Accord RELATIF aux conditions et aux modalites d’organisation par vote electronique pour l’election des membres des comités sociaUX et economiqueS du GROUPE MACIF

Entre les soussignés,

Les Sociétés

• MACIF SGAM

• MACIF SAM

• M.A& S

• MACIFILIA

• GIE MFE

• GIE GERAP

• GIE MMF

• MACIF MUTUALITE

• GIE COULEURS MUTUELLES

• APIVIA MUTUELLE

• MACIFIN

• MUTAVIE

Représentées ci-après par Monsieur , Directeur Général Groupe, et par Madame , Directrice Ressources Humaines Groupe, dûment mandatés à cet effet,

D’une part,

Les Fédérations des Banques et Assurances C.F.D.T. et PSTE, représentées par , Délégué Syndical Groupe, , Déléguée Syndicale Groupe Adjointe, , Déléguée Syndicale Centrale et , Délégué Syndical Central ;

La fédération assurance CFE-CGC et la Confédération C.F.E.- C.G.C., représentées par Délégué Syndical Groupe, , Délégué Syndical Groupe Adjoint

La Fédération CGT des Syndicats du Personnel de la Banque et de l’Assurance, représentée par , Déléguée Syndicale Groupe, et par , Déléguée Syndicale Groupe Adjointe

La Fédération Force Ouvrière représentée par , Coordinateur Syndical, , , Délégué Syndical.  

D’autre part,

Ci-après les « Organisations syndicales »

Table des matières

PREAMBULE 3

ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX 4

ARTICLE 2 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 4

Article 2.1 : Recours à un prestataire extérieur 4

Article 2.2 : Expertise et déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés 4

Article 2.3 : Formation au système de vote électronique et information 4

Article 2.4 : Confidentialité, sincérité de vote et stockage des données 5

Article 2.5 : Cellule d’assistance technique et sécurité 6

Article 2.6 : Bureau de vote unique et dépouillement centralisé 6

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 7

Article 3.1 : Protocoles d’accords préélectoraux 7

Article 3.2 : Dispositions relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 7

Article 3.3 : Caractéristiques du matériel de vote 8

Article 3.4 : Communication des codes de votes 8

Article 3.5 : Modalités d’accès et déroulement du vote 8

Article 3.6 : Bulletins de vote électroniques 8

Article 3.7 : Les professions de foi 9

Article 3.8 : Affichage des listes de candidats 9

Article 3.9 : Taux de participation 9

Article 3.10 : Délégués de liste 9

Article 3.11 : Clôture et dépouillement du vote 9

Article 3.12 : Dispositif de secours 10

Article 3.13 : Droit d’accès aux informations 10

ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINALES 10

Article 4.1 : Entrée en vigueur, durée et portée de l’accord 10

Article 4.2 : Adhésion à l’accord 10

Article 4.3 : Révision de l’accord 10

Article 4.4 : Publicité de l’accord 11

PREAMBULE

Conformément à la loi pour la confiance dans l'économie numérique du 21 juin 2004 introduisant la possibilité de mettre en place le vote électronique par voie d’accord collectif, la Direction a décidé de réunir les partenaires sociaux en vue d’échanger sur les possibilités de mise en place du vote électronique pour les futures élections des Comités Sociaux et Economiques du Groupe Macif.

Le Groupe Macif est constitué de 4 UES composées pour certaines d’entre elles d’établissements distincts.

Le Groupe Macif s’est engagé dans une démarche de digitalisation. Dans ce cadre et dans un soucis de modernisation et d’efficacité la Direction a proposé aux partenaires sociaux d’organiser le vote de façon électronique au sein du Groupe.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties soussignées ont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

Les parties signataires acceptent de confier la mise en place et la gestion de ce dispositif par un prestataire externe dûment choisi par la Direction, suite à l’envoi d’un appel d’offre à plusieurs entreprises spécialisée et à une réunion de présentation aux organisations syndicales.

Le prestataire retenu est la Société Paragon.

ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 2 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 2.1 : Recours à un prestataire extérieur

Les parties ont convenu de recourir à un prestataire externe dûment mandaté par la Direction, afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote.

Le Groupe Macif a lancé un appel d’offre auprès de plusieurs Sociétés spécialisées dans la conception et le développement du vote électronique, dans le but de choisir la solution qui correspond le mieux à l’organisation du Groupe Macif.

Le Groupe Macif confie au prestataire désigné la conception et la mise en place du vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R. 2314-6 et suivants, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Il est décidé que le nom du prestataire sera indiqué dans les protocoles d’accords préélectoraux.

Article 2.2 : Expertise et déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés

Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante, préalablement à sa mise en place et à toute modification substantielle de sa conception. Le rapport d’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.

L’objectif de cette expertise est de garantir la sincérité des opérations électorales par voie électronique.

