Accord d'entreprise "Accord sur le droit à la déconnexion" chez MUTUALITE FRANCAISE DE LOT ET GARONNE (Siège)

ACCORD SUR LE DROIT A LA DECONNEXION

Entre :

La Mutualité Française de Lot et Garonne dont le siège social est situé, 70 avenue d'Italie CS 20086 47031 AGEN Cedex., représentée par son Président, ...

D'une part,

Et :

L'organisation syndicale Confédération Française des Travailleurs Chrétiens (CFTC), représentée par sa Déléguée Syndicale, …,

L'organisation syndicale Confédération Générale du Travail (CGT), représentée par sa Déléguée Syndicale, …,

D'autre part,

Préambule

Dans le cadre de la négociation sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail les partenaires sociaux ont convenu du présent accord, lequel a pour objet de réguler l’utilisation des outils numériques afin d’assurer le respect, d’une part, des temps de repos et congé des salariés de l’entreprise et, d’autre part, de leur vie personnelle et familiale avec leurs contraintes professionnelles et de préserver leur santé.

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION

Sauf exception expressément visée par la présente charte, les dispositions de celle-ci s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise utilisant des outils numériques dans le cadre de leur activité professionnelle, y compris aux salariés dont la durée du travail est organisée dans le cadre de conventions de forfaits en jours sur l’année.

ARTICLE 2 : GARANTIE D’UN DROIT A LA DECONNEXION

En dehors de ses périodes habituelles de travail, tout salarié de l’entreprise bénéficie du droit de se déconnecter des outils numériques mis à sa disposition par l’entreprise.

L’effectivité de ce droit suppose une régulation de l’utilisation des moyens de communication électroniques par les émetteurs et par les receveurs de messages électroniques et téléphoniques, dans le cadre défini par l’entreprise favorisant cette utilisation régulée.

Sauf en cas d’urgence, ou de nécessité impérieuse de service, le salarié veillera, pendant ses temps de repos, de congés, et plus généralement pendant toute période de suspension du contrat de travail quelle qu’en soit la nature, à ne pas utiliser, pour exercer une activité professionnelle, les outils numériques professionnels mis ainsi à sa disposition ni à se connecter au réseau professionnel par quelque moyen que ce soit.

Pendant ces périodes, le salarié n’est également pas tenu, sauf en cas d’urgence, ou de nécessité impérieuse de service, identifié dans l’objet de la communication, de répondre aux appels et différents messages qui lui sont destinés.

Le collaborateur ne peut subir aucune conséquence immédiate ou différée liée à l’exercice de son droit à la déconnexion.

ARTICLE 3 : RECIPROCITE DE LA GARANTIE DU DROIT A LA DECONNEXION

Chaque salarié doit veiller au respect de son droit propre à la déconnexion mais également à celui des autres salariés de l’entreprise.

Ainsi, sauf en cas d’urgence, ou de nécessité impérieuse de service, il est souhaitable de ne pas contacter, sous quelque forme que ce soit, un autre salarié de l’entreprise en dehors de ses horaires de travail.

ARTICLE 4 : OCTROI D’UN MATERIEL PERMETTANT UN ACCES A DISTANCE A LA MESSAGERIE PROFESSIONNELLE

Seuls les salariés pour lesquels un accès à la messagerie professionnelle à distance est nécessaire se verront attribuer un matériel permettant cet accès ou comportant un paramétrage l’autorisant.

ARTICLE 5 : UTILISATION RAISONNEE DES OUTILS NUMERIQUES

Article 5-1 : Valorisation des modes alternatifs de communication en interne

L’entreprise souhaite valoriser toutes les formes d’échanges entre les salariés. L’utilisation des outils numériques ne doit pas devenir le seul vecteur d’échange et se substituer à toute autre forme d’échange.

Lorsque cela est possible, et sauf si la conservation d’une trace écrite est nécessaire au traitement et/ou au suivi des dossiers, les salariés sont donc encouragés à recourir à des modes de communication alternatifs (appel téléphonique, visites, réunions physiques sans consultation de la messagerie, messagerie instantanée pour des échanges bilatéraux rapides, utilisation d’un réseau social d’entreprise pour les documents à partager) afin notamment d’éviter l’émergence de situations d’isolement et le risque de multiplication excessive de communications hors temps de travail.

