Accord d'entreprise "PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU TRAVAIL A DISTANCE A LA CAF DE CHARENTE" chez CAF 16 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DE LA CHARENTE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF

A LA MISE EN ŒUVRE DU TRAVAIL A DISTANCE A LA CAF DE CHARENTE

Entre les soussignés :

La Caisse d’Allocations Familiales de la Charente

30 Boulevard de Bury

16000 ANGOULEME

Représentée par M Directeur de la Caf de la Charente, d’une part,

Et les organisations syndicales d’autre part,

Représentées respectivement par :

• Madame, déléguée syndicale CFDT et

• Monsieur, délégué syndical CGT,

Il a été conclu le présent accord :

PREAMBULE

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des modalités d’organisation du travail permettant aux salariés 1/ de concilier différemment leur vie professionnelle et personnelle, 2/ de contribuer à limiter les impacts environnementaux et le risque routier par une réduction des trajets domicile - travail.

Le présent accord s’inscrit dans le prolongement du cadre légal (art. L.1222-9 du code du travail suite ordonnance du 22 septembre 2017, puis loi de ratification du 29 mars 2018 n°2018-2017), des protocoles d’accord nationaux traitant de la responsabilité sociale de l’employeur comme suit :

• PA relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 28/06/2016

• PA relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail du 16/11/2012.

Par ailleurs, il complète les dispositions du protocole d’accord local relatif à la promotion de la diversité, égalité des chances et égalité professionnelle du 05/03/2018, en son chapitre III (« Conciliation vie professionnelle - vie personnelle »).

Il vise à décliner localement le PA national sur le travail à distance du 28/11/2017, permettant ainsi un cadre de mise en œuvre du télétravail, sécurisant les process et relations de travail au sein de la Caf de Charente.

Les signataires s’entendent pour porter une attention particulière au maintien d’un lien entre le salarié en télétravail et l’organisme, propre à éviter tout phénomène d’isolement. Les conditions d’exercice s’inscrivent dans le respect du droit à la déconnexion (PA du 28/06/2016 relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances).

Cette organisation du travail basée sur les principes de volontariat, d’égalité de traitement et de confiance réciproque, ne doit pas entraver la dynamique collective de travail de l’organisme et la mise en œuvre des modalités d’atteinte des objectifs.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION - EXCLUSIONS

1. Salariés éligibles

Les dispositions du présent accord concernent l’ensemble des salariés de l’organisme, quels que soient la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail. Cette organisation spécifique du travail n’est pas un droit mais une modalité particulière d’exercice des activités, acceptée par l’employeur sous conditions, qui ne constitue pas un statut propre. La durée d’ancienneté minimum dans le métier exercé est de trois ans.

2. Exclusions

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment d’épidémie, ou en cas de force majeure (cf. art.L1222-11 du code du travail) la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire à la protection des salariés et à la continuité de service. Cet aménagement prévu dans le cadre des plans de continuité d’activité via un régime dérogatoire n’entre pas dans le cadre des dispositions du présent accord. Il en est de même pour les salariés soumis à un régime d’astreinte à leur domicile, lors de ces périodes d’astreinte.

ARTICLE 2 – DEFINITION ET PRINCIPES

Eu égard à la définition explicitée dans le protocole d’accord national, le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière, dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail doit s’appuyer sur les principes suivants :

• Le volontariat : ce principe s’applique de part et d’autre, c’est-à-dire qu’il est basé sur une acceptation mutuelle ;

• La continuité de service : l’exercice de l’activité en télétravail doit être compatible avec l’organisation du service ;

• La préservation du lien avec l’organisme et le collectif de travail ;

• L’égalité de traitement : le télétravailleur dispose des mêmes droits et devoirs que ceux applicables au salarié, en situation comparable, travaillant dans les locaux de l’organisme ;

• La réversibilité, au travers d’une période d’adaptation prévue à l’avenant au contrat et durant laquelle les parties peuvent mettre fin au télétravail, dans le respect d’un délai de prévenance ;

• Le respect de la vie privée.

