Accord d'entreprise "Accord sur le télétravail" chez AGEP - ASS GIRONDIN EDUCAT SPECI PREVENT SOCIAL (Siège)

ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

ENTRE:

L’Association Girondine d’Education Spécialisée et de Prévention Sociale (AGEP) dont le siège social est situé au 60 rue de Pessac 33000 BORDEAUX, représentée par Monsieur XXXXX, en qualité de Directeur Général,

D’une part,

ET :

L’Organisation Syndicale représentative suivante :

SUD SANTE SOCIAUX, représentée par Monsieur XXXXX, agissant en sa qualité de Délégué Syndical,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre d'une réflexion sur la QVT, l'AGEP envisage une nouvelle organisation pour intégrer de façon durable le télétravail. Le présent accord vise également à prendre en compte la qualité de vie au travail en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle (y compris familiale) tout en maintenant l’efficacité, la qualité du travail fourni et en prenant en compte des nécessités opérationnelles ou organisationnelles. Les parties précisent que le télétravail au sein de l’association repose sur un choix personnel nécessitant l’accord de l’employeur et ne saurait être un outil permettant de gérer d’éventuelles difficultés d’organisation du travail, de déplacements professionnels ou de conditions de travail.

1. Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l'Association remplissant les critères d'éligibilité au télétravail, fixés à l'article 3.

2. Définition du télétravail

Conformément à l'article L. 1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravail peut s'exercer sous une forme :

- régulière et alternée avec le présentiel ;

- occasionnelle (ex : grèves des transports ; épisode de pollution ; intempéries ; situation particulière du salarié).

- exceptionnelle (circonstances exceptionnelles, comme une épidémie, ou cas de force majeure).

Les salariés en télétravail bénéficient d’une stricte égalité vis-à-vis des autres collaborateurs travaillant dans les locaux de l’AGEP en ce qui concerne l’exercice des droits individuels et collectifs.

3. Conditions de passage en télétravail 

3.1. Activités concernées par le télétravail.

Le télétravail est ouvert aux activités répondant aux critères cumulatifs suivants :

- l’activité n'implique pas la présence physique permanente du salarié dans les locaux de l'Association ;

- la nature du travail effectué est compatible avec l’utilisation des outils numériques et des outils de communication à distance ;

- la nature des activités exercées n'implique pas l’usage quotidien de données confidentielles non manipulables hors site.

3.2. Critères d’éligibilité du salarié

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit remplir les conditions cumulatives suivantes :

- disposer d'une autonomie suffisante pour exercer son activité à distance ;

- avoir une ancienneté minimale d’un an dans l’Association et d’au moins 6 mois dans le métier ;

- disposer, pendant la durée du télétravail, d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé pour notamment prendre des décisions à distance, utiliser les outils de télétravail, et maîtriser les outils informatiques ;

- exercer un poste pouvant être accompli de façon partielle et régulière à distance ;

- occuper un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement ;

- attester que son lieu de télétravail répond aux exigences techniques minimales (installation électrique conforme, connexion Internet suffisante, espace permettant de travailler dans de bonnes conditions). Le salarié devra fournir une attestation sur l'honneur.

En tout état de cause, au sein d’un même service, le nombre de salariés pouvant être simultanément en situation de télétravail est limité à 50 % de l'effectif du service.

3.3. Exemples d’activités pouvant être exécutées en télétravail

Sous réserves des conditions mentionnées au 3.1 et 3.2 du présent accord, le télétravail est ainsi ouvert aux activités de l'association pouvant être exercées à distance, notamment aux activités suivantes (liste non exhaustive) :

- activités de gestion administrative du personnel et de la formation

- activités de gestion financière et comptable

- activités de gestion de la paie

- activités d’assistance informatique

- activités de préparation d’écrit

Ne sont pas éligibles au télétravail, les activités qui répondent à l'un des critères suivants (liste non exhaustive) :

-activités d’entretien et de nettoyage des locaux

-activités d’accompagnement social (visite à domicile)

-activités d’accueil physique

-activités médicales et paramédicales

-activités de médiation

3.4 Salariés exclus. 

Ne sont pas éligibles au télétravail les salariés en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, les stagiaires, sauf circonstances exceptionnelles et cas de force majeure.

