Accord d'entreprise "LA MISE EN OEUVRE DU TELETRAVAIL" chez CMAIC - CENTRE MEDICAL ARTISANAL & INTERPROF (Siège)

Accord relatif à la mise en œuvre du télétravail

Avril 2023 – Accord relatif à la mise en place du télétravail – MIST NORMANDIE

Entre les soussignés :

L’Association MIST NORMANDIE représentée par intervenant en qualité de directeur du service de prévention en santé au travail interentreprises désigné ci-après :

N° Siret : 78071206300020

Code NAF : 8621Z

Siège social : 9 rue du Dr Laënnec – 14200 HEROUVILLE SAINT CLAIR

d'une part,

et

Les organisations syndicales représentatives signataires:

• La CFDT, représentée par , déléguée syndicale,

• Force Ouvrière, représentée par , délégué syndical,

d'autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

La récente crise sanitaire a été l’occasion de mettre en place une organisation de télétravail adaptée à ce contexte particulier au sein de MIST Normandie. Cela a permis à certains salariés du service de tester ce mode d’organisation du travail, dans un contexte dégradé.

Suite à cette période, et à titre expérimental, une charte de télétravail a été mise en place afin d’évaluer la capacité du service à associer de manière pérenne ces pratiques et notamment dans l’attente de la finalisation de l’accord temps de travail en cours de négociation.

Par ailleurs, il a été étudié durant cette période toutes les situations spécifiques afin de pouvoir, de manière éclairée, identifier les évolutions possibles de cette forme d’organisation.

A ce titre, cet accord apporte des souplesses et des évolutions, notamment sur le temps dédié et les conditions de mise en œuvre et avec une orientation non plus de poste de travail mais activités/tâches compatibles au télétravail. Egalement, la place du management dans ce dispositif est réaffirmée dans la mise en œuvre possible et permet des moments plus formalisés d’échanges avec les collaborateurs.

Cet accord s’inscrit dans une démarche de management de la santé au travail, tout en maintenant un fonctionnement optimal pour le service. En effet, le télétravail est une forme d’organisation du travail qui a pour objectif de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail. Il doit permettre d’améliorer les conditions de travail, de réduire les temps et les risques liés aux transports et d’améliorer l’articulation des temps professionnels et personnels. Il peut également faciliter les flux d’occupation des bureaux dans une obligation de locaux contraints liés à un contexte de crise sanitaire.

Néanmoins, il est important de rappeler que certaines de nos missions principales sont difficilement envisageables en télétravail. En effet, la surveillance de l’état de santé des travailleurs et les interventions en entreprise ne peuvent se faire qu’en présentiel. De plus, la préservation des temps collectifs et le maintien du lien social doivent être pleinement garantis. Il est important de rappeler que la stratégie qui guide le développement des MIST au sein du service a pour objectif de réunir les conditions d’un travail plus collectif et coopératif, en accord avec le rôle d’animation et de coordination des médecins du travail, tout en fournissant un espace de travail agréable et fonctionnel pour chacun des membres des équipes.

Cet accord vise donc à définir les conditions d’éligibilité et d’exécution du télétravail au sein de MIST Normandie, en cohérence avec les missions qui sont les nôtres.

Article 1 : CADRE JURIDIQUE du télétravail

definition du teletravail

Le télétravail est un mode d’organisation du travail défini par le Code du travail. Il désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le salarié qui réalise son travail sur un site de l’entreprise autre que son lieu de rattachement habituel ne répond pas à la définition du télétravail mais celle du nomadisme.

Le télétravail au sein de MIST Normandie concerne les activités réalisées au domicile des salariés (résidence principale) ou exceptionnellement un autre lieu déclaré préalablement et répondant aux mêmes contraintes techniques que la résidence principale.

champs d’application

La mise en place du télétravail est convenue entre le salarié volontaire et la direction de MIST Normandie.

L’accès au télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses activités de manière autonome, à distance et repose sur la confiance et la responsabilité de chacun.

Dans une volonté commune de la part des partenaires sociaux d’éviter l’isolement et maintenir des relations fortes dans les équipes, une présence physique minimale reste requise chaque semaine sur le site de travail. Les impératifs de services se dérouleront en présentiel pour tous, comme il est d’usage.

Le télétravail est subordonné au respect des différentes conditions prévues dans cet accord, et dans la limite d’un forfait mensuel, également déterminé dans cet accord.

