Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au conseil ainsi que pour les élections professionnelles de 2022" chez CAISSE PRIMAIRE ASSUR MALADIE (Siège)

Protocole d’accord relatif au recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au conseil ainsi que pour les élections professionnelles de 2022

Entre :

La Caisse Primaire des Alpes de Haute Provence

Ci-après dénommée « l’organisme »

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives :

Syndicat CGT/Force Ouvrière;

Syndicat CGT ;

Syndicat CFDT ;

Ci-après dénommées ensemble « les organisations syndicales »

D’autre part,

Préambule

Le recours au vote électronique vise à faciliter l’organisation des élections tout en favorisant la participation des électeurs dans des conditions de sécurité et de traçabilité renforcées, conformément aux exigences réglementaires fixées par les articles R 2314-5 et suivants du code du travail.

L’expérience réussie des élections professionnelles des membres du Comité social et économique en 2018 par la voie du vote électronique ainsi que la mise en place massive du télétravail conduit l’organisme à proposer la mise en place des élections programmées en 2022 selon cette modalité.

C’est dans ce contexte que les parties conviennent de recourir au vote électronique dans le cadre des deux élections qui seront mises en place au cours de l’année 2022 :

• l’élection des représentants du personnel au Conseil,

• l’élection des membres du Comité social et économique.

Les modalités d’organisation de ces élections seront définies dans le protocole d’accord préélectoral relatif à chaque élection.

Article 1 – Principes généraux de la mise en œuvre du vote électronique

1. Choix du prestataire extérieur

L’achat d’une prestation de vote électronique se fait obligatoirement via l’adhésion à l’accord cadre n° 18/AC/22 relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique via internet pour les élections au sein des organismes de sécurité sociale.

En vertu de cet accord, la conception et la mise en œuvre du vote électronique sont confiées à la société PARAGON. Un support technique de description détaillée du système de vote électronique est annexé au présent accord.

Un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R 2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés dans les locaux du service ressources humaines et sera également mis à disposition sur l’intranet.

La solution de vote électronique a fait l’objet d’une présentation par le prestataire devant les organisations syndicales lors de la réunion du lundi 21 février 2022.

2. Vote exclusivement électronique

Les prochaines opérations électorales visées en préambule du présent accord se dérouleront exclusivement par vote électronique.

1.3 Respect du droit électoral

Le système de vote retenu s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• l’anonymat du vote par l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote par l’impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité des données transmises et le secret du vote, notamment par l’attribution de moyens d’authentification personnels ;

• la sécurité de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 2 – Contrôles préalables

2.1 Protection des données personnelles

La solution de vote électronique mise en œuvre est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

L’organisme sécurise le processus électoral mis en œuvre et le traitement inhérent des données à caractère personnel, avec l’appui de son Délégué à la Protection des Données (DPO). Les fichiers électoraux et de candidats font l’objet d’une inscription au registre des activités de traitement tenu par l’organisme.

Les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès à leurs données personnelles, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration des voies de recours les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

2.2 Expertise de la solution de vote électronique

Conformément aux dispositions de l’article R 2314-9, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions minimales prévues par les dispositions du code du travail.

2.3 Cellule d’assistance technique

L’organisme met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle est composée des membres du bureau de vote et assistée du chef de projet dédié de la société PARAGON.

Elle procède avant que le vote ne soit ouvert :

• à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé.

Elle contrôle, enfin, à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le scellement de ce système.

En cas de panne du dispositif principal, le prestataire retenu pour le vote électronique s’engage à mettre en place un dispositif de secours.

Article 3 – Formation et accompagnement

3.1 Formation

Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote retenu.

La formation qui sera assurée par le chef de projet dédié de PARAGON portera notamment sur le fonctionnement du logiciel, sur les modalités d’ouverture du scrutin, sur celles du scellement et du descellement pour les personnes désignées et sur les modalités de dépouillement. Elle consistera notamment en un test à blanc avant le scellement.

La date de formation sera fixée, en fonction du calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral, dans les jours qui précèdent l’ouverture du scrutin.

3.2 Information et accompagnement

Afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote tout au long du processus électoral, il est par ailleurs prévu :

• un accompagnement par un chef de projet dédié et interlocuteur unique ;

• un test à blanc, quelques jours précédant l’ouverture du scrutin, suivi de la phase de scellement ;

• une hotline téléphonique « électeurs » pendant toute la durée du scrutin, à destination spécifique des électeurs, laquelle est assurée par PARAGON.

