ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL AU SEIN DE LA MUTUELLE FRATERNELLE D’ASSURANCES

Désignation des parties

ENTRE LES SOUSSIGNES 

La Mutuelle Fraternelle d’Assurances, dont le siège social est situé au 6 rue Fournier, 92110 Clichy, représentée par Monsieur xx en sa qualité de Président-Directeur Général, ci-après dénommée « l’entreprise »

D’une part

Et

Madame xx

Déléguée Syndicale CFDT

D’autre part

Table des matières

Préambule 4

Article 1 : DEFINITIONS ET CHAMP D’APPLICATION 5

Article 2 : CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL : CRITERES D’ELIGIBILITE 6

2.1 : CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL REGULIER : CRITERES D’ELIGIBILITE 6

2.1.1 : caractéristiques professionnelles du salarié : 6

2.1.2 : conditions relatives au domicile du télétravailleur (faisabilité matérielle) 7

2.1.3 : Autres conditions 8

2.2 : TELETRAVAIL OCCASIONNEL 8

2.3 : TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL 9

Article 3 : FREQUENCE ET NOMBRE DE JOURS TELETRAVAILLES 10

3.1 : Télétravail Régulier 10

3.1.1 Télétravail fixé hebdomadairement 10

3.1.2 Télétravail annualisé 11

3.1.3 : Planification 12

3.1.4 : Report 12

3.2 : Télétravail Occasionnel 13

Article 4 : MODALITES D’ACCEPTATION PAR LE SALARIE DES CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL REGULIER ET OCCASIONNEL. 13

4.1 : Cas du Télétravail Régulier 14

4.2 : Cas du Télétravail Occasionnel 14

4.3 Cas du Télétravail Exceptionnel 15

Article 5 : PERIODE D’ADAPTATION 15

Article 6 : CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL SANS TELETRAVAIL REGULIER 16

6.1 Réversibilité du télétravail régulier demandée par le salarié 16

6.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par l'employeur 16

Article 7 : LE LIEU DU TELETRAVAIL 17

Article 8 : HORAIRES ET MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL 18

Article 9 : MODALITES DE REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL OU DU TEMPS DE TRAVAIL 19

Article 10 : DROIT A LA DECONNEXION 20

Article 11 : Usage et entretien des outils / matériels mis à disposition 21

Article 12 : ASSURANCE COUVRANT LES RISQUES LIES AU TELETRAVAIL 21

Article 13 : REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS LIES AU TELETRAVAIL 22

Article 14 : OBLIGATION DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE 22

Article 15 : SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL 22

Article 16 : EGALITE DE TRAITEMENT 23

Article 17 : SENSIBILISATION AU TELETRAVAIL 23

Article 18 : Sécurité informatique et protection des données personnelles 23

Article 19: FONCTIONNEMENT DES IRP EN TELETRAVAIL 24

Article 20: SUIVI ET PILOTAGE DU TELETRAVAIL 25

20.1 : Suivi managérial 25

20.2 : Nomination d’un Référent Télétravail 25

20.3 : Bilan annuel 25

Article 21 : Durée, entrée en vigueur 26

Article 22 : ADHESION A L’ACCORD 26

Article 23 : REVISION DE L’ACCORD 26

Article 25 : NOTIFICATION DE L’ACCORD 26

Article 26 : PUBLICITE ET DEPOT 26

ANNEXE 1 28

ANNEXE 2 29

ANNEXE 3 30

Préambule

La Mutuelle Fraternelle d’Assurances a souhaité mettre en place le télétravail, faculté de bien être des collaborateurs au service de la performance économique et sociale de l’entreprise. Cette décision s’inscrit dans le cadre de la démarche RSE et QVT. L’ambition de l’entreprise vise à simplifier nos processus et à moderniser notre organisation pour améliorer notre performance collective et individuelle. Cette nouvelle forme d’organisation du travail semble pouvoir s’inscrire dans cette démarche.

La crise sanitaire Covid-19 et le retour d’expérience sur ses conséquences, réalisé à l’occasion d’un vaste questionnaire adressé à l’ensemble des salariés le 13 Octobre 2020, ont montré la pertinence de cette nouvelle forme d’organisation du travail mais il apparait également important de prévenir les différentes formes d’isolement qui peuvent en découler et de veiller au maintien du lien social au sein de l’entreprise.

Les parties signataires considèrent que le télétravail est une forme innovante d'organisation du travail ayant pour but de donner à chacun, grâce aux technologies de l’information et de la communication (TIC), plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l'autonomie conférées dans l'exercice des activités professionnelles.

Qu’il soit régulier ou occasionnel, le télétravail repose sur un principe de confiance entre le télétravailleur et son responsable hiérarchique mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à la direction de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux livrables demandés et objectifs fixés à chacun.

Le présent accord fixe les conditions d'exécution du télétravail. Il s’inscrit dans cette volonté de développer un télétravail de qualité, compatible avec le bon fonctionnement des services et de l’ensemble des missions de chacun, de nature à préserver la communauté de travail et l’esprit d’équipe.

Le télétravail a vocation, tout en maintenant l’efficacité, la qualité du travail fourni et en tenant compte des nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières, à : offrir une meilleure qualité de vie au travail en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle (y compris familiale) en limitant également l’exposition au risque d’accident de trajet et en diminuant les émissions de carbone liées à notre activité ; améliorer le bien-être et la performance des salariés. Il répond à des aspirations personnelles des salariés et favorise leur engagement professionnel, améliore leur performance et réduit l’absentéisme.

Nous souhaitons rappeler que le salarié en télétravail reste sous la subordination de son employeur et que cela ne lui permet pas d’avoir des d’activités personnelles et/ou familiales dans les créneaux horaires de télétravail. Le télétravail est exclusif d’autres activités (par exemple la garde d’enfant).

Le déploiement du télétravail dans les conditions définies par le présent accord impactera de manière significative les pratiques managériales, impliquant la mise en place d’un accompagnement soutenu des managers, une confiance réciproque entre managers et collaborateurs, responsabilisation et autonomie des collaborateurs. En parallèle, le travail en présentiel devra être et rester un moyen privilégié de partage, de co-construction, d’innovation et de dynamique collective.

Envisagée de manière progressive, la mise en place du télétravail à la MFA a déjà fait l’objet d’une période expérimentale dans un délai défini. Cette phase test s’est déroulée auprès des salariés depuis le 1^er mai 2022, dans le cadre d’un accord signé par la Direction Générale et la CFDT en tant qu’organisation syndicale représentative le 31 Mars 2022.

Un bilan a été réalisé sous la forme d’un échange entre la Direction et la Déléguée Syndicale et d’indicateurs. Ce dernier est basé sur les retours d’expérience durant presque une année de mise en application.

Après concertation, lors de la réunion de négociation qui s’est tenue le 28 Février 2023, les parties conviennent du bénéfice de ce dispositif pour les salariés l’ayant expérimenté et décident de l’étendre dans le temps pour une durée indéterminée.

Article 1 : DEFINITIONS ET CHAMP D’APPLICATION

Conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail : «  le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. » ; le télétravailleur désigne : « tout salarié de l’entreprise qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini précédemment. ».

Par ailleurs, un accord-cadre relatif au télétravail dans les sociétés d’assurances a été signé le 9 novembre 2021 dans le prolongement de l’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 et de celui du 26 novembre 2020 pour une mise en œuvre réussie du télétravail.

Conformément à cet accord-cadre, les télétravailleurs sont « réguliers » lorsque la situation de télétravail est pérenne et stable sur une période déterminée ou indéterminée, à la différence des télétravailleurs dits « occasionnels » qui sont en situation de télétravail de façon temporaire en cas de besoins ponctuels et souvent imprévus.

