ACCORD COLLECTIF DROIT A LA DECONNEXION

Entre les soussignés :

- La Direction Générale de 13 HABITAT - 80 rue Albe – CS 40238 - 13248 Marseille Cedex 04, représentée par son Directeur Général,

D'une part,

et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• FO,

• FSU Territoriale,

• C.F.T.C.,

• C.F.D.T.,

• SUD Logement Social,

D’autre part.

Préambule

Dans le cadre des négociations annuelles sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail, les parties souhaitent affirmer leur volonté de favoriser le droit à la déconnexion des salariés.

L’évolution, le développement, la multiplication et l’accessibilité toujours plus grande des Technologies de l’Information et de la Communication (notamment messagerie électronique, ordinateurs portables, tablettes, téléphonie mobile et smartphones) rendent nécessaires de réaffirmer l'importance du bon usage des outils informatiques afin de garantir le respect des temps de repos et de congés ainsi que de la vie personnelle et familiale et, plus largement, protéger la santé des collaborateurs.

Il est acquis aujourd’hui que les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) jouent un rôle déterminant pour l’activité professionnelle quotidienne des collaborateurs, pour l’organisation et le bon fonctionnement de l’entreprise.

Vecteurs d’efficacité et de facilitation d’organisation tant individuelle que collective, de flexibilité et de performance pour l’entreprise, ses collaborateurs et ses clients, les TIC sont également porteuses de lien social facilitant les échanges et l’accès à l’information.

Le rythme de travail, les habitudes et modes d’organisation du travail en sont nécessairement impactés et c’est individuellement et collectivement qu’il convient de s’adapter à ces évolutions.

Pour autant, les TIC doivent être utilisées à bon escient, dans le respect des personnes et de l’équilibre nécessaire entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Il faut souligner également que chacun est acteur de son propre droit à la déconnexion et que la propre utilisation par chaque salarié des outils numériques à usage professionnel entraîne des conséquences sur cet équilibre ainsi que sur le collectif de travail.

Soucieux de cet enjeu et dans une démarche d’utilisation raisonnée des TIC, d’amélioration de la qualité de vie au travail et dans une volonté de trouver un équilibre entre ce qui peut être vécu comme une contrainte ou comme une aide, les parties se sont rencontrées.

L’objectif de cet accord est de rassembler des recommandations applicables à tous les collaborateurs quel que soit leur temps de travail, y compris les responsables auxquels revient en outre un rôle d'exemplarité et de promotion des bonnes pratiques.

Par le présent accord, les parties conviennent de mettre en place un cadre structuré destiné à assurer la pleine effectivité de l’exercice du droit à la déconnexion.

Cet accord vient également compléter les dispositions contenues dans le règlement intérieur de 13 HABITAT et ses annexes relatives à la charte informatique et à la charte éthique et déontologique.

SOMMAIRE

Préambule 2

CHAPITRE I : DEFINITION DU DROIT À LA DECONNEXION 4

CHAPITRE II : CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD 4

CHAPITRE III : EXERCICE DU DROIT À LA DECONNEXION 4

CHAPITRE IV : BONNES PRATIQUES D’UTILISATION DES TIC 5

CHAPITRE V : MODALITES D’EXERCICE DU DROIT À LA DECONNEXION 7

CHAPITRE VI : BILAN 8

CHAPITRE VII – DUREE – DENONCIATION ET REVISION 9

Article 1 – Durée de l’accord 9

Article 2 – Dénonciation et révision de l’accord 9

CHAPITRE VIII - DEPOT ET PUBLICITE 9

CHAPITRE I : DEFINITION DU DROIT À LA DECONNEXION

Le droit à la déconnexion s'entend comme le droit pour le salarié de ne pas se connecter à des outils numériques professionnels et de ne pas être contacté en dehors de son temps de travail, que ce soit au moyen du matériel professionnel mis à sa disposition par l'employeur, ou de son matériel personnel (ordinateur, tablette, téléphone mobile, etc.) qu’il utilise à des fins professionnelles.

On entend par outils numériques notamment :

• Les outils physiques connectés : ordinateur, tablette, téléphone, smartphone, etc.

• Les outils dématérialisés : connexion à distance, courriers électroniques, Internet, Intranet, logiciels, plateformes diverses, les réseaux sociaux à caractère professionnel, etc.

On entend par temps de travail : les horaires de travail du salarié pendant lesquels il se tient à la disposition de l'employeur, se conforme à ses directives et ne peut vaquer à des occupations personnelles. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les périodes de congés payés et autres congés divers, les jours fériés non travaillés et les jours de repos.

CHAPITRE II : CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble du personnel salarié de 13 HABITAT, quelques soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de leur durée du travail.

CHAPITRE III : EXERCICE DU DROIT À LA DECONNEXION

Aucun salarié n'est tenu de consulter et de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels sur leur téléphone professionnel ou personnel en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos, les jours fériés non travaillés et toute absence autorisée ou justifiée.

Il est recommandé aux collaborateurs de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant ses congés, ses temps de repos, les jours fériés non travaillés ou toute absence autorisée ou justifiée.

