Accord d'entreprise "Protocole d'accord sur l'accès des organisations syndicales aux NTIC" chez CAF 79 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DES DEUX SEVRES (Siège)

Entre les soussignés :

La Caisse d’allocations familiales des Deux-Sèvres

51, route de Cherveux

79000 NIORT

Représentée par madame Cécile BONAMY – directrice de la Caisse d’allocations familiales des Deux-Sèvres d’une part,

Et les organisations syndicales Cgt, Cftc et Cfdt, représentées respectivement par madame Céline NAUD, monsieur Pierre PINEAU et madame Brigitte DURGAND, délégués syndicaux d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Dans le cadre de la loi n°2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties du présent accord ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des outils numériques aux organisations syndicales présentes dans l’organisme.

Le présent protocole d’accord fait suite aux échanges qui se sont déroulés entre l’employeur et les organisations syndicales représentatives dans le cadre des réunions de négociation du 10 septembre et du 27 octobre 2020.

Le dialogue social est une dimension importante au bon fonctionnement de la Caf des Deux-Sèvres. L’accès des organisations syndicales poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Les parties signataires du présent protocole d’accord ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Les outils de communication permettent à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme. Les signataires du présent accord sont conscients que les ressources informatiques font partie intégrante du patrimoine de la caisse. Ils actent que l’utilisation des ressources et outils mis à disposition par le présent accord s’inscrit dans le respect des dispositions applicables à l’organisme et dans le cadre des contraintes de l’architecture technique du réseau et des obligations de sécurité de ce dernier.

L’utilisation des outils numériques se fera à la fois :

• dans le cadre plus général du règlement intérieur et des règles énoncées par la Charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme ;

• ainsi que dans le respect des mesures prévues par le code du travail, notamment en ce qui concerne les moyens mis à la disposition des organisations syndicales.

La Caf ayant migré vers la solution Office 365 en 2019, les outils mis à disposition dans le cadre du présent protocole d’accord sont retranscrits dans cette solution. Si la Caf des Deux-Sèvres modifie son environnement informatique, ils s’adapteront en conséquence, sans que les termes du présent accord soient modifiés.

POUR LES ORGANISATIONS SYNDICALES

Article 1 – Espace de communication auprès des salariés

1. Principes

Pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale, chaque organisation syndicale, présente au sein de l’organisme, dispose d’un espace dédié sous l’environnement informatique interne. Dans le cadre de la solution Office 365, cet espace dédié est décliné sous la forme d’un Sharepoint « communication ».

Cet espace ne peut être utilisé que pour un usage unique dédié à la communication d’information auprès des salariés.

2. Contenu des informations syndicales

La nature de l’information déposée dans l’espace de communication auprès des salariés doit être exclusivement à caractère syndical.

Le contenu est librement déterminé par chaque organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous l’entière responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, les messages ne doivent contenir notamment ni injure, ni diffamation et assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

3. Gestion de l’espace

La gestion de cet espace est placée sous la responsabilité des délégués syndicaux désignés et des représentants des sections syndicales présents dans l’organisme.

L’espace est créé et géré directement par l’organisation syndicale selon les règles informatiques déterminées dans l’organisme. L’organisation syndicale définit elle-même le statut de propriétaire ou de membre dans son espace. Chaque espace dédié devra porter le nom du syndicat d’appartenance.

Pour une bonne gestion des ressources techniques, les organisations syndicales s’engagent à apurer régulièrement des informations qu’elles considèrent comme périmées.

Les salariés peuvent être informés par mail qu’une information syndicale a été déposée sur l’espace dédié. Le message adressé aux agents est à visée informative sur le lieu de dépôt et le syndicat concerné. Dans la solution Office 365, ce message peut être réalisé de façon automatique par le système.

Le corps du courriel envoyé sur la boite aux lettres électronique de chaque salarié ne doit pas contenir le contenu même du tract, mais un lien qui permet la redirection vers le tract. En revanche, le thème du tract peut apparaître dans l’objet du courriel.

4. Liberté d’accès à l’information syndicale

Chaque salarié doit pouvoir s’opposer à la réception de messages syndicaux.

Le salarié pourra néanmoins continuer à accéder à l’espace dédié.

