau de vote. Le passage des électeurs par cet isoloir est obligatoire.

Le bureau veille à la régularité des opérations électorales. Chaque bureau électoral est composé de trois électeurs : les deux salariés les plus âgés et le plus jeune affectés au centre dans lequel se tient le bureau de vote.

Le plus âgé étant le président, acceptant la mission.

Aucun candidat ne peut faire partie du bureau.

Article 12 - Modalités d’organisation du vote par correspondance

Les salariés de l’association dont l’absence est connue à la date du scrutin pour quelque cause que ce soit : arrêt de travail, congé de maternité, congés payés, formation, télétravail, le personnel sur des centres éloignés des bureaux de vote (Hirson, Marle, Guise, Chauny, Laon nord, Laon sud, Château Thierry), pourront voter par correspondance.

Si les salariés affectés à ces centres souhaitent voter en présentiel, ils pourront se rendre dans le centre le plus proche qui est :

• Soissons pour les salariés de Château Thierry, Laon nord, Laon sud

• Saint-Quentin pour les salariés de Hirson, Marle, Guise, Chauny

Les frais de déplacement seront pris en charge dans les mêmes conditions de déplacement habituels.

Les salariés absents ou éloignés des bureaux de vote, devront informer XXXXXXXXXXXX, de leur souhait de voter par correspondance à l’adresse mail suivant : XXXXXXXXXXXXXXXX, avec comme titre « vote par correspondance » avant le mercredi 22 mars 2023 à 16h30 pour le 1^er tour, et le jeudi 06 avril 2023 à 16h30 pour le 2eme tour.

La Direction des Ressources Humaines enverra le jeudi 23 mars 2023 un kit de vote par courrier, pour le 1^er tour et le mercredi 12 avril 2023 pour le 2^nd tour :

• Un exemplaire de chacun des bulletins de vote des candidats titulaires et suppléants correspondant aux listes présentées dans le collège au sein duquel il est électeur ;

• Deux enveloppes portant l’indication du collège et TITULAIRE (A, Orange), SUPPLEANT (B, Vert) ;

• Deux enveloppes (C) et (D) indiquant nom, prénom, collège, titulaire et suppléant et signature du salarié dans lesquelles devront être remises les enveloppes (A) et (B) ;

• Une enveloppe de retour pré affranchie à l’adresse du siège social de l’association PRESOA (E) ;

• Une note explicative du vote par correspondance ;

• La propagande électorale c’est-à-dire les professions de foi des organisations syndicales qui auront été remises à la Direction des Ressources Humaines dans les conditions prévues par le présent protocole.

Les enveloppes de couleur ne doivent, sous peine de nullité du vote, porter aucun signe distinctif.

Les votes par correspondance seront à remettre à XXXXXXXXXXXXXXXXX ou à envoyer par voie postale. Ils ne seront recevables que jusqu'à la dernière heure utile de réception du courrier postal, soit avant le lundi 03 avril 2023 à 11h00 pour le 1^er tour. Et avant le mardi 18 avril 2023 à 11h00 pour le 2^ème tour.

Article 13 - Dépouillement des votes

Les salariés voteront pour élire les titulaires et, après émargement sur la liste correspondant aux titulaires, voteront pour les suppléants en émargeant sur la liste correspondant aux suppléants.

A l'heure fixée par le présent protocole, soit la clôture du bureau de vote, le président de chaque bureau de vote, assisté de ses assesseurs, annonce la clôture du scrutin.

Il est ensuite procédé aux opérations de dépouillement :

- préalablement à l'ouverture des urnes, le président dépose dans chaque urne correspondante les enveloppes de vote par correspondance non décachetées après vérification de la liste d’émargement

- il est ensuite procédé à l'ouverture des urnes et au dépouillement des bulletins de vote. Si nécessaire, le bureau pourra solliciter le concours de scrutateurs, parmi les électeurs présents dans la salle de vote.

