ACCORD COLLECTIF

PORTANT SUR

LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL A TITRE EXPERIMENTAL

Table des matières

PREAMBULE 4

1. Champ d'application 5

2. Définition et principes 5

3. Conditions d’éligibilité 5

3.1. Critères d’éligibilité tenant au salarié 6

3.2. Critères d’éligibilité tenant à la fonction 6

3.3. Candidatures au télétravail en surnombre 7

4. Cadre général de mise en œuvre – Télétravail régulier 7

4.1. Prérequis de mise en place 7

4.2. Principes 8

4.3. Candidatures et analyse de faisabilité 8

4.4. Période d’adaptation 8

4.5. Réversibilité et changement de poste 9

5. Organisation du télétravail 9

5.1. Maintien du lien social 9

5.2. Lieu d’exécution 9

5.3. Fréquence 9

5.4. Horaires de travail 10

5.5. Droit à la déconnexion 10

5.6. Entretien de suivi 12

5.7. Maladie ou accident du travail 12

5.8. Perturbations dans l’exercice du télétravail 12

5.9. Indemnisation 13

6. Cadre spécifique aux situations exceptionnelles 13

6.1. Télétravail ponctuel 13

6.2. Situations exceptionnelles 13

7. Dispositions diverses 13

7.1. Communication de l’accord 13

7.2. Commission de suivi de l’accord 14

7.3. Conditions d’application de l’accord 14

7.4. Réouverture des négociations 14

7.5. Publicité 14

PREAMBULE

Le présent accord collectif est conclu entre les parties soussignées pour définir d'un commun accord les conditions de mise en œuvre du télétravail, au sein de l’Association Diocésaine.

En effet, depuis quelques années, le développement des nouvelles technologies, tout particulièrement des outils de communication à distance, permet d’envisager de nouveaux modes d’organisation du travail pouvant contribuer à un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle, en participant à une démarche de développement durable, à une amélioration des conditions de travail tout participant à une meilleure attractivité et à la fidélisation des collaborateurs.

La crise sanitaire liée à la COVID 19, a amené à devoir transitoirement, organiser le travail différemment, à distance. Cette situation a mis en évidence la possibilité de pérenniser cette nouvelle organisation de travail. C’est ainsi que la Direction et les partenaires sociaux ont souhaité instaurer et encadrer la pratique du télétravail, en faveur des salariés volontaires et occupant des fonctions le permettant, à travers un accord.

C’est dans ce cadre qu’une négociation s’est engagée avec les partenaires sociaux en vue d’en déterminer les modalités de mise en place.

Cette négociation a abouti au présent accord dont il est convenu qu’il débutera par une période expérimentale de 12 mois à l’issue de laquelle un bilan sera réalisé afin de déterminer si les contours du dispositif doivent évoluer, suite aux premiers retours d’expérience.

Cet accord vise aujourd’hui à :

• Donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées,

• Harmoniser les pratiques en matière de télétravail,

• Clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail.

Le présent accord collectif se substitue à tous les dispositifs antérieurs de même objet qui, de ce fait, se trouvent abrogés.

Champ d'application

Le présent accord a pour objet de définir les conditions de mise en œuvre du télétravail pour le personnel salarié au service de l’Association Diocésaine de Lille.

A la date des présentes, ne relèvent pas de cet accord les salariés des paroisses en raison de l'autonomie canonique de leur curé. Il en est de même des associations loi 1901, dont l'évêque ou son représentant est membre de droit. À tout moment, chaque curé ou chaque président d'association pourra déclarer son adhésion au présent accord dans toutes ses dispositions.

Le présent accord ne s'applique ni aux ministres ordonnés, ni aux membres des congrégations religieuses et des instituts de vie consacrée qui relèvent de statuts légaux spécifiques.

Le présent accord s'applique à toutes les catégories de salariés de l’Association Diocésaine de Lille et sur le territoire géographique de ce diocèse, sous réserve de satisfaire aux critères d’éligibilité mentionnés à l’article 3.

Définition et principes

En vertu de l’article L. 1222-9 du Code du Travail, le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication mises à disposition par l’entreprise ».

Les parties signataires rappellent que le télétravail n’est ni un droit ni une obligation ; il ne doit être ni une faveur ni une sanction.

La mise en place du télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Le lien du salarié avec la communauté de travail ne doit pas être altéré du fait de la mise en place du télétravail.