Le télétravail exceptionnel, à la demande de l’employeur, au sens de l’article L.1222-11 du Code du travail, correspond aux situations de circonstances exceptionnelles (notamment risque épidémique, pic de pollution, grève des transports ...), ou cas de force majeure (notamment catastrophe naturelle, incendie ...). Compte tenu de son caractère exceptionnel et dérogatoire aux principes généraux du télétravail, ce dernier fait l’objet d’un titre particulier dans le présent accord et bénéficie donc de dispositions spécifiques (voir titre Article 2.3 ci-après).

Les 3 caractéristiques principales du télétravail sont :

• l’exécution du travail au domicile du salarié (c’est-à-dire le lieu de résidence habituelle du salarié, tel que déclaré auprès du Département des Ressources Humaines) ;

• le caractère volontaire de ce mode de travail ;

• l'utilisation des technologies de l'information et de la communication.

Il s’agit d’une modalité d’organisation du travail à part entière, individuelle et collective, basée sur une relation de confiance entre le responsable hiérarchique et les salariés concernés. Un lien fort entre les salariés télétravailleurs et leur équipe de travail doit être préservé.

Afin de favoriser l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle du plus grand nombre, il est entendu entre les parties que les demandes de salariés de travailler dans des locaux de la Mutuelle plus proches de leur domicile que leur lieu de travail habituel seront étudiées par la Direction, en dehors du cadre du présent accord.

On entend par « domicile » le lieu de résidence habituelle du salarié, sous sa responsabilité pleine et entière. Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Mutuelle Fraternelle d’Assurances qui remplissent les conditions d’éligibilité prévues à l’article 2.

Il conviendra donc de distinguer le Télétravail Régulier et le Télétravail Occasionnel, qui vient compléter les modes d’organisations du travail.

Article 2 : CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL : CRITERES D’ELIGIBILITE

2.1 : CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL REGULIER : CRITERES D’ELIGIBILITE

Le Télétravail est ouvert à tous les salariés à partir du moment où ils peuvent exercer l’ensemble de leurs activités figurant dans leur fiche de poste dans les mêmes conditions et en toute autonomie sans nécessiter un soutien managérial important, et ce, que ce soit dans les locaux de la Mutuelle ou au domicile.

Il est entendu que les missions du salarié doivent être compatibles avec le télétravail :

• Les activités doivent pouvoir être exercées à distance ;

• La sécurité des données traitées doit être assurée : le critère d'accès à de l'information confidentielle en dehors de l'entreprise doit d'être approuvé par la Direction et techniquement validé par la sécurité informatique, l’ensemble des opérations devant s’effectuer dans le respect du RGPD et en lien avec le DPO de la Mutuelle ;

• Les missions du salarié ne doivent pas nécessiter sa présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi les métiers nécessitant une présence physique dans les locaux de l’entreprise ou d’une agence ne sont pas compatibles avec le télétravail. Les métiers nécessitant de fortes contraintes techniques (applications métiers non accessibles à distance …), les activités dont l’absence de dématérialisation nécessite le maniement de dossiers « papier » ou nécessitant la présence quotidienne du manager de proximité ou du référent technique ne sont pas compatibles avec le télétravail.

Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation, et sa mise en œuvre, du fait de son impact sur l’organisation de l’entreprise, est soumise à un certain nombre de conditions.

2.1.1 : caractéristiques professionnelles du salarié :

• Etre titulaire d’un CDI / CDD* (*les alternants, les apprentis et les stagiaires ne sont pas, par définition, éligibles à ce dispositif, leur présence dans une communauté de travail étant un élément indispensable à leur apprentissage) ;

• Justifier d’une ancienneté dans l'entreprise d'au moins 6 mois révolus, afin de garantir une bonne intégration préalable du salarié et l'instauration réelle de la relation de travail dans l'entreprise ;

• Exercer son activité à temps plein ou à temps partiel avec un taux d'activité au moins égal à 80 % d'un temps plein (soit 28 heures hebdomadaires) ;

• Disposer de l'autonomie suffisante pour exercer son travail à distance : le salarié a la capacité d’exécuter ses activités et de résoudre des problèmes en puisant dans son expérience ; il a la capacité à alerter à bon escient sa hiérarchie et à rendre compte de son activité ;

• Maitriser l’ensemble des tâches confiées : le télétravail suppose un niveau de compétences suffisant avec un besoin d'encadrement moindre ;

• S’organiser : le salarié a la capacité à anticiper et à planifier les activités, à hiérarchiser les priorités et à structurer les informations ; il est efficient dans la gestion de son temps de travail et de ses temps de repos.

En cas de changement de fonction ou de service, la situation de télétravail sera réexaminée au regard des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique et pourra prendre fin.

Il n’en demeure pas moins que la compatibilité entre les activités exercées par le salarié demandeur et le télétravail relève de l’appréciation du manager. En tout état de cause, le télétravail revêt, dès lors que le poste est éligible au télétravail, un caractère volontaire pour le salarié et pour l’entreprise. Il ne peut donc être mis en œuvre qu’à la demande du salarié. En cas de désaccord entre le salarié et le manager sur l’éligibilité au télétravail, le collaborateur pourra adresser une demande au DRH pour obtenir la motivation du refus.

2.1.2 : conditions relatives au domicile du télétravailleur (faisabilité matérielle)

• Disposer d'un logement compatible avec le télétravail, soit un espace dédié et adapté au télétravail, propice au travail et à la concentration, et permettant d’exercer son activité dans des conditions conformes aux règles d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail compatible avec les dispositions de copropriété le cas échéant ;

• Cet espace devra permettre également de dissocier vie professionnelle et vie personnelle pendant l’exercice de son activité. Il devra être affecté à son activité professionnelle exclusive ;

• D’une connexion internet opérationnelle à haut débit (box ADSL, fibre) permettant d’avoir une liaison de qualité suffisante pour exercer ses activités et avoir un accès sécurisé au réseau de la mutuelle (VPN). Dans tous les cas, la puissance du débit fera l'objet d'une vérification préalable par le service Informatique ;

• D’une installation électrique conforme aux normes en vigueur ;

• D’un environnement de travail calme (nuisances sonores…) comparable à celui rencontré en entreprise.

Dans le cas d’impossibilité de télétravail (travaux, panne), le salarié devra reprendre son activité sans délais en présentiel.

Le déménagement ou le changement d'adresse déclaré par le salarié met fin automatiquement au télétravail, excepté lorsque les conditions d'éligibilité au télétravail demeurent.

2.1.3 : Autres conditions

• Au-delà de la compatibilité des fonctions avec le dispositif de télétravail, le responsable hiérarchique devra veiller à ce que le nombre de salariés en télétravail ne perturbe pas le bon fonctionnement du service, les interactions avec les autres services et avec l’organisation de l’équipe. Aussi, dans cette logique de bon fonctionnement de service et en considérant la nature même des activités, il lui appartient d’apprécier un seuil raisonnable maximum de collaborateurs en télétravail simultanément.

• Les représentants du personnel sont éligibles au télétravail dans les mêmes conditions que les autres salariés. L’activité de représentation du personnel ne doit pas être un frein à sa mise en place dans les mêmes conditions que l’ensemble des collaborateurs.

Une attestation sur l’honneur indiquant le bon respect des dispositions relatives à cet article devra être fournie par le salarié candidat au télétravail ainsi qu’une attestation d'assurance multirisques habitation à jour intégrant le travail à domicile. Le télétravail ne pourra être mis en place sans que ces attestations ne soient fournies.

Le constat d'attestation (s) non conforme(s) a pour conséquence l'inéligibilité au télétravail ou la fin du télétravail lorsque celui-ci a déjà commencé.

