Accord d'entreprise "Accord collectif relatif à la mise en place du vote électronique pour l'élection du Comité Social et Economique au sein de l'Association SOLINCITE" chez SOLINCITE (Siège)

Accord collectif relatif à la mise en place du vote électronique pour l’élection du Comité Social et Economique au sein de l’Association SOLINCITE

Entre les soussignés :

L’association SOLINCITE, sis 113 Chemin des Fêtes 47350 ESCASSEFORT, représentée par son Président en la personne de

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’association représentées par :

• , délégué syndical CGT

• , déléguée syndicale CFDT

D’autre part,

Il a été arrêté ce qui suit :

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des membres de la délégation du personnel au CSE, le vote électronique par Internet.

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 qui a ouvert la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles et prend en compte les dispositions qui ont permis de préciser et sécuriser les conditions et modalités de vote par voie électronique pour ces élections, à savoir :

• le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 ;

• l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret précité ;

• la délibération n°2010-371 de la CNIL du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social, et à la sécurisation des parcours professionnels, dite “loi travail”.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux qui est NEOVOTE.

Article 1 : Principe

Pour les élections des CSE, seule est retenue comme modalité de vote, le vote électronique. Le vote à bulletin secret sous enveloppe est donc totalement exclu.

Le vote électronique est possible à distance.

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, le protocole d’accord préélectoral, définira – conformément au dispositif légal - notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et le déroulement des opérations électorales.

Déclaration CNIL

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’association de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Respect des dispositions relatives au RGPD

L’association se conformera aux dispositions relatives à la protection générale des données issues de la loi du 25 mai 2018.

Pour cela, elle s’engage à :

• Inscrire le fichier créé à l’occasion des élections dans le Registre des activités de traitement tenu par l’association;

• Informer sur leur demande les électeurs des conditions dans lesquelles leurs données sont traitées.

• Prévoir des mesures de sécurité adaptées au regard des risques, dans le cadre des règles de sécurité existantes en la matière.

Formation au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

• D’autre part du décret n° 2017-1819 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décret et arrêté en vigueur.

Cellule d’assistance technique

L’association met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’association et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 2 : Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur sans lien hypertexte et sur une page.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format minimum.

Article 3 : Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Article 4 : Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• Par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 5 : Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle ou personnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

Article 6 : Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’association, date de naissance, collège, établissement ou service;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, établissement ou service, moyen d’authentification, adresses des salariés ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, établissement ou service ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'association et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

Article 7 : Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence (obligatoire) des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 8 : DATE, DUREE D’APPLICATION

Le présent accord est valable pour la durée des scrutins du renouvellement des élections prévues en janvier 2023 du CSE.

L’accord expirera en conséquence à l’issue de ce processus électoral, sans autres formalités et ne sera pas tacitement renouvelé.

Révision

Toute disposition modifiant le présent accord fera l’objet d’un avenant de révision conclu conformément aux articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail entre les parties signataires ou qui y ont adhéré conformément aux dispositions de l’article L.2261-3 du code du travail.

L’avenant portant révision donnera lieu aux formalités de dépôt définies aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.

Dépôt - publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail appelée « TéléAccords » et accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Le présent accord sera également déposé auprès du Conseil de prud’hommes du lieu de signature.

Il fera l’objet, par ailleurs, d’un affichage destiné à assurer l’information de l’ensemble du personnel.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Fait à Escassefort, le 21 Octobre 2022, en quatre exemplaires avec sept pages

Pour la Direction –
Délégué Syndical CGT –
Déléguée Syndicale CFDT –