Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE" chez CENTRE INTER MEDECINE TRAVAIL (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN OEUVRE

DU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ÉLECTIONS DES REPRESENTANTS AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

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ENTRE LES SOUSSIGNÉES :

• Le CIAMT, Association à but non lucratif, Loi 1901, dont le siège est sis 26, rue Marbeuf – 75008 PARIS, représenté par XXX, dûment habilité en sa qualité de Président,

D’une part,

ET

Les Organisations Syndicales représentatives au sens de l’article L 2122-1 du code du Travail :

• La CFDT représentée par XXX en sa qualité de délégué syndical ;

• La CFE-CGC représentée par XXX en sa qualité de déléguée syndicale ;

• La CFTC représentée par XXX en sa qualité de délégué syndical ;

• FO représentée par XXX en sa qualité de délégué syndical ;

D’autre part.

Suite au Décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique, l’accord relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants au Comité d’Entreprise et Délégations du personnel qui a été signé le 14 novembre 2016 est caduque.

Par conséquent :

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections des représentants au Comité Social et Economique.

Préambule

Le CIAMT a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que le CIAMT a invité les Organisations syndicales représentatives en vue d’étudier l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections du Comité Social et Economique du CIAMT.

Le CIAMT a pris contact avec la Société ALMA CONSULTANT, spécialisée dans les opérations électorales afin de lui confier la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (article R2314-6 du code de travail).

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R2314-6 du code de travail).

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R2314-7 du code de travail).

Avec les organisations syndicales et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

Article I - MODALITES D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS

Article I.1 : Principes Généraux

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment :

• L’authentification de l’électeur,

• L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré)

• L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur)

• L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin)

• La confidentialité et le secret du vote

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque le site est doté d’un poste en libre accès.

Dans le cadre de chaque élection et/ou consultation des salariés, les parties signeront un protocole électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par la société ALMA CONSULTANT, mandatée pour ce faire par la Direction.

Article I.2 : Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, ALMA CONSULTANT doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

• D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

• D’autre part du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Économique.

• D’autre part du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant une expérience dans l’analyse des systèmes de vote et avoir suivi une formation auprès de la CNIL.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL.

Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL et remis aux organisations syndicales.

Article I.3 : Information et formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

À cet égard, chaque salarié recevra une enveloppe comprenant une notice d’information détaillée permettant à l’électeur de voter et les professions de foi (article R2314-12 du code de travail).

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu lors du scellement de l’urne (article R2314-12 du code de travail).

Article I.4 : Dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article II- DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

Article II.1 : Etablissement des fichiers

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.

Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin et instance par chaque organisation syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par le protocole préélectoral.

À la réception de ces listes, la Direction des Ressources Humaines les transmettra à ALMA CONSULTANT afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales (pour Alma Consultant) : noms et prénoms des inscrits, date de naissance, collège, site, adresse postale et l’information personnelle ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, site/établissement, sexe et date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, collège et scrutin ;

• Pour les résultats : Les procès-verbaux CERFA (noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège)

• Le résultat de la représentativité (au 1^er tour)

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales (prestataire) : ALMA CONSULTANT

• Pour les listes électorales (affichage) : Électeurs, syndicats représentatifs

• Pour les listes d’émargement : Membres des bureaux de vote, Direction des Ressources Humaines.

• Pour les résultats : Électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, Direction des Ressources Humaines et membres des bureaux de vote

Article II.2 : Modalités des élections

En présence des représentants des listes candidates et des membres du bureau de vote, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement des urnes.

Trois membres de la cellule scellement-descellement choisis parmi les membres des bureaux de vote établiront, de façon confidentielle, un mot de passe chacun (en entourant 3 caractères sur un document remis par Alma Consultant). Chaque feuille sera ensuite insérée dans une enveloppe sécurisée. Ces enveloppes devront être conservées dans un endroit sûr par la Direction des Ressources Humaines. Les talons numérotés des enveloppes seront remis au prestataire.

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une période déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (Ordinateur, tablette, smartphone), de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Article II.3 : Bulletins de vote

ALMA CONSULTANT assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

ALMA CONSULTANT reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre précisé sur le protocole électoral.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, ALMA CONSULTANT veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Les professions de foi mises en ligne seront de même format à savoir format A4 recto/verso couleur.

Article II.4 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple (selon la date prévue par le protocole préélectoral), la notice d’information détaillée comprenant au moins :

• L’adresse du site de vote

• Ses codes d’accès personnels au site de vote, constitués d’un code d’identification personnel dont ALMA CONSULTANT aura connaissance et d’un mot de passe généré de manière aléatoire par le système dont ALMA CONSULTANT n’aura pas connaissance.