Dans ces conditions, la communication par courrier électronique doit être subsidiaire et n’être utilisée qu’en l’absence d’autre mode de communication plus adapté.

Article 5-2 : Rationalisation de la communication numérique

De façon générale, avant de recourir à une communication utilisant les voies numériques, chacun devra analyser la finalité et l’objet de cette utilisation et devra s’assurer de :

• délivrer une information utile

• au bon interlocuteur

• sous une forme respectueuse pour le destinataire

Article 5-3 : Rationalisation de l’utilisation de la messagerie électronique

• Envoi différé de courrier électronique

Afin de garantir le droit à la déconnexion, sauf urgence ou nécessité impérieuse de service, les salariés de l’entreprise sont encouragés à utiliser la fonction « d’envoi différé » des courriers électroniques.

• Pop-up de prévention

Lorsqu’un salarié envisagera l’envoi d’un courrier électronique sur la période horaire suivante 19h-7h30, (en semaine) et durant les week-ends ou les jours fériés, un pop-up apparaîtra afin de sensibiliser le salarié sur la pertinence de cet envoi et à prendre position, après réflexion, sur la nécessité de celui-ci.

Si l’émetteur du courrier considère que la situation, par principe non habituelle, impose une réponse urgente de son destinataire, il indique, dans le message d’une part, de façon synthétique, la nature de l’urgence et d’autre part l’échéance souhaitée pour son traitement.

• Contenu et destinataires des courriers électroniques

Le champ « objet » des courriers électroniques doit être clairement identifié.

Il convient également d’éviter les courriers électronique longs et / ou appelant des réponses quasi instantanées.

Par ailleurs, les courriers électroniques doivent être adressés au nombre le plus limité possible de personnes, au regard de son objet et de son contenu. L’usage de la fonction « Répondre à tous » devra être aussi limité que possible.

• Message d’absence

Préalablement à toute absence prévisible du salarié, un message sera envoyé aux interlocuteurs habituels, y compris le siège, afin de prévenir de la prochaine absence et sa durée.

En outre, les messageries électroniques se verront ajouter un message informant ses interlocuteurs :

• de son absence ;

• de la date prévisible de son retour ;

• des personnes auxquelles ils peuvent s’adresser durant cette absence.

Le message d’absence devra être formulé ainsi : « Je suis absent jusqu’au …, / Je ne prendrai connaissance de votre courrier électronique qu’à mon retour. »

« Pendant la durée de mon absence, vous pouvez vous adresser à … à l’adresse suivante … »

L’entreprise et le salarié s’engagent à veiller au respect des repos hebdomadaire et quotidien ainsi qu’au repos lié aux congés payés.

• Téléphone mobile professionnel

Afin de garantir le droit à la déconnexion, sauf urgence ou nécessité impérieuse de service, les salariés de l’entreprise dotés d’un téléphone mobile professionnel basculeront sur messagerie en dehors des heures de travail habituels, les week–end et durant les congés ou absences. La messagerie devra annoncer la date de retour du salarié.

Article 5-4 : Appréciation des situations par les salariés

Le salarié émettant un message numérique doit avoir conscience de son éventuel impact sur les repos et congés de son destinataire. Lorsque l’émission d’un message est réalisée en dehors des jours et heures habituelles d’activité professionnelle, plus spécifiquement les week-ends, les jours fériés, l’émetteur doit apprécier l’urgence et la nécessité du message.

ARTICLE 6 : FORMATION ET SENSIBILISATION

Article 6-1 : Rôle des managers

Compte tenu de leurs fonctions et de leur rôle d’exemplarité, tous les managers de salariés ou d’équipes de salariés de l’entreprise sont incités à adopter une attitude conforme aux principes de la présente charte.

En cas de constat d’envoi de courriers électroniques tardifs en dehors de situations d’urgence ou de nécessité impérieuse de service, les managers pourront signifier à l’expéditeur que c’est une pratique non conforme à la présente charte.

Des horaires théoriques de travail, à l’intérieur desquels les managers pourront solliciter leur équipe par courrier électronique, pourront être fixés. Cette pratique ayant pour objet de permettre aux managers d’adapter au mieux la charge de travail et de respecter les temps de repos quotidiens et hebdomadaires.