En aucun cas le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du collaborateur, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail. Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur l’évaluation professionnelle du collaborateur.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.

2.2 : TELETRAVAIL OCCASIONNEL 

Le télétravail occasionnel est une forme alternative d’organisation du travail qui n’est pas cumulable avec le télétravail régulier.

A l’inverse du télétravail régulier, le télétravail occasionnel est ouvert à tous les salariés de l’entreprise sous réserve de remplir les conditions prévues à l’article 2.1.1, dès lors qu’une partie des activités figurant dans leur fiche de poste peut s’exercer en dehors des locaux de la mutuelle, dans la mesure où ces activités permettent de constituer une journée de travail effective.

Le télétravail occasionnel peut être envisagé à titre temporaire et mis en place au cas par cas afin de répondre à un besoin particulier ou à une situation inhabituelle, imprévisible, insurmontable et temporaire (intempéries, phénomène de pollution, indisponibilité totale d’un moyen de transport, épidémies, assistance importante d’un proche, situation médicale hors arrêt de travail, la garde d’enfants de 11 ans minimum, toute autre situation exceptionnelle acceptée par le manager après concertation avec sa hiérarchie et validée par le département RH).

En complément de l’ensemble des conditions définies dans le cadre du télétravail régulier, il nécessite que le salarié dispose de ses propres moyens matériels lui permettant de travailler à son domicile. Dans tous les cas, il doit donner lieu à une demande préalable au manager et au département RH (ou éventuellement par le manager en cas de situations temporaires telles que visées précédemment, en vue de préserver la santé des collaborateurs) et à son accord écrit (par exemple par courriel).

Dans le cadre de l’assistance d’un proche (handicap, grossesse, temps partiel thérapeutique, parents d’enfants handicapés assistance importante auprès d'un proche gravement malade (enfant ou parent) dans les conditions identiques à celles prévues par les dispositions légales relatives au congé de proche aidant, sous réserve de ne pas bénéficier de don de jours,) ou d’une situation médicale hors arrêt de travail, le salarié peut demander de bénéficier de moyens matériels mis à disposition par la Mutuelle Fraternelle d’Assurances. Dans le cas d’un salarié « proche aidant », celui-ci pourra télétravailler au domicile de la personne aidée, sous réserve de remplir les conditions relatives au domicile.

Sauf urgence, tout salarié souhaitant bénéficier d’une journée de télétravail occasionnel en fait la demande par mail à son responsable et au département RH (ou par tout autre moyen en cas d’impossibilité d’envoyer un mail) au moins 2 jours ouvrés à l’avance afin de permettre une bonne organisation du service et à son accord écrit (par courrier par exemple).

2.3 : TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL 

Conformément à l'article L. 1222-11 du Code du travail « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés ».

Les parties conviennent que sont notamment concernées les situations suivantes, pouvant nécessiter l'activation du PCA (Plan de Continuité de l’Activité) :

• survenance d'une situation de catastrophe naturelle ou technologique rendant impossible tout ou partie de l'activité sur un ou plusieurs sites ;

• cas de force majeure ;

• pandémie / épidémie ;

• grève de longue durée affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport collectif ;

• survenance d’un impératif de protection des collaborateurs nécessitant la fermeture temporaire ou définitive des locaux pour préserver leur santé et/ou leur sécurité ;

• Evènement climatique majeur.

Il peut être mis en place de façon progressive en fonction des situations.

Dans ces circonstances, la Direction, conformément au code du travail, pourra recourir au télétravail « collectif » sur plusieurs jours consécutifs et ce, sans délai de prévenance. Contrairement au télétravail occasionnel basé sur un souhait du salarié, le nombre de jours de télétravail imposé par l’employeur en cas de circonstances exceptionnelles n’est pas plafonné.

La mise en place unilatérale du télétravail dans ces hypothèses suppose que le salarié dispose de ses propres moyens matériels lui permettant de travailler à son domicile, ou qu’il soit préalablement doté du matériel ou équipement nécessaire au télétravail ou qu'il le soit à cette occasion.

Les salariés et le CSE sont informés des modalités et des consignes de l’activité à distance dans les meilleurs délais

Tous les salariés de l’entreprise (CDI, CDD, alternants, stagiaires, prestataires …) peuvent être concernés.

Le télétravail exceptionnel peut ne pas s’effectuer dans les mêmes conditions que le télétravail régulier. Les dispositions relatives au télétravail habituel ne sont plus applicables pendant la durée de mise en télétravail exceptionnel.

Article 3 : FREQUENCE ET NOMBRE DE JOURS TELETRAVAILLES

3.1 : Télétravail Régulier

Le Télétravail doit être compatible avec le bon fonctionnement du service.

La période de télétravail est fixée pour une durée d’un an renouvelable par tacite reconduction sauf avis contraire du manager motivé selon des critères objectifs. En cas de refus, la Responsable des Ressources Humaines en sera informée.

Le responsable hiérarchique et le salarié déterminent ensemble l’organisation des jours en télétravail régulier. Il est entendu qu’au regard des besoins d’organisation du service et en cas de désaccord entre les deux parties, la détermination des jours de télétravail sera décidée par le responsable hiérarchique.

Deux modalités sont possibles :

• un nombre de jours de télétravail par semaine ;

• un nombre de jours de télétravail annuel.

Il est laissé à l’appréciation de la Direction la possibilité d’effectuer l’une ou l’autre des modalités. La modalité hebdomadaire est destinée aux activités exercées de façon récurrente. La modalité annuelle s’applique par exemple au développement de nouveaux projets en autonomie.

3.1.1 Télétravail fixé hebdomadairement

Le nombre de jours maximum de télétravail par semaine est fixé à un (1), de sorte à éviter le risque d’une « distanciation » avec l’entreprise et l’ensemble de la collectivité de travail.

. Au maximum seul un Lundi, un Mercredi et un Vendredi télétravaillé sera accepté par mois. Le télétravail ne sera pas autorisé le jour ouvrable précédant ou suivant un jour férié, d’un congé ou un JRI.

Le temps de présence physique du collaborateur dans les locaux de l’entreprise devra donc être au minimum de 4 jours par semaine, sans préjudice de jours de congés.

Le responsable hiérarchique devra veiller lors de la pose des congés/repos de son collaborateur à maintenir une présence sur site minimale, en évitant que la pose des congés/repos ne se fasse que sur les jours prévus sur site.

Les jours non utilisés ne seront ni cumulables ni transférables sur une autre période.

Les jours de télétravail sont obligatoirement pris par journées complètes.

La journée télétravaillée pourra être annulée jusqu’à la veille avant midi par le responsable hiérarchique, à titre tout à fait exceptionnel, en cas de nécessités impérieuses de service. Cette annulation devra être motivée.

Pour les salariés en horaire variable, la plage de joignabilité pourra couvrir l’horaire 9h-18h. Les horaires seront fixés par le manager pour les jours de télétravail. Aucun retard ne sera toléré. Il serait considéré comme une rupture de confiance dans l’engagement du collaborateur. Ainsi il sera possible d’améliorer les plages horaires de travail des collaborateurs qui ne sont pas en télétravail afin de faciliter leur accès aux sites de l’entreprise en dehors des plages de fortes affluences dans les transports.

Les responsables de départements devront être joignables à tout moment.

Il est rappelé que le télétravailleur n’est pas couvert par l’entreprise lorsqu’il quitte son domicile pour une raison étrangère à son activité professionnelle. Il s’engage donc à demander l’autorisation par courrier électronique à son responsable hiérarchique et au département RH de toute absence pendant son temps de travail, comme il le ferait lors de l’exercice de son activité dans les locaux de l’entreprise.

