Accord d'entreprise "Modalités d'accès et d'utilisation des outils numériques par les organisations syndicales à la CARSAT Aquitaine" chez CARSAT - CAISSE D'ASSURANCE RETRAITE ET DE LA SANTE AU TRAVAIL AQUITAINE (Siège)

Accord d’entreprise relatif aux modalités d’accès et d’utilisation des outils numériques par les organisations syndicales à la CARSAT Aquitaine

Entre :

La Caisse d’assurance retraite et de santé au travail d’Aquitaine (CARSAT Aquitaine)

80, Avenue de la Jallère

33053 BORDEAUX CEDEX

Représentée par son Directeur,

Et :

Les organisations syndicales, soussignées :

• CGT

• FO 

• SNETOSSA/CFE-CGC

• SNFOCOS

Il a été conclu le présent accord.

SOMMAIRE

Chapitre 1 - Utilisation des outils numériques d’information et de communication

Article 1. L’accès à l’Intranet et à Internet

Article 2. L’accès aux outils de communication collaboratifs

Article 3. L’accès à la Banque de Données Economiques et Sociales (BDES)

Article 4. La mise à disposition d’une rubrique syndicale sur l’Intranet

Article 4-1 La liberté d’accès à l’information syndicale

Article 4-2 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet

Article 4-3 Le contenu du site syndical

Article 4-4 Les conditions de mise en ligne

Article 5. La mise à disposition de la messagerie

Article 5.1 Les modalités d’utilisation

Article 5.2 La confidentialité des échanges entre les salariés et les organisations syndicales

Chapitre 2 - Le cadre technique d’utilisation

Article 6. Le matériel mis à disposition

Article 7. Le compte utilisateur

Article 8. La capacité des sites et de la messagerie

Article 9. Les règles de maintenance

Chapitre 3 - Les autres outils de communication

Article 10. L’affichage

Article 11. La distribution de tracts

Chapitre 4 - Stipulations diverses

Article 12. Utilisation abusive

Article 13. La durée de l’accord

Article 14. Clause de rendez-vous

Article 15. Conditions de validité de l’accord

Article 16. Formalités de dépôt et de publicité 

PREAMBULE

Dans le cadre de la loi n°2016-1088 du 08 août 2016 dite « Loi Travail » relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, de la loi n°2004-391 du 04 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des outils numériques d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Les modalités d’utilisation des moyens d’information et de communication concernant les membres du Comité Social Economique sont définies dans le cadre de son règlement intérieur.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces outils numériques poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation de ces outils doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte de sécurité et de bonne utilisation des technologies de l’information et de la communication (TIC) de la CARSAT Aquitaine.

En outre, il est précisé que les modalités définies ci-après seront adaptées en accord avec la Direction en cas de situation exceptionnelle justifiant la mise en œuvre du PCA.

Chapitre 1 – Utilisation des outils numériques d’information et de communication

Article 1. L’accès à l’Intranet et à Internet

Dans le cadre de l’utilisation d’Internet, la Direction de la CARSAT Aquitaine donne son accord pour que chaque Organisation Syndicale ayant constitué une section syndicale accède à l’internet selon les mêmes modalités que l’ensemble des salariés de l’organisme (A savoir Profil 4 étendu).

L’utilisation de ce profil et plus généralement l’utilisation d’Internet est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de chaque organisation syndicale étant entendu que la connexion à Internet se fait avec l’identifiant générique propre à chaque organisation syndicale.

Article 2. L’accès aux outils de communication collaboratifs

Afin de faciliter les échanges entre les élus, chaque local syndical est équipé d’un ordinateur sur lequel est installé Skype et TEAMS permettant notamment les réunions en visio-conférence.

Concernant l’utilisation des outils de communication collaboratifs et plus spécifiquement l’utilisation du réseau social d’entreprise, la Charte d’utilisation doit être respectée. La CARSAT Aquitaine rappelle notamment que l’usage de ce réseau social est destiné à des fins professionnelles et que la participation à ce réseau suppose la création d’un compte nominatif personnel.

