Préambule

La Direction et les salariés, représentés par leurs délégués au sein du CSE, souhaitent permettre le télétravail à l’ESB. Cette modalité d’organisation du travail est voulue pour limiter les déplacements (limitation des temps de transport pour le personnel et réduction de l’empreinte carbone de l’établissement) et favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Le télétravail répond également à la volonté de l’ESB d’accroître et d’accompagner l’emploi des personnes handicapées.

Si cette modalité de travail répond pleinement à la politique de l’ESB en termes de développement durable, il est important d’en préciser les modalités pour maintenir l’efficacité du travail collectif, maintenir un esprit d’équipe, respecter la vie privée de chacun en organisant la communication entre les collègues et /ou services. Le présent document pose les principes des modalités pratiques. Il a valeur d’accord d’entreprise et complète le règlement intérieur.

Définitions

La notion de télétravail décrite ici remplace celle d’activités hors site, limitée à une catégorie de salariés et telle que définie dans l’accord sur la durée du travail signé le 14 septembre 2016.

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exécutées dans les locaux de l’école sont effectuées par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Parmi les exemples, citons :

• Réalisation de tâches administratives

• Correction de copies ou préparation de cours et/ou de thèses

Le télétravail peut s’exercer de manière régulière ou occasionnelle.

Le présent accord fait à plusieurs reprises référence à la fonction d’intervenant. Par intervenant, on entend toute personne, quel que soit son type de contrat de travail, dont la mission pour l’ESB est exclusivement de donner des cours ou d’encadrer des étudiants. Sa rémunération est calculée sur le nombre d’heures de cours dispensées.

Conditions d’éligibilité au télétravail

Pour que le télétravail soit efficace, il est important qu’il soit compatible avec le poste ou les activités, l’expérience du salarié et mis en œuvre au bon moment. Par principe, le télétravail est donc soumis à accord par le responsable hiérarchique et/ou des directeurs de service.

Eligibilité du poste et des activités

L’accès au télétravail est subordonné à des conditions de faisabilité technique et organisationnelle validées par le responsable hiérarchique.

1. Faisabilité technique. Quel que soit le lieu d’exercice du télétravail (domicile, co-working…), le salarié doit disposer de tous les moyens techniques nécessaires à l’exécution de ses missions : matériel, accès aux informations nécessaires…

2. Faisabilité organisationnelle. Le télétravail ne doit pas être source de dégradation de l’efficacité collective : réalisation de l’ensemble des missions prévues, respect des délais, disponibilité du salarié pendant les heures de travail, présence minimale dans les locaux pour assurer l’accueil des usagers du service (étudiants, collègues, etc.). Sur ce dernier point, si les personnes présentes n’étaient pas en mesure d’assurer la bonne sécurité de l’occupation des locaux, le Directeur pourra être amené soit à interdire le télétravail, soit à fermer l’établissement.

Compte-tenu de ses spécificités organisationnelles, le télétravail ne peut être ouvert aux postes et/ou aux activités suivantes :

Postes

• Chargé(e)s d’accueil

• Chef d’atelier (en dehors des périodes de vacances des étudiants)

Activités

• TD, TP, accompagnement de projets étudiants,

• Jury de diplôme,

• Concours,

• Travail en laboratoire ou atelier, essais, etc.

• Maintenance bâtiment et équipements,

• Entretien individuel annuel ou entretien professionnel.

Cette liste sera revue à l’issue d’un bilan fait chaque année avec le CSE.

A l’inverse et sauf avis contraire de leur part, les intervenants (tels que définis dans l’article 2), sont de fait en télétravail quand ils ne sont pas en cours, en accompagnement de projets étudiants ou en réunion.

3. Evènements. L’Ecole accueille des évènements liés à ses missions : évaluation, rentrée, concours, soutenances de stage… Le télétravail n’est pas compatible avec l’exercice de missions pendant ces périodes.

Ainsi, le télétravail n’est pas possible du 20 août au 30 septembre, exceptés pour les salariés affectés à 100% à BOIS HD ou à LIMBHA pendant cette période.