Article 2 : Modalités d’organisation du télétravail

Chaque salarié de MIST Normandie peut prétendre à accéder au télétravail, s’il répond aux conditions d’éligibilité suivantes :

• Conditions matérielles d’exercice

• Conditions administratives

• Conditions d’autonomie au poste et activités

  1. CONDITIONS matérielles d’exercice

Peuvent demander à accéder au télétravail les salariés remplissant les conditions suivantes :

• Exercer une activité toute ou partie dématérialisée,

Le responsable hiérarchique définit en collaboration avec son équipe les tâches qui peuvent être dématérialisées,

• Posséder une connexion internet haut débit au domicile ou à défaut un partage de connexion 4G,

• Disposer d’un lieu conforme au télétravail (voir annexe A).

Ne peuvent pas être éligibles au télétravail :

• Les salariés ne pouvant pas être joignables (via téléphone, courriel, solutions d’appel vidéo par internet)

• Les salariés qui ne peuvent pas accéder à du matériel disponible leur permettant d’exercer les missions éligibles au télétravail (ex : matériel informatique de prêt indisponible si pas déjà en possession du salarié)

  2. Conditions administratives

Peuvent demander à accéder au télétravail les salariés remplissant les conditions suivantes :

• Etre titulaire d'un contrat de travail CDI et CDD de plus de 3 mois

• Exercer son activité entre 40% et 100% (d’une base temps plein)

• Avoir une ancienneté dans le métier de plus 3 mois

Tout changement de poste ou de modification de la durée du travail peut entraîner la remise en cause de plein droit de l’éligibilité au télétravail. La direction sera alors amenée à réévaluer les conditions l’éligibilité au télétravail, notamment si les tâches sont compatibles avec le télétravail et si le salarié est autonome.

Conditions D’AUTONOMIE au poste et activites

Peuvent demander à accéder au télétravail les salariés remplissant les conditions suivantes :

• Faire preuve d'une maîtrise constatée et d'une réelle autonomie dans la tenue de l'emploi selon les activités télétravaillées.

Le responsable hiérarchique appréciera l’autonomie des salariés à leur poste et des tâches identifiées comme compatibles au télétravail. Il évoquera chaque année, lors de l’entretien annuel de télétravail prévu à l’article 3.4, l’évolution éventuelle du niveau d’autonomie du collaborateur et des activités possibles en télétravail.

Ne peuvent pas être éligibles au télétravail :

• Les stagiaires sous convention de moins de 3 mois ;

• Les salariés en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage, ainsi que les externes et internes en médecine : pour les activités purement réalisées sous tutorat et nécessitant une certaine autonomie (évaluer par le responsable ou le tuteur) ;

• Les activités d’accueil physique de public ;

• Les temps d’accompagnement / formation des nouveaux embauchés et les temps de tutorat ;

• Les activités de gestion du courrier papier et d’archivage papier ;

• Les activités de nettoyage des locaux ;

• Les activités de manutention, maintenance ou activités de livraison / navette ;

• Les rencontres de suivi individuel de santé ou entretiens individuels réalisés en présentiel

  • Accueil des salariés en visite

  • Examens, consultation, entretiens

  • Réalisation d'examen complémentaire

Article 3 : Formalisation, CONDITIONS DE MISE EN œuvre et de réversibilité

3-1 Procédure de demande

Le salarié volontaire qui répond aux conditions d’éligibilités, réalise sa demande auprès de son responsable hiérarchique via le formulaire dédié (Annexe A).

Le responsable de service s’engage à examiner la demande dans un délai maximum de 1 mois, sous couvert de la direction (ou du service RH).

3-2 mise en œuvre effective

Le télétravail pourra débuter après accord du responsable dans un délai d’un mois maximum après la demande, mais si l’activité nécessite la remise d’équipements de travail spécifiques, ce délai pourrait être raisonnablement repoussé.

En cas de refus, le responsable informera et motivera sa décision auprès du salarié, et lui remettra en main-propre le formulaire de demande notifiant ce refus (Annexe A).

3-3 Période d’adaptation au télétravail

La période d’adaptation au télétravail est la période pendant laquelle le salarié comme l’employeur vérifient que le télétravail est une organisation de travail qui convient à chacun. La durée de cette période d’adaptation est de deux mois effectifs.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin unilatéralement et par écrit au télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours. En cas d’accord des deux parties, ce délai de prévenance pourra être réduit.

3-4 l’Entretien annuel de télétravail

Un entretien annuel sera proposé par le responsable hiérarchique à chaque télétravailleur de manière à suivre le vécu du télétravail, la charge de travail et apprécier l’autonomie au poste afin de faire évoluer les pratiques et les outils métier, le cas échéant.

Cet entretien est dédié au télétravail et ne remplace pas l’entretien professionnel.

