Accord d'entreprise "Accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique à la Carsat Aquitaine dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles des membres du comité social et économique 2023" chez CARSAT - CAISSE D'ASSURANCE RETRAITE ET DE LA SANTE AU TRAVAIL AQUITAINE (Siège)

Accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique

à la Carsat Aquitaine

dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles des membres du comité social et économique 2023

Entre :

La Caisse d’assurance retraite et de santé au travail d’Aquitaine (CARSAT Aquitaine)

80, Avenue de la Jallère

33053 BORDEAUX CEDEX

Représentée par son Directeur,

Et :

Les organisations syndicales, soussignées :

• CGT

• FO

• SNETOSSA/CFE-CGC

• SNFOCOS

Il a été conclu le présent accord.

Préambule 

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la CARSAT Aquitaine pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique qui sera organisée en 2023, conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du Travail et R2314-5 et suivants et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du Décret n°2007-602 du 25 avril 2007.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges annexé. Conformément aux dispositions de l’article R2314-5 du Code du Travail il sera publié sur l’intranet de l’organisme.

Le vote électronique permettra notamment :

• D’assurer le déroulement du vote malgré les contraintes liées à la crise sanitaire,

• Des possibilités de vote assouplies en termes de délais, de lieux de vote, d’amplitude horaire, ...

• Un dépouillement informatisé immédiat et fiable avec des résultats instantanés mis en forme et publiables,

• De pallier des aléas postaux,

• Un gain de temps dans la procédure électorale tout en respectant le cadre règlementaire et la traçabilité des différentes étapes du vote.

Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.

Il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique seront définies dans le protocole d’accord préélectoral qui mentionnera la conclusion du présent accord, le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

SOMMAIRE

Article 1 – Principe du recours à un prestataire

Article 2 – Modalités d’organisation des opérations de vote

Article 3 – Déroulement des opérations de votes

3.1 Transmission d’une notice d’information

3.2 Matériel de vote – Codes confidentiels

3.3 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

3.4 Modalités de vote

3.5 Déroulement du vote

Article 4 – Consultation de la participation

Article 5 – Le scellement

Article 6 – Assistance aux utilisateurs

Article 7 – Matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur professionnel

Article 8 – Assistance aux personnes ne pouvant pas voter seules

Article 9 – Bureau de vote

Article 10 – Dépouillement

10.1 Procédure de dépouillement

10.2 Signature et conservation des listes d’émargement

Article 11 – Formalités

Article 12 - Conditions de validité de l’accord

Article 13 – Entrée en vigueur et durée du protocole d’accord

Article 14 - Suivi du dispositif

Article 15 – Formalités de dépôt et de publicité

Annexe : Cahier des charges du système de vote.

Article 1 – Principe du recours à un prestataire

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société PARAGON dont le siège social est 39 rue des Rivières St Agnan 58200 COSNE SUR LOIRE, ci-après dénommé le « prestataire », spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l’UCANSS.

Le prestataire s’engage à répondre au cahier des charges établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du Code du Travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du Décret n°2007-602 du 25 avril 2007, annexé au présent protocole. Il sera tenu à la disposition des salariés au Secrétariat de la Direction Ressources et sera diffusé sur l’intranet de l’organisme.

A la demande de la Carsat Aquitaine, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 2 – Modalités d’organisation des opérations de vote

Le Comité Social et Economique étant mis en place au niveau de l’organisme et afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour du scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Les listes électorales seront établies par la Carsat Aquitaine et transmises au prestataire sous sa responsabilité. Elles mentionneront les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance et collège d’appartenance.

Seront également transmis au prestataire l’adresse postale, l’email des électeurs professionnel ou personnel pour les électeurs absents, le département de naissance et les 4 derniers chiffres du numéro de sécurité sociale afin de pourvoir à tout type d’envoi.

Ces fichiers auront pour finalité de délivrer et de faire parvenir à chaque électeur un moyen d’authentification qui lui permettra de s’identifier et de prendre part au vote et de compléter la liste d’émargement.

Article 3 – Déroulement des opérations de votes

3.1 Transmission d’une notice d’information

Chaque salarié sera informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette notice sera transmise par le Prestataire par courrier à l’adresse personnelle du salarié et par courriel à l’adresse électronique du salarié à l’occasion de l’envoi de chaque moyen d’authentification.