Conditions d’éligibilité

Le télétravail n’est en effet pas un mode d’organisation adapté à tous les salariés ni à tous les postes de travail et requiert donc une appréciation de l’employeur au regard des critères cumulatifs suivants.

Critères d’éligibilité tenant au salarié

• Être volontaire ;

• Être en CDI ou en CDD et ne pas être en période d’essai ou en préavis ; Les salariés en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation sont exclus du dispositif afin de permettre l’apprentissage professionnel propre à leur contrat dans de bonnes conditions. Les stagiaires n’étant pas salariés, le télétravail ne leur est pas applicable.

• Occuper un poste à temps plein ou à temps partiel au moins équivalent à 80% ;

• Avoir une ancienneté de 6 mois minimum dans le poste occupé ;

• Maîtriser son poste de travail actuel et disposer d’une autonomie suffisante pour exercer son travail à distance ;

• Avoir un espace de travail adapté à domicile permettant l’exercice du télétravail ;

• Disposer des équipements informatiques nécessaires à savoir un PC portable et téléphonie (fixe ou mobile), et une connexion internet à domicile stable. Les salariés actuellement non équipés de PC portables et qui seraient néanmoins éligibles au télétravail accéderont au télétravail au fur et à mesure du renouvellement ou de la disponibilité de la flotte informatique.

Critères d’éligibilité tenant à la fonction

Compte tenu des spécificités de ce mode d'organisation, le télétravail ne peut être ouvert qu'à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d'organisation :

• Pouvant être exercés de façon partielle et régulière à distance

• Dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et/ou de l’association.

Quatre critères ne rendant pas accessibles le télétravail ont été identifiés :

• Organisation du travail :

  • Elle doit être compatible avec un travail à distance, c’est à dire ne nécessitant pas de support managérial rapproché pour la gestion des tâches et la polyvalence des activités.

  • De même les collaborateurs exerçant une activité qui par nature nécessite d’être exercée physiquement dans les locaux de l’association, notamment en raison des équipements matériels ou par nécessité d’une présence physique, ne sont pas éligibles au télétravail

• Activité nouvelle/ outil nouveau au sein d’un service : la mise en place d’un nouvel outil ou d’une activité nouvelle ne permettent pas dans un premier temps la mise en place du télétravail, afin de garantir la bonne prise en main de l’outil / le lancement de l’activité dans de bonnes conditions.

• Niveau de digitalisation : les postes dont le niveau de digitalisation des outils et process est faible (dossiers papiers, courriers, chèques…) ne permettent pas la mise en place du télétravail.

• Interaction : la configuration de l’équipe et le niveau d’interaction entre ses membres, avec le management, et avec les contacts internes ou externes, doit être compatible avec l’exécution d’un travail à distance.

Candidatures au télétravail en surnombre

En cas de candidatures au télétravail trop nombreuses au sein d’un même service, et de nécessité de départager ces candidatures après application des critères ci-dessus, le responsable hiérarchique tient notamment compte des critères suivants dans l’ordre de priorité ci-après : éloignement géographique du salarié, situation personnelle et familiale, et, le cas échéant, environnement de travail sur son lieu de travail.

Cadre général de mise en œuvre – Télétravail régulier

Prérequis de mise en place

Le salarié volontaire au télétravail doit disposer d’un espace de travail à son domicile ou dans un lieu de travail expressément autorisé par l’employeur propice au travail et à la concentration et qui soit conforme aux règles de sécurité. Le salarié atteste de cette conformité à l’association.

Le collaborateur doit impérativement disposer d’une connexion internet à haut débit et est tenu de veiller au respect des règles de confidentialité et de sécurité des informations et des données. Une connexion devra être paramétrée à cet effet.

Le salarié doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle et s’assurer que sa couverture multirisques habitation couvre sa présence durant ses journées de travail et fournir l’attestation correspondante.

En outre, la mise en place du télétravail ne doit pas faire l’objet de contre-indications médicales : les salariés disposant d’adaptations spécifiques du poste de travail au sein de l’association pourront disposer du télétravail dès lors que les recommandations pourront également être mises en œuvre au domicile du salarié par ses soins.

Principes 

Lors des journées de télétravail, le salarié est considéré comme présent au travail et dispose des mêmes droits et devoirs que les équipes présentes sur site en matière de rémunération, congés, RTT, accidents du travail, maladie, prévoyance….