Chaque espace dédié à une organisation syndicale, est disponible via un lien sous le portail interne de l’organisme. Le portail interne de l’organisme, dans le cadre de la solution Office 365, se matérialise par Cafcom.

5. Secret professionnel lié aux informations diffusées

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations professionnelles et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Article 2 – Messagerie électronique

Une boite aux lettres dédiée est créée pour chaque organisation syndicale présente dans l’organisme.

La messagerie électronique doit être utilisée dans le cadre de l’exercice du droit syndical. L’utilisation de la messagerie doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur au sein de l’organisme.

Le délégué syndical ou le représentant de la section syndicale est responsable de la bonne utilisation de la messagerie électronique. Il désigne auprès du service informatique la liste des salariés utilisateurs de la boîte aux lettres dédiée à l’organisation syndicale (maximum 10 salariés).

Les organisations syndicales sont tenues à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques individuels qu’elles entretiennent avec les salariés.

Article 3 – Espace collaboratif de travail

Afin de faciliter les échanges et le travail collaboratif, un espace collaboratif de travail sera mis à disposition de chaque organisation syndicale présente dans l’organisme. Dans le cadre de la solution Office 365, cet espace collaboratif est décliné sous la forme d’un Teams.

L’espace est créé et géré directement par l’organisation syndicale selon les règles informatiques déterminées dans l’organisme. L’espace collaboratif devra porter le nom du syndicat d’appartenance.

Cet espace ne peut être utilisé que pour un usage unique dédié au travail collaboratif au sein de l’organisation syndicale. Il ne saurait avoir pour but de communiquer avec les salariés.

La gestion de cet espace est placée sous la responsabilité des délégués syndicaux désignés et des représentants des sections syndicales présents dans l’organisme. Ils gèrent eux-mêmes les habilitations de cet espace collaboratif de travail.

Article 4 – Règles de maintenance

La résolution des incidents sera limitée aux matériels et aux applicatifs fournis par l’organisme. Elle suivra les mêmes modalités que celles mises en œuvre pour les autres utilisateurs de la Caf des Deux-Sèvres.

Les délais d’intervention ne devront cependant pas aboutir à restreindre l’accès et l’utilisation des Nouvelles technologies d’Information et de Communication des organisations syndicales.

Article 5 – Utilisation abusive

En cas de non-respect des dispositions ci-dessus, la direction adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps une lettre précisant la nature exacte du différend. Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales. Une réunion est alors tenue en vue de les régler.

Si à l’issue de cette rencontre, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

POUR LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

Article 6 – Espace de communication auprès des salariés

6.1. Principes

Pour la mise à disposition d’informations auprès des salariés, le CSE dispose d’un espace dédié sous l’environnement informatique interne. Dans le cadre de la solution Office 365, cet espace dédié est décliné sous la forme d’un Sharepoint « communication ».

Cet espace ne peut être utilisé que pour un usage unique dédié à la communication d’information auprès des salariés.

2. Contenu des informations syndicales

La nature de l’information déposée dans l’espace de communication auprès des salariés doit s’inscrire dans le cadre des attributions du CSE et respecter les règles relatives au droit de la presse.

Le contenu de l’espace est librement déterminé par les membres du CSE, sous réserve qu’il soit en lien avec ses attributions, ce qui est placé sous la responsabilité du secrétaire du CSE.

A ce titre, l’information communiquée ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

3. Gestion de l’espace

La gestion de cet espace est placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE dans le respect des règles d’utilisation en vigueur au sein de l’organisme.

L’espace est créé et géré directement par le CSE selon les règles informatiques déterminées dans l’organisme. Cet espace devra porter le nom de l’instance représentative du personnel : « CSE ».

Pour une bonne gestion des ressources techniques, le CSE s’engage à apurer régulièrement des informations qu’il considère comme périmées.

Les salariés peuvent être informés par mail qu’une information du CSE a été déposée sur l’espace dédié. Le message adressé aux agents est à visée informative sur le lieu de dépôt de l’espace dédié au CSE. Dans la solution Office 365, ce message peut être réalisé de façon automatique par le système.

4. Liberté d’accès aux informations de l’instance

Chaque salarié doit pouvoir s’opposer à la réception de messages du CSE.

