Accord d'entreprise "Accord Télétravail – Staff Administratif et Technique" chez EDHEC - ASSOCIATION EDHEC BUSINESS SCHOOL (Siège)

Accord Télétravail – Staff Administratif et Technique

Entre :

L’Association « EDHEC BUSINESS SCHOOL »

Ci-après dénommée l’EDHEC

Pour les établissements :

Campus de LILLE : 24 Avenue Gustave DELORY CS 50411 – 59 507 ROUBAIX Cedex 1

Campus de PARIS : 16-18 Rue du 4 Septembre - 75 002 PARIS

Campus de NICE : 393 Promenade des Anglais – 06 202 NICE Cedex 3

Représentée par XXX,

Agissant en qualité de Directeur Général, et ayant tous les pouvoirs à l’effet des présentes.

DE PREMIERE PART,

Et :

L’Organisation Syndicale Représentative :

• Le syndicat SNEPL CFTC, représentée par XXX, Déléguée Syndicale

DE SECONDE PART,

PLAN :

Préambule

Article 1 - Objet et champ d’application

Article 2 – Définition de la notion de télétravail

Article 3 – Postes et critères d’éligibilité au télétravail

Article 4 – Définition des modalités de télétravail

Article 5 – Contrôle de la charge de travail et plages de disponibilité

Article 6 – Le lieu du télétravail

Article 7 – Formalités de mise en place du télétravail

Article 8 – Principe de réversibilité

Article 9 – Organisation matérielle du télétravail

Article 10 – Respect des droits collectifs et individuels dans le cadre du télétravail

Article 11 – Formation des télétravailleurs

Article 12 - Santé et sécurité des télétravailleurs

Article 13 - Télétravail et handicap

Article 14 - Commission de suivi de l’accord

Article 15 - Durée de l’accord

Article 16 - Révision, formalités de dépôt et publication

ANNEXE 1 : Droit à la déconnexion et bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques

Préambule

Le présent accord a pour objet de déterminer les modalités de mise en œuvre d’un cadre de télétravail au sein de l’EDHEC Business School à destination des collaborateurs du Staff Administratif et Technique.

Les parties à la négociation souhaitent rappeler que les discussions autour de ce projet ont été initiées au regard des points suivants :

• Un premier accord sur le télétravail a été conclu le 12 juillet 2021 et s’est appliqué jusqu’au 31 décembre 2022

• A l’approche de la fin d’application de cet accord, le personnel concerné a été interrogé sur son retour d’expérience

• Ce feedback a servi de base de discussion pour la négociation du présent accord

Les parties sont donc convenues de l’opportunité de renouveler le dispositif et d’y apporter quelques modifications dans le cadre d’un nouvel accord.

Rappelons que, de l’avis de toutes les parties à la négociation, un établissement d’enseignement supérieur est nécessairement un lieu de vie, au sein duquel la fréquentation des étudiants est incontournable et qu’à ce titre, il est tout aussi essentiel que ce public soit accueilli et encadré par des équipes de collaborateurs qui se doivent d’apporter un service en présentiel et faire vivre nos campus qui sont au « cœur » de notre activité.

Aussi, les parties s’accordent pour affirmer que la mise en place d’un cadre de télétravail répond à une demande sociale, économique et environnementale.

Le télétravail représente une opportunité de moderniser notre organisation en agissant sur des points clés :

• Une autonomie visant à développer l’efficacité et la concentration

• Un meilleur équilibre entre les obligations professionnelles et la vie privée

• Un impact environnemental positif

• Développement de l’attractivité de l’Institution dans sa politique de recrutement

A l’opposé, des points de vigilances ont également été identifiés pour fixer les contours du dispositif à mettre en place :

• Le risque de rupture du lien social et de la fluidité des rapports des équipes

• Le risque de diminution du sentiment d’appartenance et de l’engagement

• Le risque d’éloignement de la vie des campus

• Des typologies d’activités qui connaissent des variations saisonnières qui ne sont pas toujours propices au télétravail

• La nécessité d’encadrer « en présentiel » nos étudiants sur les campus et de leur assurer le service correspondant

Forts de ces constats et des enseignements tirés de l’accord précédent, les parties ont convenu des dispositions qui suivent dans le cadre d’un nouvel accord.

