Accord d'entreprise "accord sur le dialogue social, la mise en place du CSE PRESOA et la représentativité" chez PRESOA - PREVENTION SANTE OISE AISNE (Siège)

Accord sur le dialogue social, la mise en place du CSE PRESOA et la représentativité

Cet accord, signé entre la direction de l’Association Médecine du Travail de l’Aisne (MTA), l’Association Service Interentreprises de Santé au Travail du Sud de l’Aisne (SISAT), l’Association Santé et Médecine du Travail de la Vallée de l’Oise (SMTVO) et les membres des CSE des 3 Associations le 8 juillet 2021, est le résultat de la négociation engagée sur la représentativité et le CSE PRESOA.

Périmètre d’application de la convention signée entre les 3 Associations et les membres des 3 Comités Sociaux et Economiques des 3 Associations : l’ensemble des règles relatives à la représentativité et au dialogue social ayant fait l’objet de négociations distinctes spécifiques.

Cet accord s’applique à l’ensemble des CSE et salariés des entités MTA, SISAT et SMTVO, dans le cadre d’une fusion des 3 structures au sein de l’Association MTA, programmée à partir du 17 septembre 2021 ou d’une date ultérieure le cas échéant, date prévue de la fusion.

ACCORD D’ADAPTATION DES REGLES SOCIALES :

ENTRE

• L’Association MTA, Médecine du Travail de l’Aisne, enregistrée sous le numéro SIREN 780220604, ayant pour code NAF 8621Z, sise à Saint-Quentin, rue Théodore Monod, représentée par Monsieur X, agissant en qualité de Directeur, dûment habilité à signer les présentes,

• L’Association SISAT, Service Interprofessionnel de Santé au Travail du Sud de l’Aisne, enregistrée sous l’identifiant SIREN 780227286 ayant pour code NAF 8621Z, sise à Soissons au 52 avenue de Paris, représentée par Monsieur X, agissant en qualité de Directeur, dûment habilité à signer les présentes,

• L’Association SMTVO, Santé et Médecine au Travail de la Vallée de l’Oise, enregistrée sous l’identifiant SIREN 780531588, ayant pour code NAF 8621Z, sise à Compiègne au 8 rue Nicéphore Niepce, représentée par Madame X, agissant en qualité de Directrice, dûment habilitée à signer les présentes,

D’UNE PART

• Madame X, agissant en qualité de membre titulaire du CSE de MTA, dûment habilitée à signer les présentes,

• Madame X, agissant en qualité de membre titulaire du CSE de MTA, dûment habilitée à signer les présentes,

• Madame X, agissant en qualité de membre titulaire du CSE du SISAT, dûment habilitée à signer les présentes,

• Madame X, agissant en qualité de membre titulaire du CSE du SISAT, dûment habilitée à signer les présentes,

• Monsieur X, agissant en qualité de membre titulaire du CSE de SMTVO, dûment habilité à signer les présentes,

• Madame X, agissant en qualité de membre titulaire du CSE de SMTVO, dûment habilitée à signer les présentes,

D’AUTRE PART, EN PRESENCE DE

• Monsieur X, agissant en qualité de membre suppléant du CSE du SISAT,

• Madame X, agissant en qualité de membre suppléant du CSE du SISAT,

• Madame X, agissant en qualité de membre suppléant du CSE de SMTVO,

• Monsieur X, Juriste conseil des CSE, Cabinet AKP Conseils,

• Maître X, Associé en droit social chez KPMG Avocats, en sa qualité de Conseil des Associations MTA, SISAT et SMTVO.

AYANT PREALABLEMENT ETE EXPOSE QUE

Les effectifs des 3 structures, arrêtés au 31 décembre 2020, sont de 56 personnes (51.8 Equivalents Temps Plein) pour la MTA, 40 personnes (35,37 Equivalents Temps Plein) pour le SISAT, 52 personnes (48.8 Equivalents Temps Plein) pour SMTVO.

PREAMBULE

La négociation d’un accord sur le dialogue social au sein de la Société s’inscrit dans le contexte suivant.

L’ordonnance n° 2107-1386 du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise, a créé une instance de représentation unique, le Comité Social et Economique (CSE), qui fusionne les attributions des délégués du personnel, du comité d’entreprise et du CHSCT.