Candidatures et analyse de faisabilité 

La réussite du télétravail, tant dans l’étude de l’éligibilité que dans sa mise en œuvre, repose sur un partenariat entre le salarié, son responsable hiérarchique et le service des Ressources Humaines.

La mise en œuvre du télétravail est subordonnée au respect des formalités suivantes :

• Le salarié qui souhaite disposer du télétravail doit en faire la demande écrite auprès du service des Ressources Humaines selon le formulaire prévu à cet effet.

• Sa demande est analysée conjointement par le service des Ressources Humaines et son management selon les conditions d’éligibilité prévues à l’article 3

• Dans le cas d’une réponse favorable, un avenant à durée déterminée pour le temps de l’accord est rédigé par le service des Ressources Humaines et proposé à la signature du collaborateur.

• Dans le cas d’une réponse défavorable, un entretien est organisé avec le responsable hiérarchique et le service des Ressources Humaines si besoin afin d’expliquer la décision et une réponse écrite est transmise au salarié par le service des Ressources Humaines.

Période d’adaptation 

Afin d'expérimenter le dispositif et de s'assurer qu'il répond bien aux attentes des deux parties, une période d'adaptation au télétravail de 8 jours ou 3 mois de télétravail réellement effectués est incluse dans l'avenant au contrat de travail.

Durant cette période d’adaptation, chacune des parties est libre de suspendre ou de mettre fin unilatéralement au télétravail moyennant un délai de prévenance de 15 jours.

Quelle que soit la partie à l’initiative d’une telle demande, celle-ci devra obligatoirement faire l’objet d’un écrit. En cas de rupture à l'initiative de l’association, un courrier motivé est rédigé par le service des Ressources Humaines.

A l'issue de la période d'adaptation, un entretien de bilan pourra être organisé entre le collaborateur et son responsable hiérarchique.

Réversibilité et changement de poste

A l’issue de la période d’adaptation, en cas de nécessité ou si le télétravail ne répond pas aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront envisager un changement dans l’organisation initialement retenue. Cette modification ne pourra être faite qu’à deux reprises, et donnera lieu à une nouvelle période d’adaptation. En cas de réelle incompatibilité de l’organisation avec le télétravail, il pourra être mis fin au télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois. Le salarié reprendra alors son activité dans les mêmes conditions qu’avant la mise en place du télétravail.

L’avenant au contrat est valable et applicable uniquement pour le poste que le collaborateur occupe à la date de celui-ci. En cas de changement de poste, l’avenant devient automatiquement caduc et la situation est réétudiée au regard des critères d’éligibilité.

Organisation du télétravail

Maintien du lien social

Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et de l’association, notamment aux réunions.

Le responsable hiérarchique et le collaborateur veilleront à maintenir un contact régulier et à communiquer les informations nécessaires à la bonne exécution de leurs missions.

Le responsable hiérarchique s’assure que le fonctionnement et la qualité du service ne sont pas impactés par le télétravail. A ce titre il est indispensable d’assurer une permanence dans le service. En outre, le collaborateur doit se déplacer pour toutes les manifestations collectives où sa présence est nécessaire.

Lieu d’exécution

Pour des raisons de sécurité et de fiabilité des outils informatiques, le télétravail se déroule au domicile du salarié.

Fréquence

Les jours de télétravail doivent par principe être pris par journée entière (sauf dérogation exceptionnelle du responsable hiérarchique formalisée par écrit) et ne peuvent conduire le salarié à s’absenter en télétravail plus d’une journée par semaine.

Le salarié est tenu de participer aux réunions, formations, séminaires ou déplacements nécessaires à l’exercice de ses fonctions quand bien même ceux-ci interviendraient une journée initialement programmée en télétravail.

A l’échelle d’un service, il est possible de définir des journées comme non accessibles au télétravail afin de préserver le lien social et les rituels d’équipes.

Le jour de télétravail hebdomadaire est fixe et défini au sein de l’avenant au contrat de travail.

Ce jour peut être modifié, exceptionnellement, à la demande du responsable hiérarchique ou du salarié sous réserve d’un délai de prévenance de 5 jours ouvrables pouvant être réduit d’un commun accord entre le responsable hiérarchique et le salarié matérialisé par un écrit (mail par exemple).

