ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE DÉMATÉRIALISÉ

PAR INTERNET

POUR LES ÉLÉCTIONS PROFESSIONNELLES 2023

DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ÉCONOMIQUE (CSE)

AU SEIN DE L’UES

MUTUELLES DU SOLEIL LIVRE II & MDS COURTAGE

Entre les soussignés :

Mutuelles du Soleil Livre II, personne morale de droit privée à but non lucratif,

Soumise aux dispositions du Livre II du Code de la Mutualité

Dont le siège social est situé au 36-36 bis avenue Maréchal Foch – CS 91296 – 06005 NICE Cedex 1, dont le numéro SIREN est le 782 395 511 et dont le numéro LEI est le 969 500 A45 CJVFD0G8R17,

Représentée par Monsieur, Directeur Général, dûment habilité à l'effet des présentes,

MDS Courtage, Société par Actions Simplifiées au capital social de 150.000 €,

Immatriculée au RCS de Nice sous le numéro B 384 049 185

Dont le siège social est situé au 455 Promenade des Anglais - « Les Portes de l’Arénas » Entrée C - 06200 NICE,

Représentée par Monsieur, représentant Mutuelles du Soleil Livre II, Présidente, dûment habilité à l'effet des présentes.

Constituant l’Unité Économique et Sociale,

D’une part,

Et,

Les représentantes des Organisations Syndicales suivantes :

• Madame, Déléguée Syndicale C.F.D.T,

• Madame, Déléguée Syndicale C.F.E-C.G.C.

D’autre part.

Il a été arrêté et convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

PRÉAMBULE 4

ARTICLE 1 - CONFORMITÉ DU SYSTÈME DE VOTE 5

ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION 5

ARTICLE 3 – MODALITÉS D'ORGANISATION DES OPÉRATIONS DE VOTE ÉLECTRONIQUE 5

ARTICLE 4 – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE 6

Article 4.1 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données 7

ARTICLE 5 – DÉPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE 7

ARTICLE 6 – ENTRÉE EN VIGUEUR, DURÉE, RÉVISION 8

ARTICLE 7 – INTERPRÉTATION DE L'ACCORD 8

ARTICLE 8 – COMMUNICATION ET DÉPÔT LÉGAL 8

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE DÉMATERIALISÉ PAR INTERNET POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2023 DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ÉCONOMIQUE (CSE)

AU SEIN DE L’UES MUTUELLES DU SOLEIL LIVRE II & MDS COURTAGE

PRÉAMBULE

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique, conformément à l’article L2314-26 du Code du Travail.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités pratiques d’organisation des élections des membres de la Délégation du Personnel au Comité Social Économique (CSE) élus au sein de Mutuelles du Soleil Livre II et MDS Courtage relève du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

- d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible, affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce, sous le contrôle du bureau de vote désigné,

- de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

- de pallier les aléas postaux,

- d’augmenter la participation des électeurs,

- et également de poursuivre la démarche Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de l’entreprise afin de minimiser l’impact de son activité sur l’environnement.

Cet accord collectif d'entreprise est conforme aux dispositions des articles L2221-1 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 1 - CONFORMITÉ DU SYSTÈME DE VOTE

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique (Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles au sein de Mutuelles du Soleil Livre II et MDS Courtage.

La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel de vote électronique Alphavote et spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application de l'article R2314-6 du Code du Travail.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

Le logiciel AlphaVote a été présenté le 11 juillet 2023 aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord et le 13 juillet 2023 aux membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système AlphaVote et ont garanti sa conformité par rapport :

• à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet,

• aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (Loi n°78-17 du 06 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 09 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Il est également prévu que les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

Ces formalités seront accomplies par KERCIA Solutions d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) de Mutuelles du Soleil Livre II et MDS Courtage d’autre part, le cas échéant.

ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION

Les dispositions du présent accord s’appliquent à tous les salariés de Mutuelles du Soleil Livre II et MDS Courtage.

ARTICLE 3 – MODALITÉS D'ORGANISATION DES OPÉRATIONS DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce sous réserve du calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet (PC, smartphone, tablette …) et à n’importe quel endroit connecté à Internet (lieu de travail, domicile, etc…).