Eligibilité du salarié

Le présent accord s’applique aux salariés en CDI et CDD en dehors de leur période d’essai. Il est ouvert aux stagiaires, apprentis et contrats de professionnalisation avec un minimum d’ancienneté de 2 mois, sauf dispositions contraires prévues dans le contrat.

Il est rappelé qu’un salarié ne peut être en télétravail si son état ne lui permet pas de travailler, mais en arrêt maladie. En aucun cas il ne peut être demandé à un salarié en arrêt maladie de travailler ou de télétravailler.

Eligibilité liée aux conditions matérielles du salarié

Le salarié doit disposer sur son lieu de télétravail d’un lieu isolé du bruit ambiant et pouvant garantir la confidentialité des échanges. Le mobilier doit être ergonomique. L’Ecole étudiera les demandes de matériels complémentaires.

Le salarié volontaire au télétravail doit accompagner sa demande d’une déclaration sur l’honneur attestant que son installation sur son lieu de télétravail permet l’exercice d’une activité professionnelle (ordinateur, connexion internet, téléphone indépendant de la connexion internet…). Il s’engage expressément dans ladite déclaration à vérifier que les locaux où il travaille sont assurés.

Mise en œuvre

Chaque salarié à temps plein a un maximum de 30 jours de télétravail disponibles par année sociale (allant du 1^er juin au 31 mai, la période du 20 août au 30 septembre étant exclue). Les journées de télétravail ne sont pas fractionnables en demi-journée, sauf si le salarié est absent l’autre demi-journée.

Ce nombre de jours pourra être augmenté notamment pour :

• les femmes enceintes,

• en cas d’incapacité passagère de se déplacer (et avec l’accord d’un médecin),

• ou pour les salariés en situation de handicap.

Les salariés à temps partiel ou en forfait jours réduit ont un nombre de jours en télétravail au prorata du présent quota défini pour un temps plein.

Les jours de télétravail non utilisés au 31 mai d’une année ne sont pas reportables sur l’année suivante.

Ce quota de 30 jours pourra être augmenté par la Direction après discussion avec les représentants du personnel, à l’issue du bilan annuel prévu à l’article 6.5 du présent accord.

Télétravail régulier

Cette modalité repose sur un calendrier de jours de télétravail convenu entre le salarié et l’Ecole, dans la limite des 30 jours prévus dans le présent accord.

Etapes du processus

Le télétravail régulier revêt un caractère volontaire et l’initiative de la demande revient au salarié. Le passage en télétravail est néanmoins subordonné à l’accord de l’employeur, et par délégation, du responsable hiérarchique qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité et d’opportunité.

Le salarié doit faire la demande par écrit à son responsable hiérarchique avec copie à la direction de l’établissement au plus tard le 30 avril de chaque année pour une mise en application à compter du 1^er juin. Pour la 1^ère année de mise en œuvre, ce calendrier sera adapté à la date d’application du présent accord.

Suite à cette demande, avec appui de la DAF, le responsable hiérarchique doit recevoir le salarié, après avoir évalué les conditions d’éligibilité et la compatibilité de la demande avec le bon fonctionnement du service et l’organisation de l’équipe.

En cas de refus, la décision doit être motivée sur les sujets précédents et également :

• Maîtrise du poste et de son environnement de travail,

• Maturité professionnelle et sens des responsabilités et des objectifs à atteindre,

• Le poste occupé nécessite un soutien managérial rapproché.

  2. Mise en place

En cas d’accord, un écrit sera signé entre le salarié et l’Ecole précisant :

• La durée maximale renouvelable ou pas de télétravail,

• Les lieux de télétravail,

• Le calendrier des jours de télétravail,

• Les plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être joint,

• Le matériel mis à disposition,

• Les activités prévisionnelles,

• Les éléments de contrôle du travail fait,

• Les conditions de réversibilité.

Au cours des 3 premiers mois, chaque partie peut mettre un terme au télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours en motivant la demande.

L’écrit n’est valable qu’un an et ses termes ne constituent pas un avantage acquis au terme de sa durée d’application.

