Accord collectif de l’UES IFPASS

relatif au télétravail

Préambule

L’organisation du travail au sein de l’IFPASS, compte tenu de la nature de son activité, repose sur le principe de réalisation de l’activité professionnelle au sein d’une communauté de travail, sur ses sites d’activité.

Cependant, la crise sanitaire liée à la pandémie du Covid-19 a profondément impacté le monde du travail transformant l’organisation et le fonctionnement des entreprises en imposant de nouvelles pratiques de travail et de management auxquelles les salariés et les managers de l’IFPASS se sont adaptés.

Le télétravail fait partie de ces pratiques.

Tirant les leçons du télétravail contraint durant cette période, la Direction de l’IFPASS et les organisations syndicales de l’IFPASS ont engagé, en novembre 2021, parallèlement aux négociations sur la qualité de vie au travail, les négociations sur le télétravail afin d’aboutir à un accord d’entreprise.

Les parties signataires soulignent que le télétravail constitue une opportunité de repenser l’organisation du travail et d’améliorer les conditions de travail.

Le télétravail peut en effet permettre au salarié d’avoir davantage d’autonomie tout en améliorant ses conditions de travail (concentration accrue, plus grande efficacité…) et ses conditions de vie (réduction des temps de transport, meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle, plus grande souplesse dans l’organisation du temps).

Pour autant, il est nécessaire de prévenir certains risques liés à cette organisation du travail pour le salarié individuellement (respect du droit à la déconnexion, respect des temps de repos, porosité entre vie professionnelle et privée, isolement, fatigue mentale …) mais aussi pour le collectif de travail (perte du lien social, atteinte à la cohérence des équipes).

Dans ce contexte, à l’issue de 5 réunions de négociation qui se sont tenues les 26 novembre 2021, les 6 et 14 janvier 2022, le 8 février 2022 et le 3 mars 2022, il a été convenu ce qui suit :

Article 1 - Périmètre de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES IFPASS permanents des classes 1 à 7, relevant de la CCN des Sociétés d’assurances, ainsi qu’aux cadres dirigeants, relevant de l’accord des Cadres de Direction des Sociétés d’Assurances du 3 mars 1993.

Article 2 – Définition du télétravail

La loi définit le télétravail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle des tâches assignées au salarié qui auraient pu être exécutées dans les locaux de l'employeur, sont effectuées hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication » (article L.1222-9 du Code du travail).

Article 3 – Différentes modalités et circonstances de recours au télétravail

Le recours au télétravail peut correspondre à différentes modalités :

• Le télétravail régulier : il est déployé dans les conditions précisées dans cet accord, sur la base du volontariat et en accord avec la hiérarchie. Ce type de télétravail nécessite des précisions tant sur les critères d’éligibilité au télétravail que sur le nombre de jours et les conditions organisationnelles de son déploiement.

• Le télétravail exceptionnel : il est instauré en cas de survenance de circonstances exceptionnelles (crise sanitaire, intempéries, grèves dans les transports en commun…). Ce type de télétravail ponctuel, pour répondre à une contrainte précise, pouvant parfois être décrété par les Pouvoirs publics, devient de ce fait une obligation pour l’entreprise.

En cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, le recours au télétravail au-delà de contingents prévus par cet accord est considéré comme un aménagement du poste de travail, rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction de l’employeur dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Pour répondre rapidement à une situation exceptionnelle ou à un cas de force majeure, l’employeur peut s’appuyer prioritairement sur le fondement de l’article L. 1222-11 du Code du travail pour décider unilatéralement le recours au télétravail pour tout ou partie des salariés.

Les articles qui suivent concernent uniquement le télétravail régulier.

Article 4 – Eligibilité au télétravail

Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation et sa mise en œuvre répond à certaines conditions.

Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent occuper un poste compatible avec cette forme d’organisation du travail.

La nature de l’activité, le degré d’autonomie et les outils de travail utilisés constituent des critères déterminant l’éligibilité des postes au télétravail.

Au vu de ces critères, certains postes ne peuvent être assumés en télétravail.