ARTICLE 3 – LIEUX DE TELETRAVAIL

Le présent protocole d’accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l’y contraigne :

• Soit à son domicile principal via un espace sécurisé spécifiquement dédié,

• Soit dans d’autres locaux de la Caf de Charente, en fonction des capacités d’accueil des sites ;

• Soit dans les locaux d’un autre organisme du Régime Général de Sécurité Sociale, après accord conclu entre les directions des organismes concernés,

• Soit dans des espaces de coworking dûment habilités par l’organisme après visite et présentant tous les gages de sécurité. Cette appréciation est portée chaque année.

ARTICLE 4 – PROCESSUS

4.1 - Examen des demandes

Les vœux sont recensés jusqu’au 15 septembre N par voie de note de service pour une mise en œuvre au 1^er janvier N+1, après accord des parties. Le salarié « candidat » formalise sa demande via le formulaire mis à disposition dans l’intranet et complète la grille d’autodiagnostic. Le manager direct émet un avis motivé (éclairé par un entretien spécifique entre lui et le demandeur) ainsi que le/la responsable de service ; le service des ressources humaines centralise les demandes amendées avec l’ensemble des pièces avant transmission à la direction qui arbitre in fine.

4.2 – Critères 

Les candidatures sont examinées au regard de différents critères cumulatifs :

• Compatibilité avec l’organisation du service / unité de travail

• Compatibilité du domicile :

  • identification d’un espace dédié, isolé phoniquement, sans présence de tiers et éclairé d’une lumière naturelle,

  • connexion internet assurant un débit suffisant pour pouvoir se connecter au système d’information,

  • conformité électrique assurant la sécurité de l’espace dédié

• Autonomie du salarié et maîtrise du métier :

  • Maîtrise de l’environnement informatique outils / autonomie technique informatique du poste de travail

  • Maîtrise du temps de travail

  • Maîtrise des processus de travail

  • Organisation personnelle optimum

• Disponibilités budgétaires (le mobilier et l’équipement informatique et technique étant à la charge de l’employeur).

En cas de concours de demandes, la priorité est donnée :

• Aux salariés disposant d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) réunissant l’ensemble des critères précédemment cités,

• Aux salariés dont le temps de trajet domicile – travail, apprécié sur une base objective (cf. googlemap) est le plus important (supérieur à 30 minutes par trajet).

Le nombre et les jours de télétravail seront déterminés en concertation avec le management, pour des raisons de continuité de service. Ils ne sauraient dépasser 3 jours par semaine, consécutifs ou non.

4.3 – Consultation des IRP et réponse de l’employeur

Les demandes instruites font l’objet d’une consultation des représentants du personnel qui émettent un avis. La décision de l’employeur in fine fait l’objet d’une notification au salarié concerné dans un délai de 30 jours.

En cas d’acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture de l’attestation d’assurance et du diagnostic de conformité des installations électriques lorsque la demande porte sur le télétravail pendulaire à domicile. L’accord ne vaut que pour une année civile, du 1^er janvier au 31 décembre : il revient ainsi au salarié de formuler une nouvelle demande en septembre N pour N+1.

En cas de refus, celui-ci sera nécessairement notifié par écrit.

4.4 – Principe de mutualisation des espaces de travail

Le travail à distance n’étant possible que sur une partie des jours travaillés au contrat de travail, l’employeur est contraint par un double équipement (équipement dédié au travail à distance + équipement du poste de travail dans l’organisme de rattachement au contrat de travail). Afin d’optimiser les espaces de travail dans l’organisme de rattachement, les ressources locales et les équipements informatiques, les salariés bénéficiaires de cette organisation spécifique s’engagent dans une démarche de mutualisation des espaces de travail, à échelle de leur pôle d’activité : ainsi, des postes de travail libres et non personnalisés sont identifiés dans le collectif de travail et accessibles aux salariés visés au présent accord, durant les jours de présence dans l’organisme. Les effets personnels sont rangés dans des caissons roulants dédiés.

4.5 – Réserves techniques / moyens

L’acceptation des demandes est subordonnée :

• à la disponibilité du matériel informatique nécessaire,

• à la capacité du système d’information national

• au plan de charge des services concernés dans la mise en œuvre du travail à distance (informatique – moyens logistiques – ressources humaines).

4.6 – Avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du travail à distance implique la signature d’un avenant au contrat de travail, conclu pour une durée d’une année civile.

En cas de changement de situation professionnelle (fonction, lieu de travail), la situation de télétravail tombe de fait, les conditions du maintien n’étant pas réunies. Il revient au salarié de refaire une demande en bonne et due forme.