Par horaires de travail habituel, il est entendu les plages horaires suivantes : 7h30-18h30 ou tout autre aménagement du temps de travail en vigueur ou à venir. Durant celles-ci, les échanges entre collaborateurs doivent être favorisés dans la mesure où l’activité de l’entreprise est pleinement effective. En dehors de ces plages horaires, il est recommandé d’utiliser l’envoi des mails en différé afin que chaque collaborateur puisse pleinement exercer son droit à la déconnexion.

En cas de circonstances exceptionnelles tenant à l'urgence et / ou à l'importance de la situation, des dérogations au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre.

La notion de circonstances exceptionnelles précitée ne concerne pas le suivi des dossiers/projets en cours et fait référence à des événements/incidents/accidents qui du fait de leur gravité nécessitent une action urgente ne pouvant attendre la reprise du travail par le salarié et pouvant générer un préjudice important pour l’entreprise y compris de nature organisationnel (exemple : absence inopinée).

CHAPITRE IV : BONNES PRATIQUES D’UTILISATION DES TIC

Comme indiqué dans le préambule, l’effectivité de l’exercice du droit à la déconnexion requiert l’implication de tous les directeurs et responsables mais également l’implication de tous les collaborateurs.

Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des collaborateurs (article L.4121-1 du code du travail) : « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).

Afin de conserver une certaine souplesse dans la gestion du temps de travail, il a été convenu de ne pas opter pour une solution radicale qui consisterait à bloquer les accès sur une période donnée d’autant plus qu’il existe des notifications automatiques notamment de sécurité qui doivent continuer à circuler et des possibles urgences qui nécessitent l’usage des TIC

Ainsi, les parties ont plutôt choisi de sensibiliser l’ensemble des collaborateurs au bon usage de ces outils qui facilitent les échanges, l’accès à l’information et permettent une communication efficace et réactive en temps réel.

Ces outils doivent être utilisés à bon escient et toujours dans le respect des personnes et de leur vie privée.

Malgré toute l’efficience de ces outils, le flux d’informations peut induire des effets négatifs (l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités…).

C’est la raison pour laquelle, les parties signataires ont décidé de fixer les règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques propices à un environnement de travail qui tout en restant efficace ne viendra pas altérer la qualité de vie au travail.

1/ Pratiques recommandées visant à gérer l’information

• S’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé :

  • La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres outils de communication tel que le face à face ou le téléphone ?

  • Favoriser les échanges directs lorsque :

    • Les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés,

    • Il existe un risque de mauvaise interprétation,

    • Le sujet est ou risque de devenir conflictuel

• S’imposer d’être rigoureux et précis dans la communication en :

  • Indiquant un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message

  • Traitant un sujet par message

  • Évitant la multiplication des messages sur le même sujet

  • En s’identifiant clairement dans le message afin d’être identifié rapidement

    • S’interroger sur le(s) destinataire(s) principal(aux) du message :

      • Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message

      • N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés

      • Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages

      • Éviter les « répondre à tous » lorsque ce n’est pas utile

• Gérer les pièces jointes :

  • Limiter l’envoi de pièces jointes. S’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message et sur les impacts en termes de protection des données.

  • S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe

  • Éviter l’envoi de fichiers trop volumineux

2/Pratiques visant à limiter les sources de stress

• Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour adresser un courrier, un message ou joindre un collaborateur par téléphone

  • S’astreindre à prendre contact durant les plages horaires de travail

  • Privilégier l'envoi différé en cas de rédaction de courriels en dehors des horaires de travail

  • insérer à la signature automatique une phrase type

• « Pensez à déconnecter ! Tout mail envoyé ou reçu en dehors de votre temps de travail n’appelle pas forcément de réponse immédiate. »

• S’interroger sur la pertinence du délai de réponse :

  • Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement

  • Laisser au(x) destinataire(s) le temps de répondre aux messages

  • S’organiser et anticiper le délai de traitement de la demande par le destinataire

  • S’abstenir de relancer plusieurs fois dans un très bref délai sur un même sujet (sauf urgence)

3/Pratiques visant à gérer l’addiction aux outils numériques

• Limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation des outils numériques en :

  • Désactivant les alertes sonores et visuelles signalant l’arrivée de nouveaux messages

  • Gérant son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrants

• Eviter, durant les temps de travails collectifs (réunions, formations, séminaires par exemple), le traitement de SMS, mails ou appels téléphoniques afin de garantir le respect des collaborateurs, de faciliter la concentration de l’ensemble des participants et les échanges.

• Gérer et encadrer l’accessibilité :

  • Utiliser l’outil « Réponses automatiques » en cas d’absence du bureau

  • Préciser dans le message le nom d’une personne à contacter

  • Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive

  • Laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages

  • En cas de longue absence, prévoir si nécessaire le transfert de ses courriels, des messages et appels téléphoniques à un autre membre de l'entreprise, avec son consentement exprès.