Les jours de télétravail non pris ne sont ni dédommagés ni reportés d’une semaine sur l’autre.

Horaires de travail

Les salariés exercent le télétravail dans le respect des accords sur la durée du travail applicables dans l’association et dans la limite de leur durée contractuelle de travail et des horaires qui leur sont, le cas échéant, applicables.

Les salariés sont informés des durées maximales de travail et des durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire. Pour rappel, sauf demande ou validation formelle du responsable hiérarchique, aucun salarié ne peut réaliser d’heures supplémentaires.

Il est rappelé que le respect de l’équilibre entre la vie professionnelle et de la vie privée est une condition de l’épanouissement des salariés et de la pérennité de l’association. Les managers doivent veiller à établir des règles de déconnexion avec leurs équipes qui permettent de préserver cet équilibre.

Droit à la déconnexion

L’Association Diocésaine de Lille réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à sa disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle de ses collaborateurs.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du collaborateur de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail.

Les outils numériques visés sont :

• Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables

• Les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messageries électroniques, logiciels, connexion wifi, internet/intranet...

Pour les travaux nécessitant une connexion à l’Association Diocésaine de Lille pour accéder au réseau et aux courriels, il n’existe pas d’obligation de connexion hors de temps de travail.

Néanmoins, en cas de circonstances particulières, nées de la force majeure, de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions à ce principe pourront être évidemment mises en œuvre.

Pour les autres fonctionnalités (sms, appels téléphoniques), l’Association Diocésaine de Lille ou le collaborateur pourront également être amenés à y recourir hors temps de travail, en cas de situation particulière et exceptionnelle telle que l’urgence ou cas de force majeure.

Aucune sanction ne pourra être prise par l’Association Diocésaine de Lille à l’encontre d’un collaborateur qui n’aurait pu être joint alors qu’il n’est pas en période de temps de travail (hors cas exceptionnels visés précédemment).

Il est rappelé que le traitement de sujets dans l’urgence ne doit pas devenir le mode de fonctionnement habituel d’un service ou de l’Association Diocésaine de Lille, y compris dans la collaboration entre collègues de travail.

En outre, chaque manager devra être vigilant à ne pas solliciter un collaborateur s’étant expressément déclaré, de manière ponctuelle, indisponible.

Il est rappelé à chaque salarié de :

• S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message, joindre un collaborateur ou un contact par téléphone,

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire,

• Pour les périodes de congés, ou d’absence, prévoir l’activation de la fonction « gestion des messages en cas d’absence », permettant de notifier son indisponibilité à tout correspondant et/ou désigner un collègue de travail qui prendra le relais.

L’Association Diocésaine de Lille invite les managers et leur équipe à limiter l’usage de la messagerie électronique entre 19h00 et 7h30 ainsi que le week-end.

La bonne pratique implique qu’il convient d’éviter, sauf urgence ou cas de force majeure, l’envoi des mails durant ces périodes.

En tout état de cause, tout mail envoyé durant ces plages horaires n’appellera pas de réponse immédiate.

Il est rappelé que les salariés disposent d’un droit de repos minimum de 11 heures consécutives par jour et de 35 heures par semaine, s’agissant du repos hebdomadaire.

Pendant ce temps de repos, les salariés doivent donc bénéficier de leur droit à déconnexion.

Entretien de suivi

Le passage en télétravail est sans incidence sur l’activité et les missions habituelles du salarié, ses objectifs, ses horaires de travail et sa charge de travail.

Des entretiens réguliers entre le salarié en télétravail et son responsable hiérarchique sont organisés afin de s’assurer de la bonne exécution de ses missions habituelles mais aussi de prévenir toute situation d’isolement et s’assurer que le salarié soit bien associé à la vie du service et à ses réunions.

Dans tous les cas, un bilan annuel est effectué.

Maladie ou accident du travail

Le salarié en télétravail bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’association.

En cas d’accident du travail au domicile du salarié pendant la période de télétravail, le salarié s’engage à en informer l’association par tout moyen et dans le respect des dispositions légales et conventionnelles applicables aux accidents survenus sur le lieu de travail.

En cas de maladie, le salarié doit justifier de son absence par la fourniture d’un arrêt de travail, dans les conditions prévues au règlement intérieur.