Les Direction des 3 structures ainsi que les CSE se sont ainsi réunies les 23 et 25 juin 2021 dans le cadre de l’accord dit de représentativité afin d’évoquer le nombre de sièges à pourvoir, le lieu d’affectation de ces sièges, la représentativité géographique des 3 anciennes structures, …

Afin d’appréhender ces changements majeurs, il a été décidé de prévoir de nouvelles élections professionnelles par le présent accord de représentativité permettant d’adapter la représentation du personnel à l’effectif et la nouvelle configuration de l’Association MTA dont le nom deviendra PRESOA, ceci en maintenant provisoirement les mandats des élus des différentes entités fusionnées sur la nouvelle structure jusqu’aux prochaines élections.

La Direction et les membres du CSE des 3 Associations devant fusionner, partagent la conviction que la qualité du dialogue social nécessite une représentation du personnel proche des priorités des salariés et partageant les enjeux et les objectifs stratégiques des Associations concernées.

Les parties reconnaissent également que le bon fonctionnement de la nouvelle structure créée est tributaire d’une cohésion sociale loyale entre partenaires sociaux et, à ce titre, s’engagent à respecter les principes généraux du dialogue social établis par le présent accord.

Dans ce contexte, les parties au présent accord ont convenu de dispositions visant à définir le cadre de l’expression du dialogue social.

Chapitre 1 : dispositions liminaires

Article 1 : cadre juridique et champ d’application

Le présent accord se substitue à l’ensemble des usages et engagements unilatéraux pouvant exister au sein des 3 Associations.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés des 3 Associations MTA, SISAT et SMTVO.

Article 2 : engagements réciproques au titre d’un dialogue social loyal

Article 2.1 : engagement de la Direction

La Direction s’engage à :

• Respecter l’exercice du droit syndical,

• Respecter la réglementation en matière de crédits d’heures de délégation et de leur suivi,

• Fournir les informations nécessaires à l’exercice de leur mandat,

• Garantir un espace d’affichage sur les sites conformément à la réglementation en vigueur,

• Garantir les moyens nécessaires au fonctionnement du CSE

Article 2.2 : Circulation dans l’Association

Ils peuvent également, tant durant les heures de délégations qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement dans l’association et y prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, notamment auprès d’un salarié à son poste sous réserve de ne pas apporter de gène importante à l’accomplissement du travail de celui-ci et en respectant les règles de sécurité dans l’association.

Chapitre 2 : le nouveau Comité Social et Economique

Article 3 : calendrier de mise en place

Les parties au présent accord se sont rencontrées les 23 et 25 juin 2021.

Elles ont convenu du maintien du CSE existant au sein de MTA, dénommée après la fusion PRESOA et de la prorogation des mandats des élus du SISAT et de SMTVO.

De nouvelles élections seront organisées au terme du mandat des membres du CSE de MTA, soit en avril 2023.

Article 4 : périmètre de mise en place

Les parties ont donc décidé de disposer d’un CSE unique pour les 3 structures, basé à Saint-Quentin mais se réunissant au moins une fois par an sur Soissons et sur Compiègne.

Le périmètre de mise en place du CSE unique correspond ainsi à l’ensemble des établissements de l’Association, à savoir :

• Saint-Quentin sur le département de l’Aisne

• Compiègne sur le département de l’Oise

• Soissons sur le département de l’Aisne (SUD)

Article 5 : nombre et durée des mandats

Conformément aux dispositions légales, les membres de la délégation du personnel au CSE sont élus pour une durée de 4 ans.

Le nombre de mandats successifs est limité à 3 mandats de titulaires.

Le nombre de membres du CSE est fixé lors de la fusion à 6 titulaires et 6 suppléants. Lors des prochaines élections d’avril 2023, le nombre de titulaires et de suppléants sera fixé en fonction des règles légales.

Article 6 : attributions

En application des dispositions légales, le CSE est informé et/ou consulté sur toutes les questions intéressant la marche générale de l’Association.

Conformément à la loi, il est notamment consulté sur : les orientations stratégiques, la situation économique et financière ainsi que la politique sociale et les conditions de travail et d’emploi de l’entreprise.

Le CSE est également compétent dans les domaines portant sur la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Article 7 : composition et répartition

Le nombre de titulaires et de suppléants sera défini en fonction de l’effectif de l’Association, selon les dispositions légales en vigueur. Néanmoins, en attendant la fin du mandat des membres du CSE de l’Association MTA (PRESOA) se terminant en avril 2023, il est prévu que les mandats des membres des CSE SISAT et SMTVO se verront poursuivis au sein de la nouvelle entité absorbante MTA, dénommée PRESOA.