3-5 Conditions de suspension temporaire du télétravail

La suspension du télétravail pour une courte durée peut être légitimée en cas :

• De circonstances engendrées par des impératifs professionnels (AMT reportée ou ne pouvant être différée…) ou personnels

• D’impossibilités techniques provisoires, de type panne du matériel

• De circonstances auxquelles le salarié doit faire face de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions à son domicile

• De remplacement à effectuer

• D’impératif de service et nécessité d’être présent à la demande du responsable ou de la direction

Comme tout salarié, le télétravailleur est tenu de participer aux réunions pour lesquelles sa présence est requise (réunions de service, réunions institutionnelles, réunion des instances…). Il doit en être informé dans un délai de 48h afin d'assurer sa présence si celle-ci tombe sur un jour initialement prévu en télétravail.

Le placement en télétravail ne pourra pas faire obstacle à un retour dans les locaux de MIST Normandie ou dans une entreprise adhérente pour les besoins du service. A l’inverse, cela n’interdit pas au salarié de revenir sur site ou chez un adhérent en cas d’imprévu. L’information des modifications apportées se fait dans le cadre général des salariés en présentiel selon les pratiques classiques en vigueur au sein de l’équipe métier et de l’équipe pluridisciplinaire le cas échéant.

3-6 Conditions de retour à une exécution sans télétravail (clause de réversibilité)

La situation de télétravail est réversible. Elle ne constitue pas un élément essentiel du contrat de travail.

Aussi, au-delà de la période d’adaptation, le télétravail peut être réversible soit à l’initiative du salarié, soit à l’initiative du service.

La demande devra être formulée par écrit et respecter un délai de prévenance de 15 jours sauf accord entre les parties pour un délai plus court en raison des circonstances.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié réintègre son poste dans les locaux de son lieu de travail habituel.

La période de prévenance doit permettre au salarié, à la direction et au responsable hiérarchique d’accompagner ce changement.

3-7 RECOURS

En cas de désaccord ou de problèmes, les situations seront évoquées entre les membres du CSE et la direction.

Article 4 : OrgaNisation du télétravail et charge de travail

4-1 Nombre de jours télétravaillés

Afin de maintenir le lien social, la cohésion, le bon fonctionnement des équipes, et en tenant compte de la proportion des tâches télétravaillables selon les fonctions, le salarié pourra se placer en télétravail en respectant le délai de prévenance précisé ci-dessous.

Le nombre de jours en télétravail est forfaitaire et mensuel, fractionnable en demi-journées et disponible comme suit :

Temps de travail	Temps de présence minimal sur site obligatoire	Forfait mensuel de jours de télétravail possible
entre 40 et 59%	1 jour /semaine	4 jours (8 demi-journées)
entre 60 et 79%	1,5 jours / semaine	5 jours (10 demi-journées)
entre 80 et 90%	2 jours / semaine	6 jours (12 demi-journées)
Temps plein	2 jours / semaine	8 jours (16 demi-journées)

Lorsque le salarié souhaite se placer en télétravail, il devra en faire la demande au préalable à son responsable hiérarchique tenant compte d’un délai adapté à l’organisation du travail (selon métier et équipe). La traçabilité de la demande et sa validation se fera via les outils de suivi d’activité habituels en vigueur au sein de l’équipe métier ou, à défaut d’outil, via le logiciel Eurécia.

Les jours de télétravail sont planifiés par les salariés dans le respect de la continuité de service, du fonctionnement du service et des sites.

Le télétravailleur sera libre d'organiser son temps de travail sous réserve de rester joignable lors des plages fixes prévues dans le cadre de l’organisation générale du service spécifié dans l’accord de substitution signé le 31 mars 2022, soit de 9h à 11h30 et de 14h à 16h15. Il s'engage à consulter sa messagerie et à être joignable par téléphone dans les mêmes conditions que s'il était sur site et à respecter sa durée journalière de travail.

Les jours de télétravail ne peuvent avoir pour conséquence d'aboutir à moins de 2 jours par semaine de présence sur site (proratisé en fonction du temps de travail et selon les indications citées plus haut dans le tableau) et ne peuvent être de plus de 2,5 jours sur une semaine.

Les impératifs de service pouvant parfois être planifiés dans l’urgence, dans des délais très courts, la présence physique du salarié s’imposera alors sur site ou chez un adhérent. La durée du télétravail alors non utilisé sera reportable sur la période initiale d’utilisation.

Il est rappelé que le salarié ne peut en aucun cas se placer en télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelque raison que ce soit (maladie, congés, …).