En cas de changement de domicile, l’arbitrage est rendu sous réserve de la fourniture par le salarié de l’attestation d’assurance et du diagnostic de conformité des installations électriques.

4.8 – Réversibilité

4.8.1 – Réversibilité pendant la période d’adaptation

La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une période d’adaptation qui permet de mesurer que cette organisation correspond bien aux attentes réciproques. D’une durée de 3 mois, chacun peut mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires maximum, pouvant être réduit après accord des parties. Cette entente fait l’objet d’une formalisation écrite.

Un entretien de bilan entre le salarié et son N+1 est réalisé en milieu de période d’adaptation, soit 45 jours après le début du télétravail : cette entrevue doit servir à évaluer l’opportunité d’une poursuite de l’organisation.

Cette période d’adaptation ne s’applique pas aux situations de renouvellement, sauf changement de situation professionnelle ou personnelle pouvant impacter la situation de télétravail.

4.8.2 – Réversibilité permanente

Au-delà de cette période d’adaptation, le travail à distance peut prendre fin après accord des parties formalisé par écrit avant le terme, sous réserve de respecter un préavis de 15 jours.

ARTICLE 5 – MODALITES PRATIQUES

Le travail à distance peut s’organiser sous la forme :

• de jours fixes sur la semaine

• d’une enveloppe de jours de télétravail, à prendre en cours d’année civile.

Les emplois éligibles sont définis par note de direction. Quelle que soit la formule choisie, le télétravailleur doit être présent dans le collectif de travail au moins 2 jours ouvrés par semaine, consécutifs ou non, quelle que soit la durée de son temps de travail. L’option choisie est spécifiquement précisée sur l’avenant au contrat de travail.

Concernant les modalités encadrant l’enveloppe de jours de télétravail : cette option est destinée aux salariés dont les fonctions ne permettent pas de planifier de manière fixe un ou plusieurs jours de télétravail par semaine :

Cette enveloppe :

• est limitée en tout état de cause à 20 jours sur l’année civile,

• ne peut amener le salarié à être absent du collectif de travail plus de 3 jours consécutifs ou non dans la semaine (hors congés),

• est à planifier en accord avec le manager direct ou agent de direction référent le cas échéant.

ARTICLE 6 – ORGANISATION DU TRAVAIL

6.1 – Participation à la vie de l’organisme : cas d’annulation temporaire

6.1.1 – Réunions, formations

Les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions. L’information leur est transmise dans les mêmes conditions que les autres salariés. Le télétravailleur participe à la vie de l’organisme à l’instar des autres salariés : la situation de télétravail ne doit pas avoir pour effet de générer de l’absentéisme en réunion et ou formation. En ce sens, ce n’est pas un motif d’absence valable. En cas de réunion et ou formation planifiée un jour habituellement télétravaillé, la journée de télétravail est annulée sans report possible.

6.1.2 – Dysfonctionnement technique

Il en est de même en cas de dysfonctionnement du système d’information, quelle que soit son origine et ou de panne de matériel : le salarié concerné s’engage dès lors à rapatrier le matériel défectueux et à réintégrer son collectif de travail le plus tôt possible : dans ce cas, la demi-journée non travaillée du fait du système est valorisée par le service rh.

6.1.3 – Circonstances particulières

En outre, toute circonstance particulière, d’origine personnelle, professionnelle ou technique, mettant en péril la prestation de travail et les engagements de service, a pour conséquence la suspension a minima temporaire de la situation de télétravail. Chaque situation est le cas échéant étudiée par le N+1 et la Direction qui en évaluent les conséquences sur l’organisation du télétravail.

6.2 – Recours au télétravail pour motif climatique ou pic de pollution

En cas d’épisode climatique exceptionnel et/ou pic de pollution faisant l’objet de mesures prises par le Préfet selon les critères fixés à l’article L.223-1 du Code de l’Environnement, et sous réserve de la disponibilité des réseaux informatiques, la direction se réserve le droit de demander aux salariés éligibles au télétravail de travailler à distance un jour habituellement assuré dans le collectif de travail.

6.3 – Recours au télétravail pour les salariés bénéficiaires d’une RQTH

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap et préconisé par le médecin du travail, l’employeur examine les conditions de sa mise en œuvre et les règles applicables. A cet effet, il peut être dérogé dans ce cas et uniquement dans ce cas, à la règle des deux jours minimum de présence dans le collectif de travail.

