Accord d'entreprise "UN ACCORD D'ENTREPRISE CONCERNANT L'ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE" chez FMS - FEDERATION MEDICO SOCIALE DES VOSGES (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

La FEDERATION MEDICO-SOCIALE des VOSGES

Dont le siège est situé 6 Rue Gilbert- B.P 402- 88010 EPINAL

Représentée par xxxxxx en sa qualité de Président

D’une part

ET :

L’organisation syndicale CFDT Santé-Sociaux Vosges,

Représentée par xxxxxx, en sa qualité de Délégué Syndical

L’organisation syndicale CGT,

Représentée par xxxxxx, en sa qualité de Déléguée Syndicale

L’organisation syndicale CFE-CGC,

Représentée par xxxxxx, en sa qualité de Déléguée Syndicale

Qui, régulièrement invitée, n’a pas participé aux réunions de négociation du présent accord

D’autre part,

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.

Le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Association, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires conviennent de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Association (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Association) appelés à voter aux élections des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’Entreprise de la FEDERATION MEDICO-SOCIALE.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Association prend contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confie La conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le prestataire retenu est indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

Le vote émis par chaque électeur est crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Après que chaque électeur ait validé son vote, il est impossible d’établir le moindre lien entre le vote et l’électeur.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne sont accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique est également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports sont détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, doit avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fait l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives signataires dans le périmètre du présent accord sont tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

6. Information et formation

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants de listes de candidats, les observateurs désignés par les organisations syndicales et les membres des bureaux de vote bénéficient préalablement au scrutin d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

4. Déroulement des opérations de vote

   7. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engagent une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’Association.

8. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés sont informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci sont déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

9. Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates sont accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique doivent être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 4 Mo).

Le Prestataire reproduit sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates est visible sur chaque bulletin. Les logos doivent être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système propose par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

10. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur reçoit de la part du prestataire par voie postale à son domicile avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date, l’heure de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accède au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

En amont à l’envoi des codes d’accès aux électeurs le mode d’emploi sur le vote est affiché aux mêmes endroits que la note d’information et à la même date.

Ainsi les salariés qui n’ont pas reçu leurs codes peuvent solliciter le prestataire pour l’en informer.

Les membres du bureau de vote peuvent consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

11. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclament les résultats et signent les procès-verbaux.

12. Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord est déposé à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) de LORRAINE et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes d’Epinal et de St-Dié.

Un exemplaire original signé de l’accord est notifié en LRAR aux organisations syndicales ayant participé à la négociation de l’accord.

Une copie est remise aux délégués syndicaux représentatifs à la FMS et affichée dans chaque établissement et service.

Fait à Epinal le 18 Octobre 2017

en 8 exemplaires originaux

Pour l’organisation syndicale Pour l’organisation syndicale

CFDT Santé Sociaux Vosges CGT

Le Délégué Syndical La Déléguée Syndicale

xxxxxx xxxxxx

Pour l’organisation syndicale Pour l’Association

CFE-CGC Le Président

La Déléguée Syndicale xxxxxx

xxxxxx