Le salarié n’est pas autorisé à modifier le calendrier de télétravail convenu dans l’écrit signé.

Il peut être ponctuellement suspendu en fonction de l’actualité de l’Ecole et/ou des obligations de service (par exemple, l’absence d’un salarié peut conduire son responsable à réorganiser le travail de l’équipe avec, pour conséquence, la suspension du télétravail des membres de l’équipe).

En cas de manquement au présent accord, le Directeur peut mettre fin à cette modalité à tout moment et sans préavis.

Réversibilité

Le salarié peut mettre fin à tout moment à sa situation de télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires adressé à son responsable hiérarchique. De son côté, le responsable hiérarchique peut mettre fin au télétravail de l’un de ses collaborateurs, notamment s’il ne remplit plus les conditions d’éligibilité au télétravail. Le délai de prévenance sera alors fixé à quinze jours calendaires et le refus doit être notifié par écrit. Ce délai de 15 jours n’est pas applicable en cas d’annulation ponctuelle.

Télétravail occasionnel

Cette modalité repose sur des demandes faites au fur et à mesure de l’année.

Le salarié peut poser de 1 jour à 3 jours par semaine dans la limite de 30 jours par année sociale (du 1^er juin au 31 mai).

Le salarié éligible en discute avec son responsable (nature de l’activité, compatibilité…) fait une demande via l’outil Figgo (ou tout autre outil le remplaçant), au moins 2 jours ouvrés avant le jour télétravaillé. Le responsable hiérarchique dispose de 2 jours ouvrés pour donner une réponse.

• Sans réponse du responsable hiérarchique, le salarié n’est pas autorisé à télétravailler.

• Le responsable hiérarchique doit motiver son refus. Celui-ci peut notamment être la nécessité de continuité de présence dans les locaux.

• Un jour de télétravail accordé peut éventuellement être annulé en cas d’arrêt maladie dans le service, sans délai de prévenance.

Organisation du télétravail

Information - sensibilisation

Le salarié en télétravail et le responsable hiérarchique doivent bénéficier d’un temps d’échange pour organiser cette nouvelle modalité de travail.

Ce temps a pour objectif d’aider à l’intégration du télétravail dans les pratiques courantes du manager et du managé.

Il permettra de présenter les notions de prévention-santé et d’ergonomie du poste et d’aborder la question du management à distance. Il permettra également de s’accorder sur les modalités à utiliser pour joindre les salariés en télétravail (teams, téléphone, mail…).

Organisation matérielle

Il est rappelé que l’employeur doit pouvoir s’assurer que les conditions de travail du salarié respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

Au titre du télétravail, chaque télétravailleur régulier disposera d’un PC portable fourni par l’établissement. Sur demande du salarié, d’autres matériels pourront être mis à disposition.

Les fichiers de travail d’un télétravailleur doivent pouvoir être accessibles quel que soit le lieu de travail, le salarié veillera donc à stocker ses données sur les différents clouds et réseaux mis à sa disposition. Ainsi, en cas d’oubli de matériel, ces données restent consultables.

Le salarié doit anticiper que son bureau à l’ESB puisse être utilisé par un autre salarié. Il le laissera donc dans un état compatible avec ce principe.

Conditions de travail

Le salarié en télétravail gère son temps de travail dans le cadre des règles légales et conventionnelles applicables et selon les modalités de temps de travail définies dans l’accord d’entreprise en vigueur dans l’établissement.

En aucun cas, le télétravail ne doit modifier à la hausse ou à la baisse les missions et activités habituelles du salarié, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail.

Indemnités

Une indemnité forfaitaire de 2€ sera versée pour chaque jour télétravaillé (ramenée à 1 € pour une demi-journée). Cette indemnité est forfaitaire et du même montant pour tous les salariés. Elle compense les éventuels frais engagés par le salarié. Cette indemnité n’est pas soumise à cotisations sociales.

