Accord d'entreprise "Charte du Télétravail au COSTIC" chez C O S T I C (Siège)

Charte du Télétravail au COSTIC

Préambule

La présente Charte, conclue en application des dispositions des articles L.1222-9 et suivants du Code du travail, a pour objet de définir et d’encadrer le télétravail au sein de notre Organisme, ci-dessous désigné par « le COSTIC » ou « l’Organisme ».

Le COSTIC réalise que le télétravail est une forme innovante d’organisation de l’activité ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l’autonomie conférées dans l’exercice des missions professionnelles.

Il permet de réduire les temps et les risques liés aux transports.

Par ailleurs, le télétravail est un mode d’organisation de l’entreprise qui participe activement à la démarche de prévention du risque d’infection en cas de pic épidémique, et permet de limiter les interactions sociales aux abords des lieux de travail et sur les trajets domicile travail.

Toutefois, le télétravail ne peut se faire que s’il permet de conserver l’efficacité de notre Organisme.

Le contenu de cette charte s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 relatif au télétravail, de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012, qui introduit le télétravail dans le Code du travail, de l'ordonnance Macron n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, qui a fait évoluer le cadre légal du télétravail, et enfin l’accord national interprofessionnel (ANI) du 26 novembre 2020.

La présente Charte fixe les conditions d’exécution du télétravail et vise à définir, au sein du COSTIC, une politique sociale commune et cohérente en matière d’organisation du travail.

Les Articles 1 à 12 de la présente Charte définissent le cadre du Télétravail usuel ou de longue durée. L’article 13 de la présente Charte définit le cadre du Télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure.

Article 1 - Définition du télétravail

Le télétravail est défini par l’article L.1222-9 du Code du travail et est une forme d’organisation et de réalisation du travail dans laquelle le salarié est amené à exécuter son activité professionnelle aussi bien dans les locaux de l’Organisme qu’en dehors de ceux-ci, de façon volontaire, et en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail est un mode d’organisation particulier du travail et ne saurait se confondre avec une réduction du temps de travail au profit du salarié et/ou un allègement des missions confiées au télétravailleur.

La présente charte a pour vocation de définir un cadre juridique pour les situations répondant à la définition légale du télétravail, telle que rappelée ci-dessus.

Article 2 - Champ d'application et conditions d'éligibilité

Sous les réserves qui suivent, le COSTIC entend ouvrir le télétravail aux salariés titulaires d’un contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein et ayant une ancienneté d’au moins une année au sein de l’Organisme.

Le télétravail n’est possible que pour des missions qui ne nécessitent pas par nature une présence physique permanente ou quasi-permanente dans les locaux.

A travers cette charte, le COSTIC souhaite ouvrir les possibilités de télétravail aux :

• Chargés d’études du pôle études et recherches

• Cadres de Direction

La Direction pourra accepter ou refuser la demande de télétravail d’un salarié en prenant en compte notamment les éléments suivants :

• La compatibilité du télétravail avec le bon fonctionnement du service

• La liste des tâches à effectuer lors des périodes de télétravail

• L’existence d’un endroit spécifique au domicile du salarié consacré au télétravail

• L’existence d’un accès Internet au domicile du salarié

• La possibilité pour le salarié d’attester de la conformité de ses propres installations électriques

• L’absence de contraintes familiales et personnelles incompatibles avec l’exercice de l’activité professionnelle à domicile 

• La capacité du salarié à travailler de façon régulière ou ponctuelle à distance 

• La régularité de saisie des temps dans l’outil de suivi

Hormis les critères d’éligibilité précisés à l’article 2, la mise en place du télétravail sera donc fonction de la faisabilité technique, du bon fonctionnement de l’activité en télétravail et du maintien de l’efficacité au travail.

Article 3 - Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

3.1. Procédure de demande

L’exercice de l’activité en télétravail doit reposer sur la base du double volontariat.

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et pour le COSTIC, sauf dans le cas du recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure (voir Article 13).

Dès lors qu’un salarié informe la Direction du COSTIC de sa volonté de télétravailler, cette dernière pourra, après examen, accepter ou refuser sa demande, notamment après avoir apprécié les conditions d'éligibilité.

• Initiative du salarié : Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité énoncées à l'article 2 du présent accord et qui souhaite opter pour cette organisation du travail, adresse une demande écrite à la Direction par e-mail ou courrier.

• Initiative de la Direction : La Direction pourra également proposer à un salarié un passage en télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois. Cette proposition ne s’imposera pas à ce dernier en cas de refus.

Au cours d’un entretien, la Direction et le salarié évaluent conjointement l’opportunité d’un passage en télétravail dans l’organisation du service auquel appartient le salarié. La Direction a ensuite, au maximum, une semaine pour adresser sa réponse.