3.1.2 Télétravail annualisé

Le nombre de jours maximum de télétravail par année est porté à quatre-vingt-douze (92), de sorte à éviter le risque d’une « distanciation » avec l’entreprise et l’ensemble de la collectivité de travail.

Le temps de présence physique du collaborateur dans les locaux de l’entreprise devra être au minimum de 1 jour par semaine, sans préjudice de jours de congés payés.

Le responsable hiérarchique devra veiller lors de la pose des congés/repos de son collaborateur à maintenir une présence sur site minimale, en évitant que la pose des congés/repos ne se fasse que sur les jours prévus sur site.

Les jours non utilisés ne seront ni cumulables ni transférables sur une autre année.

Les jours de télétravail sont obligatoirement pris par journée complète.

La journée télétravaillée pourra être annulée jusqu’à la veille avant midi par le responsable hiérarchique, à titre tout à fait exceptionnel, en cas de nécessités impérieuses de service. Cette annulation devra être motivée.

Pour les salariés en horaire variable, la plage de joignabilité pourra couvrir l’horaire 9h-18h. Les horaires seront fixés par le manager pour les jours de télétravail. Aucun retard ne sera toléré. Il serait considéré comme une rupture de confiance dans l’engagement du collaborateur. Ainsi il sera possible d’améliorer les plages horaires de travail des collaborateurs qui ne sont pas en télétravail afin de faciliter leur accès aux sites de l’entreprise en dehors des plages de fortes affluences dans les transports.

Il est rappelé que le télétravailleur n’est pas couvert par l’entreprise lorsqu’il quitte son domicile pour une raison étrangère à son activité professionnelle. Il s’engage donc à demander l’autorisation par courrier électronique à son responsable hiérarchique et au département RH de toute absence pendant son temps de travail, comme il le ferait lors de l’exercice de son activité dans les locaux de l’entreprise.

3.1.3 : Planification

Le télétravail est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité du manager et du département RH. Ces derniers sont vigilants et garants des temps de présence collectifs nécessaires au bon fonctionnement du service et de l’entreprise. Ils prendront également les décisions nécessaires en fonction des contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des collaborateurs concernés.

Dans le cadre du télétravail hebdomadaire, un planning définissant les jours télétravaillés pour l’ensemble des membres d’une équipe est déterminé pour une période (de préférence mensuelle) définie par le manager et remis à chaque collaborateur avant le début de la période concernée. Sauf circonstances particulières, il est révisé à chaque période par le manager, après entretien avec son équipe. En cas de difficulté dans la répartition des jours de télétravail souhaités au sein d’une même équipe, l’ordre de priorité dans l’attribution est donné en fonction des critères successifs suivants :

• Personnes en situation de handicap ;

• Raisons de santé ;

• Temps de transport.

Dans le cadre du télétravail annuel ce planning peut être adapté en fonction des projets par le manager et est défini en début de période de projet par le manager.

Dans l’intérêt du service et pour préserver le collectif de travail, le responsable de service peut décider d’un jour de présence fixe sur lequel il ne peut y avoir de télétravail, afin notamment d’organiser des réunions de services. Par ailleurs, le jour ou les jours de télétravail ainsi fixés ne peuvent pas être modifiés sauf à la demande expresse de la hiérarchie et pour une circonstance exceptionnelle liée à une contrainte d’organisation du service ou de l’activité.

De même la participation à des instances internes (formation, réunion du personnel, réunions de services….) nécessitant une forte interaction entre les participants, nécessitera d’ajuster en accord avec le responsable de service, l’organisation de l’activité exercée en télétravail.

3.1.4 : Report

En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le collaborateur ne pourra exiger le report du jour de télétravail.

De même la participation à des instances internes (formation, réunion du personnel, réunions de services ….) nécessitant une forte interaction entre les participants, nécessitera d’ajuster en accord avec le responsable de service, l’organisation de l’activité exercée en télétravail. Ainsi, le manager peut être amené à demander au télétravailleur de venir travailler à l’entreprise lors d’une journée habituellement télétravaillée. Le collaborateur ne pourra s’y opposer et ne pourra demander un report de cette journée.

3.2 : Télétravail Occasionnel

Dans le cadre du Télétravail Occasionnel, il est proposé une formule forfaitaire aux collaborateurs, qui pourront bénéficier jusqu’à 15 jours de Télétravail Occasionnel par année civile. Le salarié ne pourra pas poser plus d’une journée de télétravail par semaine.

Toutefois dans des circonstances exceptionnelles (fréquence des évènements par exemple), l’employeur aura la faculté de déroger à cette limite. Il est prévu cependant de dispositions dérogatoires en fonction des cas suivants.

• Dispositions dérogatoires en faveur des femmes enceintes 

Afin de limiter leurs déplacements et la fatigue associée, les femmes enceintes bénéficiaires du télétravail dans le cadre du présent accord pourront demander à bénéficier d’un rythme de télétravail différent pouvant aller jusqu’au temps complet au cours des 30 jours calendaires précédent le début de leur congé maternité légal (hors congé pathologique). Elles devront en faire la demande au Département des Ressources Humaines avec un délai de prévenance minimum de 15 jours calendaires.

• Dispositions dérogatoires en faveur des salariés en situation de handicap, en raison de leur état de santé ou en cas d’assistance importante d’un proche

Des dispositions dérogatoires au rythme de télétravail énoncées dans ce présent accord peuvent être prescrites par la médecine du travail et/ou le médecin traitant, en fonction de la compatibilité de ce mode d’organisation avec le métier exercé, et après échange avec l’employeur.

Dans les autres cas le salarié qui en exprime le besoin effectuera, sauf urgence, toute demande au minimum deux jours avant auprès de son manager et du département RH.

Le télétravail occasionnel est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité du manager.

Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collectifs nécessaires au bon fonctionnement de son service et de l’entreprise.

Il prendra également les décisions nécessaires en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des collaborateurs concernés.

La mise en place de cette organisation suppose que le salarié soit équipé du matériel nécessaire au télétravail.

Article 4 : MODALITES D’ACCEPTATION PAR LE SALARIE DES CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL REGULIER ET OCCASIONNEL.

Le télétravail constitue à la fois un mode de travail pour le salarié et un mode d’organisation de l’activité qui s’envisage collectivement au sein du service.

4.1 : Cas du Télétravail Régulier

Les Parties rappellent que le télétravail revêt un caractère volontaire et ne constitue pas une obligation (sauf cas visés à l'article 2.3) et suppose que ses conditions de mise en œuvre soient formalisées.

Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique. Cette demande pourra intervenir à tout moment pendant toute la durée de mise en œuvre du présent accord.

Ce dernier a un délai de 30 jours pour accepter ou refuser. L’examen de la demande pourra donner lieu à un entretien avec le responsable ou les RH. Ce dernier doit s'assurer du respect des conditions d'accès au télétravail telles que prévues par le présent accord. Le responsable hiérarchique pourra également solliciter l’avis, d’une part, du département Informatique et Télécommunications quant à l’accessibilité à certains outils ou certaines données, et d’autre part, du DPO quant à la compatibilité du télétravail avec les obligations fixées par le RGPD. En retour, la réponse de l’employeur ou du salarié doit être également formalisée par écrit. Le refus sera motivé.

Si le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif d’une sanction quelconque.

Lorsque la demande de télétravail sera acceptée, un avenant pour une durée d’un an éventuellement renouvelable au contrat sera conclu pour confirmer le consentement du salarié et de l'employeur ainsi que pour préciser les modalités utiles à l'exercice du télétravail adaptées à la situation du télétravailleur. Cet écrit mentionne notamment la période télétravaillée, la période d'adaptation, le principe de réversibilité, le matériel mis à disposition, les modalités de contrôle des horaires de travail ainsi que le planning définissant les jours télétravaillés dans la période. Il précise les périodes où le télétravail est suspendu ou réduit pour assurer une présence minimale de l’effectif au sein de chaque unité de travail (exemple : congés scolaires). Par ailleurs, ce document rappellera au télétravailleur qu’il doit prendre soin de sa sécurité et de sa santé conformément à l'article L4122-1 du Code du Travail. Le télétravail s’effectue au domicile déclaré par le salarié et spécifié dans l’avenant. En cas de changement de domicile, le télétravailleur est tenu d’en informer immédiatement le Département RH.