Perturbations dans l’exercice du télétravail

Si le salarié rencontre des perturbations dans l’exercice du télétravail (dysfonctionnement des équipements IT, impossibilité de travailler à domicile dans les conditions fixées aux articles 3 et 4.1) l’organisation en télétravail sera suspendue tant que le salarié n’aura pas effectué les actions permettant de remédier à cette situation. Si cette situation intervient au cours d’une journée de télétravail, le salarié est tenu d’informer immédiatement son responsable hiérarchique et de revenir travailler sur son lieu de travail ou, en accord avec son responsable hiérarchique, de poser une journée ou une demi-journée de repos.

Indemnisation

La mise en place, du télétravail tel que prévu au présent, accord ne génère aucune indemnité spécifique.

Cadre spécifique aux situations exceptionnelles

Télétravail ponctuel

Les encadrants directs d’équipes non éligibles au télétravail ne sont eux-mêmes pas éligibles. Ils pourront l’être de façon ponctuelle au cours de l’année, en accord avec leur propre responsable hiérarchique (mail, courrier…), dans le cadre notamment de missions spécifiques (préparation des plannings, de dossier spécifique etc.). Le télétravail ponctuel ne peut dépasser 6 jours / an.

Situations exceptionnelles

En cas de situations exceptionnelles impactant l’association et les salariés, telles que des fortes chutes neiges, le télétravail pourrait être appliqué à titre dérogatoire et temporaire selon les dispositions suivantes :

• Pour les salariés déjà bénéficiaires du Télétravail selon les dispositions prévues par le présent accord, le nombre de journées effectuées en télétravail pourrait être augmenté sur une même semaine sur autorisation expresse de leur responsable hiérarchique et après information du service des Ressources Humaines

• Pour les autres salariés, il pourrait être envisagé avec accord de leur responsable hiérarchique, en concertation avec le service des Ressources Humaine, de prévoir une organisation en télétravail exceptionnelle, dérogatoire et de courte durée, sous condition de faisabilité technique.

Dispositions diverses

Communication de l’accord

La Direction communiquera sur cet accord lors de sa signature et mettra en œuvre les actions de communication nécessaires vis-à-vis des salariés et des responsables hiérarchiques à compter de début 2022, afin de permettre l’ouverture et l’analyse des demandes de télétravail sur le premier trimestre 2022 et sa mise en œuvre effective concrète au second trimestre.

La Direction s’attachera tout particulièrement à expliquer les principes de l’accord et les conditions de réussite de la mise en place du télétravail aux salariés et à leurs responsables hiérarchiques pour faciliter l’application de cet accord expérimental.

Commission de suivi de l’accord

Les signataires confirment par le présent accord la mise en place d’une commission de suivi. Celle-ci est constituée d’un représentant de chacune des Organisations Syndicales signataires du présent accord, accompagné d’un membre du Comité Economique et Social, et de représentants de la Direction. Cette commission se réunit au moins une fois pendant la durée de l’accord. Elle a pour objet de veiller à son déploiement.

Elle est habilitée à identifier des améliorations.

Conditions d’application de l’accord

Il est conclu pour une durée déterminée de 12 mois et prendra effet au lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt.

Réouverture des négociations

Les parties conviennent de se réunir trois mois avant la date d’expiration du présent accord en vue de négocier les conditions et la durée de son éventuel renouvellement.

A défaut d'accord entre les parties, le présent accord cessera de produire ses effets à la date d'échéance.

Publicité

Conformément aux dispositions légales, le dépôt se fera par voie dématérialisée, via le site https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Lors de ce dépôt, seront communiqués :

• La version intégrale du texte en pdf de préférence (versions signées des parties) ;

• L’ensemble des autres pièces constitutives du dossier de dépôt.

• La version du texte obligatoirement en docx de laquelle sera supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques.

Le présent accord sera également déposé, par voie postale, au secrétariat du Conseil de Prud’hommes de Lille.

Un exemplaire signé du présent accord sera adressé à chaque organisation syndicale représentative dans l'Association.

Les formalités de dépôt seront accomplies par l’employeur.

Le présent accord fera d’autre part l'objet d'un avis d'existence affiché aux emplacements habituels. Un exemplaire en sera remis aux représentants du personnel, à chaque salarié et à tout nouvel embauché.

Fait à Lille, le 04 février 2022

Pour la délégation Syndicale CGT de l’Association Diocésaine de Lille,

Pour la délégation employeur de l’Association Diocésaine de Lille,