3.5 Travailleurs handicapés. 

Une attention particulière sera portée aux demandes émanant de collaborateurs en situation de handicap. Au besoin des aménagements spécifiques pourront être mis en place en concertation avec les services de médecine du travail et sous réserve d’être compatibles avec la bonne marche de l’Association.

4. Mise en place et rythme du télétravail

4.1. Régulier.

Le télétravail régulier correspond à 1 jour maximum de télétravail par semaine par salarié.

Le télétravail régulier repose sur le double volontariat du salarié et de l'employeur. Il suppose une demande écrite et motivée du salarié ou de l’employeur qui soit acceptée.

Le télétravail régulier peut être mis en place sur la base du double volontariat et à l’initiative :

• du salarié qui formule une demande par écrit : lettre recommandée ou remise en main propre, ou courriel, à son supérieur hiérarchique. Cette demande doit préciser le jour de la semaine souhaité pour effectuer le télétravail.

Une réponse sera faite dans un délai maximum de 30 jours. Une copie de la demande et de la réponse seront également adressées à la DG.

Dans tous les cas, le responsable hiérarchique doit motiver sa réponse par écrit:

• en cas d’acceptation le(la) responsable hiérarchique fournit au (à la) salarié(e) l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail et précise le jour de la semaine pendant lequel le salarié effectuera son télétravail. A défaut d’accord entre les parties, le jour sur lequel le télétravail sera effectué est décidé par le responsable hiérarchique.

• en cas de réponse négative cette décision motivée sera portée à la connaissance du (de la) salarié(e).

• De l’employeur qui adresse une proposition écrite au salarié: lettre recommandée ou remise en main propre, ou courriel.

Le salarié dispose d’un délai de 30 jours pour y répondre. Le refus ne constitue pas un motif de sanction ou de licenciement. Une copie de la demande et de la réponse seront également adressées à la DG.

Le délai de 30 jours précité se décompte en jours calendaires à compter du lendemain du jour de la réception (ou 1^ère présentation) du courrier de demande. L’absence de réponse dans le délai vaut refus de la mesure.

Le télétravail mis en place de manière régulière est une mesure à durée indéterminée ou limitée dans le temps, selon l’accord des parties.

La modification exceptionnelle est possible par accord mutuel. Elle doit faire l’objet d’un simple échange de courriels entre le salarié et son responsable hiérarchique.

4.2 Occasionnel (grèves/intempéries/pollution/demandes ponctuelles).

Le télétravail occasionnel motivé par une « demande ponctuelle » peut émaner du salarié ou l’Association, et est limité à 10 jours maximum de télétravail par année civile par salarié.

Le télétravail motivé par les autres causes précitées (grèves, intempéries, pollution) peut être mis en place de manière occasionnelle, pour une durée limitée, afin de tenir compte de circonstances particulières.

Le télétravail occasionnel repose sur le double volontariat du salarié et de l'employeur. Il suppose une demande écrite (lettre recommandée ou remise en main propre, ou courriel) et motivée du salarié ou de l’employeur qui soit acceptée.

L’autre partie dispose d’un délai de 8 jours pour y répondre. Le refus doit être motivé et ne constitue pas pour le salarié un motif de rupture ou de licenciement.

Le délai de 8 jours précité se décompte en jours calendaires à compter du lendemain du jour de la réception (ou 1^ère présentation) du courrier de demande. L’absence de réponse dans le délai vaut refus de la mesure.

4.3 Exceptionnel.

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou de force majeure, la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un aménagement du poste de travail imposé par l’Association, par dérogation au principe du double volontariat. Les salariés concernés sont informés par tout moyen (ex : lettre, courriel, affichage, réunion).

Les salariés ne peuvent pas s’opposer à la mise en place d’une telle mesure.

L’Association leur transmet sans délai, un document récapitulant les modalités d’exercice du télétravail.