L’envoi de cette notice d’information sera réalisé conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

3.2 Matériel de vote – Codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra un moyen d’authentification confidentiel composés d’un code d’accès et d’un mot de passe générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’organisme.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera réalisé par le prestataire en deux envois séparés par courrier simple à l’adresse personnelle du salarié et par courriel à l’adresse mail professionnelle du salarié ou à l’adresse mail personnelle pour les salariés absents communiquée par les salariés à l’employeur.

L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

De nouveaux codes seront générés pour le deuxième tour à une date fixée conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

Pour les deux tours d’élections, lors de la connexion, un troisième identifiant, dit Code défi, consistant en une question dont le salarié est le seul à connaître la réponse excluant date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers sera demandé au salarié. Ce code défi sera le département de naissance.

3.3 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire, située en France, disponible 24h/24h et 7j/7j ou se déclarer en ligne à l’aide d’un formulaire à compléter. L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms, prénoms, son département de naissance et les 4 derniers chiffres de son numéro de sécurité sociale incluant la clé.

3.4 Modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats, des logos et des professions de foi conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs à la Direction Ressources. Les professions de foi pourront comporter des photos, une URL, seront transmises au format pdf, devront tenir sur une feuille A4 recto verso soit 2 pages et utiliser la typographie arial. La taille des fichiers ne devra pas dépasser 5 Mo.

Les listes seront présentées à l’écran selon un ordre défini par tirage au sort qui sera organisé pour chacun des collèges selon des modalités définies dans le protocole préélectoral.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

3.5 Déroulement du vote

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant toute la période du scrutin prévue par le protocole préélectoral. Ils pourront le faire de n’importe quel support possédant Internet (ordinateur, tablette et smartphone), sur tous les navigateurs possibles, de leur lieu de travail et/ou à distance d’un lieu de leur choix.

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse fournie par le prestataire : https://carsat-aquitaine.paragon-election.com.

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse du navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant (dit Code défi).

Ces moyens d’authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires puis les suppléants.

Il pourra procéder à son choix :

• Choisir une liste complète,

• Raturer des candidats en décochant la case devant le nom du candidat,

• Voter blanc. Le vote est considéré blanc si tous les candidats sont raturés.

Le choix de l’électeur lui sera rappelé par la suite et pourra être modifié avant confirmation finale.

A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Si un problème technique survenait empêchant l’électeur de recevoir l’accusé réception, ce-dernier aura la possibilité de se reconnecter sur le site de vote pour s’assurer de la prise en compte de son vote en visualisant la date et l’heure de prise en compte de son vote. Dans le cas contraire, l’électeur aura accès aux scrutins pour lesquels il n’a pas encore voté.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 4 – Consultation de la participation

Seuls le Bureau de vote, les personnes habilitées par la Direction de la Carsat Aquitaine, les représentants des organisations syndicales ayant présenté une liste de candidats seront autorisés à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l’ouverture du vote électronique et après descellement / dépouillement. Il sera formellement interdit d’utiliser ces données à des fins de propagande électorale.

Aucun accès à des résultats partiels ne sera possible.

Par ailleurs la liste d’émargement ne sera accessible pendant la durée du scrutin qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du scrutin. Dans ce cadre, il sera formellement interdit d’utiliser ces données à des fins de propagande électorale. Il est à préciser notamment que des irrégularités commises dans l’organisation et le déroulement du scrutin peuvent constituer une cause d’annulation des élections.

Pour rappel, le rôle du bureau de vote est limité aux opérations de contrôle de déroulement du scrutin. Il peut seulement consigner les irrégularités constatées au procès-verbal des élections, mais ne peut en aucun cas en apprécier les conséquences sur le scrutin. Seul le tribunal judiciaire est compétent pour prononcer l’annulation des élections.

Un dispositif de relance sera prévu pendant la période du scrutin selon des modalités définies dans le protocole pré-électoral.

La date de fin de propagande électorale sera précisée dans le protocole préélectoral.

Article 5 – Le scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera en distanciel sur le système de vote électronique et sur les dispositifs de scellement avant l’ouverture du système de vote les membres du CSE (Titulaires et Suppléants), les membres du bureau de vote, les représentants de liste et un correspondant des ressources humaines.

