Accord d'entreprise "AVENANT N°1 DE L'ACCORD N°2021-2 PORTANT SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL" chez ESSCA - ECOLE SUP SCIENCES COMMERCIALES ANGERS (Siège)

Avenant n°1
De l’Accord n°2021-2 portant sur la mise en place du télétravail

Entre :

L’Association ESSCA dont le siège social est situé 1 rue de Lakanal à ANGERS (49000), représentée par X, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines,

Et :

• Le SNEP UNSA, représenté par X, organisation syndicale représentative au sens de l’article L.2122-1 du Code du travail,

• La CFDT, représentée par X, organisation syndicale représentative au sens de l’article L2122-1 du Code du travail.

D’autre part,

Préambule :

Les organisations syndicales représentatives et la direction se sont réunies afin de définir et d’encadrer le télétravail au sein de l’Association ESSCA. A l’issue des négociations, les parties signataires ont formalisé la mise en place du télétravail par le biais d’un accord d’entreprise n°2021-2 signé le 20 septembre 2021 ayant une prise d’effet rétroactive au 1^er septembre 2021.

Après l’application de cet accord pendant près d’un an, les parties ont convenu d’apporter des ajustements permettant de concilier au mieux les attentes de l’ensemble du personnel et d’assurer le niveau d’activité en présentiel attendu par l’Association ainsi que l’encadrement des équipes et des étudiants.

Il a donc été décidé ce qui suit.

Les articles ci-dessous viennent se substituer de plein droit aux dispositions de l’accord d’entreprise initial. Il est par ailleurs entendu que les dispositions non modifiées par les présentes continueront de produire leur plein et entier effet.

L’article 2 est ainsi modifié :

Article 2 - Champ d'application et conditions d'éligibilité

Sous les réserves qui suivent, l’ESSCA entend ouvrir le télétravail aux membres du personnel, titulaires d’un contrat à durée indéterminée (CDI) ou d’un contrat à durée déterminée (CDD), à temps plein ou à temps partiel, et ayant une ancienneté suffisante au sein de l’ESSCA. A partir de 2 mois d’ancienneté à l’ESSCA, il peut être étudié la mise en place du télétravail pour un ou une membre du personnel.

Les membres du personnel en CDI ou en CDD qui ne justifient pas d'au moins 2 mois d’ancienneté au sein de L’ESSCA ne sont pas éligibles au télétravail.

De même, au regard des enjeux d’intégration professionnelle liés à leur situation, les alternantes et les alternants, ayant un temps de présence restreint sur le campus du fait des périodes de cours, bénéficieront de modalités spécifiques définies à l’article 6.

En outre, seuls sont éligibles au télétravail les collaboratrices et collaborateurs exerçant des missions qui ne nécessitent pas par nature une présence physique permanente ou quasi-permanente dans les locaux de l’ESSCA (par exemple et sans exhaustivité, une grande partie des activités des Services Généraux, Accueil, etc.).

L’article 4 est ainsi modifié :

Article 4 - Modalités de mise en œuvre du télétravail

Article 4.1 - Conditions d’accès

Il appartiendra à la ou au responsable hiérarchique d’évaluer la capacité d’un membre du personnel à télétravailler en prenant compte notamment les éléments suivants :

• la compatibilité du télétravail avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe ;

• la possibilité pour la ou le membre du personnel d’aménager un endroit spécifique du domicile consacré au télétravail, de bénéficier d’un accès internet et d’attester sur l’honneur de la conformité des installations électriques afin de pouvoir justifier que ses locaux sont adaptés au télétravail tant en termes de conditions de travail que de sécurité ;

• la capacité de la ou du membre du personnel à travailler de façon régulière ou ponctuelle à distance.

Hormis les critères d’éligibilité précisés à l’article 2, la mise en place du télétravail sera donc fonction de la faisabilité technique, du bon fonctionnement de l’activité en télétravail et du maintien de l’efficacité au travail.