5. Formalisation

5.1 Modalités

En cas d’acceptation de la demande, le passage au télétravail régulier fera l’objet d’un courriel qui précisera notamment :

- le lieu d’exercice du télétravail

- les modalités d’exécution du télétravail (le jour convenu, plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être contacté, modalités d’évaluation de la charge de travail, modalités de compte rendu et de liaison avec l’Association …)

-la durée de la période d’adaptation,

-les conditions de réversibilité,

-les conditions d’utilisation des équipements, outils informatiques et de communication mis à sa disposition : énoncé des règles, restrictions et sanctions en cas de non-respect, procédure à suivre en cas de panne,

-les règles relatives à la protection et à la confidentialité des données utilisées et traitées par le salarié à des fins professionnelles 

-que l’exercice du télétravail est subordonné à la production des justificatifs adéquats (ex : attestation sur l’honneur de la conformité du lieu de travail à l’exercice du travail à distance, attestation d’assurance multirisque habitation…).

La mise en œuvre du télétravail occasionnel est formalisée par échanges de courriels entre le salarié et son responsable hiérarchique.

En cas de télétravail exceptionnel, les salariés concernés sont informés par tout moyen (ex : lettre, courriel, affichage, réunion).

5.2 Période d’adaptation

Une période d’adaptation de trois mois permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties.

Cette période devant correspondre à une période de travail effectif, elle sera suspendue en cas d’absence du salarié.

Durant cette période, le salarié et/ou sa hiérarchie aura la possibilité de mettre fin par écrit (lettre recommandée ou remise en main propre, ou courriel) et unilatéralement au télétravail moyennant un délai de prévenance de 15 jours sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai. Le salarié reviendra alors exercer son activité professionnelle au sein des locaux.

Le Salarié devra alors restituer l’ensemble des équipements et matériels mis à sa disposition par l’association pour lui permettre d’exécuter ses fonctions depuis son domicile.

À l’issue de cette période d’adaptation, le télétravail conservera un caractère réversible.

5.3 Réversibilité

Passée la période d’adaptation, les parties peuvent chacune demander par écrit (lettre recommandée ou remise en main propre, ou courriel) à revenir à une exécution du contrat de travail sans télétravail, sous réserve de respecter un délai de prévenance d’un mois. Cette demande doit être motivée et ne nécessite pas l’accord de l’autre partie.

En cas de réversibilité à l’initiative de l’employeur, le responsable hiérarchique en motivera les raisons par écrit sur la base des critères d’éligibilité. En cas de réversibilité à l’initiative du salarié, celui-ci devra en informer son responsable hiérarchique par écrit.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, quels qu’en soient la durée et les motifs, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

Le Salarié devra alors restituer l’ensemble des équipements et matériels mis à sa disposition par l’association pour lui permettre d’exécuter ses fonctions depuis son domicile.

En tout état de cause, le salarié dispose d’une priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail correspondant à ses qualifications et compétences professionnelles. La direction informe les salariés en télétravail de tout poste disponible de cette nature.

6. Statut, droits et devoirs du salarié en télétravail

Le Salarié continue de bénéficier des mêmes droits et avantages que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Association.

6.1 Contrôle du temps de travail 

Le salarié en télétravail exerce ses fonctions dans le respect des règles légales et conventionnelles relatives aux durées maximales de travail et au temps de repos, notamment :

• respecter les temps de repos journalier (11h) et hebdomadaire (35h)

• respecter la durée maximale de la journée (temps de travail effectif), soit 10 heures.

Pour contrôler le temps de travail effectué, le salarié complète de manière hebdomadaire un relevé de ses horaires de travail et l'envoie à son supérieur hiérarchique par courriel.

Le salarié en télétravail soumis à un forfait en jours sur l'année exerce ses fonctions dans les mêmes conditions qu'en présentiel dans les locaux de travail et déclare ses jours de télétravail.

6.2 Régulation de la charge de travail 

La charge de travail en télétravail doit être comparable au volume de travail du salarié habituellement effectué dans les locaux de travail.

