Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A L ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE" chez CREDIT AGRICOLE SA (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D'ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

Crédit Agricole S.A., société anonyme au capital de 8 599 311 468 euros, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 784 608 416, dont le siège social est situé 12, place des États-Unis - 92127 Montrouge, et les sociétés formant ensemble une unité économique et sociale (UES), représentées par xxxxx, prise en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée à l’effet des présentes,

ci-après dénommée « l’UES Crédit Agricole S.A. » ou « l’Entreprise » ;

d’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au niveau de l’UES Crédit Agricole S.A., prises en la personne de leurs représentants dûment habilités :

• L’organisation syndicale CFDT, représentée par xxxx, en sa qualité de Déléguée Syndicale Centrale ;

• L’organisation syndicale CFE/CGC, représentée par Monsieur xxxx, en sa qualité de Délégué Syndical Central ;

• L’organisation syndicale FO-UES Crédit Agricole S.A., représentée par xxxx, en sa qualité de Délégué Syndical Central ;

• L’organisation syndicale SNIACAM, représentée par xxxx, en sa qualité de Déléguée Syndicale ;

ci-après dénommées « les Organisations Syndicales Représentatives »

d’autre part,

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

Article 1. Principes et recours à un prestataire 4

Article 2. Protocole d'accord préélectoral 4

Article 3. Respect de la loi informatique et libertés et du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 (RGPD) 4

Article 4. Modalités de vote 5

Article 5. Sincérité du vote électronique et stockage des données 5

Article 6. Sécurité 6

Article 7. Information et formation 6

Article 8. Dispositions finales 6

ANNEXE 1 - CAHIER DES CHARGES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 8

PREAMBULE

L’ordonnance du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ainsi que la loi de ratification du 29 mars 2018 ont créé une instance unique de représentation du personnel : le comité social et économique (« CSE »).

Le CSE se substitue au Comité d'Entreprise, au Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail et aux Délégués du Personnel.

L’ordonnance précitée dispose, dans son article 9-VII, que « Les stipulations des accords d'entreprise, des accords de branche et des accords couvrant un champ territorial ou professionnel plus large prises en application dispositions des titres Ier et II du livre III de la deuxième partie du code du travail relatives aux délégués du personnel et au comité d'entreprise, les dispositions du titre VIII du livre III de la même partie du code du travail sur le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, (...) cessent de produire effet à compter de la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. »

Partant, l’accord d’entreprise sur la mise en œuvre du vote électronique du 4 février 2010 devient caduc à compter de la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel du CSE.

Pour autant, les parties reconnaissent que le vote électronique simplifie et sécurise l’organisation des élections professionnelles, favorise la participation des salariés ainsi que le bon déroulement du processus électoral, facilite les opérations matérielles de vote et de dépouillement et met à disposition de la Direction et des organisations syndicales des résultats fiables.

De ce fait, en application de la loi pour la confiance dans l'économie numérique, du code du travail et des recommandations de la CNIL, les parties sont convenues, par le présent accord, de recourir au vote électronique et ce pour toutes les élections professionnelles organisées au sein de l’Entreprise.

Dès lors, conformément à l’article L. 2261-8 du Code du travail, cet accord révise également l’accord sur la mise en oeuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel salarié au conseil d’administration salarié de crédit agricole sa du 19 mars 2012 et se substitue de plein droit aux stipulations de cet accord.

Le présent accord a donc pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT

Article 1. Principes et recours à un prestataire

Les parties conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le Prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Le Prestataire qui sera retenu pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le Prestataire sera choisi sur la base du cahier des charges joint en Annexe 1 qui respecte les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.

Le système de vote électronique du Prestataire devra avoir été audité par un expert indépendant, préalablement à sa conception initiale, à chaque scrutin recourant au vote électronique ou à toute modification de sa conception, et l'audit sera tenu à la disposition de la CNIL.

Article 2. Protocole d'accord préélectoral

L'Entreprise et les organisations syndicales définiront, dans le protocole d'accord préélectoral notamment, les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3. Respect de la loi informatique et libertés et du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 (RGPD)

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'Entreprise sera amenée à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.

L’ensemble des données communiquées bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, telle que celle-ci a été modifiée depuis sa date de promulgation, et le Règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 (RGPD).

Le Prestataire devra présenter toutes les garanties nécessaires quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que les traitements opérés répondent aux exigences des textes précités et garantissent la protection des droits des personnes concernées.

Plus largement, le Prestataire devra prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles indispensables afin de garantir un niveau de sécurité parfaitement adapté au risque.

Article 4. Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique qui se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Ces horaires seront mentionnés dans le protocole d'accord préélectoral.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Article 5. Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences définies par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 6. Sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur.

Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du Prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales présentes lors de la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7. Information et formation

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'Entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

En outre, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Article 8. Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l'Entreprise, pour toutes les élections professionnelles (membres du comité social et économique, administrateurs salariés, etc.).

Il révise, en s’y substituant, les dispositions de l’accord sur la mise en oeuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel salarié au conseil d’administration salarié de crédit agricole sa du 19 mars 2012.

Il est conclu pour une durée indéterminée et pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Il est établi en 7 exemplaires.

A l’issue de la procédure de signature, et en application des dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du travail, la Direction notifiera le texte du présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’Entreprise.