Avant sa signature, le projet d’accord a été présenté au CSE Central, lequel a rendu un avis favorable.

Article 1 - Objet et champ d’application

Le présent accord a pour objet de déterminer entre la Direction et l’Organisation Syndicale participante à la négociation les modalités de mise en œuvre d’un cadre de fonctionnement sous le format du télétravail au sein de l’EDHEC Business School.

Cet accord s’applique à tous les établissements distincts de L’Association « EDHEC BUSINESS SCHOOL » sur le périmètre national français : Campus de Roubaix, Paris et Nice.

L’accord s’applique exclusivement à la catégorie particulière du Staff Administratif et Technique de l’EDHEC Business School.

L’accord ne s’applique pas aux membres de la Communauté Académique (Corps professoral et chercheurs), ni aux chargés d’enseignements (Intervenants CDDU/CDII).

Article 2 – Définition de la notion de télétravail

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Ainsi, est qualifié de télétravailleur, tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini ci-dessus.

Le télétravail peut ainsi être régulier ou occasionnel, ou encore mis en œuvre en cas de situations exceptionnelles (comme une période de confinement général). A chaque forme de télétravail sont associées des modalités pratiques définies ci-après.

Le télétravail ne doit pas être utilisé pendant les périodes de suspension du contrat de travail (congés payés, arrêt maladie …), puisqu’il correspond toujours à du temps de travail effectif.

Le salarié exerce son télétravail depuis un autre lieu que son lieu de travail habituel, étant précisé que ce lieu doit permettre au salarié de bénéficier d’un environnement de niveau de sécurité adéquat, notamment en termes de conformité électrique, et garantissant la confidentialité des dossiers traités.

En tout état de cause, la mise en œuvre du télétravail doit être compatible avec les objectifs de performance économique et sociale de L’EDHEC.

Article 3 – Postes et critères d’éligibilité au télétravail

La mise en place du télétravail nécessite la réunion de plusieurs conditions cumulatives. Elles sont relatives :

• A l’éligibilité de l’emploi

• A l’éligibilité du collaborateur

• Au respect du principe du « double volontariat »

Article 3.a - Eligibilité de l’emploi

L’emploi éligible au télétravail est constitué par une activité qui peut être exercée à distance du lieu de travail habituel sans préjudice pour l’organisation de l’équipe et vis-à-vis du résultat professionnel attendu en termes de qualité et de continuité de service.

Le télétravail ne peut donc pas viser les emplois qui exigent par nature une présence physique permanente dans les locaux, ou qui font face à une impossibilité matérielle, légale ou technique incontournable.

Article 3.b - Eligibilité du collaborateur

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que l’autonomie, la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

A ce titre, les parties actent que les critères déterminants dont le collaborateur doit justifier pour accéder au dispositif de télétravail sont les suivants :

• La capacité à travailler en autonomie

• La capacité à entretenir une relation de qualité avec l’équipe et le responsable hiérarchique

• La maîtrise des outils de travail à distance

• La capacité à fournir un travail efficace à distance

S’ajoutent également les conditions objectives qui suivent :

Format de contrat : Le télétravail est accessible aux collaborateurs employés en CDI ou en CDD ainsi qu’aux alternants sous contrats spéciaux et stagiaires

Durée du travail : Le télétravail est accessible aux collaborateurs employés par un contrat de travail à temps partiel d’une durée de travail au moins égale au 4/5^ème d’un temps complet

Article 3.c - Principe du double volontariat

La mise en œuvre du télétravail repose sur le principe fondamental du double volontariat : il ne peut être mis en place que si l’employeur et le collaborateur ont exprimé leur accord réciproque.

Concrètement, cela implique la mise en place d’un formalisme de principe qui atteste de cet accord réciproque, ainsi que la capacité pour chacune des parties de se désengager de la formule de télétravail moyennant les conditions décrites plus loin.

Article 4 – Définition des modalités de télétravail

Il est identifié 3 situations propices à la mise en place d’une formule de télétravail, chacune étant encadrée par des modalités particulières et adaptées au contexte.

• Le télétravail régulier : Il s’agit de la situation dans laquelle, pour l’exercice normal de l’activité professionnelle, l’EDHEC et le collaborateur s’accordent pour mettre en place d’une formule de télétravail de façon régulière et encadrée par les conditions posées par l’accord.

