protocole d’accord preelectoral

mise en place du

comite social et economique (cse)

Le présent protocole est convenu entre, d'une part,

La Société , représentée par en qualité de ,

immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro ,

IDCC applicables :

Et, d'autre part,

Les Organisations Syndicales représentatives du personnel, qui ont été dûment convoquées, par courrier recommandé du 14/06/2018, et qui se sont présentées, à savoir :

Article 1 : date, lieu et heure des élections

L’objet du présent protocole porte sur les élections des membres de la délégation du personnel composant le comité social et économique (ci-après désigné le CSE).

Les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique se dérouleront pour le 1^er tour du au 18/09/2018 à 14h. Le cas échéant, le 2^nd tour se tiendra du 27/09/2018 à 10h au 02/10/2018 à 14h.

L’entreprise aura recours pour cette élection au vote électronique et des ordinateurs en libre accès seront mis à disposition pendant toute la durée du scrutin dans la salle de l’Atelier 5.

La salle sera équipée d’un téléphone permettant de contacter l’assistance du prestataire de vote électronique en cas de difficulté ainsi que les membres du bureau de vote.

Afin de préserver l’anonymat du vote, les ordinateurs seront séparés par des « cloisons » opaques.

Article 2 : effectif de l’entreprise, nombre de sièges à pourvoir, collèges électoraux et répartition du personnel entre les collèges

• Effectif de l’entreprise

L’effectif de l’entreprise, apprécié à la date du 1^er tour de scrutin, s’élève à 714,82 salariés, calculé selon les règles légales de décompte des effectifs.

• Nombre de sièges à pourvoir

Le nombre de membres de la délégation du personnel du CSE à élire, compte tenu de l’effectif, est de 14 titulaires et 14 suppléants. Les membres titulaires du CSE disposeront du crédit d’heures de délégation prévu réglementairement.

• Répartition du personnel entre les collèges

La répartition, dans les collèges électoraux, du personnel votant inscrit sur les listes électorales est faite de la façon suivante :

• Votent dans le premier collège les membres du personnel ouvriers et employés administratifs niveaux I, II et III inclus, techniciens niveaux I, II et III inclus

• Votent dans le second collège les membres du personnel agents de maîtrise, employés administratifs niveaux IV et V, techniciens niveaux IV et V

• Votent dans le troisième collège les membres du personnel cadres et VRP

• Répartition des sièges entre les catégories

Il est convenu entre les parties de répartir les sièges de la façon suivante :

• Collège 1 : 9 titulaire(s) – 9 suppléant(s)

• Collège 2 : 3 titulaire(s) – 3 suppléant(s)

• Collège 3 : 2 titulaire(s) – 2 suppléant(s

Article 3 : représentation équilibrée entre les femmes et les hommes

En application de l’article L. 2314-30 du Code du travail, une représentation équilibrée des femmes et des hommes doit être assurée au sein des instances représentatives.

Pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats doivent par conséquent être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

La proportion de femmes et d’hommes pour chaque collège est la suivante :

Titulaires	Femmes	Hommes
Collège	Effectif total	Effectif	%	Nb de sièges	Effectif	%	Nb de sièges
1er collège	483,12	76,58	15,9%	1	406,55	84,1%	8
2ème collège	126,90	43,90	34,6%	1	83,00	65,4%	2
3ème collège	104,80	9,00	8,6%	0	95,80	91,4%	2
Total	714,82	129,47	18,1%	2	585,35	81,9%	12

Suppléants	Femmes	Hommes
Collège	Effectif total	Effectif	%	Nb de sièges	Effectif	%	Nb de sièges
1er collège	483,12	76,58	15,9%	1	406,55	84,1%	8
2ème collège	126,90	43,90	34,6%	1	83,00	65,4%	2
3ème collège	104,80	9,00	8,6%	0	95,80	91,4%	2
Total	714,82	129,47	18,1%	2	585,35	81,9%	12

Article 4 : critères de l’électorat

Pour être électeur, un salarié doit être âgé d’au moins 16 ans, avoir travaillé au moins 3 mois dans l’entreprise, ne pas avoir fait l’objet d’une interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques, et ne pas représenter l’employeur (c'est-à-dire détenir une délégation particulière d’autorité établie par écrit ou représenter l’employeur devant les instances représentatives du personnel).

Article 5 : critères d’éligibilité 

Pour être éligible, un salarié doit être électeur, âgé d’au moins 18 ans, avoir travaillé au moins un an dans l’entreprise, ne pas être conjoint, partenaire lié par un PACS, concubin, descendant, ascendant, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur, ne pas avoir fait l’objet d’une interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques, et ne pas représenter l’employeur.

Article 6 : dépôt des candidatures

Les listes de candidatures proposées au 1^er tour par les organisations syndicales seront présentées par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en mains propres contre récépissé ou par mail avec accusé de réception à envoyer obligatoirement aux adresses : et déposées au plus tard le 04 septembre 2018 à 12 heures, à la Direction des Ressources Humaines.

Le cas échéant, les listes de candidatures proposées au 2^nd tour par tout candidat libre ou une organisation syndicale seront présentées par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en mains propres contre récépissé ou par mail avec accusé de réception à envoyer obligatoirement aux adresses : et déposées au plus tard le 20 septembre 2018 à 12 heures, à la Direction des Ressources Humaines.

Les listes de candidatures, établies par collège, doivent préciser :

• s’il s’agit du 1^er ou du 2^nd tour des élections,

• le cas échéant, pour le 1^er tour, le nom de l’organisation syndicale,

• s’il s’agit de la liste des titulaires ou des suppléants,

• le nom et prénom du candidat, contresigné par l’intéressé.