Par ailleurs, le bénéfice du télétravail débutera nécessairement le 1^er jour d’un mois.

Il est rappelé que l’accès au télétravail est subordonné à sa faisabilité organisationnelle, technique et au respect des critères d’éligibilité par le candidat au télétravail.

4.2 : Cas du Télétravail Occasionnel

Le télétravail occasionnel repose sur une volonté du salarié. Il est envisagé à titre temporaire, mis en place au cas par cas pour répondre à un besoin particulier ou à une situation inhabituelle, imprévisible et temporaire rencontrée par le salarié. Il est rappelé que le télétravail occasionnel ne peut se cumuler avec une organisation en télétravail régulier.

Le télétravail occasionnel repose sur le même principe de candidature et d’étude de dossier que le télétravail régulier. En revanche, en cas d’acceptation, il ne donnera pas lieu à un avenant au contrat de travail.

4.3 Cas du Télétravail Exceptionnel

Conformément à l’article L.1222-11 du code du Travail : « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menaces d’épidémies ou en cas de force majeure, la mise en place du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Il est rappelé que l’article 2.3 mentionne les conditions de passage en télétravail exceptionnel.

Pour mémoire, il y est notamment précisé que les salariés et le CSE sont informés des modalités et des consignes de l’activité à distance. Tous les salariés de l’entreprise (CDI, CDD, alternants, stagiaires, prestataires …) peuvent être concernés.

Dans ces circonstances, la Direction, conformément au Code du travail, pourra recourir au télétravail « collectif » sur plusieurs jours consécutifs et ce, sans délai de prévenance. Contrairement au télétravail occasionnel basé sur un souhait du salarié, le nombre de jours de télétravail imposé par l’employeur en cas de circonstances exceptionnelles n’est pas plafonné.

Dans ce cadre, le télétravail constituera un aménagement du poste de travail rendu nécessaire par la continuité d’activité et/ou garantissant la protection du collaborateur. A l’issue les salariés concernés retrouveront leur organisation de travail habituel.

Dans un tel cas, tous les salariés de la mutuelle (y compris ceux non éligibles au télétravail dans le cadre de cet accord) seront éligibles dès lors que l’activité le permet et qu’ils bénéficient des équipements matériels nécessaires.

Le télétravail exceptionnel ne donnera pas lieu à un avenant au contrat de travail.

Article 5 : PERIODE D’ADAPTATION

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 3 mois. Cette période de 3 mois devra correspondre à une période de travail effectif et sera donc suspendue en cas d’absence du salarié, pour quelque raison que ce soit. Cette période d’essai peut être renouvelée sans pour autant dépasser 4 mois correspondant à une période de travail effectif.

Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 15 jours. Cette décision sera notifiée par écrit (précisant les raisons de cette interruption) si elle est à l’initiative de l’employeur.

A l’issue de cette période, un entretien doit avoir lieu entre le salarié et le manager afin de réaliser un bilan destiné à établir les avantages et contraintes tirés de cette expérience (compatibilité avec l’activité du salarié, problématiques techniques, organisationnelles…). En fonction des conclusions de ce bilan, le télétravail pourra être prolongé ou non jusqu’au terme prévu, avec l’accord des parties.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise.

Article 6 : CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL SANS TELETRAVAIL REGULIER

Le télétravail étant basé sur du volontariat, le salarié comme son responsable peuvent suspendre ou mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance.

6.1 Réversibilité du télétravail régulier demandée par le salarié

Le recours au télétravail qui ne constitue ni un droit, ni une situation acquise par le salarié est réversible. Le télétravail étant basé sur le principe du volontariat, le salarié peut en effet décider à tout moment de suspendre ou de mettre fin à la situation de télétravail.

Au-delà de la période d’adaptation, il pourra être mis fin au télétravail sous réserve que le salarié respecte un délai de prévenance de 15 jours minimum.

Le salarié devra exposer par écrit les motifs qui justifient sa décision et adresser ce courrier par lettre recommandée avec accusé de réception ou pourra être remis en main propre contre décharge. Ce courrier devra être adressé au responsable du service et mettre en copie le service RH.

Le salarié reprendra son activité dans les mêmes conditions que celles antérieures à la mise en situation de télétravail.

6.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par l'employeur

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes : condition d'éligibilité non remplie, modification importante des conditions de travail ou dans l’organisation du service devenant incompatible avec la situation de télétravail, changement de fonctions et/ou de service et/ou mobilité géographique devenant incompatible avec la situation de télétravail, non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données...).

Cette liste n’est pas exhaustive et l’employeur s’accorde le droit de mettre fin au télétravail pour tout salarié et à tout moment s’il constate que le dispositif ne permet pas d’assurer la sécurité du personnel, la conduite normale de l’activité ou l’organisation d’un travail collectif efficace. Ainsi, si la survenance de nouvelles circonstances quelles qu’elles soient ne permettent plus au télétravailleur d’assurer son travail à domicile ou entrainent une dégradation de la qualité ou de l’efficacité de l’activité exercée à distance, il est possible à l’employeur de mettre fin au télétravail.

Dans un tel cas, un entretien sera organisé avec le salarié pour lui en exposer les motifs.

Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre contre décharge.

Le courrier officialisant la fin de la situation de télétravail dans le cadre de la période d’adaptation ou de réversibilité permanente sera émis par la Direction des Ressources Humaines à l’attention du salarié.

La fin du télétravail prendra effet 15 jours à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Par dérogation, il pourra être mis fin à la situation de télétravail de manière immédiate :

• En cas de non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données constatées par le responsable hiérarchique ou le DPO ;

• En cas de non-respect des dispositions du présent accord et de l’avenant au contrat de travail signé par le salarié (notamment en cas d’exercice d’une autre activité pendant les journées télétravaillées) ;

• Au moment du changement de fonction et/ou de service et/ou de mobilité géographique devenant incompatible avec la situation de télétravail ;

• En cas d’impossibilité du salarié d’attester la conformité de son poste de travail à son domicile;

• En cas de départ de l’entreprise dès l’officialisation du départ par le département des Ressources Humaines, pour quelque cause que ce soit (démission, rupture conventionnelle, licenciement…), à l’exception du départ en retraite.

Article 7 : LE LIEU DU TELETRAVAIL

Pour bénéficier du télétravail, le salarié devra disposer d’un espace de travail dédié à son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette l’aménagement d’un poste de travail. Le télétravail devra pouvoir s’exercer dans un environnement propice au travail et à la concentration. Cette condition est essentielle pour assurer des conditions de travail optimales.

Un guide des bonnes pratiques en télétravail sera diffusé à l’ensemble des salariés afin de les sensibiliser sur les bons gestes à adopter en télétravail, l’ergonomie de leur poste de travail, les outils de communication à utiliser etc…

Le télétravail s’effectuera au domicile déclaré du salarié. Par exception, il pourra être autorisé sur demande du salarié que le télétravail puisse s’exercer de sa résidence secondaire. Le responsable hiérarchique étudiera cette demande au regard des nécessités impérieuses de service pouvant justifier un retour urgent sur le lieu de travail habituel. En cas d’accord de sa hiérarchie, le salarié devra alors fournir préalablement à la Direction des Ressources Humaines les justificatifs détaillés ci-dessous concernant ce domicile. Ce lieu est inscrit à l’avenant au contrat de travail du télétravailleur. En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 2.

