Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL AU COMITÉ SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIÉTÉ ESPACE HABITAT" chez ESPACE HABITAT - SA DES HABITATIONS A LOYER MODERE (Siège)

Accord d’entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique de la Société ESPACE HABITAT

Entre :

ESPACE HABITAT dont le siège social est sis 7, avenue du Maréchal LECLERC – 08013 CHARLEVILLE-MEZIERES, représentée,

Ci – après « la société »

et

L’organisation syndicale :

• FORCE OUVRIERE

Préambule :

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, ESPACE HABITAT a étudié la solution du vote électronique suggérée par la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique ;

La Direction de la société a retenu la société PARAGON spécialisée dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux (le « Prestataire »), après avoir présenté la solution de cette société aux organisations syndicales.

Les parties se sont entendues sur les points suivants :

ARTICLE 1- Objet de l’accord :

Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux prochaines élections des représentants du personnel de la société (membres du Comité Social et Economique) qui se dérouleront à partir de janvier 2019, le vote électronique par internet pour tous les électeurs.

Les parties signataires conviennent par ailleurs d’en confier la conception et la mise en place à un prestataire extérieur, choisi par la Société ESPACE HABITAT en concertation avec les organisations syndicales signataires du présent accord, dans le respect des prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-9 à R.2314-21 et R.2324-5 à R.2324-17 du code du travail.

ARTICLE 2- Principes généraux :

Le système retenu par la société et développé par le Prestataire repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote.

ARTICLE 3- Modalité d’organisation des opérations :

3.1 Protocole d’accord préélectoral (article R 2324-12 du code du travail) 

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires de vote et de dépouillement et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales telle que décrits dans le document joint au présent accord.

3.2 Mention CNIL (article R 2324-10 du code du travail) 

Le dispositif électoral répond aux recommandations de la CNIL en matière de sécurité et de confidentialité, en particulier à la délibération 2010-371 du 21 octobre 2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le vote est totalement anonyme, aucun rapprochement ne peut être opéré entre l'émargement et le vote de l'électeur.

Les données personnelles des salariés ne sont traitées que par notre prestataire de vote électronique PARAGON en tant que sous-traitant. Elles ne seront pas conservées au-delà de l’issue du scrutin et du délai de contestation.

 Conformément à la règlementation RGPD en vigueur, ce traitement de données personnelles fait l’objet d’un recensement dans le registre des activités de traitement de la Société PARAGON pour le compte de la société ESPACE HABITAT. Le fondement juridique sur lequel se fonde le traitement est le respect d’une obligation légale.

Conformément au Règlement Général sur la Protection des données (RGPD) entré en vigueur le 25/05/2018, vous disposez d’un droit à l’information, d’accès, de rectification, à l’effacement, d’opposition pour motif légitime, de limitation du traitement et à la portabilité des données, relatif à l’ensemble des informations à caractère personnel vous concernant.

Une inscription au registre de traitement de la société a été effectuée en date du 10 décembre 2018.

Vous pouvez exercer à tout moment ces droits par mail à l’adresse suivante : donneespersonnelles@espacehabitat.fr

3.3 Formation au système de vote électronique (article R 2324-11 du code du travail) 

Les représentants du personnel, le(s) délégué(s) syndical (aux) et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Les parties conviennent que la réunion à prévoir avec le prestataire, au cours de laquelle sera présenté le système de vote conçu par le Prestataire tient lieu de formation pour les besoins du présent article.

Toutefois le représentant du Prestataire se tient à la disposition pour tout complément d’information.

3.4 Expertise indépendante

Les parties signataires du présent accord conviennent de ne pas soumettre le système conçu par PARAGON à une expertise indépendante autre que celles présentées par le Prestataire.

3.5 Cellule d’assistance technique (articles R 2324-9 et 14 du code du travail) 

La société met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de la société et le cas échéant, des représentants du Prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

1. procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par quatre (4) clés saisies à cet effet ;

2. procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

3. contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 4- Déroulement des opérations de vote :

4.1 Etablissement des listes électorales et transmission (article 2, 3 et 4 du décret du 25 avril 2007)  

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de la société.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à la société.

4.2 Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée (article R 2324-13 du code du travail), laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales (article 6 du décret du 25 avril 2007).

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote (article R 2324-7 du code du travail) et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. La société établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. 

4.3 Modalités d’accès au site de vote (article 6 du décret du 25 avril 2007)

Chaque électeur recevra, pour chaque tour des élections, à son domicile, par courrier en lettre suivie, l’adresse du site et les moyens d’authentification associés.

L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants (code d’accès et mot de passe), l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses identifiants personnels imprimés sur le courrier (code d’accès et mot de passe), ainsi qu’un code secret non imprimé sur son courrier. La nature de ce code secret sera précisée dans le protocole pré-électoral.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Les modalités de votes des électeurs n’ayant pas de possibilité d’accès au système électronique seront précisées dans le protocole préélectoral.

4.4 Déroulement du vote (article 6 du décret du 25 avril 2007)

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

4.5 Programmation du site

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.

ARTICLE 5- Clôture et Résultats :

5.1 Clôture

Dès la clôture du scrutin par Internet, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs (article R 2324-7 du code du travail et article 6 du décret du 25 avril 2007).

5.2 Décompte et attribution des sièges (article 7 du décret du 25 avril 2007)

Le décompte des résultats n’est possible que par l’activation conjointe des quatre (4) clés de déchiffrement. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les acteurs du scellement/descellement du système de vote en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne, y compris le personnel du prestataire retenu.

Trois (3) membres du bureau de vote saisissent chacun une clé de déchiffrement distincte, lors de la saisie dans l’interface du prestataire retenu.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

5.3 Délais de recours et destruction des données (article R 2324-16 du code du travail)

Le Prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 6- Sécurité et confidentialité :

6.1 Anonymat et confidentialité des suffrages (article R 2324-6 du code du travail et article 2 du décret du 25 avril 2007)

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

6.2 Existence et contenu des fichiers (articles 3, 4 et 5 du décret du 25 avril 2007)

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans la société, date de naissance, collège.

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, date d’entrée dans la société, date de naissance, collège.

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heures d’émargement, collège.

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités du service du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, agents habilités du service du personnel.

Les listes d’émargement ne seront communiquées et consultables qu’après le clôture des scrutins par le bureau de vote.

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités du service du personnel.

Le taux de participation sera communiqué une fois pendant la période des élections et après la clôture des scrutins.

6.3 Le dispositif de secours (article 3 du décret du 25 avril 2007)

Le système de vote électronique mis en place par le Prestataire comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de la société, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 7- Application de l’accord :

Le présent accord est conclu pour la durée des élections du comité social et économique de la Société ESPACE HABITAT dont les mandats ont été prorogés.

A l’issue des élections, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

ARTICLE 8- Révision :

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

ARTICLE 9- Publicité de l’accord :

Le présent accord sera déposé comme prévu par la loi (à partir du 28/03/2018), de façon dématérialisée sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et en 1 exemplaire papier au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Charleville-Mézières.

Les organisations syndicales signataires recevront un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole d’accord préélectoral par les moyens de communication habituels.

Fait en 5 exemplaires originaux

à Charleville – Mézières, le 18 décembre 2018,

La Déléguée Syndicale F.O., Le Président du Directoire,