• Le télétravail occasionnel : Il s’agit de la situation dans laquelle, en raison d’une situation individuelle et ponctuelle, les parties s’accordent sur des conditions adaptées et limitées dans le temps autorisant le télétravail, avec un formalisme allégé.

• Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles : Il s’agit de la situation dans laquelle le recours à une formule de télétravail est exigé par une circonstance ou une décision extérieure à l’EDHEC et à vocation générale commandée par un objectif de sécurité ou des circonstances de force majeure. (exemple : confinement en période de crise sanitaire, grèves de transports, pics de pollution, intempéries…).

Article 4.a – Le télétravail régulier

Les modalités de « télétravail régulier » sont définies comme suit :

• Collaborateur à temps complet : Jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine

• Collaborateur à temps partiel à 4/5^ème : 1 jour de télétravail par semaine

• Le nombre de jours et le(s) jour(s) retenu(s) sont fixé(s) en accord entre le collaborateur et le responsable hiérarchique

• Le ou les jours de télétravail ne sont pas nécessairement fixes dans la semaine et doivent être définis mois par mois

• Le(s) jour(s) de télétravail retenu(s) dans le cadre du planning initial peuvent être modifié(s) d’un commun accord et à l’initiative d’une des parties avec un délai de prévenance d’une semaine

• Le(s) jour(s) de télétravail ne sont pas reportable(s) d’une semaine sur l’autre lorsqu’il n’ont pas pu être utilisé(s), quelle que soit la raison

• Plusieurs jours de télétravail ne peuvent être cumulés au-delà du crédit autorisé dans la semaine

• Un jour de télétravail n’est pas fractionnable

• Le(s) jour(s) de télétravail ne doivent pas être accolés à une période de congés/RTT

Dans le cadre de son pouvoir d’organiser le travail, le responsable hiérarchique a la possibilité de définir des périodes ou des jours pendant lesquels le télétravail ne sera pas possible ou sera temporairement suspendu en raison des besoins suggérés par l’activité du service ou de l’institution. (Réunions, séminaires, salons professionnels, formation, déplacements professionnels, absences entrainant un besoin de réorganisation, surcroît d’activité …etc).

Les responsables hiérarchiques veilleront à répartir le plus équitablement possible les jours de télétravail entre leurs collaborateurs, tout en préservant par priorité le bon fonctionnement du service.

Article 4.b – Le télétravail occasionnel

Le « télétravail occasionnel » a pour vocation à répondre à des situations inhabituelles ou à des situations d’urgence.

Le personnel souhaitant recourir au télétravail occasionnel doit impérativement recueillir un accord de principe auprès de son responsable hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines. Avant la mise en œuvre du télétravail occasionnel, l’accord de principe est formalisé par écrit simple (mail notamment) reprenant les termes de l’entente. Cette formalité est obligatoire.

Article 4.c – Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un simple aménagement des conditions d’emploi rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’Institution et garantir la protection des collaborateurs conformément aux dispositions de l’article L. 1222-11 du Code du travail.

Dans cette situation, le télétravail peut être imposé au collaborateur par dérogation au principe du double volontariat. Les collaborateurs et les représentants du personnel seront informés de cette décision et des modalités pratiques adoptées face à ces circonstances exceptionnelles.

Article 5 – Contrôle de la charge de travail et plages de disponibilité

Article 5.a – Contrôle de la charge de travail

Au cours du télétravail, le collaborateur conserve son rattachement hiérarchique habituel.

L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de L’EDHEC.

Le collaborateur en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur à L’EDHEC.

La Direction s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos. Le collaborateur en télétravail doit organiser son temps de travail dans le respect des obligations légales, réglementaires et conventionnelles et des stipulations de son contrat de travail relatives à la durée du travail.

En cas de difficultés pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, il est demandé au collaborateur de contacter au plus vite son responsable hiérarchique afin de trouver les solutions adaptées dans le meilleur délai.

Aucune heure supplémentaire ne doit être générée par le télétravail sauf demande expresse de la hiérarchie.

Le suivi du temps de télétravail est réalisé à l’aide des outils de déclaration mis à disposition par l’institution.