En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fera l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Dans le respect des dispositions de l’article R. 2314-11 du Code du travail, les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 2.3 : Formation au système de vote électronique et information

Les représentants du personnel, à savoir les Délégués Syndicaux Groupe, et les membres du bureau de vote ainsi que les délégués de liste bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Il est également convenu que chaque salarié recevra par courrier simple une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, dans le but de faciliter l’appropriation de ce nouveau système de vote.

Article 2.4 : Confidentialité, sincérité de vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement. Ces clés de déchiffrement seront confiées à un huissier de justice. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal. (Article 3.9)

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 2.5 : Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique sera mise en place par le Groupe Macif. Elle aura pour objet de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Ce dispositif comprendra les représentants du prestataire, et devra permettre de palier tout dysfonctionnement ou faille de sécurité.

Conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail, la cellule d’assistance technique aura pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le prestataire Paragon adressera à la Direction une fois par jour un état récapitulatif du nombre d’appels à la hotline.

Cet état sera transmis aux Délégués Syndicaux Groupe, Délégués Syndicaux Centraux, délégués de liste et aux membres des bureaux de vote sur simple demande.

La Direction des Ressources Humaines Groupe sera le point d’entrée en cas de difficulté rencontrée par les salariés.

Article 2.6 : Bureau de vote unique et dépouillement centralisé

Le dépouillement de l’ensemble des scrutins se déroulera dans un local commun dédié disposant du matériel informatique nécessaire dont le lieu sera communiqué par la Direction des Ressources Humaines.

A cet effet, il sera constitué un bureau de vote unique par UES.

Le bureau de vote sera composé de trois électeurs: un Président et deux assesseurs, désignés avant la date du scrutin.

Le bureau de vote sera obligatoirement composé d’électeurs appartenant aux deux collèges.

Pour la composition des bureaux il sera fait appel au volontariat.

Tout en sachant qu’il sera nécessaire que :

- les 2 collèges soient représentés

- les membres des bureaux de vote ne pourront pas être candidats aux élections

- les membres des bureaux de vote devront se tenir disponibles pour la formation qui est prévue la veille de l’ouverture du scrutin, mais également le jour de l’ouverture du scrutin et le jour du dépouillement du scrutin et ce, pour les 2 tours des élections

Dans tous les cas, la présidence du bureau de vote appartient au plus âgé étant précisé que celui-ci ne pourra toutefois être choisi parmi les candidats ni parmi les représentants de l’employeur.

Chaque organisation syndicale ayant présentée des candidats pourra désigner 1 délégué de liste par scrutin. Les délégués de liste, les Délégués Syndicaux Groupe ainsi que les représentants de la Direction pourront assister aux opérations électorales.

Préalablement à l’organisation du scrutin, les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.Les délégués de liste et les Délégués Syndicaux Groupe ainsi que des représentants de la Direction pourront participer en tant qu’observateur à cette formation.

Cette formation sera assurée par le prestataire. Elle portera sur le système de vote, l’administration du scrutin et le dépouillement.

Cette formation se tiendra la veille de l’ouverture du scrutin.

Cette demi-journée de formation sera considérée comme du temps de travail effectif comme pour toutes les opérations liées au vote prévues dans le présent accord. Les temps de trajet et frais de déplacement seront pris en charge par la Direction.

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 3.1 : Protocoles d’accords préélectoraux

Dans le cadre de l’élection, les parties se réuniront en vue de négocier les protocoles d’accords préélectoraux.

Les protocoles d’accords préélectoraux mentionneront la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique, ainsi que le nom du prestataire.

Ils comporteront en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3.2 : Dispositions relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

En sus du courrier reçu à leur domicile, les électeurs dotés d’une adresse professionnelle recevront sur leur messagerie, la veille du scrutin, un email dans lequel sera rappelé l’adresse du site de vote URL ainsi que les coordonnées de l’assistance (téléphone + adresse mail).

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, à compter de l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel outil permettant une connexion internet (ordinateur professionnel/personnel, smartphone, tablette,….), en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Ils auront la possibilité de voter de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu à leur convenance.

Les dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote seront négociées dans le cadre des protocoles d’accords préélectoraux.

Les salariés seront ensuite informés de son contenu.

Article 3.3 : Caractéristiques du matériel de vote

La programmation des pages Web sera assurée par le prestataire, et notamment la présentation des bulletins de vote sur le site dédié, ainsi que les professions de foi.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote sécurisé.

La DRH Groupe vérifiera au préalable toutes les informations communiquées au prestataire.

L’intégration et le contrôle des candidatures ainsi que les professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions. Les Organisations Syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront données à l’entreprise.