4-2 Charge de travail et deconnexion

La charge de travail du télétravailleur est réputée correspondre au volume de travail habituel, hors télétravail.

En cas de difficulté dans la gestion de sa charge de travail le télétravailleur devra prendre contact au plus vite avec son responsable afin de trouver les solutions appropriées.

Un entretien annuel, prévu à l’article 3-4, permet de suivre notamment les éventuelles difficultés rencontrées dans l’exercice du télétravail et la charge de travail.

Il ne pourrait être réalisé de temps supplémentaire en télétravail sans la demande expresse de l'employeur.

Lorsqu'il ne travaille pas, le télétravailleur utilise son droit à la déconnexion selon les règles en vigueur à MIST Normandie.

Article 5 : Dispositions spécifiques au télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure

Le télétravail occasionnel en cas de circonstances exceptionnelles ou de cas de force majeure a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence.

C’est notamment le cas des situations qui empêchent le salarié de rejoindre son lieu de travail habituel telles que des conditions climatiques particulières, une pollution élevée, une menace épidémique, une grève des transports publics, une pénurie de carburant…

Le salarié souhaitant bénéficier d’une autorisation exceptionnelle de travail à domicile devra obligatoirement en faire la demande préalable auprès de son responsable hiérarchique et/ou du service RH, qui étudieront la faisabilité.

Le télétravail occasionnel en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure pourra être mis en place par journée(s) ou demi-journée(s).

Enfin, la direction pourra par ailleurs imposer le travail à domicile en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure en considérant qu’il s’agit d’un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la bonne continuité de l’activité du service et garantir la protection des salariés.

Article 6 : Lieu du télétravail et conformité des locaux

Le lieu au sein duquel le télétravail est effectué est réputé être le lieu de domicile du salarié déclaré auprès du service. Le salarié attestera sur l’honneur que ce lieu répond aux exigences du service en matière de sécurité, notamment en ce qui relève de conformité électrique et l’assurance habitation (Annexe A).

A titre exceptionnel, le salarié qui souhaite exercer le télétravail dans un autre lieu que son lieu de domicile déclaré devra en avertir préalablement son responsable. Le salarié fournira au service RH au préalable une nouvelle attestation sur l’honneur indiquant l’adresse de ce lieu, et sa conformité aux exigences de sécurité définies par le service.

Article 7 : Equipements de travail fournis par le service

Le service permet aux salariés disposant, dans le cadre de l’exercice normal de leurs fonctions, d’outils de travail à distance mis à disposition, d’en faire usage dans le cadre du télétravail.

Les salariés non équipés de matériels portables sont autorisés à utiliser leur matériel personnel s’ils le souhaitent (dans le respect des exigences du service en matière de sécurité informatiques et de protection des données).

La situation des salariés non équipés de matériels et ne disposant pas de matériels personnels sera étudiée individuellement, néanmoins la direction accompagnera le déploiement du télétravail par l’achat d’équipements et l’adaptation des outils numériques, dans la mesure du possible.

Article 8 : Indemnités liées au télétravail

Le télétravail étant une modalité d’organisation du travail mise en place à la demande du salarié et chaque salarié disposant d’un poste de travail au sein des locaux de MIST Normandie et de tout le matériel nécessaire, aucune contrepartie financière des dépenses engagées dans le cadre du télétravail n’est prévue.

La participation employeur aux tickets restaurant est maintenue les jours de télétravail dans les mêmes conditions que les jours travaillés dans les locaux de MIST Normandie.

Article 9 : Santé et Sécurité

Le service MIST Normandie, œuvrant dans la prévention de la santé au travail, est particulièrement attentif à maintenir les meilleures conditions de travail pour son personnel, sur site comme en télétravail. Cette exigence accompagne ainsi le déploiement de cette nouvelle politique de télétravail.

Le principal point d’intérêt du télétravail est la diminution du risque routier, avec la baisse du nombre de trajet pour se rendre sur son lieu de travail. La richesse du travail en équipe pluridisciplinaire créée beaucoup d’échanges entre les métiers et dans le service, c’est pourquoi le télétravail permet de limiter les interruptions de tâches. Il est ainsi favorable à la réalisation d’activités qui demande plus de concentration, d’assiduité. Dans ce sens, le télétravail peut être un élément régulateur de la charge de travail.

Cependant, il faut rester vigilant car même s’il a un côté préventif, il peut aussi avoir l’effet inverse et doit faire l’objet d’un suivi. En effet, il peut être à l’origine de situation d’isolement et/ou de dégradation des relations de travail. Comme évoqué précédemment, la richesse de l’activité pluridisciplinaire se base sur les liens entre les membres de l’équipe, il est donc important de trouver le bon compromis entre liens quotidiens et les moments de régulation en terme de prévention des risques psycho-sociaux.