4/Pratiques liées à la forme et personnalisation des échanges

• Respecter les formules de politesses et toujours faire preuve de courtoisie dans les échanges

• S’assurer que le collaborateur soit disponible avant de le solliciter par téléphone ou en présentiel

• Adapter son message à son interlocuteur

• Éviter l’utilisation des majuscules car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur

• Adapter la forme du message en gardant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un tiers

• Limiter d’utilisation du signal « importance haute » et le réserver aux messages vraiment importants

• Limiter l’emploi du mot URGENT et le réserver au traitement de dossiers et réponses attendus dans un délai très restreint

Ces recommandations s’appliquent également aux appels téléphoniques et SMS.

CHAPITRE V : MODALITES D’EXERCICE DU DROIT À LA DECONNEXION

Une bonne articulation entre vie professionnelle et vie privée repose notamment sur l'effectivité du respect par les collaborateurs de la durée minimale de repos. (les 36 heures du week end et 11 heures de repos journalier) C’est pourquoi, il est rappelé que tant le responsable que le salarié, doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance en particulier pendant les périodes de repos hebdomadaire et le week-end.

A cet effet, le salarié s’engage, dans la mesure du possible, et sauf urgence avérée, à :

• Organiser son temps de travail dans les horaires habituels de son service ;

• se déconnecter des outils à distance afin de respecter en toutes circonstances, les durées maximales de travail et notamment la durée minimale de repos obligatoire ;

• respecter le temps de pause pour le déjeuner.

Par ailleurs, sauf circonstances exceptionnelles, un salarié n'a pas à envoyer d'e-mails pendant une période de repos, congés ou absences justifiées (exemple : arrêt maladie) et n’est pas tenu de répondre aux mails ou autres sollicitations reçus pendant une telle période

Les responsables s’engagent, dans la mesure du possible et sauf urgence avérée :

• à planifier les réunions (en présentiel ou en distanciel) dans les plages horaires de travail en précisant l’ordre du jour, l’heure de début et de fin et en faisant en sorte de respecter et faire respecter l’heure de début et de fin prévue afin de rendre plus efficientes les réunions.

• à anticiper des délais réalistes au regard de la charge de travail pour les différents projets et missions en définissant clairement les priorités

• à ne pas contacter leurs collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail.

Les responsables aborderont au moins une fois par an l’exercice du droit à la déconnexion avec leurs collaborateurs (lors de l’entretien annuel, lors de réunion de service ou lors des réunions sur le droit d’expression par exemple).

Des actions de sensibilisation et de formation sur les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques professionnels pourront être déployées auprès de l’ensemble des collaborateurs.

Chaque salarié a la possibilité d’évoquer avec son manager et/ou la Direction des Ressources Humaines les difficultés rencontrées dans l’utilisation des celles -ci. Un accompagnement personnalisé et des mesures préventives et/ou correctives pourront être mises en place si nécessaires.

Des guides / modes d’emploi/informations sur l’utilisation des outils numériques pourront être mis à disposition par la DSI sur l’intranet afin de permettre une meilleure maîtrise de ceux-ci.

CHAPITRE VI : BILAN

Les parties signataires se rencontreront une fois par an pour faire un bilan de l’application du présent accord. S’agissant d’un premier accord sur le droit à la déconnexion chez 13 HABITAT, les parties signataires ont convenu de réaliser un bilan en vue notamment d’analyser les retours d’expérience et pratiques des salariés et procéder à d’éventuelles révisions dans les conditions fixées dans l’article 2 du Chapitre VII. Ce bilan sera présenté aux membres du Comité Economique et Social.

CHAPITRE VII – DUREE – DENONCIATION ET REVISION

Article 1 – Durée de l’accord

Cet accord est conclu sans limitation de durée et entrera en vigueur à compter du 15 juin 2022.

Article 2 – Dénonciation et révision de l’accord

Le présent accord collectif pourra être modifié ou complété à tout moment par voie d’avenant dans les conditions fixées par le code du travail.

Toute demande d’avenant interviendra sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’ensemble des autres signataires. Cette demande devra être accompagnée d’un projet portant sur les points à modifier ou à ajouter.

La dénonciation éventuelle du présent accord s’effectuera selon les modalités et délais fixés par le code du travail. L’accord dénoncé continuera de s’appliquer dans le cadre des dispositions fixées par le code du travail. Toute modification réglementaire ou légale intervenant pendant la durée du présent accord sera applicable. Tout disposition contraire à de nouvelles règles légales sera de fait caduc.

CHAPITRE VIII - DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord sera déposé à l’initiative de la Direction sur le site dédié www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et en un exemplaire original auprès du Secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Marseille. Il en sera de même des éventuels avenants à cet accord Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Le présent accord sera consultable par l’ensemble du personnel sur le serveur DRH INFO ainsi que sur le site INTRANET documentaire de 13 HABITAT.

Marseille, le 17/06/2022 En 8 exemplaires originaux

La Direction Générale

Les Organisations Syndicales

Les délégués syndicaux F.O.
Les délégués syndicaux FSU Territoriale
Les délégués syndicaux C.F.T.C.
Les délégués syndicaux C.F.D.T.
Les délégués syndicaux SUD Logement Social