Le salarié pourra néanmoins continuer à accéder à l’espace dédié.

L’accès à l’espace dédié du « CSE », est disponible via un lien sous le portail interne de l’organisme. Le portail interne de l’organisme, dans le cadre de la solution Office 365, se matérialise par Cafcom.

5. Secret professionnel lié aux informations diffusées

Le CSE s’engage à ce que toutes les informations professionnelles et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Article 7 – Messagerie électronique

Une boite aux lettres dédiée est créée pour le CSE.

La messagerie électronique doit être utilisée dans le cadre de l’exercice des attributions du CSE tant en interne qu’en externe. L’utilisation de la messagerie doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur au sein de l’organisme.

La gestion de cette messagerie partagée est placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE. L’ensemble des membres élus du CSE sont habilités à utiliser cette boîte aux lettres.

Afin de permettre à tous les utilisateurs de bien identifier l’origine du message, l’objet de chaque message devra être indiqué.

Le CSE est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques individuels qu’il entretient avec les salariés.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est limitée à 3 méga octets.

Article 8 – Espace collaboratif de travail

Afin de faciliter les échanges et le travail collaboratif, un espace collaboratif de travail sera mis à disposition du CSE. Dans le cadre de la solution Office 365, cet espace collaboratif est décliné sous la forme d’un Teams.

L’espace est créé et géré directement par les membres du CSE selon les règles informatiques déterminées dans l’organisme. Cet espace devra porter le nom de l’instance représentative du personnel : « CSE ».

Cet espace ne peut être utilisé que pour un usage unique dédié au travail collaboratif au sein de l’instance. Il ne saurait avoir pour but de communiquer avec les salariés.

La gestion de cet espace est placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE. Les membres du CSE gèrent eux-mêmes les habilitations de cet espace collaboratif de travail.

Article 9 – Règles de maintenance

La résolution des incidents sera limitée aux matériels et aux applicatifs fournis par l’organisme. Elle suivra les mêmes modalités que celles mises en œuvre pour les autres utilisateurs de la Caf des Deux-Sèvres.

Les délais d’intervention ne devront cependant pas aboutir à restreindre l’accès et l’utilisation des Nouvelles technologies d’Information et de Communication des organisations syndicales.

Article 10 – Utilisation abusive

En cas de non-respect des dispositions ci-dessus, la direction adresse au secrétaire du CSE une lettre précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des organisations syndicales. Une réunion est alors tenue, entre les organisations (délégué syndical ou représentant de section syndicale) et la secrétaire du CSE, en vue de les régler.

Si à l’issue de cette rencontre, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

DISPOSITIONS GENERALES

Article 11 – Formation et accompagnement

Pour la mise en œuvre des dispositions du présent accord, les instances représentatives du personnel seront accompagnées et formées à la gestion des outils mis à leur disposition.

Article 12 – Durée de l’accord

L’accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 13 – Dépôt et formalités de publicité

Les présentes dispositions s’appliquent sous réserve de l’agrément prévu par l’article L. 123-2-1 du code de la sécurité sociale.

Conformément aux mesures légales de publicité, le présent protocole d’accord fera l’objet d’un dépôt dématérialisé auprès de la DIRECCTE. Un exemplaire sera également remis au conseil de prud’hommes.

Article 14 – Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires. Cette dénonciation sera adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties à l’accord.

La durée du préavis qui doit précéder la dénonciation est de trois mois (L. 2261-9 du Code du travail). La dénonciation prend effet à l’issue de ce préavis.

Conformément à l’article L. 2261-10 du code du travail, une nouvelle négociation s’engagera à la demande de l’une des parties dans les trois mois qui suivent le début du préavis.

La procédure prévue aux articles L. 2261-10 et L. 2261-11 du code du travail s’appliquera.

Article 15 – Révision

Conformément à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :

• Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord et signataires de cet accord ;

• A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord.

La demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties à l’accord.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de trois mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

L’avenant de révision est négocié et conclu dans les conditions de droit commun de la négociation collective. Il se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

Niort le,

Fait en 7 exemplaires originaux.

CGT CFTC CFDT

Céline NAUD Pierre PINEAU Brigitte DURGAND

La directrice

Cécile BONAMY