Les facteurs d’ambiances comme le bruit ambiant peuvent également être réduis ou augmentés avec la solution du télétravail, selon les situations de chacun.

La question de l’installation au poste de travail fait partie des points de vigilance à prendre également en compte.

Ainsi, même si le télétravail n’est pas quotidien, il ne doit cependant pas être source de dégradation globale des conditions de travail, mais bien apporter un compromis entre les différents déterminants de l’activité et être un outil favorisant notre travail, facilitant la réalisation de nos missions.

Par ailleurs, le télétravail sera systématiquement envisagé chaque fois qu’il sera susceptible de participer au maintien dans l’emploi et/ou d’améliorer des conditions de travail du personnel.

Le service s’engage à porter une attention toute particulière pour les bénéficiaires de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés, des salariés bénéficiant d’une maladie professionnelle et des salariés bénéficiant déjà également d’aménagement de poste spécifique dans le cadre de préconisations médicales. A ce titre, des aménagements de poste comme la mise à disposition de matériel seront facilités selon les possibilités.

Article 10 : Discrétion, Confidentialité et protection des données

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans le service. Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Article 11 : Assurance

Le télétravailleur s’engage à déclarer sa nouvelle situation à sa compagnie d’assurance en mentionnant son activité à son domicile.

L’éventuel surcoût d’assurance lié à l’activité de télétravail ne pourra être pris en charge par le service.

Article 12 : Dispositions finales

12-1 Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de MIST NORMANDIE.

12-2 DUREE et entree en vigueur

Cet accord est mis en œuvre et conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le début de mois suivant la date de signature de l’accord.

12-3 REVISION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être révisé à tout moment pendant la période d’application entre les parties. Toute demande de révision totale ou partielle devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre adressée aux autres parties signataires. La demande devra être accompagnée de précisions sur les points à réviser. La discussion de la demande devra s’engager dans les trois mois suivants la présentation de celle-ci. Toute modification fera l’objet d’un avenant.

12- 4 modalités de notification et depot

Conformément au décret n°2018-362 du 15 mai 2018, il sera également déposé auprès de la DREETS par voie dématérialisée sur le https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/

La partie la plus diligente remet également un exemplaire de l'accord au greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion. En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.

Le présent accord sera également porté à la connaissance du personnel via une communication spécifique et en accès possible via les outils internes.

Fait à Hérouville Saint-Clair, le 17 Avril 2023

en autant d’exemplaires originaux que de besoins.

Signatures des parties

MIST Normandie	Syndicat CFDT	Syndicat FO
Directeur	Déléguée syndicale	Délégué syndical

A remettre à votre responsable de service

DEMANDE DE LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

Je soussigné.e,

Identité du/de la salarié.e :

Date d’embauche :

Employé(e) en qualité de :

Poste actuel occupé depuis le  :

1/ Demande à bénéficier du télétravail à compter du / /

2/ Souhaite exercer le télétravail à l’adresse suivante :

Domicile actuel (préciser l’adresse) :…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..............................................

Autre lieu (précisiez l’adresse et la nature du lieu choisi) : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3/ Certifie que :

• Je dispose d’un environnement de travail constitué d’un espace adapté pouvant être réservé pendant la durée du travail,

• Je suis garant (e) de la confidentialité des informations traitées,

• Mon lieu de télétravail est doté d’installations électriques conformes,

• Mon lieu de télétravail est correctement couvert par le réseau mobile,

• Mon lieu de télétravail dispose d’un accès internet avec un débit suffisant pour les prérequis techniques liés à l’activité (minimum conseillé de 2mb/s en réception et 0.55mb/s en émission testé via https://testdebit.info/),

• Mon lieu de télétravail bénéficie d’une assurance habitation en vigueur (couvrant notamment le risque d’incendie électrique),

• J’ai informé mon assureur du fait que je travaille à domicile.

4/ Souhaite effectuer les tâches suivantes en télétravail :

5/ Je reconnais être informé (e) que le télétravail ne pourra être mis en place qu’après la notification de la décision d’accord et la remise du formulaire dûment complété et signé.

ETUDE DE LA DEMANDE DE LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

Espace réservé au responsable de service

Avis favorable

Avis défavorable 

• Motifs/commentaires de l’avis et/ou organisation choisie:

Espace réservé à la direction / service RH

Commentaires éventuels :

MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Date de remise en main propre / retours auprès du collaborateur :

(Copie du présent document à remettre dûment signé auprès du service RH)