Ainsi, selon ces dispositions négociées, le Comité Social et Economique unique sera composé dès la date de la fusion et jusqu’aux prochaines élections de la manière suivante :

• 2 élues issues de l’Association MTA (titulaires), à savoir Madame X et Madame X

• 2 élues issus de l’Association SISAT (titulaires), à savoir Madame X et Madame X

• 2 élus issus de l’Association SMTVO (titulaires), à savoir Madame X et Monsieur X

• 2 élus issus de l’Association SISAT (suppléants), à savoir Madame X et Monsieur X

• 1 élue issue de l’Association SMTVO (suppléante), à savoir Madame X.

Les mandats en cours des titulaires des 3 structures seront donc prolongés jusqu’au mois d’avril 2023.

Pour les suppléants en place, les mandats des élus de chaque Association existant au jour de la fusion seront poursuivis dans la nouvelle entité PRESOA et prolongés jusqu’aux prochaines élections prévues au mois d’avril 2023.

Une élection partielle complémentaire après la fusion sera organisée avec les réserves de la garantie que celle-ci doit amener à un rééquilibrage entre les 3 CSE ainsi que sur le fait qu’il n’y aura pas de candidature émanant du SISAT. En cas de candidature de salariés du SISAT, le processus électoral sera stoppé de plein droit. De la même manière, dans le cadre de ces élections complémentaires, s’il est constaté un défaut de candidats sur MTA et SMTVO, le processus électoral sera stoppé de plein droit.

Si une telle élection partielle était organisée, pour respecter un équilibre dans la représentation des structures, les membres du CSE SISAT s’engageraient à ne présenter aucun candidat suppléant et les membres du CSE SMTVO ne s’engageraient alors qu’à présenter un seul candidat suppléant uniquement.

Les CSE présents resteraient dans ces hypothèses en l’état jusqu’aux nouvelles élections d’avril 2023.

• Le nombre de représentants présents au jour de la fusion dans le cadre du CSE sera de 6 titulaires et 6 suppléants

• Le CSE désignera un secrétaire et un trésorier parmi ses membres titulaires

• Le nombre de siège entre les collèges est attribué au prorata des effectifs de chaque collège sur la liste électorale, arrondi à l’entier le plus proche

• Les listes de candidats sont composées conformément aux dispositions légales en vigueur, notamment celles relatives à la représentativité et à l’alternance hommes / femmes.

Par ailleurs, les parties conviennent qu’un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint seront désignés par le Comité Social et Economique parmi ses membres titulaires ou suppléants.

Article 8 : organisation des réunions

Article 8.1 : périodicité

Le CSE tiendra 6 réunions annuelles ordinaires.

La première réunion se tiendra en octobre 2021.

Parmi ces 6 réunions annuelles, quatre réunions porteront en tout ou partie sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail, à raison d’une par trimestre.

Des réunions extraordinaires du CSE se tiendront en plus de ces 6 réunions, en cas de circonstances exceptionnelles définies par les dispositions légales.

Article 8.2 : participants aux réunions

Les réunions seront présidées par l’employeur ou son représentant accompagné éventuellement de 3 collaborateurs au maximum. Le CSE sera informé au préalable de chaque changement de collaborateurs présents à la réunion.

Lorsque le CSE se réunira dans le cadre de ses attributions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail, le médecin du travail, le responsable interne de la sécurité (QHSE), l’agent de contrôle de l’inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale pourront participer aux points de l’ordre du jour qui les intéressent.

Conformément aux dispositions légales, les titulaires, participeront de plein droit aux réunions du CSE.

Les suppléants ne participeront qu’en l’absence des titulaires. Pour les désigner, il est convenu d’appliquer les règles de suppléance suivantes :

• Le suppléant du titulaire appartenant à la même structure d’origine par ordre sur la liste

• Le deuxième suppléant de la liste dans le même collège de la même structure d’origine

• En cas d’absence de ce suppléant, le suppléant de la liste dans un autre collège sur le même site géographique jusqu’à épuisement de suppléants

• A défaut, le premier suppléant de la liste d’un autre collège d’un autre site jusqu’à épuisement des suppléants disponibles.

Il a été décidé de permettre, lors des réunions ordinaires et extraordinaires du CSE, à 3 membres suppléants au maximum sur 6 de participer aux réunions du CSE sans droit de vote (à défaut d’accord, la priorité sera donnée aux membres les plus anciens). Les 3 suppléants seront identiques sur une période de 6 mois. Cette tolérance de faire participer les suppléants aux réunions sera revue lors des nouvelles élections en avril 2023. En revanche, dans le cadre de la négociation de l’accord de substitution et de l’accord ARTT, tous les membres titulaires et suppléants des 3 entités pourront participer.