Les salariés seront informés par courriel de l’ouverture du bureau de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

KERCIA Solutions assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

KERCIA Solutions assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs et dans un ordre déterminé dans le protocole d’accord préélectoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails de relance pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation. Dans la mesure du possible, il sera demandé aux collaborateurs dont l'absence est prévue sur la période du scrutin, la possibilité d'utiliser leur adresse mail personnelle à cet effet. Sans accord de leur part, ces collaborateurs ne recevront pas ces informations et relances.

ARTICLE 4 – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par l’ensemble des électeurs.

À cet effet, une notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera portée par tout moyen à la connaissance des électeurs.

En outre, les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu. Les représentants du personnel et les délégués syndicaux pourront être présents à cette formation, conformément à l’article R2314-12 du Code du Travail.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par mail (adresse professionnelle), avant le premier tour des élections, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote.

Dans la mesure du possible, il sera demandé aux collaborateurs dont l'absence est prévue sur la période du scrutin, la possibilité d'utiliser leur adresse mail personnelle à cet effet.

Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification : SMS à la demande de l’électeur.

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par KERCIA Solutions, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi », permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Article 4.1 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires (Article R2314-7 du Code du Travail), le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

En application de l’article R2314-16 du Code du Travail, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Les membres du bureau désignés au sein du bureau de vote constitué pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clé d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

ARTICLE 5 – DÉPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent le scellement du système, conformément à l’article R2314-15 du Code du Travail.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les membres du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une assistance de KERCIA Solutions pendant toute la durée du dépouillement.

ARTICLE 6 – ENTRÉE EN VIGUEUR, DURÉE, RÉVISION

Le présent accord entre en vigueur à compter du 1^er août 2023 et pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel. Il expirera à cette date, sans autre formalité.

Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord préélectoral négocié et signé.

Cet accord pourra être révisé. Toute demande de révision devra être accompagnée d'une proposition de rédaction nouvelle et devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou courriel nominatif aux autres parties signataires. Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de 3 mois, les parties devront se rencontrer en vue de discuter de l'éventuel avenant de révision. Les dispositions qui font l'objet de la demande de révision resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant.

ARTICLE 7 – INTERPRÉTATION DE L'ACCORD

Les parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les
huit jours suivant la demande, pour étudier ou tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application de l’accord.

La demande de réunion consigne l’exposé du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires et fait l’objet d’une communication auprès de l’ensemble du personnel.

ARTICLE 8 – COMMUNICATION ET DÉPÔT LÉGAL

Le présent accord sera déposé par la Direction, dans les conditions prévues par la loi, auprès de la DREETS PACA (UT des Alpes Maritimes), accompagné de la liste des établissements au sein desquels il est applicable.

En outre, conformément aux dispositions législatives en vigueur, le présent accord sera rendu public dans son intégralité et accessible dans la base de donnée nationale prévue à cet effet : https://www.legifrance.gouv.fr/. À cet effet, une version de l’accord déposé en format Word dans laquelle toutes mentions de noms, prénoms de personnes physiques y compris les paraphes et les signatures sont supprimées sera transmise à la DREETS PACA (UT des Alpes Maritimes).

Un exemplaire du présent accord sera déposé auprès du Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nice.

Conformément aux exigences légales concernant les branches professionnelles et à l’avenant numéro 21 de l’ANEM, le présent accord sera transmis dans son intégralité à la Commission Paritaire Permanente de Négociation et d’Interprétation (CPPNI) (en format original signé et scanné en PDF et en format Word).

Le présent accord sera porté à la connaissance de tous les salariés, par diffusion d’un message électronique, par affichage et sera tenu à leur disposition sur la bibliothèque informatique « Partage/Ressources Humaines », en application de l’article R2262-1 du Code du Travail.

Un exemplaire du présent accord signé par les parties sera remis à chaque délégué syndical de l’entreprise pour notification, conformément à l’article L2231-5 du Code du Travail.

En application de l’article R2262-2 du Code du Travail, le présent accord sera également transmis au secrétaire du CSE de Mutuelles du Soleil Livre II.

Fait à Nice, le 11 juillet 2023,

En 5 exemplaires originaux.

Pour Mutuelles du Soleil Livre II & MDS Courtage

Les représentantes des Organisations Syndicales : La Direction :

Pour Mutuelles du Soleil Livre II

Madame Monsieur

Déléguée Syndicale C.F.D.T. Directeur Général Mutuelles du Soleil Livre II

Pour MDS Courtage

Madame Monsieur

Déléguée Syndicale C.F.E-C.G.C. Président Mutuelles du Soleil Livre II