L’accord du salarié est matérialisé par un ou des documents qui précisent les modalités d’exercice de l’activité en télétravail (voir article 3.2 ci-dessous).

3.2. Formalisation et suivi

Le passage en télétravail est formalisé par 3 documents :

1. La signature et l’acceptation par le salarié de la Charte Informatique du COSTIC, qui fixe notamment les modalités d’utilisation des équipements et les restrictions dans l’usage des équipements professionnels mis à sa disposition ;

2. La signature et l’acceptation par le salarié de la présente charte de télétravail, qui précise notamment :

   1. Les plages horaires d'accessibilité prévues à l'article 5.2. de la présente charte ;

   2. La période d’adaptation ;

   3. La réversibilité du télétravail ;

3. Le formulaire d’application du télétravail qui précise ces différents points :

   4. L’adresse du domicile où le télétravail sera exercé ;

   5. Les jours fixes choisis ;

   6. Le matériel mis à disposition par l’Organisme

   7. Le rattachement hiérarchique ;

   8. Les moyens de communication entre le salarié et son supérieur hiérarchique, ainsi que les membres de son équipe, les modalités d’évaluation de la charge de travail ;

   9. La durée de la période de télétravail (maximum une année)

Les journées de télétravail seront transmises au service RH mensuellement par le salarié concerné. Le temps de travail effectué sera obligatoirement renseigné sur l’outil de saisie des temps chaque semaine. Si ces formalisations n’étaient pas respectées, ceci entraînerait automatiquement la fin du télétravail.

Article 4 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

4.1. Période d’adaptation au télétravail et réversibilité

• La période d’adaptation au télétravail est la période pendant laquelle le salarié comme l’employeur vérifient que le télétravail est une organisation de travail qui leur convient et convient à l’organisation du service auquel appartient le salarié.

La durée de la période d’adaptation est de un mois calendaire. Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin unilatéralement et par écrit au télétravail en respectant un délai de prévenance de 1 jour.

• Le caractère réversible du télétravail est possible à chaque instant. Le retour au travail sur le site du COSTIC peut être demandé par le salarié ou pour la Direction.

Le salarié pourra mettre fin au télétravail, sous réserve d’un délai de prévenance d’une journée.

De même, la Direction peut mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance d’une journée dans les cas où :

• La façon de travailler du salarié ou les nouvelles attributions de ce dernier s’avéraient en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ;

• La qualité du travail fourni ne donnait pas satisfaction ;

• Les besoins ont évolué et rendent nécessaire la présence permanente de celui-ci dans les locaux de l’Organisme, notamment en raison d’une évolution de l’activité et / ou de l’organisation du service, ou en raison d’un ou plusieurs départs et / ou d’absences de salariés.

La réversibilité implique le retour du salarié dans les locaux de l’Organisme et dans son équipe de travail, ainsi que la restitution du matériel mis à sa disposition par l’Organisme dans le cadre de ses tâches réalisées à son domicile.

4.2. Suspension provisoire du télétravail

En cas de nécessité de service (réunion importante, formation, missions urgentes nécessitant la présence du salarié), le télétravail pourra être suspendu temporairement à l’initiative de l’employeur .

4.3. Fin de la période de télétravail

Le télétravail doit être assorti d’un terme (maximum une année). Il pourra être reconduit sur une nouvelle période maximale d’une année après entretien avec le responsable hiérarchique et la formalisation des documents cités en 3.2. A défaut, le télétravail prendra fin à échéance du terme, sans autre formalité.

Article 5 – Aménagement du temps de travail et régulation de la charge de travail

5.1. Nombre de jours télétravaillés

Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail et de préserver le bon fonctionnement des activités, les jours télétravaillés (calendrier prévisionnel) seront fixés mensuellement. Leur nombre ne pourra pas dépasser 5 jours ouvrés par mois.

Toutefois, les responsables de service pourront imposer au télétravailleur certains jours de présence dans les locaux de l’Organisme.

En raison des nécessités de service, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site.

Si pour des raisons personnelles, le salarié ne peut exercer son activité à son domicile un ou des jours initialement prévus en télétravail, il l’exercera alors au sein de l’Organisme.

Aucun report ou cumul de ces jours de télétravail non pris n’est possible.

Ces principes d'organisation seront définis d'un commun accord entre le salarié télétravailleur et la Direction et seront obligatoirement formalisés dans l’échange de documents mentionnés au 3.2. des présentes.

5.2. Plages de disponibilité

Bien qu’une certaine autonomie de gestion des horaires de travail soit reconnue aux télétravailleurs, ils sont toutefois impérativement tenus de se rendre joignables durant les plages horaires de travail habituelles du COSTIC, du lundi au vendredi.

Ces plages de disponibilité convenues entre la Direction du COSTIC et le télétravailleur pourront être exceptionnellement modifiables par la Direction dans l’intérêt du service.