Article 3. L’accès à la Banque de Données Economiques et Sociales (BDES)

Conformément à l’obligation posée par la loi du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi, la CARSAT Aquitaine met à disposition des membres du Comité Social et Economique et des Délégués syndicaux une BDES informatique.

La BDES est accessible de façon permanente par les personnes bénéficiant d’une habilitation informatique nominative en se connectant exclusivement sur l’équipement informatique mis à disposition de chaque organisation syndicale, du CSE dans le local qui leur est affecté. La connexion se faisant à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe personnel.

Les personnes habilitées sont tenues à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

Son utilisation est soumise au respect des règles en vigueur à la CARSAT Aquitaine posées par la Charte de Sécurité et de bonne utilisation des technologies de l’information et de la communication.

Article 4. La mise à disposition d’une rubrique syndicale sur l’Intranet

En complément des modes de communication et d’information traditionnels légaux tels que les panneaux d’affichage et la distribution de tracts, chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de la CARSAT Aquitaine utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Chaque organisation syndicale s’engage à procéder tous les 2 ans à un archivage de ses publications ou tracts de nature syndicale diffusés dans l’espace dédié sur l’Intranet de la CARSAT Aquitaine selon des règles d’organisation définies par chacun d’elle. Chaque organisation syndicale transmet sa demande par messagerie au Service Communication qui procède à la suppression des publications et tracts de la rubrique.

Article 4-1 La liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de la CARSAT Aquitaine à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, la CARSAT Aquitaine s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.

Article 4-2 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Article 4-3 Le contenu du site syndical

Le contenu du site syndical est librement déterminé par l’organisation syndicale, sous réserve qu’il revêt un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, la rubrique réservée à chaque organisation syndicale ne doit contenir notamment ni injure, ni diffamation ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale émettrice sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de la CARSAT Aquitaine.

Article 4-4 Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la Charte de Sécurité et de bonne utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication en vigueur à la CARSAT Aquitaine.

Chaque mise à jour de la rubrique est transmise au Service Communication qui se charge de la mise en ligne et doit être communiquée simultanément sur la messagerie du Directeur de la CARSAT Aquitaine avec en copie la Directrice Ressources.

Article 5. La mise à disposition de la messagerie

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale bénéficie d’une adresse de messagerie électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de chaque organisation syndicale.

Article 5.1 Les modalités d’utilisation

Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou collectif, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.

Conformément à la règlementation, chaque salarié doit avoir la possibilité de s’opposer à la réception de messages syndicaux. A cet effet, chaque message devra comporter la mention suivante : « si vous ne souhaitez plus recevoir ce type de message, nous en informer par retour de mail ».

Chaque salarié consultant le site d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales de la CARSAT Aquitaine.

Article 5.2 La confidentialité des échanges entre les salariés et les organisations syndicales

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur les organisations syndicales.

Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale sont tenues d’une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elles entretiennent avec les salariés.

Lorsqu’un courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

La CARSAT Aquitaine met en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

Chapitre 2 - Le cadre technique d’utilisation

Article 6. Le matériel mis à disposition

La CARSAT Aquitaine met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale, dans le local qui lui est dédié :

- un micro-ordinateur aux normes de l’organisme,

- un accès à l’offre de service Informatique d’ISI Support BR DoIT (prêt d’un PC portable) sous réserve d’une utilisation raisonnée de ce service par chacune des organisations syndicales,

- une imprimante,

• un pack office bureautique,

• un accès à la messagerie et à l’intranet de la CARSAT Aquitaine,

• un accès à Internet via le réseau de la CARSAT Aquitaine.

• une ligne téléphonique.