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. L'entreprise fournira l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance du salarié en télétravail régulier. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du télétravail.

L’espace dédié au télétravail doit être doté d’équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l’activité professionnelle.

Le salarié devra attester disposer d’un espace de travail à son domicile dédié et adapté au télétravail, dans le respect des consignes d’ergonomie du poste de travail telles que définies à l’annexe 1 du présent accord, et qui soit conforme aux éventuels matériels et aménagements de poste préconisés par la médecine du travail. Il conviendra ainsi de procéder à la remise d’une attestation sur l’honneur, sur la base du modèle joint en annexe 2 du présent accord, au Département des Ressources Humaines avant la signature de l’avenant au contrat de travail.

En cas de nouvelles préconisations de la médecine du travail en termes de matériels et d’aménagements du poste de travail après la mise en place du télétravail, la Direction aménagera le poste de travail du salarié sur son lieu de travail habituel. Si le salarié ne peut attester de la conformité de son espace de travail à son domicile aux nouvelles préconisations de la médecine du travail, il sera mis fin au télétravail.

Préalablement au passage en télétravail, le salarié devra s’assurer que le système électrique de son domicile est conforme à la réglementation en vigueur et qu’il dispose d’un aménagement de son poste de travail permettant l’exercice de son activité professionnelle dans des conditions de sécurité satisfaisantes pour lui-même ainsi que pour les informations et documents professionnels utilisés.

La conformité des installations électriques constituera une condition préalable pour bénéficier du télétravail : il conviendra ainsi de procéder à la remise d’une attestation sur l’honneur, sur la base du modèle joint en annexe 3 du présent accord, au Département des Ressources Humaines avant la signature de l’avenant au contrat de travail.

La Mutuelle se réserve le droit de vérifier la conformité des installations électriques du domicile du télétravailleur, par des contrôles aléatoires, par ses services techniques, en respectant un délai de prévenance minimum de 7 jours calendaires. Le salarié devra accepter cette visite, à défaut il sera mis fin au télétravail. Dans l’hypothèse où le contrôle réalisé par l’employeur révèle une non-conformité électrique, il sera mis fin de manière temporaire au télétravail jusqu’à la mise en conformité par le salarié de ses installations électriques.

Le télétravailleur devra également veiller à ce que la puissance absorbée par les appareils branchés ne provoque pas une surintensité et ne dépasse pas la capacité du circuit d’alimentation.

L’utilisation des technologies de l’information et de la communication étant inhérente au télétravail, le domicile du salarié en télétravail devra impérativement bénéficier d’une couverture réseau permettant de disposer d’une ligne internet à haut débit.

Article 8 : HORAIRES ET MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL

Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail en entreprise. Ainsi, les salariés en télétravail se doivent de respecter les horaires en vigueur.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Pour rappel, conformément aux dispositions de l’article L 3131-1 du Code de Travail, tout salarié bénéficie d'un repos quotidien d'une durée minimale de onze heures consécutives.

Il est rappelé que le collaborateur n’a pas d’activités personnelles et/ou familiales dans les créneaux horaires de télétravail. Il se consacre exclusivement à son activité professionnelle. Le télétravail est exclusif d’autres activités (par exemple la garde d’enfant).

Par ailleurs, il doit exercer son activité professionnelle dans des conditions identiques au travail au sein de l’entreprise, notamment en matière de concentration et de bruit.

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :

• Les durées maximales de travail, soit 10 heures par jour ;

• Les durées minimales de repos quotidien, soit 11 heures quotidiennes ;

• Ainsi qu’un temps de pause de 45 minutes minimum pendant la pause déjeuner.

Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur indiquera ses heures de début et de fin de travail au travers d’un outil dédié. Ainsi, les horaires de travail devront être badgés comme habituellement sur l’outil de gestion des temps Kelio. Des vérifications pourront être réalisées à partir des connexions et déconnexions informatiques et des journaux des activités des outils métiers.

En tout état de cause, la Mutuelle Fraternelle d’Assurances s’engage à respecter la vie privée du télétravailleur et ne pourra pas le joindre en dehors de ces plages horaires.

Les parties souhaitent rappeler l’importance qu’elles accordent au droit à la déconnexion et l’existence d’une charte des temps et des bonnes pratiques mise en place au sein de la Mutuelle.

Dans le cas où le télétravailleur devrait quitter son domicile pour une raison étrangère à son activité professionnelle, il doit en informer son responsable de service ainsi que les RH, et dans ce cas, il ne serait pas couvert par l’entreprise.

Article 9 : MODALITES DE REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL OU DU TEMPS DE TRAVAIL

La charge de travail du télétravailleur doit correspondre au volume d’activité effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de la Mutuelle.

En conséquence, il ne doit pas générer de dépassement de son temps de travail effectif. Il est rappelé que les heures supplémentaires ne pourront être effectuées qu’à la demande du responsable de service. Il est également rappelé que pendant les plages horaires de disponibilité définies, le salarié s’engage à être accessible et joignable tant par téléphone que par messagerie électronique.

Il est rappelé que la charge de travail et que les délais d’exécution des tâches confiées sont évalués sur les mêmes bases que le travail soit exécuté dans les locaux de l’entreprise ou au domicile du salarié. En tout état de cause, les télétravailleurs devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité que lorsqu’ils travaillent sur site.

Des points réguliers avec le salarié en télétravail sont planifiés par son manager afin d’assurer le suivi de son activité. Le recours au télétravail est sans incidence sur l’évaluation professionnelle du salarié. Afin de s’en assurer, seront examinées annuellement les conditions d’activité du télétravailleur ainsi que sa charge de travail dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation, et régulièrement dans le cadre du management de proximité.

Article 10 : DROIT A LA DECONNEXION

La Mutuelle Fraternelle d’Assurances réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à la disposition du salarié et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle de ses collaborateurs.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du collaborateur de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail.

Aucune sanction ne pourra être prise par l’entreprise à l’encontre d’un collaborateur qui n’aurait pu être joint alors qu’il n’est pas en période de temps de travail.

Il est rappelé que le traitement de sujets dans l’urgence ne doit pas devenir le mode de fonctionnement habituel d’un service ou de l’entreprise, y compris dans la collaboration entre collègues de travail.

En outre, chaque manager devra être vigilant à ne pas solliciter un collaborateur s’étant expressément déclaré, de manière ponctuelle, indisponible.

Il est rappelé à chaque salarié de :

• S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message, joindre un collaborateur ou un client par téléphone,

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire,

• Pour les périodes de congés, ou d’absence, prévoir l’activation de la fonction « gestion des messages en cas d’absence », permettant de notifier son indisponibilité à tout correspondant et/ou désigner un collègue de travail qui prendra le relais.

L’entreprise invite les managers et leur équipe à limiter l’usage de la messagerie électronique entre 19h30 et 7h30 ainsi que le week-end.

En tout état de cause, tout mail envoyé en dehors des plages de travail effectives n’appellera pas de réponse immédiate.

Il est rappelé que les salariés disposent d’un droit de repos minimum de 11 heures consécutives par jour.

Pendant ce temps de repos, les salariés doivent donc bénéficier de leur droit à déconnexion.

Article 11 : Usage et entretien des outils / matériels mis à disposition

La Mutuelle mettra à la disposition du télétravailleur le matériel informatique nécessaire à l’exercice de son activité. Cet équipement comprendra un ordinateur portable ou fixe sécurisé équipé des logiciels et accès réseaux conformes à sa situation de travail, sans dispositif d’impression.