Les entretiens d’évaluation annuels aborderont désormais la thématique du droit à la déconnexion et des conditions dans lesquelles ce droit est appliqué auprès des salariés placés sous sa responsabilité.

Article 6-2 : Actions d’information, de formation et sensibilisation du personnel

Des actions d’information, de formation et de sensibilisation seront mises en place au sein de l’entreprise, à destination des salariés et du personnel d'encadrement et de direction, au droit à la déconnexion et à un usage raisonnable et régulé des outils et moyens de communication numériques.

Un affichage sur les différents sites de l’entreprise, notamment en salle de réunion, sera effectué pour rappeler à tous la nécessité de se déconnecter du réseau professionnel en dehors des périodes habituelles de travail.

Article 6-3 : Communication de la charte

La présente charte est mise à disposition du personnel au secrétariat de l’entreprise. Elle sera également :

• affichée au sein des différents locaux de l’entreprise ;

Elle est remise à chaque salarié concerné lors de son embauche.

ARTICLE 7 : BILAN

Un bilan annuel des effets des dispositions de la charte sera effectué.

Afin de réaliser ce bilan, une étude du flux des courriers électroniques et de leur répartition temporaire sera réalisée.

Sous réserve de la disponibilité de l’information via le support technique (fournisseur du lien de messagerie), un bilan quantitatif pourra être effectué par poste concerné, afin de détecter une surconsommation quotidienne, hebdomadaire et mensuelle supérieure à une utilisation anormale des outils numériques le soir ou les week-ends. Si un usage trop intensif de ces outils était avéré, des mesures préventives et correctives, basées sur l’analyse de l’organisation du travail, pourront être proposées par l’employeur ou son représentant.

Ce bilan sera communiqué aux organisations syndicales représentatives lors des négociations relatives sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail et/ou en CHSCT.

ARTICLE 8 : PROTECTION DES DONNEES ET CONFIDENTIALITE

En cas de connexion en dehors des heures habituelles de travail, dans les conditions précitées, les salariés devront respecter les principes applicables qu’il s’agisse de la protection des données informatiques, y compris pour les modalités d’accès, de durée de conservation et de stockage des informations.

ARTICLE 9 : SANCTIONS EN CAS DE MANQUEMENT

Les manquements à la présente charte pourront le cas échéant donner lieu à d’éventuelles sanctions disciplinaires conformément à la nature et l’échelle des sanctions prévues par le règlement intérieur.

ARTICLE 10 : SUIVI DE L’ACCORD

Un suivi de l’accord est réalisé par l’entreprise et les organisations syndicales signataires de l’accord à l’occasion de la négociation sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail.

ARTICLE 11 : ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L'ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entre en vigueur le lendemain de son dépôt.

ARTICLE 12 : ADHESION

Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

ARTICLE 13 : INTERPRETATION DE L'ACCORD

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 3 mois suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

ARTICLE 14 : CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

Les parties signataires s’engagent à se rencontrer tous les 3 ans suivant l’application du présent accord en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai 1 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

ARTICLE 15 : REVISION DE L’ACCORD

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision courrier recommandé avec accusé de réception.

ARTICLE 16 : DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

ARTICLE 17 : COMMUNICATION DE L'ACCORD

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

ARTICLE 18 : DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues par les dispositions légales et règlementaires applicables au jour de sa signature.

ARTICLE 19 : ACTION EN NULLITE

Conformément aux dispositions de l’article L. 2262-14 du code du travail, toute action en nullité de tout ou partie du présent accord doit, à peine d'irrecevabilité, être engagée dans un délai de deux mois à compter :

• de la notification de l'accord aux organisations disposant d'une section syndicale dans l'entreprise ;

• de la publication de l'accord prévue à l'article L. 2231-5-1 dans tous les autres cas.

ARTICLE 20 : TRANSMISSION DE L’ACCORD A LA COMMISSION PARITAIRE PERMANENTE DE NEGOCIATION ET D’INTERPRETATION DE BRANCHE

Après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, la partie la plus diligente transmettra cet accord à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de branche et en informera les autres parties signataires.

ARTICLE 21 : PUBLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Agen, le 18/01/2019

En 5 exemplaires originaux

Pour La Mutualité Française de Lot-et-Garonne Pour les Organisations Syndicales

Le Président

… …

CGT

…

CFTC