Quoiqu’il en soit, il ne peut être dérogé aux règles d’éligibilité explicitées au point 4.2.

6.4 – Horaire de travail

L’avenant au contrat de travail reprend les dispositions applicables au sein de l’organisme. Le salarié doit être joignable selon des plages précisées sur l’avenant au contrat de travail. Le suivi du temps de travail s’effectue via l’outil de gestion automatisé utilisé. Pour les salariés dont le temps de travail est décompté en jours, les modalités sont explicitées sur l’avenant.

La situation de travail à distance ne doit pas amener le salarié à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires non expressément demandées par l’employeur. Celles-ci passent nécessairement par une demande précise et écrite de l’employeur ou de son délégataire.

Enfin, l’employeur ne peut pas contacter le salarié en dehors des plages mentionnées à l’avenant au contrat de travail

6.5 – Maladie et accident du travail

Le télétravailleur demeure soumis aux règles de déclaration des congés maladie et des accidents du travail et bénéficie des dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

ARTICLE 7 – CONDITIONS MATERIELLES

7.1 – Matériel mis à disposition

Le matériel mobilier, informatique et de communication, à la charge de l’employeur, en est sa propriété. Il

est mis à disposition du télétravailleur via une convention de mise à disposition. Le salarié s’engage :

• à en prendre soins autant que possible,

• à respecter les règles de sécurité informatique,

• à maintenir en bon état de fonctionnement sa box personnelle et à intervenir directement auprès de son opérateur en cas de dysfonctionnement.

L’employeur assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement au besoin. L’utilisation du matériel listé sur l’avenant au contrat est strictement à visée professionnelle. En cas de dysfonctionnement, le télétravailleur en informe immédiatement son N+1 et le service informatique par tous moyens jugés adéquats et le rapatrie dans l’organisme si possible.

Le matériel est restitué lorsqu’il est mis fin au télétravail.

7.2 – Conditions matérielles en cas de travail à domicile

En cas de travail à domicile, les conditions ci-après doivent être remplies :

• un espace aménagé spécialement dédié dans le respect des conditions assurant la sécurité du salarié,

• un environnement de travail assurant la protection des données professionnelles

Une attestation établie par un diagnostiqueur professionnel est réalisée et remise à l’employeur préalablement à la signature de l’avenant au contrat. Elle indique que l’installation électrique du domicile est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité en toute sécurité. Si l’installation n’est pas électriquement conforme, les travaux de mise en conformité sont à la charge du salarié.

Les coordonnées du diagnostiqueur sont communiquées par l’employeur qui prend en charge l’ensemble de la dépense.

Enfin, la qualité du réseau internet étant une condition sine qua none à la mise en œuvre du télétravail, des vérifications préalables sont effectuées par le service informatique. Le niveau d’éligibilité doit garantir des conditions de travail similaires à celles existantes sur le lieu de travail (délais de connexion, d’accès aux écrans, aux images….). Un débit et ou une latence insuffisant mesuré dans l’espace dédié fait obstacle à la mise en œuvre ou au maintien de l’activité professionnelle en télétravail. Tous les travaux de câblage ou de connexion wifi sont à la charge du salarié.

7.3 – Assurance

Lorsque le télétravail est à domicile, le salarié en informe son assureur et s’assure que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant les jours télétravaillés. Il fournit à l’employeur l’attestation d’assurance correspondant, pour chaque durée d’avenant.

ARTICLE 8 – PROTECTIONS DES DONNEES

Le salarié est responsable de la sécurisation du système d’information (SI) utilisé par le salarié à des fins professionnelles. Il s’engage :

• à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur et en particulier à mettre en œuvre toutes les consignes liées au SI visant à assurer la protection des données auxquelles il accède, leur confidentialité et sûreté, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe,

• à ne véhiculer aucun document papier comportant des données personnelles (allocataires, partenaires, salariés, notes internes…) ; de même, les impressions en dehors de l’organisme et de ses établissements sont prohibées en situation de télétravail.

ARTICLE 9 – MESURES D’ACCOMPAGNEMENT

9.1 – Sensibilisation et formation

Les télétravailleurs participent à une action de sensibilisation appropriée sur le matériel mis à disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail. Ce temps, assuré par les fonctions ressources humaines et informatique, est aussi l’occasion d’un rappel des règles et consignes en matière de sécurité informatique et droit et devoirs du salarié.