Le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’horaire habituel et la durée de travail effective effectuée lorsque l’activité est exercée au sein même de l’établissement.

L’AGEP s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’établissement d’appartenance du salarié.

Le responsable hiérarchique du salarié en télétravail doit fixer des critères de résultats équivalents à ceux des salariés en situation comparable qui exercent leur activité dans les locaux de travail.

Il doit assurer un suivi de la charge de travail du salarié et organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail.

Le salarié en télétravail doit alerter sans délai son supérieur s’il devait estimer sa charge de travail excessive.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le(la) salarié(e) est tenu(e) de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

6.3 Temps de travail et plage de disponibilité 

Le courriel d’acceptation du télétravail par le supérieur hiérarchique précisera les plages horaires d’accessibilité pendant lesquelles le salarié pourra être joint par l’association.

En cas de besoin, ces plages de disponibilité peuvent être modifiées, sous réserve d’en informer le salarié au moins 8 jours à l’avance.

Le Salarié devra être joignable à tout moment au cours des plages horaires indiquées dans le courriel indiqué à l’article 5 du présent accord.

Il devra informer l’association de ses absences de quelque nature que ce soit dans des conditions identiques à celles prévues dans son contrat de travail.

Ces plages horaires pourront être fixées au sein d’une amplitude maximale de 8 h à 18 h, dans le respect de la durée maximale journalière et hebdomadaire du temps travail et des temps de repas et temps de pause inclus dans ces plages horaires durant lesquels le salarié ne sera pas joignable.

Pendant les jours de télétravail, le salarié pourra librement organiser son temps de travail sous réserve que durant les plages horaires de référence, le(la) salarié(e) soit joignable de préférence soit sur son téléphone portable professionnel soit par l’intermédiaire d’un logiciel de visioconférence.

Néanmoins, en terme de temps de travail effectif, le(la) salarié(e) veillera à respecter scrupuleusement la durée du travail fixée par son emploi du temps.

Le salarié doit également participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et consulter sa messagerie.

Le(la) salarié(e) reste tenu(e), même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l’association à la demande de son/sa supérieur(e) hiérarchique, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service.

En cas d’action de formation en présentiel, le télétravail est suspendu de fait pendant la durée de la formation.

Il est strictement interdit aux salariés concernés de se connecter et de télétravailler pour le compte de l’Association pendant ses temps de repos et de congés, et d’arrêt de travail. Le non-respect de cette obligation pourra justifier la réversibilité du télétravail.

L'exercice de l'activité de télétravail ne doit pas interférer avec la vie privée du salarié concerné.

6.4 Équipements liés au télétravail.

Le salarié assure la conformité des installations électriques de son domicile et de son lieu de travail et certifie ladite conformité à l’AGEP.

En effet, la conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du salarié qui devra remettre à cet effet, une attestation sur l’honneur de conformité.

Sous réserve de la conformité des installations électriques du lieu où s’exerce le télétravail, l’AGEP fournit au salarié l’équipement et entretient l’ensemble du matériel informatique et de communication permettant l’exercice de ses activités. Une fiche de remise de matériel sera signée par le salarié lors de toute mise à disposition. Il ne pourra être reproché aucun manquement au salarié si l’accès au serveur n’est pas techniquement possible.

Le salarié est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés et d'avertir immédiatement l'Association en cas de panne ou de mauvais fonctionnement.

En cas de télétravail occasionnel ou exceptionnel, le salarié peut utiliser son matériel informatique personnel, sous réserve d'un contrôle de conformité et de l'installation des logiciels de télétravail nécessaires.

Les salariés travailleurs handicapés, ils pourront bénéficier d'un suivi particulier quant à l’adaptation de leur poste de travail à leur domicile, en association avec la médecine du travail.

Le salarié est tenu de respecter la charte informatique applicable dans l'Association. L'utilisation des outils informatiques mis à disposition par l'Association est strictement réservée à des fins professionnelles et ces outils ne doivent pas être utilisés par une autre personne ou à des fins personnelles. Le salarié doit préserver la stricte confidentialité des informations et données contenues dans les outils mis à sa disposition. Tout manquement à ces règles pourra donner lieu à sanction disciplinaire.

