Accord d'entreprise "PROCEDURE DE RECUEIL ET DE TRAITEMENT DES ALERTES PROFESSIONNELLES" chez

PROCEDURE DE RECUEIL ET DE TRAITEMENT DES ALERTES PROFESSIONNELLES

Dans le cadre de la protection des lanceurs d'alerte définie par la loi 2016-1691 du 9 décembre 2016 modifiée par la loi 2022-401 du 21 mars 2022, la société UMHS a défini une procédure interne de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte en tenant compte des prescriptions du décret 2022-1284 du 3 octobre 2022. Cette procédure est applicable à compter du 1 Août 2023.

Ce dispositif est complémentaire des voies traditionnelles de signalement et son utilisation constitue une simple faculté pour les salariés et collaborateurs.

Cadre de l'alerte professionnelle

ARTICLE 1 - Quels faits peuvent faire l'objet d'une alerte ?

La présente procédure interne de recueil et de traitement des alertes a pour objet de favoriser et d'encadrer le signalement de faits susceptibles de constituer :

• un crime ou un délit ;

• une violation grave et manifeste de la loi ou du règlement ;

• une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, ou d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement ;

• une menace ou un préjudice pour l'intérêt général.

Le signalement ne peut pas porter sur des éléments couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client.

ARTICLE 2 - Qui peut être lanceur d'alerte ?

• salarié de la société, ancien salarié ou candidat à l'embauche ;

• actionnaire, associé et titulaire de droits de vote au sein de l'assemblée générale ;

• collaborateur extérieur ou occasionnel ;

• cocontractant de l'entreprise, sous-traitant ou membre du personnel et de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance d'un cocontractant ou sous-traitant.

L'auteur d'une alerte doit :

• être une personne physique ;

• avoir eu personnellement connaissance des faits qu'il signale ;

• agir de bonne foi et donc ne pas déclencher une alerte abusive dans le but de nuire à autrui ;

• agir de manière désintéressée, à savoir sans bénéficier d'un avantage ou d'une rémunération en contrepartie de son alerte ;

• procéder à une divulgation de manière nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause.

ARTICLE 3 - Comment transmettre une alerte ?

Si une personne souhaite émettre une alerte, elle peut choisir d'effectuer un signalement interne selon les modalités définies à l'article 6, notamment lorsqu'elle estime qu'il est possible de remédier efficacement à la situation par cette voie et qu'elle ne s'expose pas à un risque de représailles.

• le Défenseur des droits, qui traite le signalement s'il relève de ses domaines de compétences (notamment les discriminations), ou qui l'oriente vers la ou les autorités les mieux à même d'en connaître ;

• l'autorité judiciaire ;

• une institution, un organe ou organisme de l'Union européenne compétent pour recueillir des informations sur des violations relevant du champ d'application de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 ;

• une des autorités listées en annexe au décret 2022-1284 du 3 octobre 2022, en particulier, dans un cadre professionnel : la DGT (Direction générale du travail) en matière de relations individuelles et collectives du travail et conditions de travail, la DGEFP (Délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle) en matière d'emploi et formation, ou encore la Cnil en matière de protection de la vie privée et des données personnelles.

ARTICLE 4 - Protection du lanceur d'alerte

En application de l'article L 1121-2 du Code du travail, aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, d'horaires de travail, d'évaluation de la performance, de mutation ou de renouvellement de contrat, ni de représailles et menaces telles que l'orientation abusive vers un traitement psychiatrique ou médical ou les atteintes à la réputation, pour avoir signalé ou divulgué une alerte en respectant les conditions légales rappelées aux articles 1 à 3.

Les facilitateurs (personnes qui aident un lanceur d'alerte à effectuer un signalement) et les personnes physiques en lien avec le lanceur d'alerte, bénéficient également d'une protection contre les mesures de représailles, menaces ou tentatives d'y recourir (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art 6-1).

En cas de divulgation d'un secret protégé par la loi, dès lors que cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause, qu'elle intervient dans le respect des conditions de signalement définies par la loi et que la personne répond aux critères de définition du lanceur d'alerte, ce dernier n'est pas pénalement responsable (C. pén. art. 122-9).