Article 8.3 : convocation

Les titulaires, les représentants de proximité et les représentants syndicaux seront convoqués aux réunions du CSE dans un délai d’au moins 15 jours calendaires avant la réunion. Les suppléants seront également destinataires de la convocation même s’ils n’ont pas vocation à assister aux réunions sauf les 3 suppléants tel que prévu à l’article 8.2.

La convocation, qui pourra s’effectuer par un affichage annuel ou mensuel, précisera que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire.

Tout titulaire qui se trouverait dans l’impossibilité d’assister à une réunion du CSE devra en avertir son suppléant.

Lorsque le CSE se réunira dans le cadre de ses attributions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail, le médecin du travail, le responsable interne de la sécurité (QHSE), l’agent de contrôle de l’inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale seront convoqués dans un délai de 15 jours calendaires précédant la réunion.

Article 8.4 : ordre du jour

L’ordre du jour fixé conjointement par le secrétaire et le Président ou son représentant, sera adressé au moins 3 jours ouvrés avant la réunion à l’ensemble des membres titulaires et suppléants du CSE, aux représentants syndicaux ainsi qu’à l’agent des organismes de sécurité sociale.

Lorsqu’il est inscrit à l’ordre du jour un point nécessitant une consultation du CSE, l’ordre du jour, la convocation ainsi que les documents nécessaires à la consultation, seront adressés 15 jours calendaires au minimum avant la réunion.

L’ordre du jour sera établi de manière conjointe entre le secrétaire et le président. En l’absence du secrétaire, l’ordre du jour pourra être établi avec le secrétaire adjoint.

Il est précisé que les consultations obligatoires seront inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le président ou le secrétaire.

Il est convenu que l’envoi de la convocation et de l’ordre du jour s’effectuera par voie électronique, de préférence par mail.

Article 8.5 : réunions préparatoires

Le temps passé en réunions préparatoires hors présence de l’employeur s’imputera sur le crédit d’heures.

Afin de permettre aux élus suppléants du CSE qui ne bénéficient pas de crédit d’heures, de participer aux réunions préparatoires de cette instance, il sera fait usage par les titulaires des modalités de report et de mutualisation de leurs heures de délégation telles que décrites à l’article 9 du présent accord.

Article 9 : moyens : le crédit d’heures de délégation

Conformément aux dispositions légales, chaque membre titulaire de la délégation du personnel au CSE bénéficiera d’un crédit d’heures mensuel de 21 heures.

Un élu titulaire bénéficiera de la possibilité de reporter le reliquat de son crédit d’heures mensuel qu’il n’a pas consommé, sans pour autant disposer d’un crédit mensuel supérieur à une fois et demie le crédit d’heures mensuel habituel. Ce report est autorisé dans la limite de la durée du mandat.

Le crédit d’heures sera également mutualisable entre titulaires, entre titulaires et suppléants ainsi qu’entre titulaires et représentants de proximité, sans pour autant conduire un représentant du personnel à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit mensuel dont bénéficie un membre titulaire.

Les titulaires souhaitant reporter ou mutualiser des heures de délégations devront en informer l’employeur avant utilisation des heures cédées ou reportées, dans un document écrit dans lequel sont mentionnés notamment le nombre d’heures, les noms des bénéficiaires.

Il est précisé que le crédit d’heures des membres disposant d’une convention de forfait est décompté sur la base de 7 heures pour une journée de délégation et de 3 heures 30 pour une demi journée.

Les heures de délégation sont considérées de plein droit comme du temps de travail et payées à échéance normale de paie.

Les représentants du personnel ne doivent subir aucune perte de rémunération du fait de l’exercice de leurs fonctions. Ils doivent percevoir la rémunération qu’ils auraient perçue s’ils avaient continué à travailler.

Il est convenu que l’attribution d’un crédit d’heures supplémentaires puisse être accordée à l’occasion d’évènements particuliers nécessitant un temps d’organisation important (arbre de noël par exemple). Cette possibilité devra être évoquée, sur demande des élus, à l’occasion de la présentation du budget des œuvres sociales en réunion du CSE.