Le scellement des urnes opéré par le bureau de vote se déroulera en présentiel.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichier candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),

• Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

• Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Article 6 – Assistance aux utilisateurs

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur.

Cette cellule comprendra des représentants du prestataire, les membres du bureau de vote, des représentants de la Direction et des représentants des organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats.

Les membres de la cellule d’assistance sont soumis à une obligation de neutralité dans la mesure où ils procèdent aux opérations de contrôle.

Le représentant du prestataire sera chargé de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

La cellule d’assistance technique :

• Procède avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• Procède avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé,

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place par le prestataire.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 – Matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur professionnel

Durant chaque tour de scrutin, un équipement sera mis à disposition pour les électeurs non équipés selon les modalités fixées par le protocole préélectoral.

Cet équipement permettra à tout électeur de procéder au vote électronique.

Article 8 – Assistance aux personnes ne pouvant pas voter seules

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

Article 9 – Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote composé au minimum de 3 membres à savoir d’un Président et de 2 assesseurs contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La composition du bureau de vote sera définie dans le protocole préélectoral.

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entrainera aucune réduction de salaire.

A ce titre :

• Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les 4 clés de chiffrement seront générées complétée de la génération automatique de 2 clés de secours qui seront transmises dans le coffre-fort électronique d’un huissier. Les clés de secours seules ne permettront pas le descellement de l’élection,

• Ils contrôleront le déroulement du vote au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,

• Ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,

• Ils participeront à la séance de dépouillement au cours de laquelle :

  • Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,

  • Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote et/ou le site de gestion du vote avec des identifiants dédiés :

• Les listes d’émargement,

• Les listes de candidats et les professions de foi,

• La composition du Bureau de vote,

• L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,

• Le journal des évènements.

Article 10 – Dépouillement

10.1 Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu par en présentiel en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

Après saisie par les membres du Bureau de vote des clés de déchiffrement, 2 clés valides sur 4 pouvant inclure 1 des clés de secours, seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué même si le quorum n’est pas atteint afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

10.2 Signature et conservation des listes d’émargement

A l’issue du dépouillement les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.

Article 11 – Formalités

Le prestataire s’engage à ce que le dispositif réponde aux exigences de la CNIL.

L’employeur veillera à l’enregistrement du dispositif de vote électronique dans son registre des activités de traitement et d’autre part à la conformité du traitement des données personnelles au RGPD (données collectées strictement nécessaires aux finalités poursuivies, information et consentement des salariés, etc...). Le prestataire fournira à cet effet tous les éléments nécessaires à la complétude de la fiche.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 12 - Conditions de validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.

Article 13 – Entrée en vigueur et durée du protocole d’accord

La date d’entrée en vigueur du présent protocole sera la date de son agrément par les autorités de tutelle.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire à l’organisation des élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social Economique de 2023.

Il prendra fin de plein droit à l’arrivée de son terme, et cessera de produire tout effet à cette date.

Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

Article 14 – Suivi du dispositif

Les parties conviennent d’établir un bilan du dispositif à l’issue des élections.

Article 15 – Formalités de dépôt et de publicité

Une fois signé, le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives.

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale et à l’UCANSS pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7 du Code de la Sécurité sociale.

L’agrément sera réputé, accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Après agrément et conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera déposé :

• auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent,

• sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

Le présent protocole fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel sur l’intranet de l’organisme.

Fait à Bordeaux, le 19 octobre 2022

Pour les organisations syndicales, ...

Directeur

M. syndicat CGT

M. syndicat FO

Mme syndicat SNETOSSA/CFE-CGC

M. syndicat SNFOCOS

Veuillez parafer chaque page du présent accord.

ANNEXE A L’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DE L’ORGANISATION DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE 

CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Etabli sur la base du cahier des clauses administratives particulières 18/AC/22 relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique par internet pour les élections au sein des organismes de sécurité sociale)

1. Respect des exigences règlementaires

Au regard des exigences de la CNIL

Le prestataire et son système de vote devra répondre aux exigences de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), délibération n°2010-371 du 21 octobre 2012 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique :

• Assurer la disponibilité des fonctionnalités du vote électronique,

• Protéger les informations personnelles des électeurs,

• Protéger le secret du vote garantissant l’anonymat et la confidentialité,

• S’assurer que les résultats partiels ne soient pas établis de manière anticipée,

• Garantir des résultats fiabilisés,

• Garantir que tous les électeurs puissent voter, en se faisant assister le cas échéant,

• Assurer la traçabilité de toutes les opérations réalisées sur la plateforme de vote,

• Garantir et contrôler la sécurité des flux et des échanges de données, l’accessibilité sur tous les systèmes d’exploitation et sur tous les navigateurs utilisés par les électeurs ainsi que l’intégrité du système en permanence.