A minima dans le cadre de l’entretien annuel, et autant que de besoin, responsable hiérarchique et collaborateur devront aborder la compatibilité du format de télétravail régulier avec la charge de travail du collaborateur.

Article 5.b – Plages de disponibilités

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le responsable hiérarchique, en concertation avec le télétravailleur, fixe les plages horaires durant lesquelles il peut le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.

Conformément à l’accord temps de travail en vigueur dans L’EDHEC à la date de signature, l’horaire collectif de référence comporte des plages fixes et des plages variables :

• plages fixes : 09h30-12h00 et 14h00-16h30 (16h00 le vendredi)

• plages variables : 07h00-09h30, 12h00-14h00 et 16h30-18h30 (16h00-18h00 le vendredi)

L’amplitude horaire des plages définies doit impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées de travail maximales légales quotidiennes et hebdomadaires pour tous les salariés, ainsi que les durées de repos incompressibles quotidiennes et hebdomadaires.

Les collaborateurs au régime du forfait annuel en jours non soumis à un horaire de travail précis définiront en concertation avec leur responsable hiérarchique les plages de disponibilités au cours desquelles ils doivent pouvoir rester joignables en cas de besoin. Ces mêmes collaborateurs sont également concernés par les règles de repos quotidien et hebdomadaire.

D’une manière générale, les collaborateurs en télétravail veilleront à renseigner leurs interlocuteurs potentiels sur leurs disponibilités et les moyens à utiliser pour les joindre via les outils de communications mis à disposition par l’institution (téléphone, ligne téléphonique sur ordinateur, messagerie instantanée, email, redirection vers … , message d’absence, « statut occupé »….)

Article 6 – Le lieu du télétravail

Le télétravail est réalisé au domicile habituel du salarié, ou depuis tout autre emplacement qui répond aux conditions posées ci-dessous :

• Le lieu de télétravail s’il n’est pas le lieu de résidence principale, est préalablement déclaré au responsable hiérarchique et à la DRH et se situe impérativement sur le territoire national métropolitain.

• Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail. L’environnement personnel doit être propice au travail et satisfaire aux conditions suivantes :

  • La sécurité du télétravailleur est garantie

  • Le lieu est confortable et propice à la concentration

  • Le lieu est fonctionnel au regard des caractéristiques de l’emploi

  • La confidentialité des échanges est garantie si c’est nécessaire

• L’EDHEC demande au collaborateur, préalablement à son passage en télétravail, de s’assurer de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail. Il s’assure par ailleurs de la conformité de son installation électrique de son lieu en télétravail, et en certifie la conformité par la remise d’une attestation sur l’honneur. Cette conformité des installations est une condition préalable pour bénéficier du télétravail.

• Également, il est demandé aux collaborateurs de retenir un lieu de télétravail qui permette, en cas de nécessité et d’urgence, de revenir sous bref délai sur son campus de rattachement.

Article 7 – Formalités de mise en place du télétravail

La demande de mise en place du « télétravail régulier » se fait indistinctement à l’initiative du collaborateur ou de son responsable hiérarchique.

La demande d’accès au dispositif de télétravail se fait au moyen du document mis à disposition par la Direction, présenté à son responsable hiérarchique/collaborateur, et à la Direction des Ressources Humaines.

La demande doit être circonstanciée et argumentée, elle doit aussi préciser les modalités pratiques envisagées. Le document de demande de télétravail reprend les dispositions du présent accord pour parfaite information.

Le destinataire de la demande dispose d’un délai de 2 mois pour répondre. La réponse doit être argumentée.

L’entente entre les parties est formalisée à l’aide du document type fourni par la Direction des Ressources Humaines.

Article 8 – Principe de réversibilité

Corolaire du principe fondamental de « double volontariat », le principe de « réversibilité » permet à l’Institution ou au collaborateur concerné par une mesure de télétravail régulier de se désengager pour revenir à une formule de travail classique intégralement réalisée en présentiel.

La partie souhaitant mettre fin au dispositif de télétravail régulier devra expliciter les raisons de son choix et respecter un préavis d’un mois, sauf cas de force majeure.