Article 3.4 : Communication des codes de votes

Ces codes seront envoyés à chaque salarié par courrier simple à son adresse personnel.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

Article 3.5 : Modalités d’accès et déroulement du vote

Chaque salarié du Groupe Macif recevra, par courrier, de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• L’adresse du site internet de vote

• Ses codes d’accès de vote comprenant son numéro d’identification et un mot de passe qui lui sera propre. Cette communication se fera dans le respect des règles de confidentialité

• Les dates de début et de fin du vote électronique au premier et second tour.

Le moyen d’authentification devra permettre au serveur de vérifier l’identité de l’électeur, et ainsi garantir l’unicité de son vote. Celui-ci doit avoir la possibilité de pouvoir se connecter à plusieurs reprises, et ce tant qu’il n’a pas validé son vote définitif.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible.

La saisie du Code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote.

Cette saisie clos définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Les moyens personnels d’authentification sont des données personnelles qui engagent les électeurs à titre individuel en conséquence ces éléments ne doivent en aucun cas être communiqué à un tiers.

Les salariés, qui le souhaitent, auront la possibilité de s’isoler, pendant leur temps de travail, pour procéder aux opérations électorales. Les salariés devront au préalable, informer leur manager de ce choix afin d’assurer la continuité des services. Dans ce cadre, il sera donné la possibilité aux salariés d’accéder à Internet.

Article 3.6 : Bulletins de vote électroniques

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Article 3.7 : Les professions de foi

Les professions de foi des organisations syndicales ayant présenté des candidats seront affichées sur le site de vote et pourront faire l’objet d’une impression. Elles seront toutes sous format PDF. Le site de vote sera accessible avant l’ouverture du scrutin ce qui permet aux salariés de pouvoir prendre connaissance des professions de foi avant l’ouverture du scrutin.

Article 3.8 : Affichage des listes de candidats

Le nom des organisations syndicales présentant des listes de candidats seront affichés sur le site de vote par ordre alphabétique.

Il convient d’indiquer que toutes les organisations syndicales apparaitront sur la page sans qu’il soit utile de descendre ou de réduire cette dernière.

Article 3.9 : Taux de participation

Il sera donné la possibilité aux membres des bureaux de vote et aux Délégués Syndicaux de Groupe de se connecter via un identifiant par scrutin au site de vote afin de connaître les taux de participation en direct.

Ces codes sont strictement réservés aux membres de chaque bureau de vote et aux Délégués Syndicaux de Groupe.

Article 3.10 : Délégués de liste

Chaque organisation syndicale ayant présentée des candidats pourra désigner 1 délégué de liste par scrutin pour participer à l’ensemble des opérations de vote :

• Formation

• Scellement des urnes

• Dépouillement

• Annonce des résultats

La liste des délégués de liste devra être transmise à la Direction en même temps que la liste des candidats.

Article 3.11 : Clôture et dépouillement du vote

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement est possible que par l’activation conjointe des clés de déchiffrement différentes.

Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours de 15 jours après la proclamation des résultats et des délais prévus dans l’article R. 2314-24 du Code du travail en cas de contestation auprès des juridictions compétentes, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Une clé USB sera remise à chaque DS Groupe, contenant l’ensemble des CERFA des élections, à l’issue des opérations de dépouillement et après annonce des résultats.

Article 3.12 : Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, la commission d’élection a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3.13 : Droit d’accès aux informations

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du dispositif de vote électronique peuvent faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire en justifiant de leur identité.

ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINALES

Article 4.1 : Entrée en vigueur, durée et portée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée au titre des élections professionnelles mettant en place les CSEE des 4 UES du Groupe Macif en 2019.

Il aura vocation à s’appliquer pendant toute la durée des mandats des membres des CSEE, soit jusqu’au 8 novembre 2021 au plus tard. Ainsi, en cas d’élections partielles, il pourra être recouru au vote électronique dans les mêmes termes.

Article 4.2 : Adhésion à l’accord

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative peut adhérer au présent accord.

L’adhésion devra être notifiée aux signataires du présent accord et faire l’objet des mêmes formalités de dépôt que celui-ci.

Article 4.3 : Révision de l’accord

Chaque partie signataire ou y ayant adhéré pourra demander la révision du présent accord dans les conditions prévues par l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Toute demande de révision devra être notifiée à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Une réunion de négociation sera alors organisée dans les meilleurs délais suivant cette demande avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Article 4.4 : Publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé par la Société sur la plateforme téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire sera, en outre, déposé auprès du Secrétariat Greffe du Conseil des Prud'hommes de Paris.

Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans une base de données nationale.

Le texte de l’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Fait à Paris, le 07 août 2019, en 7 exemplaires.

Pour la Direction :

Directeur Général Directrice des Ressources Humaines Groupe

Pour la CFDT :

Pour la CFE-CGC :

Pour la CGT :

Pour FO :

Annexe

Annexe technique – vote électronique