Le prestataire devra produire le rapport d’expertise détaillé concluant à la conformité de leur solution technique avec les recommandations de la délibération n°2010-317 du 21 octobre 2010.

Le prestataire devra également attester qu’il répond à la délibération n° 2017- 019 du 19 janvier 2017 relative aux identifiants d’authentification. En sus du couple identifiant/mot de passe, transmis séparément en deux envois distincts, il est demandé au prestataire de préciser dans son offre qu’une autre question de sécurité sera demandée à la connexion pour renforcer l’authentification de l’utilisateur. Les identifiants d’accès seront envoyés par voie postale au domicile des électeurs.

Un dispositif spécifique de renvoi sera prévu dans le protocole préélectoral en cas de perte ou de non-réception des identifiants d’accès.

Le vote électronique par Internet est encadré et respecte les grands principes électoraux, notamment le secret et la liberté du vote.

Aux termes de la délibération n°2016-071 du 17 mars 2016, la CNIL a considéré que le label E-vote est conforme à ses recommandations : dans le cadre du programme de Fidélisation des Tiers de Confiance 5FNTC), le label E-vote a pour objectif de permettre aux utilisateurs de vote électronique par Internet de s’assurer que la solution est fiable et répond aux exigences de la CNIL en termes de sincérité et de confidentialité du scrutin.

La solution devra faire l’objet d’une expertise indépendante, elle doit permettre de garantir le bon fonctionnement du système de vote, l’efficacité des mesures de sécurité mises en œuvre, la confidentialité et l’anonymat du vote.

Au regard du CSE :

Devront être respectées :

• Les exigences de l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales,

• Aussi, les exigences du Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et économique.

Au regard du Code du Travail :

Le prestataire assurera que sa solution répond à toutes les dispositions du code du travail relatives aux élections professionnelles, notamment les articles R2314-10 sur les données relatives aux électeurs inscrits et à leur vote, aussi les articles R2314-12 et R2324-8 relatifs aux moyens de vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

Les principes généraux du droit électoral devront être strictement respectés à savoir : intégrité du vote, anonymat et sincérité du vote, unicité du vote et confidentialité.

2. Respect des exigences fonctionnelles et techniques

Le système de vote électronique par internet répondra aux exigences fonctionnelles suivantes :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité des votes,

• S’assurer de l’unicité des votes au sein de l’organisme,

• S’assurer de l’anonymat des votes et la confidentialité de l’ensemble des données,

• S’assurer de la confidentialité et le respect du secret des votes électroniques,

• Permettre la publicité du scrutin ainsi que la proclamation des résultats,

• Permettre la mise à disposition de l’ensemble des résultats des votes à l’UCANSS.

La solution devra être développée en mode Saas (Service as a software) et hébergée en France. Elle sera accessible aux électeurs 24heures/24, sur tout support possédant Internet (ordinateur, tablette et smartphone), sur tous les navigateurs possibles, et ce durant toute la période d’élection prévue par l’organisme. Une assistance technique sera également prévue sur toute la durée du processus de vote, pilotée par le chef de projet en charge du suivi des prestations.

La solution devra être intégralement en langue française et personnalisable selon la charte graphique de l’organisme bénéficiaire.

3. Réunion de cadrage

La Carsat Aquitaine et le prestataire se rencontreront pour une réunion de planification de l’élection afin d’échanger ensemble à minima sur :

• L’instance concernée et les modalités à mettre en œuvre,

• La composition de l’équipe projet au sein de l’organisme et du prestataire,

• La formalisation du processus de vote et la méthodologie à chaque étape,

• La formalisation du planning,

• La formation à la solution de vote pour les gestionnaires désignés au sein de l’organisme.

La déléguée à la protection des données de la Carsat Aquitaine pourra assister à cette réunion.