Le télétravailleur qui ne se rendrait pas disponible pendant ces plages horaires pourra faire l’objet de sanctions disciplinaires, telles que définies dans le règlement intérieur.

De manière générale, compte tenu de l’autonomie inhérente à l’exercice du travail en télétravail, la bonne mise en œuvre des dispositions de la présente charte suppose que les obligations et devoirs mentionnés soient exécutés de bonne foi.

Les télétravailleurs restent soumis au pouvoir de Direction et doivent accomplir les missions qui leur sont confiées dans le respect des impératifs de l’Organisme et des besoins des clients.

Ainsi et indépendamment des plages de disponibilité évoquées ci-dessus, il est rappelé que les télétravailleurs doivent prendre en compte les contraintes organisationnelles et de fonctionnement de notre Organisme (réunions, projets…), des partenaires externes et internes concourant à l’activité, ainsi que les besoins des clients externes et internes.

5.3. Charge de travail

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Enfin et en tout état de cause, il est expressément rappelé que le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :

• Les durées maximales de travail, soit 10 heures par jour et 48 heures par semaine,

• Les durées minimales de repos, soit 11 heures consécutives par jour et 35 heures consécutives de repos hebdomadaire.

Article 6 – Lieu du télétravail et conformité des locaux

Le lieu de télétravail est l’adresse définie dans les documents mentionnés au 3.2.

Le salarié s’engage à informer sa Direction en cas de déménagement et à lui communiquer sa nouvelle adresse de télétravail.

La Direction se réserve le droit de refuser tout ou partie du télétravail effectué intégralement à domicile, notamment pour les raisons exposées à l’article 2.

Il est notamment rappelé que l’espace dédié au télétravail doit être doté d’équipements permettant la transmission et la réception de données numériques à un débit compatible avec l’activité professionnelle.

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l’exercice du télétravail et y installer l’équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance à sa propre charge.

Le télétravailleur doit veiller en toutes circonstances à ce que cet espace de travail soit adapté à l’exercice du travail en télétravail, en particulier avoir des installations électriques conformes.

Article 7 - Équipements liés au télétravail

Le COSTIC fournit et maintient les équipements nécessaires au télétravail.

Ces équipements se composent :

• D’un ordinateur

• D’un logiciel de connexion au réseau interne du COSTIC

• D’une carte réseau interne compatible Ethernet/Wifi

• D’un logiciel de prise en main à distance

• D’un micro et d’une caméra afin de permettre les visio-conférences

• Du pack logiciel Microsoft™ Office 365 ou toute autre suite logicielle déployée au COSTIC

• D’un logiciel de messagerie

Le transport du matériel jusqu’au domicile du télétravailleur ainsi que son installation seront à sa charge et sous sa responsabilité.

Le matériel fourni reste la propriété du COSTIC et devra être restitué dès la fin de la période de télétravail, selon les modalités définies au paragraphe précédent.

Les télétravailleurs sont tenus de respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d’utilisation et de sécurité, détaillées dans la Charte Informatique du COSTIC.

La maintenance des équipements et matériels confiés sera réalisée par télémaintenance par le service informatique du COSTIC. Aussi, le télétravailleur est tenu de laisser allumés et connectés ses équipements les jours ouvrés, de 8h à 17h ou de 9h à 18h selon ses horaires de travail, ainsi qu’à la demande du service informatique.

Article 8 - Frais et dépenses liés au télétravail permanent

Le principe du télétravail reposant sur le double volontariat, il est convenu que le salarié concerné prendra à sa charge les frais usuels qu’il avait préalablement à la mise en place du télétravail .

Le COSTIC versera mensuellement au télétravailleur une indemnité forfaitaire de 10 €, non imposable et non soumise à cotisations sociales, correspondant à la prise en charge d’une quote-part des frais engagés tels que connexion Internet, électricité, chauffage, mobilier, etc.

Cette indemnité est indépendante du nombre de jours télétravaillés dans le mois.

Le COSTIC continuera à prendre en charge une partie du prix des titres d’abonnements aux transports en commun souscrits par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et le COSTIC.

Article 9 - Respect de la vie privée du télétravailleur

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du salarié en télétravail. A cet effet, les plages horaires d'accessibilité durant lesquelles il est joignable sont définies au 5.2 de la présente Charte, et peuvent être adaptés en concertation avec la Direction.

Les heures supplémentaires ne sont pas autorisées, sauf sur demande formalisée de la Direction.

Le salarié télétravailleur à domicile aura un droit à la déconnexion en dehors de la plage de joignabilité. Aucun reproche ne pourra lui être adressé s’il ne répond pas à une sollicitation adressée en dehors de celle-ci.