Il pourra s’agir par exemple :

• D’une raison personnelle

• De la perte d’une condition d’éligibilité de l’emploi ou du collaborateur

• D’une nécessité impérieuse liée au fonctionnement de l’institution

• Du non-respect des conditions posées par l’accord

• De la fin de l’application du présent accord

Article 9 – Organisation matérielle du télétravail

Article 9.a – Moyens et équipements mis à disposition

L’Institution met à disposition des salariés les outils informatiques et téléphoniques nécessaires à l’exercice du télétravail.

Un accès à distance au réseau interne et aux applications informatiques de L’EDHEC est prévu, étant précisé qu’il revient au collaborateur de s’assurer de disposer d’une connexion adéquate à internet pour un travail efficace.

La totalité de ce matériel mis à disposition demeure l’entière propriété de l’Institution et doit être utilisé dans un cadre strictement professionnel, en conformité avec la Charte informatique de L’EDHEC. Le collaborateur ne peut utiliser un autre matériel que celui fourni par l’employeur.

Le collaborateur en télétravail est responsable de l’intégralité du matériel mis à disposition, et des données qui y sont stockées. Il s’engage à respecter les règles de confidentialité et de sécurité et à se conformer à la charte informatique quant aux règles d’utilisation du matériel en cours à L’EDHEC. Plus généralement, il se doit de protéger son outil de travail et de sécuriser son travail afin de s’assurer que les informations traitées demeurent confidentielles et éviter tout accès à ces informations, par un tiers.

Le télétravailleur s’engage à prévenir sans délai l’employeur et plus particulièrement le service informatique, de toute anomalie ou de tout défaut de fonctionnement de ce matériel.

En cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol, le collaborateur bénéficie de la même assistance informatique que les salariés travaillant dans les locaux.

En outre, l’Institution se réserve le droit à tout moment de demander au salarié en télétravail la restitution du matériel en prêt.

A date d’application de l’accord, la dotation de matériel prévue pour un collaborateur en télétravail comprend de base :

• Un pc portable et sa connectique

• Un casque

• Un écran

• Les logiciels nécessaires pour communiquer (email, messagerie instantanée, application téléphone sur ordinateur)

Cette dotation est susceptible d’être complétée par tout autre élément matériel nécessaire à la bonne exécution de la mission et à la bonne installation du collaborateur.

Article 9.b – Prise en charge des frais inhérents au télétravail

Le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de télétravail.

À ce titre, il appartient ainsi à l’Institution de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le collaborateur pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de L’EDHEC, après validation de la Direction (par exemple et si nécessaire, imprimante, bureau et fauteuil afin de prévenir les troubles musculo-squelettiques, …).

De plus, une allocation forfaitaire versée par l’Institution pour rembourser le télétravailleur des autres frais (chauffage, climatisation, électricité, …) est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des seuils prévus par la loi (à la date de signature de l’accord, celle-ci est de 10€ par mois par salarié effectuant par jour de télétravail par semaine selon l’URSSAF).

Article 10 – Respect des droits collectifs et individuels dans le cadre du télétravail

Le collaborateur en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs ou individuels, légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de L’EDHEC.

Il bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de L’EDHEC, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation. Ainsi, le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de L’EDHEC, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats.

L’Institution est tenue de respecter la vie privée du collaborateur et fixe en concertation avec le télétravailleur, les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail.

L’Institution veille à ne pas imposer l’utilisation de la ligne privée pour les communications téléphoniques professionnelles. À la date de signature, les communications professionnelles doivent passer par les téléphones de services ou les logiciels spécifiques de L’EDHEC (exemple Microsoft teams).

Article 10.a – Droit à la déconnexion

Le collaborateur en télétravail bénéficie du droit individuel à la déconnexion.

Par application de ce principe, le collaborateur en télétravail n’est pas tenu de répondre aux éventuelles sollicitations qu’il recevrait en dehors de plages de disponibilités convenues avec son responsable hiérarchique et définies dans le cadre posé par l’article 5.b « plages de disponibilités ».

Article 11 – Formation des télétravailleurs

Au-delà du principe d’égalité d’accès au dispositif de formation professionnelle pour les télétravailleurs, les parties actent également la nécessité que l’Institution participe à l’effort de formation à destination des télétravailleurs et notamment :

• Pour tous les collaborateurs : sur l’utilisation des outils collaboratifs, de travail à distance et d’organisation du travail en autonomie

• Pour les collaborateurs responsables hiérarchiques : sur le management des équipes à distance

Article 12 – Santé et sécurité des télétravailleurs

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. À cet effet, le télétravailleur atteste que le lieu retenu pour le télétravail permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité et conformément à la politique de prévention des risques professionnels de l’EDHEC.