Les dispositifs de vote électronique n’ont plus à être déclarés à la CNIL depuis le 25 mai 2018, date d’entrée en application du RGPD. La Carsat Aquitaine devra inscrire le vote électronique dans son Registre d’activité de traitement. Le prestataire fournira à cet effet tous les éléments nécessaires pour faire la fiche.

Tout autre sujet indispensable au bon déroulement de l’élection devra être mentionné lors de cette rencontre.

4. Paramétrage général de la solution de vote

Le prestataire met à disposition de la Carsat Aquitaine un ensemble de deux serveurs distincts dédiés au vote électronique par internet pour la durée totale de l’élection conformément au Code du Travail. Un système informatique pour le fichier des électeurs et un pour le contenu de l’urne électronique.

Le paramétrage sera strictement conforme aux exigences règlementaires, fonctionnelles et techniques précisées aux points 1 et 2 de cette annexe.

La Carsat Aquitaine transmettra tous les référentiels électoraux au prestataire pour paramétrage dans le système de vote électronique. Le prestataire précisera s’il dispose d’un outil sécurisé et sûr de collecte de l’ensemble des documents, de façon centralisée.

Le prestataire mettra à disposition de la Carsat Aquitaine deux plateformes distinctes, une pour les électeurs et une autre pour les gestionnaires de l’élection dont les fonctionnalités seront différentes.

Le prestataire détaillera le déploiement d’une cellule d’assistance technique à destination des électeurs et des gestionnaires.

Avant l’ouverture du vote, des tests seront effectués par le prestataire et les gestionnaires afin de, a minima :

• S’assurer que tous les documents sont intégrés et sont consultables en ligne,

• S’assurer que l’urne est bien vide, scellée et chiffrée avant le vote,

• Vérifier si le dépouillement fonctionne.

Suite aux tests, le titulaire devra mettre en œuvre les mesures correctives le cas échéant (d’ordre règlementaire et/ou technique) puis le système pourra être scellé.

Les membres du bureau de vote électronique seront détenteurs des clés de chiffrement et déchiffrement de l’urne électronique. Les membres du bureau de vote procèdent au scellement du système de vote, de la liste des candidats, des listes électorales, des dates d’ouverture et de fermeture du vote et du système de dépouillement. La solution doit pouvoir mettre en évidence que les données sont scellées.

Le prestataire est garant de la mise à disposition et du paramétrage du système de vote, ainsi que de sa bonne utilisation sur la durée totale de l’élection, toutes étapes comprises de la planification à la clôture.

Les électeurs disposeront d’une notice d’information transmise lors de l’envoi des identifiants pour présentation de la solution de vote électronique et guide d’utilisation.

Tout utilisateur pourra contacter la cellule d’assistance technique tout au long de la durée de l’élection.

Au cours des opérations de vote, le prestataire est garant du bon fonctionnement du système de vote et interviendra pour tous dysfonctionnement du système de vote et interviendra pour tous dysfonctionnements ou anomalies rencontrés dans l’usage de la plateforme Electeurs ou Gestionnaires. Chaque utilisateur avertira le prestataire via la cellule d’assistance technique déployée. Le gestionnaire remontera toute panne ou tout évènement susceptible d’engendrer des risques pour la protection des données du vote.

Le système de vote électronique doit permettre de prouver, a minima que :

• Le scellement est resté fiable pendant l’ouverture du scrutin,

• Le vote est anonyme,

• La liste d’émargement ne comprend bien que les électeurs qui ont voté,

• L’urne ne contient bien que les votes relatifs à l’élection en cours,

• Le journal de traçabilité des actions est fiable et horodaté.

5. Dépouillement

La clôture du scrutin se fera automatiquement à la date donnée au protocole préélectoral.

Le dépouillement sera réalisé de façon automatique par les membres du bureau de vote grâce à la saisie des clés de déchiffrement.

Le système de vote effectuera les calculs nécessaires à la proclamation des résultats : calculs détaillés d’affectation des sièges, représentativité, production des procès-verbaux.

6. Archivage de l’ensemble des données

L’ensemble des données et résultats issus du scrutin seront stockés sur un coffre-fort électronique prévu par le prestataire pendant toute la durée légale du recours, puis détruites selon le calendrier défini.