Article 10 – Maintien du lien avec l’Organisme – Entretien annuel

Le responsable hiérarchique assure un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et s’assure que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

L’ensemble de la politique des ressources humaines lui reste applicable, notamment l’accès à la formation professionnelle.

Par ailleurs, la régulation de la charge de travail fait l’objet d’un contrôle qui est effectué à l’occasion d’un entretien annuel qui porte sur les conditions d’activité du télétravailleur et sa charge de travail.

Article 11 - Assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le télétravailleur s’engage à informer son assureur du fait qu’il travaille à domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

Article 12 – Accident du travail

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail.

Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière sera couvert par la législation professionnelle.

Dans ce cas, le télétravailleur doit informer immédiatement l’Organisme au plus tard dans les 24 heures en envoyant un courriel à son responsable direct et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’établissement d’une déclaration d’accident du travail.

Article 13 - Dispositions spécifiques au télétravail exceptionnel

13.1. Cadre général

Le télétravail exceptionnel a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence.

Le COSTIC pourra imposer unilatéralement le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure en considérant qu’il s’agit d’un aménagement du poste du travail rendu nécessaire pour permettre « la bonne continuité de l’activité de l’Organisme et garantir la protection des salariés », selon les termes mêmes de l’article L. 1222-11 du Code du travail (cas d’une épidémie par exemple).

Dans de telles circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure, le recours au télétravail peut concerner des salariés qui ne connaissent pas ces modalités d’organisation de travail en période normale.

Elle est définie dans le plan de continuation de l’activité.

13.2. Plan de continuation de l’activité

13.2.1. Consultation du CSE

En cas de besoin de recours soudain au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles, les modalités habituelles de consultation du CSE sont adaptées aux circonstances exceptionnelles ou au cas de force majeure : le CSE est consulté dans les plus brefs délais sur cette décision.

13.2.2. Information des salariés

Il est rappelé que, compte tenu des circonstances de sa mise place, le principe de double volontariat ne s’applique pas au recours au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles et de cas de force majeure.

Par conséquent dans ce cas le COSTIC procède à une information des salariés concernés par tous moyens, de préférence par e-mail, en respectant un délai de prévenance suffisant.

L’information individuelle comportera les éléments suivants :

• Période prévisible de Télétravail,

• Informations relatives à l’organisation des conditions de travail individuelles

• Informations relatives à l’organisation des conditions collectives de travail : contacts utiles dans l’Organisme, organisation du temps de travail, organisation des échanges entre salariés et entre salariés et leurs représentants, modalités de prise en charge des frais professionnels en vigueur au COSTIC, règle d’utilisation des outils numériques (voir « Charte Informatique »)

13.2.3. Organisation du télétravail

Il est rappelé que les règles d’organisation du travail applicables au télétravail telles que définies par les Articles 1 à 12 des présentes, ont vocation à s’appliquer également au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure.

Considérant les éventuelles difficultés que le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure peut occasionner pour les salariés, le COSTIC portera une attention particulière à l’application des règles légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité des salariés concernés.

Dans ces circonstances particulières, une vigilance est portée sur la prévention de l’isolement que peuvent ressentir certains salariés, qu’ils soient en télétravail ou qu’ils travaillent sur site.

13.2.4. Modalités d’organisation du dialogue social

Le COSTIC réaffirme sa volonté de préserver les missions et le fonctionnement des instances représentatives du personnel dans le cadre du télétravail rendu nécessaire par des circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure.

Afin de préserver la qualité du dialogue social, les modalités suivantes d’organisation des informations et consultations et négociations seront mises en œuvre :

• Le principe d’une réunion mensuelle du CSE sera conservé, les dates pourront être décalées en fonction des disponibilités des membres

• Les réunions pourront se tenir par visioconférence

• La transmission des questions, et des comptes-rendus sera dématérialisée et se fera par échange d’emails

• L’utilisation d’une rubrique réservée au CSE et à l’affichage syndical ouverte dans l’intranet MADOC devra être privilégiée pour la diffusion des informations aux collaborateurs.

Article 14 - Durée et renouvellement de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 2 ans.  Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.

Sauf opposition de l'un des signataires, notifiée aux autres au plus tard trois mois avant l'échéance de son terme, le présent accord sera reconduit tacitement pour une nouvelle durée de 2 ans.

Le présent accord pourra être révisé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

Article 15 - Dénonciation de l’Accord

Le présent accord pourra être dénoncé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Article 16 - Notification, publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord est notifié par la Direction du COSTIC à l’ensemble des membres du CSE à l’issue de sa signature.

Le présent accord est déposé en 2 exemplaires auprès de la DRIEETS.

A St-Rémy-lès-Chevreuse, le 19/11/2021

Pour le COSTIC Les membres du C.S.E.

M. Pour le collège ETAM :

Directeur Général Mme - M.

Pour le collège CADRES :

M. – M.