Les managers sont formés au management à distance et les collègues du pôle de travail sont informés des spécificités de cette organisation du travail.

9.2 – Suivi du télétravail

L’entretien annuel prévoit un temps spécifique consacré au suivi de l’organisation du télétravail : sont évoqués les conditions d’activité, la charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec le collectif de travail.

ARTICLE 10 – FRAIS PROFESSIONNELS

Les dispositions conventionnelles du protocole d’accord national sur le travail à distance du 28/11/2017 s’appliquent. Les chèques déjeuners sont remis mois échus, afin de tenir compte des journées effectivement télétravaillées, qu’elles soient fixes ou dans le cadre de l’enveloppe.

10.1 – Frais de repas

La compensation des frais de repas se réalise par le bénéfice d’un titre restaurant pour chaque jour télétravaillé.

10.2 – Frais spécifiques au télétravail à domicile

Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée sur 10.5 mois pour tenir compte des congés annuels. Elle vise à compenser les frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, eau, chauffage…) et est suspendue en cas d’absence du télétravailleur de plus de 1 mois.

Son montant est fonction du nombre de jours télétravaillés et revalorisé en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice INSEE « Logement, eau, gaz et combustible » au 1^er janvier, ou de tout autre indice qui s’y substituerait, une fois publié au bulletin mensuel de statistique

.

Au 1^er janvier 2019, son montant est de :

• 10.24 € / mois pour une journée de télétravail par semaine

• 20.48 € / mois pour 2 journées de télétravail par semaine

• 30.72 € / mois pour 3 journées de télétravail par semaine

• 2.56 € / jour de télétravail lorsqu’il est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours.

10.3 – Frais spécifiques au coworking

Les espaces de coworking étant des espaces gérés par des tiers, ils sont susceptibles d’une adhésion payante.

En cas d’adhésion payante, elle est à la charge de l’employeur. Le montant total de la dépense annuelle ne pourra en tout état de cause dépasser le montant annuel de l’indemnité compensatrice (cf. 10.2) pour un salarié en télétravail à domicile 3 jours par semaine selon le barème conventionnel, soit pour 2019 :

• 30.72€ *10.5 mois = 322.56€

ARTICLE 11 – SANTE AU TRAVAIL

Le télétravailleur est informé de la politique de l’organisme en matière de santé et sécurité au travail ; il est tenu au respect des règles en découlant, à l’instar de l’ensemble du personnel de l’organisme.

La liste nominative est annuellement transmise :

• au médecin du travail

• après accord express du télétravailleur, au comité social et économique.

ARTICLE 12 – SUIVI DU PROTOCOLE D’ACCORD

Un bilan est intégré à la négociation annuelle : il comprend un état des lieux des différentes dispositions de l’accord.

Les évolutions à prévoir le cas échéant sont formalisées par voie d’avenant soumis à procédure d’agrément.

Enfin, le bilan annuel de situation comparée femmes / hommes destiné aux représentants du personnel prévoit un encart spécifique sur la situation des télétravailleurs permettant de comparer leur évolution professionnelle à l’évolution moyenne du reste du personnel.

ARTICLE 13 – DUREE DE L’ACCORD

L’accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de la date d’agrément et peut être révisé ou dénoncé dans les conditions posées par le Code du travail.

En cas de dénonciation par l’une ou l’autre des parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception, la durée de préavis est de 3 mois. La dénonciation prend tous ces effets à l’issue de ce préavis.

Conformément à l’article L.2261-10 du code du travail, une nouvelle négociation pourra s’engager à la demande de l’une des parties pendant la durée du préavis ; la procédure prévue aux articles L.2261-10 et L.2261-10 et 11 du code du travail s’appliquera.

ARTICLE 14 – DISPOSITIONS DIVERSES

Les présentes dispositions s’appliquent sous réserve de l’agrément ministériel prévu par le Code de la Sécurité Sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.

Conformément aux mesures légales de publicité, le protocole d’accord fera l’objet d’un dépôt dématérialisé auprès de l’administration compétente ainsi qu’un exemplaire remis au Conseil de Prud’hommes.

A Angoulême, le 5 juillet 2019.

Directeur Délégué syndical Cgt Déléguée syndicale Cfdt