Article 4.1. - Critères déterminant l’éligibilité au télétravail

Afin de déterminer l’éligibilité au télétravail, les critères suivants sont appréhendés pour chaque poste de travail :

1^er critère : degré d’affranchissement du titulaire du poste de la présence physique permanente sur le lieu de travail

Le fonctionnement organisationnel et relationnel nécessite, sur certains postes, une présence physique dans les locaux de l’entreprise, du fait de leur attachement à des lieux ou des personnes :

• activités en face à face avec les apprenants

• accueil du public

• projet nécessitant des contacts nombreux et réguliers.

2e critère : degré d’autonomie

L’autonomie est caractérisée par la liberté d’action dans la réalisation des tâches. Certains postes comportent une proportion importante de tâches prescrites, ce qui nécessite contrôle et reporting régulier. La prédominance des tâches prescrites exclut ces postes du télétravail.

3e critère : poids d’activités et tâches réalisables à distance

L’activité de l’entreprise et son bon fonctionnement rendent certaines tâches réalisables en télétravail et d’autres non. A titre d’exemple : saisie informatique, entretiens téléphoniques, rédaction de contenus sont éligibles au télétravail. En revanche, installation et préparation des salles de cours, travaux de reprographie, affranchissement du courrier excluent le recours au télétravail.

Article 4.2. - Démarche d’éligibilité des postes de travail

Les postes sont analysés au regard des critères définis à l’article 4.1 et une note sur l’échelle de 0 à 2 est ainsi attribuée à chaque poste. Seuls les postes ayant obtenu une note supérieure à 0 sont éligibles au télétravail.

Indice	Interprétation
0	inexistant
1	partiel
2	fort

Article 4.3. - Durée maximale du télétravail 

Le nombre de jours potentiellement télétravaillés par semaine est compris entre 0 et 3.

Il est déterminé pour chaque poste de travail en fonction du score final obtenu dans la démarche d’éligibilité, en additionnant les notes obtenues pour les 3 critères :

Score	Nombre de jours hebdomadaires maximum potentiellement télétravaillés pour un temps plein	Forfait annuel de jours maximum potentiellement télétravaillés pour un temps plein
0	0	0
2	1	41
3	1	41
4	1.5	62
5	2	82
6	3	123

Les jours de télétravail non utilisés ne sont pas reportables d’un mois à l’autre.

Article 5 - Réversibilité du télétravail 

Le télétravail peut prendre fin de plein droit, à tout moment, lorsque les conditions d’éligibilité définies à l’article 4.1 du présent accord ne sont plus remplies (exemple : changement de poste) ou pour tout autre motif, soit au niveau de l’entreprise, soit au niveau d’un service ou individuellement.

Par ailleurs, le refus du salarié d'accepter le télétravail régulier n'est pas un motif de rupture du contrat de travail et ne peut entraîner aucune sanction disciplinaire.

Article 6 – Mise en œuvre du télétravail

La pratique du télétravail ne modifie pas l’activité habituelle, la charge de travail, les délais d’exécution, l’amplitude de travail applicables habituellement dans les locaux de l’entreprise, pas plus que les accords d’entreprise relatifs au temps de travail.

Article 6.1 - Temps de travail 

La durée de travail des salariés est identique qu’ils soient sur site ou en télétravail. Les dispositions relatives à la durée maximale quotidienne, aux durées maximales hebdomadaires, au temps de repos, au temps de pause et au décompte des heures de travail s’appliquent, ainsi que celles concernant les salariés sous convention de forfait jours.

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge ou l’amplitude de travail applicable habituellement au salarié au sein des locaux de l’entreprise.

A ce titre, le salarié doit être joignable par téléphone et par mail et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions.

Les salariés dont le temps de travail est décompté en heures :

• Ils exercent leur activité en télétravail dans le respect des horaires prévus à l’Accord de réduction du temps de travail du 13 novembre 2009 et de l’Avenant du 26 juin 2018.