Conformément aux dispositions de la charte d’utilisation du système d’information (annexe 1 du règlement intérieur), le matériel mis à la disposition du salarié devra être réservé à une utilisation strictement professionnelle. Ce dernier s’engagera ainsi à en faire un usage conforme à sa destination, et à en être l’unique utilisateur. Pour des raisons de sécurité, le salarié s'engage à ne pas déplacer l'équipement destiné au télétravail mis à sa disposition à une autre adresse, sans avoir préalablement obtenu l'accord de l'employeur.

Le télétravailleur, responsable du matériel et des équipements mis à sa disposition, devra en prendre soin. En cas de panne ou de dysfonctionnement, le salarié devra informer sans délai son responsable hiérarchique et ce, afin que le service informatique puisse solutionner le plus rapidement possible les difficultés rencontrées.

Le télétravailleur devra se rendre disponible pour la maintenance ou le renouvellement du matériel mis à sa disposition, et permettre aux équipes techniques de la Mutuelle d’accéder à son domicile en cas de besoin. Ces interventions sur les équipements de télétravail ne pourront s'effectuer au domicile du salarié qu'après son accord. L'employeur préviendra par courrier électronique avant l'intervention et le salarié devra donner son accord par écrit.

Le Département Informatique et Télécommunications fournit au collaborateur toutes les informations nécessaires pour lui permettre de se connecter à distance.

Le collaborateur pourra bénéficier, à sa demande, d’un appui technique du service Informatique pour l’installation des outils sur le poste de travail à domicile ainsi que pour l’utilisation des systèmes, des solutions informatiques et de téléphonie mis à disposition.

L'entreprise ayant informé le salarié de toutes les consignes de sécurité et des interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipements de travail, le non-respect de ces règles ou principes pourra entrainer des sanctions disciplinaires.

Par ailleurs, le salarié s'engage à respecter la législation en vigueur ainsi que la charte informatique de l'entreprise au regard de la protection des données.

Article 12 : ASSURANCE COUVRANT LES RISQUES LIES AU TELETRAVAIL

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile pendant les journées télétravaillées.

Ce justificatif devra être remis préalablement au début de la période de télétravail.

A défaut de justifier d’un tel document, le télétravail pourra faire l’objet d’un refus et le collaborateur sera tenu de poursuivre ses fonctions dans les locaux de l’entreprise.

Article 13 : REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS LIES AU TELETRAVAIL

Les coûts directement engendrés par l’exercice du télétravail, au-delà des dépenses déjà mises en œuvre par le télétravailleur pour ses activités personnelles, seront compensés par une prise en charge par l’employeur au titre des frais d’abonnement internet et lignes téléphoniques, de l’occupation du domicile et des dépenses d’énergie.

L’entreprise indemnise par conséquent le salarié en télétravail sur une base forfaitaire, qui pourra être proratisée en cas de suspension ou de fin anticipée de télétravail.

Le montant de cette indemnité forfaitaire est de 2.5 euros / jour télétravaillé

Le nombre de jours télétravaillés sera comptabilisé en fin de mois et l’indemnité sera versée mensuellement.

Cette indemnité sera indiquée sur le bulletin de paie du télétravailleur et se conformera aux régimes sociaux et fiscaux en vigueur.

Article 14 : OBLIGATION DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Article 15 : SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL

Les collaborateurs en télétravail bénéficient de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise et ils font l’objet du même suivi par le service de santé au travail.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer le Département des Ressources Humaines, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise, soit un délai de maximum 48 heures.

La période d’arrêt de travail correspondant à un jour normalement télétravaillé ne permet pas de reporter le jour télétravaillé à une date ultérieure.

Afin de veiller au respect des obligations en matière de sécurité et de conditions de travail à l’égard des salariés, la Direction, les membres du CSE ainsi que les autorités administratives peuvent, le cas échéant et conformément aux dispositions légales, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail.

Uniquement sur rendez-vous, cette visite au domicile du télétravailleur est obligatoirement sollicitée dans un délai de prévenance raisonnable et acceptée par écrit préalablement par le télétravailleur concerné.

Dans l’hypothèse où un risque serait identifié, le collaborateur concerné devra se mettre en conformité dans les meilleurs délais afin de poursuivre son activité en télétravail. A défaut, il sera mis un terme à la situation de télétravail de manière temporaire, jusqu’à ce que le risque soit levé.

Article 16 : EGALITE DE TRAITEMENT

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la Mutuelle.

Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’accès à la formation, d’accès à l’information, d’évaluation, d’évolution professionnelle, sont applicables dans des conditions strictement identiques à celles des salariés en situation comparable travaillant exclusivement dans les locaux de la Mutuelle.

Le responsable hiérarchique veillera à ce que le salarié en télétravail bénéficie, comme les autres salariés, de l’accompagnement nécessaire à la tenue de son poste de travail. Il s’assurera de l’implication du télétravailleur dans la collectivité de travail, le préservant ainsi de tout risque d’isolement.

Article 17 : SENSIBILISATION AU TELETRAVAIL

Afin de faciliter le passage et l’exercice du télétravail, l’entreprise proposera à tout nouveau collaborateur candidat une « formation-sensibilisation » présentant le télétravail tel qu’il est envisagé et pratiqué dans l’entreprise et les spécificités de ce mode d’organisation du travail, notamment en matière de protection de la santé et de la sécurité du personnel dans ce cadre. Par ailleurs, un « guide du télétravail » sera mis à disposition de chaque télétravailleur (procédures, bonnes pratiques, FAQ etc.).

Article 18 : Sécurité informatique et protection des données personnelles

Le collaborateur sera tenu au respect des différentes dispositions en vigueur au sein de l’entreprise, telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité. Il s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents à sa disposition, à ne pas laisser accéder des tiers, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son manager de toute anomalie constatée.

L’entreprise prend, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale Informatique et Libertés, les mesures qui s'imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le collaborateur en période de télétravail à des fins professionnelles.

Il incombe au collaborateur en période de télétravail de se conformer aux dispositions légales et aux règles propres à l'entreprise relatives à la protection des données et à leur confidentialité.

Ainsi dans le cadre de son activité professionnelle, le télétravailleur pourra être amené à traiter des données à caractère personnel. Conformément aux articles 34 et 35 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi qu’aux articles 32 à 35 du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016, le télétravailleur devra prendre toutes précautions dans le cadre de ses attributions afin de protéger la confidentialité des informations auxquelles il a accès, et d’empêcher qu’elles ne soient communiquées à des personnes non expressément autorisées à recevoir des informations.

Le télétravailleur devra veiller en particulier à :

• Utiliser uniquement le matériel fourni à titre professionnel et pour le seul compte de La Mutuelle Fraternelle d’Assurances à l’exclusion de toute autre utilisation ;

• Ne pas utiliser les données auxquelles il peut accéder à des fins autres que celles prévues par ses attributions ;

• Ne divulguer ces données qu’aux personnes dûment autorisées, en raison de leurs fonctions, à en recevoir communication, qu’il s’agisse des personnes privées, publiques, physiques ou morales ;

• Ne faire aucune copie de ces données, sauf à ce que cela soit nécessaire à l’exécution de ses fonctions ;

• Prendre toutes les mesures nécessaires dans le cadre de ses attributions, afin d’éviter l’utilisation détournée ou frauduleuse de ces données ;

• Prendre toutes précautions pour préserver la sécurité physique et logique de ces données ;

• S’assurer, dans la limite de ses attributions, que seuls des moyens de communication sécurisés seront utilisés pour transférer ces données ;

• Ne pas emporter de documents papier comportant des données à caractère personnel ni imprimer de tels documents à son domicile ;

• Respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d’utilisation sur lesquelles il aura été informé.