Il est rappelé que :

• Les bulletins et les enveloppes ne doivent comporter aucune marque extérieure, sous peine de nullité ;

• En cas d’égalité de voix, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation ;

• Si l’enveloppe renferme deux bulletins de listes différentes, le vote est nul ;

• Si l’enveloppe renferme deux exemplaires de la même liste, un seul bulletin est décompté.

Les présidents des bureaux de vote de Soissons, Creil et Compiègne communiqueront par mail le résultat du dépouillement de leur bureau, au président du bureau de vote de Saint-Quentin (adresse mail professionnel du président du bureau de vote de Saint-Quentin) afin de regrouper le résultat de l’ensemble des dépouillements des différents bureaux de vote.

Article 14 - Proclamation et affichage des résultats

A l'issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau de Saint-Quentin effectuent la saisie en ligne des PV du 1^er et 2^ème tour.

Les résultats sont proclamés par le Président.

Les résultats définitifs des élections sont communiqués sur l’intranet et sur les panneaux réservés à l'Association par la direction dès le lendemain de la proclamation des résultats.

Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n'a pas été atteint.

Article 15 - Calendrier récapitulatif des opérations électorales 

Le calendrier du premier tour des élections professionnels est établi comme suit :

A effectuer (1er tour des élections)	Date
Affichage des listes électorales par la Direction des ressources humaines	Lundi 20 mars 2023
Dépôt des listes de candidats du premier tour	Mercredi 22 mars 2023 - 16h30 inclus
Remise à la Direction des ressources humaines des professions de foi	Mercredi 22 mars 2023 - 16h30 inclus
Information de la Direction des ressources humaines du souhait de voter par correspondance	Mercredi 22 mars 2023 - 16h30 inclus
Affichage des listes de candidats sur les panneaux d’affichage/communication intranet	Jeudi 23 mars 2023
Envoi du matériel de vote aux salariés ayant opté pour le vote par correspondance	Jeudi 23 mars 2023
Premier tour de scrutin	Lundi 03 avril 2023
Affichage des résultats du premier tour et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour	Mardi 04 avril 2023

Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :

A effectuer (2nd tour des élections)	Date
Information de la Direction des ressources humaines du souhait de voter par correspondance	Jeudi 06 avril 2023 – 16h30 inclus
Dépôt des listes de candidats du second tour	Mardi 11 avril 2023 - 16h30 inclus
Remise à la Direction des ressources humaines des professions de foi	Mardi 11 avril 2023 - 16h30 inclus
Affichage des listes de candidats sur les panneaux d’affichage/communication intranet	Mercredi 12 avril 2023
Envoi du matériel de vote aux salariés ayant opté pour le vote par correspondance	Mercredi 12 avril 2023
Second tour de scrutin	Mardi 18 avril 2023
Affichage des résultats définitifs des élections sur les panneaux d’affichage/communication intranet	Mercredi 19 avril 2023

Article 16 - Durée et publicité du présent protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du comité social et économique de l'année 2023 et pour la durée de 4 ans correspondant à la durée du mandat des membres du CSE.

Il est valable aussi pour toute élection à venir au cours du mandat (élections partielles), sauf dénonciation.

Il est convenu que 2 personnes représentants les organisations syndicales sont autorisées par la Direction à assister au déroulement du processus électoral. Ce temps de présence étant considéré comme du temps de travail effectif sera rémunéré comme tel.

Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation.

Un exemplaire sera transmis par la Direction à l’inspection du travail au moyen de la télétransmission (téléaccord).

Les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral et celles qui auront présentées des listes de candidats auront directement communication des PV par le biais du centre de traitement des élections professionnelles (CTEP). Un exemplaire du CERFA leur sera transmis.

Le centre de traitement des élections professionnelles (CTEP) sur lequel les PV auront été saisis, se chargera de relayer l’information à l’inspection du travail.

Le présent protocole sera consultable par l'ensemble des salariés sur le panneau d’affichage légal et l’intranet de l’association dès la signature.

Fait à Saint-Quentin,

le 03 mars 2023,

en quatre exemplaires originaux,

Pour la Direction Pour les Syndicats