Accord collectif d’entreprise portant sur la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique (CSE)

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

• La Régie Départementale de Transports des Ardennes (RDTA), Etablissement Industriel et Commercial dont le siège social est sis 46 Route de Warnécourt à Prix-les-Mézières (08000),

Immatriculée sous le n° de SIRET 780 247 961 00029,

Représentée par Monsieur , agissant en qualité de Directeur Général, ayant tout pouvoir à l’effet des présentes,

D’UNE PART,

• L’organisation syndicale CFDT, représentée par Monsieur , agissant en qualité de Délégué Syndical selon désignation en date du 23 mai 2018

D’AUTRE PART,

Préambule

La Direction doit procéder au renouvellement du processus des élections professionnelles au cours du mois de mai de l’année 2022.

Les signataires ont convenu de recourir à un vote dématérialisé pour les prochaines élections professionnelles du CSE, permettant les meilleures facilités et conditions de participation au scrutin de désignation des membres du Comité Social et Economique.

C’est dans ce cadre que les signataires du présent accord se sont réunis pour négocier sur le recours au vote électronique.

Il a en conséquence été arrêté et convenu ce qui suit :

Paraphes

Article 1^er : Objet de l’accord

En vertu de l’article L.2314-26 du Code du travail, les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place du procédé de vote électronique pour les élections professionnelles qui doivent se dérouler au sein de l’entreprise (élections des membres du CSE).

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques, dont notamment :

• Anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier,

• Sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• Unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• Confidentialité du vote,

• Confidentialité des données transmises,

• Liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure,

• Sécurisation du vote : codes personnels d’authentification et cryptage du vote par le système électronique,

• Séparation des systèmes et applications : traitement des données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (fichier des électeurs et contenu de l’urne électronique),

• Résultats figés, horodatés et scellés automatiquement sur le serveur,

• Dépouillement possible uniquement par l’activation conjointe de clés de chiffrement différentes.

Plus généralement, le dispositif sera mis en place dans le respect des dispositions des articles R.2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges correspondant, figurant en annexe au présent accord, sera tenu à disposition des salariés sur leur lieu de travail et mis sur l’intranet de l’entreprise.

Une note d’information sera adressée par l’entreprise à ses salariés électeurs détaillant les modalités, conditions et règles de fonctionnement du vote électronique.

Article 2 : Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise ayant la qualité d’électeur à la date du premier tour de scrutin de l’élection des membres du CSE devant se dérouler au sein de l’entreprise.

Paraphes

Il sera par ailleurs fait recours au vote électronique dans l’hypothèse d’élections partielles devant se dérouler en cours de mandat des membres du CSE.

Le vote électronique pourra être réalisé sur le lieu de travail ou à distance. Ce vote se déroulera pour chaque tour de scrutin, durant une période délimitée.

Article 3 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Direction de l’entreprise, dans le respect du cahier des charges figurant en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du travail.

Le prestataire désigné s’assurera que le système électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, et notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.

L’entreprise se chargera d’établir les listes des salariés électeurs et éligibles. Elle en assurera la transmission au prestataire, pour intégration dans le système de vote électronique. Elle en fera de même s’agissant des listes de candidats, ainsi que concernant les éventuelles communications que les candidats souhaiteraient destiner aux électeurs.

Article 4 : Durée d’application de l’accord et prise d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, prenant effet à la date de sa signature, soit à compter du 17 mars 2022, pour une application à toutes les élections professionnelles (élections des membres du CSE), y compris dans l’hypothèse d’élections partielles, qui se dérouleront au sein de l’entreprise à compter de cette date.

Article 5 : Dénonciation, Révision, dépôt et publicité

5.1 La dénonciation ou la demande de révision du présent accord pourra intervenir à tout moment, par l’une ou l’autre des parties signataires, moyennant un préavis d’un (1) mois. Elle devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en mains propres contre décharge à chacune des autres parties signataires.

Paraphes

La dénonciation devra être déposée à l’adresse suivante :

• www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

• et en un exemplaire au secrétariat du greffe du Conseil Prud’hommes de Charleville Mézières.

L’effectivité de la dénonciation sera cependant conditionnée par le respect des dispositions de l’article L.2261-9 du Code du travail.

Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant. Ce dernier sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

5.2 Dès sa signature, et conformément à l’article L.2231-6 du Code du travail, le présent accord sera déposé :

• en deux (2) exemplaires, dont une version anonymisée, par voie électronique à l’adresse suivante :

www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr,

• en un (1) exemplaire au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de Charleville Mézières.

Le présent accord sera notifié par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en mains propres contre décharge à l'ensemble des signataires, et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction de l’entreprise pour sa communication avec le personnel. Mention de cet accord sera également faite par emails adressés à tous les salariés.

Fait à Prix Les Mézières, le 17 mars 2022,

en 3 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties signataires qui le reconnaît

Pour la Pour l’organisation syndicale CFDT

M. M.

Directeur Général Délégué syndical

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Annexe a L’accord D’ENTREPRISE portant sur la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique (CSE)

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société, éditrice du logiciel, ci-après « LE PRESTATAIRE », représentée par Monsieur, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Le prestataire pourra transmettre, sur demande du Client, le rapport d’expertise le plus récent.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points :

• à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

• aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article R. 2314-10 du Code du travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article R. 2314-15 du Code du travail

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article R. 2314-7 du Code du travail

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par le Client. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral ;

• pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi »

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement

• pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité du Client.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Bureaux de vote et pilotage centralisé

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. 

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Test A BLANC - Scellement du Paramétrage

Phase de tests « à blanc » - Objectifs

Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Étapes de la réunion de scellement

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;

• Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;

• Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;

• Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

• Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;

• Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.

Communication des identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0 805 03 10 21

Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, question défi et un autre élément d’authentification
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote.

La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au « CLIENT ». Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.