La divulgation de l'identité du lanceur d'alerte sans son accord est passible de 2 ans d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art. 9).

Toute personne faisant obstacle à la transmission d'une alerte, de quelque façon que ce soit, est passible d'1 an de d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art. 13, I).

Procédure d'alerte interne

ARTICLE 5 - Habilitations à recueillir et traiter les alertes

Sont habilités à recueillir et traiter les signalements internes :

• Personnel rattaché au service des Ressources Humaines

• Référents harcèlement

Les signalements reçus par d'autres personnes ou services doivent leur être transmis sans délai.

ARTICLE 6 - Transmission de l'alerte interne

Modalités

Le signalement peut être transmis par les moyens suivants :

Par Mail

Par Courrier

La procédure interne de recueil des signalements mise en place par l'entreprise ne prévoit pas la possibilité d'adresser un signalement oral. Les signalements devront donc nécessairement être écrits.

Contenu

L'auteur du signalement est invité, dans la mesure du possible, à :

• indiquer la date des faits dénoncés, le lieu, le ou les personnes en cause et une description détaillée des faits ;

• transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement de faits mentionnés à l'article 1er, qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans l'entreprise ;

• fournir des coordonnées permettant un échange avec le destinataire de l'alerte (adresse de messagerie électronique, numéro de téléphone, adresse postale, etc.).

Les informations communiquées dans le cadre d'un dispositif d'alerte doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l'objet de l'alerte.

Sauf si le signalement est anonyme, l'auteur du signalement transmet en même temps que son signalement tout élément justifiant qu'il appartient à l'une des catégories de personnes mentionnées à l'article 2.

ARTICLE 7 - Accusé de réception

L'auteur du signalement est informé par écrit de la réception de son signalement dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de cette réception.

ARTICLE 8 - Examen de la recevabilité de l'alerte

Chaque signalement fait l'objet d'un examen préalable afin de vérifier la recevabilité de l'alerte, au regard des conditions définies aux articles 1 à 3.

En particulier, l'alerte doit entrer dans le champ d'application du dispositif d'alerte, être présentée de manière objective, sans malveillance et porter sur des faits directement constatés par le lanceur d'alerte et matériellement vérifiables. A cette fin, il peut être demandé tout complément d'information à l'auteur du signalement.

L'auteur du signalement est informé de la recevabilité ou non de son alerte et des raisons pour lesquelles il est estimé, le cas échéant, que son signalement ne respecte pas les conditions de recevabilité de l'alerte. En cas de signalement anonyme, le destinataire de l'alerte est dispensé des obligations d'accusé de réception et de retour d'information sur les suites données au signalement.

En principe, les alertes effectuées de manière anonyme sont irrecevables et ne peuvent pas être traitées, à moins que la gravité des faits mentionnés soit établie et les éléments factuels suffisamment détaillés, et seulement après un examen préalable par le destinataire de l'alerte pour décider de l'opportunité des suites à donner.

Lorsque le destinataire du signalement constate que celui-ci porte sur des faits qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans une autre entreprise appartenant au même groupe, l'auteur du signalement pourra être invité à l'adresser également à cette dernière. En outre, si le destinataire de l'alerte estime que le signalement serait traité de manière plus efficace par cette seule autre entreprise, l'auteur pourra être invité à retirer le signalement transmis.

ARTICLE 9 - Traitement du signalement

Lorsque l'alerte est recevable, son analyse et l'enquête sont effectuées par les personnes et services compétents mentionnés à l'article 5.

L'exactitude de tous les éléments enregistrés est vérifiée. Un complément d'informations peut être demandé au lanceur d'alerte.

Une enquête est diligentée pour déterminer la réalité et la matérialité des faits rapportés.

Il peut être fait appel à des tiers spécialisés dans certains domaines utiles à l'enquête (notamment informatique, financier, comptable), lorsque c'est nécessaire pour traiter le signalement.

Dans cette hypothèse, ces tiers s'engagent contractuellement à ne pas utiliser les données dont ils ont connaissance à d'autres fins que celles nécessaires à l'enquête, à assurer la confidentialité de ces données, à respecter la durée de conservation de ces données et à procéder à la destruction ou à la restitution de tous les supports de données à caractère personnel au terme de leur prestation.