En cas de maladie ou d'accident survenant pendant les jours de télétravail, le collaborateur doit en informer sa hiérarchie et la Direction des Ressources Humaines, dans le délai applicable aux salariés présents dans les locaux de L’EDHEC, soit un délai de vingt-quatre (24) heures et fournir le justificatif dans un délai de quarante-huit (48) heures.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

La mise en place des différents formats de télétravail fera l’objet d’une mention particulière au sein du document unique d’auto-évaluation des risques professionnels.

Article 13 – Télétravail et Handicap

Les formules de télétravail décrites au présent accord sont ouvertes aux collaborateurs en situation de handicap, éventuellement au moyen de toute adaptation du poste de travail et d’un complément à la dotation matérielle prévue par défaut.

Les parties souhaitent également affirmer que le télétravail peut aussi être utilisé en tant que tel comme mesure de maintien dans l’emploi via une adaptation du poste aux restrictions imposées par le handicap nouvellement survenu chez le collaborateur. Dans une telle situation, la formule de télétravail pourra être adaptée par rapport aux dispositions socles prévues pour le télétravail régulier.

L’avis et les préconisations du médecin du travail seront requis dans ce cas.

Article 14 – Commission de suivi de l’accord

Une commission de suivi réunissant les parties signataires sera constituée à la demande de l’une d’entre elles pour aborder toute problématique relative à la mise en application des dispositions du présent accord, ou pour tout projet de révision.

Également, il est d’ores et déjà convenu de réunir cette commission en avril 2023 afin de mesurer le niveau d’accès des collaborateurs au dispositif de télétravail, en particulier sur la possibilité de programmer 2 jours de télétravail régulier par semaine.

Enfin, comme cela avait été fait à l’occasion du premier accord sur le télétravail, une enquête de feedback sera diligentée auprès du personnel concerné à l’approche de la fin de l’application du nouvel accord.

Article 15 - Durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à la date du 1^er janvier 2023.

Il est conclu pour une durée déterminée et cessera de produire effet au 31 décembre 2023.

A défaut de reconduction expresse de l’accord, il cessera de produire effet à la date convenue, ce qui mettra également fin à tous les dispositifs de télétravail régulier mis en œuvre dans l’intervalle.

Article 16 - Révision, formalités de dépôt et publication

Article 16.a - Révision

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision par la direction et les Organisations Syndicales habilitées, conformément aux dispositions légales.

Toute demande de révision sera notifiée à chacune des autres parties signataire et accompagnée d’une proposition de texte révisé.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de 3 mois à partir de l’envoi de cette notification, les parties devront se rencontrer en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision.

Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion de l’avenant.

Article 16.b – Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par chacune des parties signataires, moyennant le respect d’un préavis de 3 mois formulé par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’ensemble des signataires.

Article 16.c - Notification, publicité et dépôt de l’accord

En vertu des dispositions des articles L.2231-6, L.2231-8 et D2231.2 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt à la DREETS.

Un exemplaire sera par ailleurs déposé auprès du Conseil des Prud’hommes de Roubaix.

L’accord sera diffusé sur les supports de communication internes de l’Institution.

Fait à Roubaix, le 14 décembre 2022

La Direction :	Les Organisations Syndicales :
Pour l’EDHEC, XXX, Directeur Général	Pour le syndicat SNEPL CFTC, XXX, Déléguée Syndicale

ANNEXE 1 : DROIT À LA DECONNEXION ET BONNES PRATIQUES D’UTILISATION DES OUTILS NUMÉRIQUES

L’usage des outils numériques de communication peut engendrer pour leurs utilisateurs (collaborateurs et responsables hiérarchiques) certains désagréments qui doivent être évités.

Il importe donc de réfléchir aux bonnes pratiques à mettre en application dans l’utilisation des outils numériques, dans l’intérêt de la qualité de vie au travail, de la santé et de la sécurité des salariés, et donc dans l’intérêt de tous.