Horaires

Le salarié doit être joignable pendant le télétravail dans les mêmes conditions que si la mission est exécutée à l’ESB. Il s’engage à respecter les horaires applicables au sein de l’établissement, soit a minima de 9h à 12h et de 14h à 17h (16h le vendredi), comme à respecter les durées minimales de repos quotidien (12 heures) et hebdomadaires (35 heures) ainsi que la limite de durée quotidienne de travail.

En complément, chaque salarié bénéficie d’un droit à la déconnexion entre 19h et 8h ainsi que le samedi, le dimanche et les jours fériés. Ce droit à la déconnexion signifie que le salarié n’a pas à consulter sa messagerie ou à répondre aux appels pendant ces horaires.

6. Droits et obligations

   4. Droits

Les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié bénéficie des tickets restaurant pendant les périodes en télétravail.

Il bénéficie aussi de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’établissement.

En cas d’accident de travail, le télétravailleur doit en informer immédiatement le service RH et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident de travail.

Les entretiens annuels comprennent systématiquement un point sur le télétravail.

Devoirs

La présence des étudiants requière la présence des salariés autant que nécessaire : encadrement, sécurité, information… Sauf cas de force majeure ou pour les intervenants domiciliés à plus de 300 km de l’ESB, il n’est pas possible d’enseigner à distance quand les apprenants sont à l’Ecole et sans accord du Directeur des Etudes.

Le salarié en télétravail doit respecter l’ensemble des dispositions définies dans le règlement intérieur de l’établissement et le présent accord.

Le salarié prendra soin du matériel mis à sa disposition et par exemple, ne le laissera pas dans son véhicule personnel.

Le salarié doit rendre compte autant que demandé de son activité en télétravail.

Le responsable hiérarchique effectuera un suivi régulier des réalisations du salarié en télétravail. Il contrôlera son activité en évaluant sa charge de travail.

Pour les cas où le salarié utilise un véhicule de service, il s’engage à le restituer avant la journée télétravaillée ou à ne pas l’emprunter avant la journée télétravaillée pour un besoin ultérieur à celle-ci.

Durée de l’accord, modification, dénonciation et suivi

Durée

Le présent accord conclu pour une durée indéterminée s’appliquera à compter du 1er juin 2022.

Modification

Toute disposition modifiant de façon sensible les modalités d’aménagement du télétravail, telles qu’elles résultent du présent accord, pourra donner lieu si nécessaire à l’établissement d’un avenant au présent accord qui donnera lieu aux mêmes formalités de signature et de publicité que l’accord lui-même.

Dénonciation

L’accord et ses avenants éventuels pourront être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires ou un membre du CSE moyennant préavis de trois mois par lettre recommandée avec avis de réception adressée à l’autre partie. Le présent accord pourra notamment être dénoncé en cas de modification des dispositions législatives, règlementaires ou conventionnelles de nature à modifier l’équilibre de l’accord ou à rendre son application plus contraignante ou plus onéreuse.

Dans les mêmes conditions que celles prévues pour la dénonciation, l’employeur ou un représentant du personnel peuvent également demander la révision du présent accord.

Sort des usages et accords collectifs antérieurs

Le présent accord emporte la remise en cause de tous les engagements écrits et verbaux ainsi que des pratiques et usages ayant pu exister antérieurement à sa signature et ayant pour objet le télétravail. Il vient compléter en particulier l’accord sur la durée du travail du 14 septembre 2016 et remplacer en particulier le chapitre 6 dudit accord sur les activités hors site.

Suivi de l’accord

Chaque année, un bilan sur le télétravail sera fait lors d’une réunion mensuelle avec le CSE. En particulier, les points suivants devront être abordés :

• Bilan du nombre de jours en télétravail

• Part du télétravail occasionnel ou régulier

• Dysfonctionnements remontés

• Bonnes pratiques

• Souhaits d’évolutions

Dépôt légal - Communication

Dépôt légal

Le présent accord sera déposé sur la plateforme Téléaccords prévue à cet effet. Un exemplaire sera en outre adressé au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes de NANTES.

Communication

Chacune des parties signataires recevra également un exemplaire du présent accord.

Fait à Nantes le 1^er avril 2022

XXXX Directeur

XXXX Délégué du personnel