ARTICLE 10 - Information du lanceur d'alerte sur les suites données au signalement

L'auteur d'un signalement est informé, dans le délai 30 jours, sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières.

Lorsque le signalement est clôturé, en raison du caractère inexact ou infondé des allégations, ou si le signalement est devenu sans objet, l'auteur du signalement est informé par écrit de la clôture du dossier.

ARTICLE 11 - Information de la personne visée par une alerte

• des faits qui lui sont reprochés afin de pouvoir exercer ses droits à la défense ;

• des modalités d'exercice de ses droits d'accès à ses données personnelles et de rectification de celles-ci.

Cette information est réalisée selon des modalités permettant de s'assurer de sa bonne délivrance à la personne concernée. Elle ne contient pas d'information relative à l'identité de l'émetteur de l'alerte ni à celle des tiers.

Cette information doit intervenir dans un délai raisonnable n'excédant pas un mois. Elle peut cependant être différée lorsqu'elle est susceptible de compromettre gravement les nécessités de l'enquête, en présence d'un risque de destruction de preuves.

Enregistrement des données, confidentialité, droit d'accès et conservation

ARTICLE 12 - Données susceptibles d'être enregistrées

• identité, fonction et coordonnées de l'émetteur de l'alerte ;

• identités, fonctions et coordonnées des personnes visées par une alerte ;

• identités, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;

• faits signalés et tout élément recueilli dans le cadre de la vérification des faits signalés ;

• compte rendu des opérations de vérification ;

• suites données à l'alerte.

ARTICLE 13 - Garanties de confidentialité

La société UMHS s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir la stricte confidentialité de l'identité des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement, ainsi que des informations recueillies par l'ensemble des destinataires du signalement.

Seules les personnes habilitées à recueillir et traiter les signalements peuvent avoir accès aux informations recueillies. Elles peuvent être communiquées à des tiers à condition que cette communication soit nécessaire pour traiter le signalement.

Les éléments relatifs à l'identité de l'auteur du signalement ne peuvent être communiqués à des tiers qu'avec son consentement. Ils peuvent toutefois être communiqués à l'autorité judiciaire, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. Le lanceur d'alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Dans tous les cas, l'identité de l'auteur d'un signalement n'est jamais communiquée à une personne visée par ce signalement, sauf accord exprès de l'auteur, et ce, même dans le cas où la personne visée est une personne habilitée à recueillir des alertes.

Les éléments de nature à identifier une personne visée par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.

ARTICLE 14 - Droit d'accès aux données

Toutes les personnes concernées par le traitement d'un signalement peuvent accéder, sur demande formulée auprès de YYY - DRH, aux données les concernant et en demander la rectification ou l'effacement, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.

ARTICLE 15 - Conservation des données et mesures de sécurité

La personne en charge du traitement de l'alerte prend toutes mesures utiles pour préserver l'intégrité et la sécurité des données pendant toute la durée de traitement et de conservation de ces données.

Les données relatives à une alerte considérée irrecevable comme n'entrant pas dans le champ du dispositif d'alerte sont, sans délai, détruites ou archivées après anonymisation.

Les données relatives à une alerte non suivie d'une procédure disciplinaire ou judiciaire sont détruites ou archivées, après anonymisation, dans un délai de 2 mois à compter de la clôture des opérations de vérification.

Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne visée par l'alerte ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte sont conservées jusqu'au terme de la procédure ou des poursuites, ou du délai de la prescription des recours possibles à l'encontre de la décision.

Sauf si aucune suite n'est donnée à l'alerte, le responsable de traitement peut conserver les données collectées sous forme d'archives intermédiaires, pendant une durée maximale de 3 ans, pour assurer la protection du lanceur de l'alerte ou permettre la constatation d'infractions continues.

ARTICLE 16 - Diffusion de la procédure

Le présent dispositif est diffusé par Affichage + mail.

Fait à MELUN CEDEX,

le 1 Août 2023,

Pour le CSE

XXXX - Secrétaire

(après approbation en CSE – réunion du 26/07/2023)

Pour la Direction

YYYYY - DRH