Les mesures ci-dessous sont destinées à préserver au mieux la vie privée et personnelle des utilisateurs (collaborateurs et responsable hiérarchique) et à respecter leurs temps de repos et de congés afin qu’ils puissent appréhender pleinement leur droit à la déconnexion.

Rappel : L’utilisation professionnelle des outils numériques mis à disposition des utilisateurs (collaborateurs et responsable hiérarchique) par l’Institution s’effectue par principe sur le temps de travail.

Gérer au mieux l’envoi de ses messages électroniques

• Envoi d’un message

Il est recommandé de s’interroger sur la pertinence du canal utilisé entre les différentes possibilités : messagerie, face à face, visio, appel téléphonique et de favoriser les échanges directs lorsque les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés, lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation, ou lorsque l’échange devient conflictuel.

En outre, il est également recommandé aux collaborateurs de s’interroger sur les destinataires principaux du message :

• Utiliser des objets de courriel courts et explicites ;

• Cibler de façon précise les destinataires du message et inclure des formules de politesse ;

• Penser au temps pris par les destinataires à lire leurs messages, s’assurer de l’adéquation entre le niveau de compréhension du message et les destinataires ;

• L’utilisation intégrale de la liste de destinataires de l’expéditeur n’est pas nécessaire dans la réponse de participation à une réunion (« répondre à tous »),

  • Moment d’envoi du message

Il est demandé aux collaborateurs de s’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message.

La messagerie électronique permet de consulter ses messages en dehors de l’Institution et en dehors des horaires de travail, rendant plus poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée.

L’envoi de messages en dehors des périodes de travail doit se limiter aux circonstances exceptionnelles et urgentes.

On peut aussi préparer ses messages en mode brouillon ou hors connexion et les envoyer pendant les heures habituelles de travail.

Ces principes doivent aussi pouvoir s’articuler avec la situation spécifique des collaborateurs communiquant avec des interlocuteurs à l’international internes ou externes.

• Contenu du message

Il est rappelé aux collaborateurs qu’un courriel doit être concis, de sorte à permettre une prise de connaissance aisée y compris en situation de mobilité.

Un courriel ne peut se substituer à une note ou une fiche exposant une problématique ou le résultat d’une analyse complexe.

En outre, les collaborateurs sont appelés à demeurer courtois, écrire intelligiblement et ne mettre en copie que les personnes directement concernées.

Limiter sa dépendance à la messagerie (mails et messagerie instantanée)

• Limiter le nombre d’interruptions

Il est recommandé aux collaborateurs de :

• Désactiver les alertes sonores et visuelles d’arrivée de nouveaux messages ;

• Se réserver des moments consacrés à la consultation et au traitement des messages.

  • Informer sur sa disponibilité

En cas d’absence du bureau, les collaborateurs sont invités à :

• Actionner le « gestionnaire d’absence du bureau » ou déléguer leur messagerie afin d’éviter les relances pour non-réponse lors des périodes de congés de plusieurs jours ;

• Indiquer, si elle existe, le nom d’une personne à contacter dans le message indiquant l’absence du bureau ;

• Ne pas créer de sentiment d’urgence, se laisser et laisser aux autres le temps de répondre aux messages.

Lors des réunions de travail, il est demandé aux collaborateurs de n’utiliser les moyens de communication (portable, mails, etc) qu’en cas d’urgence.

L’exemplarité du management

Chaque responsable hiérarchique est le premier garant de l’équilibre de vie et de la cohésion de son équipe. Il ou elle doit :

• Incarner, par ses comportements, l’esprit d’équipe, le respect, les qualités d’écoute, de réalisme et de professionnalisme qu’il ou elle souhaite inspirer à ses collaborateurs ;

• Valoriser dans son discours et faciliter par ses pratiques l’équilibre de vie et le bien-être au travail ;

• Prendre en compte les particularités de chacun tout en veillant à la cohésion du groupe.

Le personnel encadrant s’assure par son exemplarité au respect du droit à la déconnexion des salariés. Il encourage ses collaborateurs à respecter leurs temps de repos y compris lorsqu’ils utilisent leurs outils numériques professionnels.

En cas de circonstances particulières, nées de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions à ce principe peuvent évidemment être mises en œuvre.