• La durée du travail du télétravailleur ne peut dépasser 7h36 par jour en moyenne pour les temps pleins, effectuées obligatoirement dans l’intervalle compris entre 7h45 et 18h06.

Les cadres en forfaits jours :

• Les télétravailleurs en forfait jours doivent exercer leur activité en cohérence avec le fonctionnement de l’entreprise.

• Ils organisent leur temps de travail en fonction de leur activité et en toute autonomie, à condition de respecter les durées minimales de repos prévues par la loi :

  • 11 heures consécutives de repos quotidien

  • 24 heures consécutives de repos hebdomadaire

Article 6.2 - Procédure de demande du télétravail 

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail en exprime la demande à l’aide du logiciel de gestion du temps de travail « Hordyweb », au plus tard la semaine précédente.

Le manager est alerté de la demande par un courriel et peut procéder à la validation ou au refus des jours de télétravail proposés par le collaborateur.

Dans tous les cas pour une bonne organisation de l’activité du service, il est recommandé que le choix des jours de télétravail résulte d’une concertation préalable entre le manager et l’ensemble de son équipe.

Article 6.3 - Engagements du salarié en télétravail 

Le salarié souhaitant bénéficier du télétravail s’engage à déclarer qu’il dispose d’un espace conforme à la bonne réalisation de son activité ainsi que d’une connexion personnelle Internet.

Le salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et notamment celles relatives à la protection des données.

Il doit assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données qui lui sont confiées et auxquelles il a accès dans le cadre professionnel.

Article 6.4 - Engagements du manager 

Le responsable hiérarchique direct s’engage à assurer le suivi de l’activité quotidienne de ses collaborateurs en télétravail.

Article 6.5 - Environnement du télétravail

En pratique, les équipements et outils numériques sont fournis par l’IFPASS qui assure également au salarié un service d’appui technique et l’entretien des équipements.

Parallèlement, le salarié signe la convention de mise à disposition d’outils informatiques remise par le Responsable du service Développement des Systèmes d’Information.

De surcroît, l’usage des outils numériques est encadré par l’employeur, auquel il incombe de prendre, dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données personnelles (RGPD) et des prescriptions de la CNIL, les mesures nécessaires pour assurer la protection des données personnelles du salarié en télétravail et celles traitées par ce dernier à des fins professionnelles.

Il incombe au salarié en télétravail de se conformer aux règles relatives à la protection de ces données et à leur confidentialité, ainsi qu’aux restrictions de l’usage des équipements ou outils informatiques.

Le salarié a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation d’activité en télétravail à son domicile afin de vérifier que son contrat habitation le couvre bien.

Article 6.6 - Prise en charge des frais professionnels 

Le principe général selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail.

Dans le cadre du télétravail, la prise en charge de l’IFPASS est appréhendée sous la forme d’un remboursement des dépenses engagées par le salarié sur présentation de justificatifs, avec l’accord préalable de l’employeur.

Les frais pouvant ainsi être pris en charge concernent notamment :

• frais d’abonnement téléphone et Internet ;

• consommables informatiques (papier, cartouches d’encre …).

Pour bénéficier de la prise en charge partielle de ces frais, le salarié doit pouvoir justifier du surcoût occasionné par le télétravail dans la facturation de ces frais et obtenir l’accord préalable de l’employeur.

Article 6.7 - Droit à la déconnexion 

Conformément à l'alinéa 7 de l'article L. 2242-8 du code du travail, l’IFPASS affirme l'importance du bon usage des outils numériques et de communication professionnelle et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle de ses salariés.

N'étant pas soumis à la réglementation relative à la durée du travail et aux temps de repos des salariés, les cadres dirigeants (accord du 3 mars 1993 des Cadres de Direction des Sociétés d’Assurances) ne peuvent se prévaloir des mesures prévues par le présent article. En revanche, ils devront veiller au respect du droit à la déconnexion de leurs collaborateurs.

Les signataires de l’accord soulignent l’importance du bon usage des outils numériques et de communication professionnelle et de la limitation de leur utilisation hors du temps de travail.

Par conséquent, aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature.