6.5 Droit à la déconnexion.

Le salarié en télétravail bénéficie d’un droit individuel à la déconnexion. Le salarié doit veiller à se déconnecter des outils numériques en dehors des horaires et des jours de travail.

6.6 Lieu du télétravail.

Le télétravail est effectué au domicile du salarié, entendu comme sa résidence habituelle. Le salarié doit disposer d'un espace de travail adapté garantissant des conditions d’hygiène et de sécurité. Le salarié doit informer l'employeur en cas de changement de résidence habituelle.

Avec l'accord préalable et exprès de l'employeur, le télétravail peut être effectué dans une autre résidence du salarié ou dans un tiers lieu prédéfini, dès lors qu'ils permettent l'exercice de l'activité professionnelle à distance.

En cas de survenance d’un événement (ex : incendie, problèmes électriques) rendant impropre au télétravail le lieu désigné, le salarié doit en informer son employeur. Le télétravail est alors suspendu.

L’Association s’interdit tout accès intempestif au domicile privé du salarié en télétravail. Dans le cadre de ses obligations en matière de santé et de sécurité au travail, l’employeur peut accéder à l’espace destiné au télétravail du domicile avec l’accord préalable du salarié et sur rendez-vous.

7. Accident du travail

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Le salarié victime d'un accident du travail durant une période de télétravail doit en informer l'Association sans délai par tous moyens.

8. Prise en charge des coûts et frais professionnels

Dans la mesure où la mise en place du télétravail se fera à la demande des salariés(ées), l’AGEP prendra en charge les dépenses d'installation, de fonctionnement et d'entretien des équipements mis à disposition du salarié et versera 2,5€ /jour de télétravail dans le cadre des remboursements de frais professionnels en référence au (BOSS N°1810).

9. Assurance

Le salarié en télétravail doit informer son assureur de l'exercice d'une activité professionnelle à son domicile et fournir à l'employeur une attestation d'assurance multirisque habitation.

10. Entretien annuel - Alerte

Chaque année les salariés concernés par le télétravail seront reçus par leur supérieur hiérarchique lors d’un entretien, qui portera notamment sur les conditions de l’activité de télétravailleur et la charge de travail.

Le salarié devra alerter sans délai son supérieur hiérarchique par écrit : lettre recommandé ou remis en main propre ou courriel, des difficultés de quelle que nature que ce soit qu’il rencontrerait dans l’exécution de ses missions en télétravail. Un entretien sera alors organisé dans les 15 jours de la réception de cette alerte, afin de formaliser des actions correctives. Un nouvel entretien 1 mois au plus tard après le 1^er sera organisé pour faire un bilan des mesures correctives mises en œuvre.

11. Application durée et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il sera soumis à la procédure d’agrément, conformément à l’article L. 314-6 du CASF (Code de l’Action Sociale et des Familles). Il s’appliquera dès le lendemain de son agrément.

12. Suivi de l’accord

Pour la bonne application du présent accord, une commission de suivi sera mise en place.

Elle sera composée des représentants du personnel au CSE titulaires et de deux représentants de l’Association.

Elle sera présidée par un représentant de l’employeur.

La Commission se réunira tous les 2 ans.

Ses missions couvriront notamment les aspects suivants :

• veiller à la bonne application des mesures prévues dans le présent accord et proposer, le cas échéant, les adaptations à y apporter 

• aider à la résolution de ses difficultés d’application ou d’interprétation.

Un compte rendu de ces réunions sera établi et affiché au sein de la l’association.

13. Interprétation de l'accord

Les parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente dans les 45 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune autre forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

14. Dénonciation

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de la DREETS.

Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

15. Publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l'article D.2231-7 du code du travail.

Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Bordeaux (conseil de prud'homme du lieu de conclusion).

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.

Fait à Bordeaux le 24 novembre 2022

En 4 exemplaires originaux

Pour SUD santé sociaux Pour l’AGEP

Le Délégué syndical Le Directeur Général