En application des articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé par l’Entreprise sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail (dénommée « TéléAccords » à la date d’entrée en vigueur du présent accord), dans les conditions suivantes :

• dans une version électronique, non anonymisée, présentant le contenu intégral de l’accord déposé, sous format .pdf, datée, revêtue du lieu de signature et des signatures originales, accompagnée des pièces nécessaires à l’enregistrement ;

• dans une version électronique de l’accord déposé en format .docx, anonymisée, dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires et des négociateurs (y compris les paraphes et les signatures) sont supprimées (non-visibles), et uniquement ces mentions. Les noms, les coordonnées de l’Entreprise continueront à apparaître, ainsi que les noms des organisations syndicales, le lieu et la date de signature.

Un exemplaire signé sera, par ailleurs, remis à chaque signataire et déposé au secrétariat Greffe du Conseil de prud’hommes de Boulogne-Billancourt. Enfin, en application des dispositions de l’article R. 2262-3 du Code du travail, le présent accord sera diffusé sur l’intranet des entités composant le périmètre de l’UES Crédit Agricole S.A..

Fait à Montrouge, le 22 mars 2019

Pour l’UES Crédit Agricole S.A.	Pour l’organisation syndicale FO – UES
Pour l’organisation syndicale CFE-CGC	Pour l’organisation syndicale SNIACAM
Pour l’organisation syndicale CFDT

ANNEXE 1 - CAHIER DES CHARGES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

1. PRESENTATION GENERALE DES BESOINS : VOTE ELECTRONIQUE

   1. Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, l’UES Crédit Agricole S.A. souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.

Toutes les élections professionnelles (membres de la délégation du personnel du comité social et économique, administrateurs salariés, etc.) sont concernées par le recours à ce système de vote électronique.

Les modalités d’organisation de ces élections sont définies par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points à la règlementation et notamment :

• aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique ;

• aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Les élections professionnelles au sein de l’UES Crédit Agricole S.A. amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le Règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 (RGPD).

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties indispensables à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le ou les traitement(s) réponde(nt) aux exigences des textes précités et garantissent la protection des droits des personnes concernées.

2. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

2. FONCTIONNALITES ATTENDUES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

   3. Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par l’UES Crédit Agricole S.A. mais chez le prestataire.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

4. Période des élections

La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles.

Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.

5. Nature des élections

Toutes les élections professionnelles sont concernées par le recours à ce système de vote électronique. ( membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants, administrateurs salariés, etc.).

Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.

6. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (cf. décret du 25 avril 2007) :

• le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Par ailleurs, le prestataire fournira à l’UES Crédit Agricole S.A. les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou, à défaut, s’engagera à mettre à disposition de l’UES Crédit Agricole S.A. les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par l’UES Crédit Agricole S.A..

Dans ce second cas, le prestataire collaborera avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.

3. SCENARIO DE VOTE

   7. Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes, pour chaque élection :

• une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;

• une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;

• la confirmation par l’électeur du choix effectué ;

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.

8. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

9. Enchaînement des élections

Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.

10. Accusé d’enregistrement du vote

L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Cet accusé de confirmation mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

11. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;

• l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.

A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

4. PROGRAMMATION DE L’OUVERTURE ET DE LA FERMETURE DES ELECTIONS

La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de l’UES Crédit Agricole S.A.. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :

l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;

• le contrôle du scellement du système de vote électronique ;

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;

• le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;

• le contrôle de la liste des émargements ;

• la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;

• la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.

5. DEPOUILLEMENT DES URNES ELECTRONIQUES ET DECHIFFREMENT DES BULLETINS DE VOTE

   12. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne  suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;

• l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;

• la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ;

• la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.

13. Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

14. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.

La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.

Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

15. Résultats

A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne.

Plusieurs états seront générés automatiquement :

• les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;

• les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;

• l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.

16. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement comprendra :

• les noms et prénoms des électeurs,

• le collège de l’électeur.

Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

6. ASSISTANCE TECHNIQUE

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales présentes lors de la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Le prestataire mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.

7. DISPOSITIFS DE SECOURS

Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

8. GESTION DU PROCESSUS ELECTORAL ET PARAMETRAGE DE LA SOLUTION

17. Listes électorales et fichier des électeurs

Les listes électorales sont constituées par l’UES Crédit Agricole S.A.. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.

Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par l’UES Crédit Agricole S.A.et seront ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le fichier électeurs contiendra, notamment, pour chaque électeur :

• la civilité de l’électeur,

• les nom et prénom de l’électeur,

• la date de naissance de l’électeur,

• le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• le collège d’appartenance de l’électeur,

• les droits de vote de l’électeur,

• les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),

• des informations d’authentification (éventuellement).

Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs  pour les besoins de gestion du vote électronique.

Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs  à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.

Le fichier électeurs  pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment s’assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

18. Moyens d’authentification

A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• un code secret qu’il sera seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance.

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

19. Listes de candidats

Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de l’UES Crédit Agricole S.A. et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’UES Crédit Agricole S.A. ou par des candidats non affiliés.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),

• l’appartenance syndicale le cas échéant,

• les nom et prénom de chaque candidat,

• l’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.

20. Recette du système de vote électronique

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre l’UES Crédit Agricole S.A. et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

21. Scrutin à blanc

Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.

Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.

Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.

Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.

22. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci, notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction du protocole d’accord préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

9. GESTION INFORMATIQUE ET TECHNIQUE DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

23. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

24. Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de l’UES Crédit Agricole S.A. (stockage et accès).

25. Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.