Accord sur le vote électronique
au sein du SIST CMB

Entre :

Le SIST CMB, dont le Siège Social est situé ( …) agissant en qualité de (…°) du SIST-CMB ;

D’une part,

Et

les organisations syndicales suivantes :

- Le syndicat (…) ,

- Le syndicat (…) ,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le CMB, à l’instar de toutes les entreprises, doit s’adapter en permanence afin d’assurer son développement et sa pérennité. Dans ce but, le CMB doit s’approprier les nouvelles technologies issues du digital.

L’usage des nouvelles technologies n’est pas seulement pertinent dans sa relation client. Dans le cadre des réflexions sur l’évolution numérique interne du CMB les partenaires sociaux se sont interrogés sur l’opportunité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’article R2314-5 du Code du travail modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 autorise le recours au vote électronique pour l’élection des membres du Comité social et économique. Les articles R 2314-6 et suivants définissent les conditions et modalités de vote par voie électronique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016) entré en vigueur le 25 mai 2018 font l’objet d’une attention particulière dans le cadre du recours au vote électronique. 

Les parties signataires estiment que l’adoption du vote électronique est de nature à améliorer les processus au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission, en déplacement, en congés (…),

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

De plus, et conformément aux articles L2232-12 et suivants du Code du travail, les partenaires sociaux retiennent le vote électronique dans le cadre de consultations des salariés pour la conclusion d’accords d’entreprise en application des dispositions en vigueur.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique sont de nature à faire respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 1 – Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés du CMB (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections professionnelles.

Cet accord a également vocation à s’appliquer à l’ensemble des salariés du CMB dans le but de recueillir leur approbation concernant un accord ayant recueilli 30% des suffrages exprimés en faveur des organisations syndicales représentatives. Cette consultation des salariés se réalise en conformité avec les dispositions légales.

Article 2 – Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

En outre les parties conviennent que le vote par correspondance postale est exclu.

Le dernier jour du vote il sera mis à disposition, une salle dédiée comportant une installation permettant aux salariés de venir voter électroniquement.

Article 3 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

3.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que le vote est organisées par un « fournisseur prestataire », mandaté par la Direction.

La Direction prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-6 et suivants du Code du travail.

Dans le cadre des opérations de vote, le nom du prestataire retenu est indiqué dans le protocole d’accord préélectoral ou dans le protocole d’accord spécifique à la consultation des salariés.

3.2 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions précitées.

3.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales, ou les salariés consultés, ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» (ou « fichiers des salariés votants ») et «contenu de l'urne électronique».

Le vote émis par chaque électeur ou salarié votant est crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne sont accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique est également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports sont détruits.

3.4 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3.5 Expertise et conformité

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le recours au vote électronique s’effectue en conformité avec le règlement Général sur la Protection des Données entré en vigueur le 25 mai 2018.

3.6 Information et formation

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales ou des opérations de consultation.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 4 : Déroulement des opérations de vote

4.1 Protocole d’accord

Dans le cadre de chaque élection professionnelle, les parties engagent une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Dans le cadre de consultations des salariés, le protocole d’accord spécifique à la consultation des salariés mentionne l’objet de la consultation, le calendrier des opérations de vote, ainsi que les documents mis à disposition du salarié, notamment le texte soumis à ratification.

4.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés sont informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral

Dans le cadre d’un référendum, les salariés sont informés des modalités de vote, définis dans le protocole d’accord spécifique à la consultation des salariés.

4.3 Caractéristiques du matériel de vote

Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Dans le cadre des élections professionnelles, les professions de foi des listes candidates sont accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique doivent être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 5 Mo).

Dans le cadre d’élections professionnelles, le prestataire reproduit sur le serveur les listes de candidats.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Le système propose par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

4.4 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque salarié votant reçoit, à son domicile, de la part du prestataire, avant le référendum ou le premier tour des élections ;

• l'adresse du serveur de vote ;

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire ;

• la date de début et de fin du vote électronique du référendum, ou du premier et second tour des élections professionnelles.

Les modalités d’envoi des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur ou le salarié votant accède au système de vote en saisissant son identifiant personnel et une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral ou le protocole d’accord spécifique.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

Dans le cadre d’une consultation des salariés, les réponses proposées à la question posée sont présentées aux salariés votant.

L’électeur, ou le salarié votant, valide son vote en saisissant son mot de passe.

Seul le premier envoi des codes est effectué par voie postale. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs, ou salariés votants peuvent obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée décrite en annexe 1.

Les membres du bureau de vote, les candidats aux élections, les délégués syndicaux des organisations syndicales présentant des candidats ainsi que deux membres de la Direction des relations humaines pourront consulter les listes d’émargement et le taux de participation durant le scrutin.

Dans le cadre d’une consultation, les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux des organisations syndicales représentatives ainsi que deux membres représentant l’employeur pourront consulter les listes d’émargement et le taux de participation durant le scrutin.

4.5 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2321-18 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux dans le cadre d’élections professionnelles.

Article 5 : Dispositions finales

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de la signature de celui-ci et de l’exécution des formalités de dépôt et de publicité.

Chaque organisation syndicale dispose d’un exemplaire original du présent accord.

5.1 Suivi de l’accord

Conformément aux dispositions législatives et afin d’assurer l’adéquation des dispositions prévues par cet accord avec les évolutions législatives ou techniques, les parties conviennent de se rencontrer au besoin.

5.2 Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires dans le cadre de l’article L 2222-6 du Code de Travail et la durée du préavis est fixée à 3 mois. La dénonciation est notifiée, par lettre recommandée avec accusé de réception, par son auteur, aux autres signataires de l’accord.

5.3 révision

Le présent accord peut être révisé selon les dispositions légales en vigueur énoncées par l’article L2261-7-1 et L2261-8 du Code du travail.

Peuvent demander la révision de l’accord :

• Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives signataires ou adhérentes de cet accord ;

• A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord.

La partie souhaitant réviser l’accord notifie cette demande de révision par écrit aux parties prenantes, en exposant les points pour lesquels la révision est souhaitée.

L’avenant portant révision de l’accord est soumis aux règles en vigueur relatives à la validité de conclusion des accords.

Il est soumis aux formalités nécessaires de dépôt et de publicité.

Dès lors, les dispositions qu’il contient se substituent de plein droit aux dispositions qu’il modifie.

5.4 Publicité

Le présent accord fait l’objet des mesures de publicité conformément aux dispositions légales et règlementaires. Il est transmis au greffe du conseil des prud’hommes et est déposé sur la plateforme numérique dédiée.

Fait à Paris, le

Pour le CMB

(…)

Pour les organisations syndicales

(…)	(…)

Annexe 1 : procédure de récupération des identifiants

Chaque électeur peut :

• tout au long du processus électoral : demander le renvoi postal de ses codes d’accès par le prestataire à son adresse personnelle ;

• Le jour des scrutins : Faire une demande, par @mail, de réattribution de code auprès de la personne représentant la fonction RH, qui après identification permet la transmission d’un nouveau code par @mail par le prestataire.