Chaque électeur sera, en outre, informé individuellement des règles de fonctionnement du processus de vote par une notice explicative, lorsqu’il recevra son identifiant.

Article 4 – Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

4.1 Programmation du site internet de vote

Le prestataire assurera la programmation des accès internet, notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Aucune installation de logiciel ne sera requise.

Le prestataire assurera, par ailleurs, la reproduction sur le serveur :

• des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées, datées et signées par leurs auteurs ;

• des professions de foi telles qu’elles auront été présentées, datées et signées par leurs auteurs.

L’ordre de présentation des professions de foi sera déterminé dans le protocole d’accord pré-électoral.

Afin de respecter une équité entre les listes, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Les modalités de transmission des listes de candidats et des professions de foi seront déterminées dans le protocole d’accord préélectoral.

4.2 Lieu et temps du scrutin

Les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que la période de vote se déroulera sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les salariés seront informés par le courrier transmis de l’ouverture des bureaux de vote.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance (par exemple depuis leur domicile).

4.3 Accès au site internet de vote

Chaque électeur recevra du prestataire PARAGON, avant le premier tour des élections, par courrier :

• la note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne ;

• les moyens personnels d’authentification (code, mot de passe, accès à la page du serveur), lesquels sont générés, de manière aléatoire, par la société PARAGON.

Conformément aux récentes dispositions édictées par la CNIL, deux canaux de contact différents (courrier postal puis e-mail) seront utilisés afin de transmettre d’une part, l’identifiant de l’électeur et, d’autre part, son mot de passe.

Il est précisé qu’un mot de passe supplémentaire sera demandé à l’électeur, lors de sa connexion, dont les modalités seront déterminées en amont avec le prestataire PARAGON.

En cas de second tour, de nouveaux moyens d’authentification seront transmis aux électeurs.

En cas d’oubli de mot de passe, un mot de passe est automatiquement réattribué et envoyé sur la boîte mail du salarié.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé et créé pour l’occasion.

L’authentification de l’électeur permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, tout en garantissant, à chaque fois, la confidentialité et l’unicité de son vote.

4.4 Le vote

L’électeur, par la saisie de ses identifiants, aura directement accès aux bulletins de vote correspondants à son collège.

Préalablement, afin de se familiariser avec le processus du vote, l’électeur pourra passer sur un espace de test sans validation finale.

Une fois le vote exprimé, le choix de l’électeur apparaitra clairement à l’écran.

L’électeur aura la possibilité de le modifier avant validation, sa validation définitive vaudra signature et émargement. Cette saisie clôt donc définitivement l’accès à l’élection pour le ou les vote(s) qui viennent d’être réalisés.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception. L’électeur est invité à le conserver précieusement.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Article 5 – Confidentialité du vote et stockage des données

Conformément aux exigences posées par l’article R 2314-7 Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera cryptée et stockée dans un coffre-fort électronique dédié sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Conformément à l’article R 2314-16 du Code du travail, la liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Ces personnes désignées au terme de la négociation, dans les protocoles d’accord préélectoraux pourront consulter tout au long du scrutin les listes d’émargement en ligne et le taux de participation par le biais du site d’administration.

Article 6 – Opérations de dépouillement

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin, en application de l’article R 2314-16 du Code du travail.

La clôture des opérations de vote et le dépouillement seront assurés, en public, par les membres du bureau de vote.

Les modalités seront précisées dans le protocole d’accord pré-électoral.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs automatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe de plusieurs clés de chiffrement différentes, que seuls les détenteurs sont autorisés à connaître.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres du bureau de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 7 – Modalités de mise en œuvre de l’accord

7.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des prochaines élections des représentants du personnel au Conseil ainsi que des élections des membres du Comité social et économique.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le code de la Sécurité Sociale.

7.2 Révision de l’accord et clause de rendez-vous

Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

En application de l’article L 2222-5-1 du code du travail, si un problème d’une particulière importance était constaté, les parties au présent accord conviennent de se réunir dans les meilleurs délais afin d’y remédier.

7.3 Suivi de l’accord

En application de l’article L 2222-5-1 du code du travail, des points de suivi seront réalisés annuellement avec le CSE.

7.4 Procédure d’agrément et formalités de dépôt

Le présent accord sera transmis, dès sa signature, au COMEX de l’UCANSS en vue de son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale.

Il sera enfin déposé auprès de la DREETS et du greffe du Conseil de Prud’hommes.

Fait à Digne-les-Bains, le 21 février 2022

La Caisse Primaire des Alpes de Haute Provence

Syndicat CGT/Force Ouvrière

Syndicat CGT

Syndicat CFDT