Le matériel reste la propriété de la CARSAT Aquitaine. Il est interdit d’utiliser un autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Les produits consommables sont à la charge de l’organisation syndicale toutefois, la CARSAT Aquitaine participe à la fourniture de cartouches d’encre à raison de 2 cartouches d’encre par an et par organisation syndicale.

Lorsqu’une section syndicale cesse d’être représentée au sein de l’organisme, elle s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vider le local mis à sa disposition du matériel lui appartenant.

Article 7. Le compte utilisateur

Chaque organisation syndicale dispose d’un compte utilisateur spécifique pour mener à bien sa mission. Ainsi, chacun des membres d’une section syndicale, lorsqu’il agit pour le compte de celle-ci, doit se connecter avec l’identifiant et le mot de passe du compte de son organisation syndicale.

Article 8. La capacité des sites et de la messagerie

La diffusion des messages doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau et être conforme à la Charte de Sécurité et de bonne utilisation des Technologies de l'Information et de la Communication en vigueur à la CARSAT Aquitaine.

Article 9. Les règles de maintenance

Les organisations syndicales sont soumises, comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes…).

En cas d’incident, elles bénéficieront, comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service Informatique de la CARSAT Aquitaine.

Chapitre 3 – Les autres outils de communication

Article 10. L’affichage

L’affichage des communications syndicales s’effectue librement sur des panneaux réservés à cet usage au siège de la CARSAT Aquitaine et dans les établissements. Ils sont distincts de ceux qui sont affectés aux communications du Comité Social et Economique.

Les documents affichés doivent avoir un contenu syndical et sont soumis au respect du droit de la presse. Ils ne doivent notamment contenir aucune injure ou diffamation ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Un exemplaire de tout document affiché doit être simultanément transmis à la Direction de la CARSAT Aquitaine.

Article 11. La distribution de tracts

Les organisations syndicales de la CARSAT Aquitaine peuvent diffuser des publications et des tracts de nature syndicale.

Ces diffusions sont soumises au respect du droit de la presse. Ils ne doivent notamment contenir aucune injure ou diffamation ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

La Direction donne la possibilité aux organisations syndicales d’accéder à l’offre de la reprographie de la CARSAT Aquitaine pour l’édition des tracts via Cervoprint.

L’outil ne prenant en compte que les demandes nominatives cela suppose que chaque demandeur soit identifié au préalable.

Le délai de réalisation des travaux sera celui en vigueur pour tous les usagers de la CARSAT.

Il est convenu que les frais correspondants aux coûts de la reproduction sont à la charge de l’organisation syndicale.

Chapitre 4 - Stipulations diverses

Article 12. Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, une fois que les signataires ont fait part de leur point de vue, le différend persiste, la Direction peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 13. La durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans à effet du 1^er novembre 2020 sous réserve d’agrément.

L’accord pourra être révisé dans les conditions posées par les Articles L2261-7-1 à L2261-8 du Code du Travail.

Article 14. Clause de rendez-vous

Le présent accord pourra faire l’objet d’un bilan ponctuel à la demande de l’une des parties.

La direction et les partenaires sociaux étudieront annuellement la nécessité de revoir les dispositions du présent accord au moment de la définition du calendrier des négociations.

Article 15. Conditions de validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.

Article 16.  Formalités de dépôt et de publicité 

Une fois signé, le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives et sera transmis pour agrément à la Direction de la Sécurité Sociale avec copie à la Mission Nationale de Contrôle.

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale et à l’UCANSS pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7 du Code de la Sécurité sociale.

L’agrément sera réputé, accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Après agrément, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité auprès de la DIRECCTE, du Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent, de la base de données nationale prévues par les dispositions légales.

Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel sur l’intranet de l’organisme.

Fait à Bordeaux, le 15 juillet 2020

Pour les organisations syndicales,

Directeur

X mandatée par le syndicat CGT

X mandaté par le syndicat FO

X mandatées par le SNETOSSA

x mandaté par le SNFOCOS

Veuillez parafer chaque page du présent accord.