Chapitre 3 : Dispositions communes à l’ensemble des représentants du personnel élus ou désignés

Article 10 : le temps passé en réunion avec l’employeur

Le temps passé en réunion avec l’employeur n’est pas imputable sur les crédits d’heures. Ces heures de réunion sont considérées comme du temps de travail effectif et rémunérées comme tel.

Les heures passées en réunion doivent respecter les durées légales et réglementaires de temps de travail et de temps de repos journalier et hebdomadaire, au besoin en modifiant le planning habituel de travail pour les salariés concernés.

Par ailleurs, les parties conviennent de la possibilité d’organiser des réunions en visio conférence lorsque cela s’avère nécessaire, pour des raisons de sécurité et afin de limiter les déplacements.

Article 11 : le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion

Article 11.1.: réunions avec l’employeur

Les temps de trajet pour se rendre aux réunions avec l’employeur et effectués pendant le temps de travail sont considérés comme du temps de travail effectif et rémunérés comme tel, ou compensé en temps.

Le temps de trajet pris en dehors de l’horaire normal de travail doit être assimilé à du temps de travail effectif pour la part excédant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail habituel. Celle-ci est forfaitisée.

Article 11.2 : hors réunions avec l’employeur

Le temps de trajet pris en exécution des fonctions représentatives hors réunions avec l’employeur s’impute sur les heures de délégation.

Article 12 : remboursement de frais

Les frais de déplacement pour se rendre aux réunions sur convocation de l’employeur sont pris en charge par l’employeur. Ces frais couvent les transports, l’hébergement et la restauration.

Les modalités de transport sont directement organisées par l’employeur.

Les frais de déplacement engagés dans ce cadre sont remboursés selon la procédure « frais professionnels » en vigueur dans l’Association.

Chapitre 4 : dispositions finales

Article 13 : durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu jusqu’au 18 avril 2023.

Il entrera en vigueur à compter du 17 septembre 2021 ou à la date effective de la fusion, si elle est différente.

Article 14 : clause de revoyure

Les parties signataires s’engagent à se revoir dans un délai de 3 mois à compter de la première demande motivée d’une des parties.

Article 15 : médiation – règlement des différends

Pour tout différend né de la conclusion, de l’existence, de la validité, de l’interprétation, de l’exécution du présent accord, les Parties s’engagent à tenter de le régler amiablement avant de saisir la juridiction compétente. Ainsi, elles s’engagent à soumettre leur(s) différend(s) à un médiateur dont le nom figure sur la liste des médiateurs de l’Association Médiation Hauts de France, sis 46 avenue du Peuple Belge à Lille (59800), téléphone 05.98.00.54.55.

A défaut de s’entendre par elles-mêmes sur le nom d’un Médiateur, les Parties s’engagent à saisir le Président de l’Association, lui laissant le soin de désigner un Médiateur, choix qu’elles renoncent à contester.

Les Parties s’engagent alors à respecter la Procédure de Médiation de cette Association et notamment, son « Code déontologique » et sa « Charte de la médiation ».

A défaut de parvenir à un accord sur leur(s) différend(s), dans un délai de 3 mois à compter de la désignation du Médiateur, les Parties pourront soumettre leur litige à la juridiction compétente.

Article 16 : révision de l’accord

Chacune des parties signataires pourra demander la révision de l’accord, notamment si les dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles dans le cadre desquelles elles ont été conclues venaient à être modifiées ou supprimées, remettant en cause l’esprit même et l’équilibre de ces dernières.

Article 17 : dénonciation de l’accord

En application des articles L.2222-6 et L.2261-9 et suivants du Code du travail, le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

Article 18 : notification

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives dans l’Association.

Article 19 : information au personnel

Modalités d’information collective et individuelle du personnel :

Information collective : les salariés sont informés de la conclusion du présent accord d’entreprise. Le service ressources humaines veille à diffuser l’information dans les sites concernés. Mention de cet accord doit être faite sur chacun des tableaux d’affichage.

Information individuelle : un exemplaire du présent accord est mis à la disposition des salariés au service Ressources humaines.

Article 20 : Formalités de dépôt

Conformément à l’article L.2231-6 du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt électronique auprès de la DREETS à l’adresse : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/. Un exemplaire original du présent accord sera également déposé auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent, soit celui de Saint-Quentin.

Fait à Saint-Quentin, le 7 septembre 2021

En 6 exemplaires originaux.

Pour l’Association MTA Pour l’Association SISAT Pour l’Association SMTVO

Pour le CSE de MTA Pour le CSE du SISAT Pour le CSE de SMTVO