L’affichage des listes sera effectué par la Direction à compter du 04/09/2018 pour le 1^er tour et le 20/09/2018 pour le 2^ème tour le cas échéant.

Une liste ne peut comporter plus de candidats qu’il n’y a de sièges à pourvoir, ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats. Les listes incomplètes peuvent être présentées à conditions qu’elles respectent les règles légales.

Les doubles candidatures titulaire/suppléant sont admises. Dans le cas où le candidat est élu à la fois comme titulaire et comme suppléant, la candidature de titulaire prévaut sur celle de suppléant.

Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit être adressé par mail à l’adresse les prérequis suivants :

• format png,

• taille de 200 pixels x 200 pixels.

Article 7 : listes électorales

La liste électorale établie pour chaque collège, sera mise à disposition pour consultation au Restaurant d’Entreprise à partir du 20 août 2018. Elle comprend le nom et le prénom, l’âge ou la date de naissance, la date d’entrée du salarié dans l’entreprise (ou son ancienneté), son intitulé de poste et son collège électoral.

Un exemplaire de la liste électorale sera transmis à cette même date à chaque organisation syndicale négociataire du présent protocole.

Article 8 : diffusion de la propagande électorale

Tout tract sera distribué à l’entrée du personnel et/ou à la sortie du personnel.

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :

• format PDF de 5 Mo au maximum,

• 1 page A4 recto verso,

• couleur ou noir et blanc.

Les professions de foi et logos doivent être déposés auprès de la Direction des Ressources Humaines par e-mail (à l’adresse avant le 04/09/2018 à 12h pour le 1^er tour et avant le 20/09/2018 à 12h pour le 2^nd tour.

La propagande électorale prendra fin la veille de chaque scrutin à 18h et pendant toute la durée du vote.

Article 10 : vote électronique

En application de l’accord d’entreprise du 27/06/2018, les élections de la délégation du personnel au CSE auront lieu par vote électronique. Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de la société procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société .

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Article 11 : composition du bureau de vote

Il y a un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections des représentants au Comité Social et Economique. Il est établi pour les deux tours.

Ce bureau de vote sera composé de trois électeurs, volontaires, désignés de la façon suivante : les deux électeurs les plus âgés et l’électeur le plus jeune de l’entreprise, présents à l’ouverture du scrutin.

La présidence appartiendra au plus âgé.

L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois codes secrets correspondant à trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

Les membres du bureau de vote seront sensibilisés à l’importance de garder la confidentialité de leurs clés de déchiffrement.

Article 12 : matériel de vote

Le matériel de vote sera envoyé le 06/09/2018 pour le 1er tour au domicile de chaque salarié.

Il comprend un courrier lui communiquant son numéro d’identifiant et son code secret.

En cas de perte de cet identifiant et/ou du mot de passe, le collaborateur devra prendre directement contact avec l’assistance téléphonique ou faire une demande en ligne sur le dispositif de vote.

Les codes d’accès et les mots de passe communiqués pour le premier tour serviront aussi au second tour. Il n’y aura donc pas d’envoi d’un deuxième courrier pour le second tour.

Article 13 - Déroulement du vote électronique

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le courrier décrit dans l’article 12 matériel de vote :

Le déroulement est le suivant :

• l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.

• l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• l’électeur peut :

  • choisir une liste complète,

  • raturer des candidats,

  • voter blanc

• le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisi sa date de naissance,

• un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,

• à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Article 14 - Assistance électeurs

Durant la période de vote un service d'assistance mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L’assistance téléphonique, apporte une aide technique en cas de difficultés, remontées de la part de l’électeur. Elle permet également de communiquer la procédure à suivre en cas de perte ou de non réception de ses codes de vote.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Article 15 - Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des représentants au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1^er tour le 18/09/2018 à partir de 14h. Dans l’éventualité d’un 2^nd tour il se tiendra le 02/10/2018 à partir de 14h.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site internet de vote,

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• impression et signature des procès-verbaux,

• proclamation des résultats.

Article 16 : proclamation des résultats

Il revient au président du bureau de vote de proclamer les résultats des scrutins. Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 4 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.

Les résultats définitifs des élections seront ensuite affichés par la Direction sur les panneaux réservés à l’entreprise au plus tard le lendemain de la proclamation des résultats.

Deux exemplaires du procès-verbal seront adressés à l’inspecteur du travail dont relève l’entreprise et un exemplaire au CTEP - TSA 79104 -76934 Rouen Cedex 9.

Une copie est adressée aux organisations syndicales de salariés ayant présenté des listes de candidats aux scrutins concernés et à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Article 17 - durée du protocole d’accord

Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.

Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).

Conformément à l’accord d’entreprise signé le 27/06/2018, les mandats à élire échoiront au 30/06/2022.

Article 18 : affichage du protocole

Le présent protocole, conclu uniquement pour ces élections, sera affiché sur le panneau du personnel le lendemain de sa signature.

Fait à , le …./2018

Pour la société Pour la …

(liste des organisations syndicales signataires)

Signature Signature

ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

Anonymat

L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès unique. Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Le mot de passe est adressé par courrier à son domicile (cf article 12 du présent protocole).

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

Disponibilité

Le service de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme .

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, VOXALY met à disposition des comptes ECOLE (identifiants et mots de passe attribués à des fins de test).

Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique et un code d’accès unique.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.

Le mot de passe adressé par courrier à son domicile (cf article 12 du présent protocole).

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plate-forme de vote XXXXXXXXXX est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions XXXXXXXX avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

XXXXXXXXXXXa des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.