• La nature de l’information personnelle nécessaire à l’accès du site de vote

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour si l’organisation de ce dernier est requise

• Un numéro de téléphone et une adresse mail d’assistance électeurs dédiés à l’élection

Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations.

À l’aide de son identifiant, de son mot de passe et d’une information personnelle ne figurant pas sur le courrier et dont seul l’électeur a connaissance (initiales prénom nom en majuscules date de naissance JJMMAA), l’électeur pourra se connecter sur le site sécurisé des élections professionnelles et voter en toute confidentialité.

Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre l’assistance téléphonique ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote.

En cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote, pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi de 9h à 17h, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné ou l’assistance électeur d’ALMA CONSULTANT – par mail (du lundi au vendredi de 9h à 18h) ou par téléphone sur une ligne dédiée (24h/24 – 7J/7) - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article II.5 : Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Cette cellule sera présente :

• A la recette test complète du système de vote

• Au scellement des urnes avant élections

• Scellement et descellement lors du dépouillement des urnes

D’autre part les membres de cette cellule auront accès à l’état de fonctionnement du système de vote et au contrôle du scellement pendant toute la durée des élections.

Elle comprend 1 à 2 représentants de la direction des Ressources Humaines, 1 à 2 représentants du bureau de vote et 1 représentant de Chez ALMA CONSULTANT.

Article II.6 : Cellule de scellement et descellement

Cette cellule sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par ALMA CONSULTANT lors du test en réel.

Pour l’ensemble des instances cette cellule sera composée de trois électeurs désignés avant la date du scrutin par la Direction. Ces membres pourront être des membres des bureaux de vote. La présidence appartiendra au plus ancien. La cellule pourra être assistée dans ses opérations par un salarié représentant le service RH.

Un représentant de chaque organisation syndicale représentative nationalement dans l’entreprise, membre du personnel, peut assister au dépouillement, le temps passé par ces observateurs à celui-ci est rémunéré comme temps de travail.

Cette cellule aura en charge :

• Scellement des urnes

• Descellement des urnes

Article II.7 : Bureaux de vote

Les modalités de désignation et de fonctionnement des bureaux de vote seront définies par la Direction.

Les bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par Alma Consultant et devront être composés de 3 électeurs (un président et deux assesseurs) par instance par collège. Possibilité de créer un bureau de vote unique et commun aux différents collèges d’un même CSE.

Article II.8 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, les taux de participation et les listes d’émargement.

Article III- CLÔTURE ET RÉSULTATS

Article III.1 : Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins 3 mots de passe de déchiffrement différents.

Article III.2 : Décompte et attribution des sièges

Le système de vote électronique est scellé après la clôture du scrutin et avant le descellement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.

Article III.3 : Délais et recours et destruction des données

ALMA CONSULTANT conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l’expiration de ces délais, ALMA CONSULTANT procède à la destruction des fichiers supports et transmet un certificat de destruction de l’ensemble des données.

Article IV- DISPOSITIONS FINALES

Article IV.1 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

L’accord est conclu pour la durée du mandat et prendra effet le jour suivant l’accomplissement des formalités de dépôt auprès de la DIRECCTE.

Article IV.2 : Faculté d’adhésion

Toute organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise non signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement conformément à l’article L. 2261-3 et suivants du Code du travail.

Cette adhésion ne pourra pas être partielle et concernera obligatoirement l’ensemble des termes de l’accord.

Article IV.3 : Révision

Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application dans le respect des dispositions prévues par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du Travail.

Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette demande de révision, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Ces dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant.

L’avenant se substituera alors de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie dès lors qu’il aura été conclu et déposé conformément aux dispositions légales.

Article IV.4 : Dénonciation

Le présent accord pourra également être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires dans les conditions prévues par l’article L. 2261-9 et suivants du Code du travail et moyennant le respect d’un délai de préavis de trois mois.

Article IV.5 : Dépôt et publicité

Le présent accord est établi en dix exemplaires pour notification à chaque syndicat représentatif.

Conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du Travail, il sera déposé :

• En deux exemplaires, dont une version originale sur support papier signée des parties par lettre recommandée avec accusé de réception et une version électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE),

• En un exemplaire original sur support papier signé des parties par lettre recommandée avec accusé de réception au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.

  Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

  Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par

  les moyens de communication habituels.

  Une copie de cet accord sera adressée à chaque organisation signataire.

Fait à Paris, le

XXX

Président

Organisations Syndicales

CFDT CFE CGC

XXX XXX

CFTC FO

XXX XXX