Seule une urgence peut être de nature à permettre une dérogation sur ce point. Les situations d’urgence visées par la dérogation sont les suivantes :

• conditions d’activité difficiles (intempérie, grève, pandémie …)

• réponse urgente attendu par un client

• urgences sanitaires, mesures d’isolement

Article 7 – Aménagements des locaux

Le télétravail peut être une opportunité pour l’IFPASS de repenser l’aménagement de ses locaux afin d’optimiser l’occupation des bureaux et libérer ainsi des espaces.

Ces espaces permettront notamment d’accueillir de nouveaux salariés dans la perspective de croissance des effectifs de l’IFPASS.

L’ensemble des aménagements seront effectués de manière à garantir aux salariés de bonnes conditions de travail.

Article 8 – Protection des données

Le télétravailleur s’engage à respecter l’ensemble des règles fixées par l’IFPASS en matière de sécurité et de confidentialité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous les supports et par tout moyen.

Il se doit de préserver la confidentialité des accès et des données afin d’éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse par des tiers.

Article 9 – Formation et accompagnement

Les télétravailleurs bénéficient d’une formation appropriée portant sur les procédures et les équipements mis à leur disposition dans le cadre du télétravail et dans tout autre domaine jugé nécessaire dans le contexte du télétravail.

Article 9.1 - Actions menées par l’entreprise 

Des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques au management à distance pourront être proposées aux responsables hiérarchiques des télétravailleurs.

Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l'entreprise organisera des actions de formation et de sensibilisation à destination des managers et de l'ensemble des salariés.

Article 9.2 - Accompagnement des nouveaux collaborateurs et alternants, salariés sortants

Pendant les deux premiers mois de sa prise de poste, un nouveau salarié n’est pas éligible au télétravail.

Le manager, en concertation avec le service développement et contrôle de gestion sociale, peut envisager l’accès au télétravail après cette période de deux mois.

En effet, une attention particulière est nécessaire dans le cadre du télétravail pour tout nouveau collaborateur, afin de garantir l’intégration dans le collectif de travail et la bonne appréhension du poste de travail et de son contenu.

Pour les alternants qui exercent en télétravail, il est nécessaire de garantir l’encadrement de leurs missions par le manager et la continuité de la relation avec le tuteur ou le maître d’apprentissage.

Il en sera de même pour une personne en préavis : le manager, en concertation avec le service développement et contrôle de gestion sociale, pourra réduire ou suspendre l’accès au télétravail.

Article 10 – Date d’application et durée de l’accord

L'accord est conclu pour une durée déterminée de deux ans et entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Un bilan de son application est effectué quatre mois avant la date de fin de la validité de l’accord.

Article 11 – Modalités de suivi de l’accord

Dans le cadre de la mise en œuvre du présent accord, une commission de suivi est instaurée. Composée d’un représentant de la Direction de l’IFPASS et d’un représentant de chaque Organisation syndicale, elle se réunira tous les six mois.

Cette commission pourra être saisie par les salariés en cas de difficultés d’application et d’interprétation du présent texte.

Article 12 – Bilan et clause de reconduction de l’accord

Un bilan de la mise en œuvre du présent accord sera réalisé 3 mois avant la fin de sa validité.

Une réunion des signataires du présent texte sera organisée par l’employeur à cette fin.

Lors de cette réunion, les parties décideront de reconduire ou non le présent accord.

Article 13 – Dépôt et publicité

En application de l’article L.2231-6 du Code du Travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords qui transmet ensuite à La Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS), ainsi qu’au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.

Un exemplaire de l’accord sera adressé à chaque organisation syndicale signataire.

Il sera, en outre, porté à la connaissance des salariés de l’entreprise.

Fait en 5 exemplaires, à Puteaux, le 14/03/2022

Pour l’UES IFPASS, xxxxxxxxxxx, Directeur général

Pour les organisations syndicales de l’UES IFPASS :

Pour la CFDT, xxxxxxxxxxxxx

Pour la CFE-CGC, xxxxxxxxxxxxxxxx