Article 19: FONCTIONNEMENT DES IRP EN TELETRAVAIL

Les représentants du personnel et les délégués syndicaux bénéficient de moyens de fonctionnement et de communication équivalents, qu’ils soient dans les locaux de l’entreprise ou en télétravail.

Par ailleurs, lorsque la présence physique d’un élu est requise, le télétravail est annulé.

Article 20: SUIVI ET PILOTAGE DU TELETRAVAIL

20.1 : Suivi managérial

Le manager est tenu de répartir la charge de travail de manière équivalente au sein de son équipe, que les collaborateurs soient télétravailleurs ou non.

Afin de s’assurer du bon exercice du télétravail, plusieurs espaces d’échange peuvent être proposés entre manager et collaborateur notamment :

• Un point hebdomadaire entre le manager et le nouveau télétravailleur dans le premier mois d’exercice du télétravail,

• Un point à l’issue de la période d’adaptation de 3 mois,

• Un point spécifique sur le télétravail dans le cadre de l’entretien annuel, dans sa partie portant notamment sur les conditions d'activité du salarié, et sa charge de travail et sa compatibilité avec le télétravail.

Ces espaces d’échanges peuvent se cumuler, le manager appréciera ce qu’il convient de faire, en fonction des besoins des collaborateurs.

Par ailleurs le manager pourra utiliser les outils à sa disposition afin d’apprécier au mieux la charge de travail de chacun des membres de son service et de la répartir équitablement si des écarts sont constatés.

Enfin, tout collaborateur en télétravail peut solliciter un entretien auprès de son manager ou du Département RH en cas de difficultés rencontrées dans le cadre de l’exercice du télétravail.

20.2 : Nomination d’un Référent Télétravail

Un référent télétravail est nommé au sein de l’entreprise, en la personne de la Responsable Ressources Humaines. Son rôle sera de :

• Répondre aux questions et conseiller les collaborateurs qui souhaiteraient un échange sur le sujet du télétravail ;

• Soutenir le dialogue et la régulation entre collaborateur et manager sur le sujet du télétravail ;

• Mettre à disposition les outils soutenant le dispositif (guide du télétravail, formulaire de demande etc.) ;

• Archiver les documents relatifs au télétravail (demande des salariés, formulaire d’acceptation etc.) ;

• Suivre quantitativement et qualitativement la mise en place du télétravail.

20.3 : Bilan annuel

Il est expressément convenu que le salarié bénéficiera, annuellement, d’un entretien afin de faire le bilan quant à l’activité du salarié en situation de télétravail. Ce temps sera dédié pour faire un point sur les conditions d’activité et la charge de travail liée au télétravail.

Un suivi annuel sera réalisé par la Direction avec les représentants du personnel, dans le cadre du dialogue social interne, afin de suivre la mise en œuvre de l’accord et proposer, le cas échéant, les ajustements nécessaires.

Une trame d’entretien sera fournie par le département Ressources Humaines au manager.

Article 21 : Durée, entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de sa signature.

Dans le cas où une disposition légale ou réglementaire précisée dans cet accord évoluerait a posteriori, les parties appliqueront ledit texte dans sa version la plus récente.

Article 22 : ADHESION A L’ACCORD

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’Entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y accéder ultérieurement.

Notification devra être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée avec avis de réception, aux parties signataires.

Article 23 : REVISION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les conditions et modalités légales en vigueur.

Sont habilitées à engager la procédure de révision de l’accord d’entreprise, l’une des parties signataires, une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Toute demande de Révision devra être adressée par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre, contre décharge, à chacune des autres parties signataires du présent accord, et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Le cas échéant, les parties entameront les négociations dans un délai de 2 (deux) mois suivant la demande de révision valablement effectuée.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à partir du lendemain de son dépôt auprès du service compétent soit à la date expressément prévue, si celle-ci est postérieure.

Article 25 : NOTIFICATION DE L’ACCORD

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’issue de la procédure de signature par la Direction, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la Mutuelle.

Article 26 : PUBLICITE ET DEPOT

Le présent accord donnera lieu à dépôt selon les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.

• Il sera déposé, conformément aux dispositions en vigueur, par la partie la plus diligente sur la plateforme en ligne TéléAccords, Ils sont ensuite automatiquement transmis à la direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (Dreets, ex-Direccte) géographiquement compétente ;

• En un exemplaire au secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Il sera publié, en version signée et en version anonymisée, au sein de la base de données nationale, selon la législation en vigueur. A cet effet, la version de l’accord rendue anonyme à des fins de publications est déposée en même temps que l’accord et les pièces mentionnées aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail.

Conformément à l’article R.2262-1 du Code du travail, le contenu du présent accord est à la disposition du personnel par voie d’affichage. Il est également envoyé par mail à l’ensemble des salariés et mis à disposition des nouveaux embauchés.

Fait à Clichy, le 28 février 2023.

En 3 exemplaires originaux.

Pour la MFA, Pour la CFDT,

XXXX XX

Président-Directeur Général Représentante Syndicale

ANNEXE 1

ANNEXE 2

Modèle d’attestation sur l’honneur d’adaptation et d’ergonomie de l’espace de travail à domicile et DE FAISABILITE MATERIELLE

NOM Prénom :

Adresse du lieu de travail dédié au télétravail :

Je soussigné(e) Prénom – NOM, déclare sur l’honneur :

• ☐ Disposer d'un logement compatible avec le télétravail, soit un espace dédié et adapté au télétravail, propice au travail et à la concentration, et permettant d’exercer son activité dans des conditions conformes aux règles d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail telles que définies à l’annexe 1 de l’accord télétravail du 28 Février 2023, Cet espace devra permettre de dissocier vie professionnelle et vie personnelle pendant l’exercice de son activité

• et que cet espace de travail est conforme aux matériels et aux aménagements de poste préconisés par la médecine du travail.

• ☐ Disposer d’une connexion internet opérationnelle à haut débit (box ADSL, fibre) permettant d’avoir une liaison de qualité suffisante pour exercer ses activités et avoir un accès sécurisé au réseau de la mutuelle (VPN).

Je m’engage à mettre en conformité mon espace de travail à mon domicile en cas de nouvelles préconisations de la médecine du travail en termes de matériels et d’aménagements de mon poste de travail après la mise en place du télétravail. J’ai bien noté qu’à défaut il sera mis fin au télétravail.

Fait à

Le

ANNEXE 3

Modèle d’attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques

NOM Prénom :

Adresse du lieu de travail dédié au télétravail :

Les 4 étapes de vérification de l’installation électrique de l’espace dédié au télétravail : Présence d’un appareil de protection / de coupure générale de l’installation électrique (disjoncteur) facilement accessible à l’intérieur du logement Présence d’une prise de terre sur la prise utilisée pour le branchement du matériel informatique professionnel Absence de matériels électriques vétustes, inadaptés à l’usage ou présentant des risques de contact direct avec des éléments sous tension (fils dénudés, prise de contact cassée, etc…) Protection mécanique des fils électriques par des conduits, des moulures ou des plinthes en matière isolante (l’utilisation d’une multiprise et d’une rallonge pour brancher le matériel utilisé pour le télétravail est autorisée sous réserve qu’elles soient dotées de prises de terre)

Je soussigné(e) Prénom – NOM, déclare sur l’honneur avoir vérifié les 4 points précités concernant l’installation électrique du lieu dédié au télétravail afin de me permettre d’exercer mon activité professionnelle dans des conditions de sécurité optimale.

Je m’engage également à veiller à ce que la puissance absorbée par les appareils branchés ne provoque pas une surintensité et ne dépasse pas la capacité du circuit d’alimentation.

J’accepte que mon employeur vienne contrôler à mon domicile la conformité de mes installations électriques, sous réserve d’un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

Fait à

Le

Signature