Par ailleurs, il sera nécessaire de s’assurer de la présence sur chaque campus d’un membre du personnel formé sauveteur secouriste du travail (=SST). Sachant que la direction s’engage à maintenir sa politique de formation SST des équipes.

Article 4.2 - Procédure de demande

L’exercice de l’activité en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Elle est pensée et organisée dans une approche globale par service -cf. article 3-.

Elle nécessite, en outre, l’accord de la ou du responsable hiérarchique, de la ou du membre du personnel demandeur -dans le cadre de la délégation qui lui a été donnée, par la ou le membre du Comité de Direction (=CODIR) auquel est rattaché la ou le membre du personnel-, après avoir apprécié les conditions d'éligibilité.

La ou le membre du personnel qui remplit les critères d'éligibilité énoncés à l'article 2 du présent accord et qui souhaite opter pour cette organisation du travail, adresse une demande écrite -courrier ou email- à son responsable hiérarchique, copie à la Direction des Ressources Humaines (=DRH), en précisant les éléments suivants :

• le ou les lieux où la ou le membre du personnel entendra exercer de façon régulière le télétravail¹ ;

• le planning prévisionnel de télétravail dans la limite du nombre de jours définis à l’article 5 du présent accord. Le planning opérationnel des jours de télétravail sera adapté sur la base des 6 semaines à venir afin de pouvoir anticiper les besoins opérationnels. Cette planification opérationnelle se fera sur une base réactualisée tous les 15 jours ;

• les plages horaires d'accessibilité (pendant lesquelles la personne en télétravail est joignable) prévues à l'article 5.4 du présent accord ;

• les dates de la période d’adaptation de 3 mois ;

• le matériel mis à disposition par l’Association, le cas échéant sachant que la règle est plutôt l’usage du matériel personnel, hormis l’ordinateur portable ;

• les modalités d’utilisation des équipements (le cas échéant) ;

• les restrictions dans l’usage des équipements professionnels mis à disposition (le cas échéant) ;

• les moyens de communication entre la ou le membre du personnel concerné et son supérieur hiérarchique, ainsi que les membres de son équipe, les modalités d’évaluation de la charge de travail.

En cas de souhait de modification du jour ou des jours défini(s) dans la planification -cf. ci-dessus-, l’accord entre les parties devra être formalisé dans l’outil organisant le télétravail, afin de pouvoir en assurer le suivi.

La ou le responsable hiérarchique, et dans le cadre de la réflexion générale sur l’organisation de l’équipe -cf. article 3-, pourra également proposer à un membre du personnel un passage en télétravail en respectant un délai de prévenance de deux mois. Cette proposition ne s’imposera pas à ce dernier en cas de refus du membre du personnel.

Au cours d’un entretien, la ou le responsable hiérarchique et la ou le membre du personnel évaluent conjointement l’opportunité d’un passage en télétravail dans l’organisation du service auquel appartient la ou le membre du personnel. La ou le responsable hiérarchique a ensuite, au maximum, un mois pour adresser sa réponse : acceptation, modalités, au moment de la mise en place du télétravail. A noter que pour des raisons logistiques le délai sera de deux mois lors de la mise en place de l’accord.

Les refus doivent être motivés.

L’accord des parties est formalisé par email ou par courrier. Il précise les modalités d’exercice de l’activité en télétravail.

4.3 – Gestion des bureaux

Outre les conditions d’accès et la procédure de demande préalable, l’exercice de l’activité en télétravail doit être accompagné d’une réflexion quant à la gestion des espaces de travail et des allocations de bureaux.

En effet, le bureau que le membre du personnel qui souhaiterait exercer son activité en télétravail occupe habituellement dans l’enceinte de l’Association pourra, durant ses journées de télétravail, être occupé par un autre membre du personnel, ceci à la fois pour des questions d’optimisation des espaces et des outils, d’accueil et d’images.

Les personnes en télétravail devront donc faire en sorte que leurs bureaux soient disponibles et utilisables lors de leurs journées de télétravail. Il est également entendu que les documents à caractère confidentiel ne devront pas rester à la vue de toutes et de tous. La direction s’engage à fournir des dispositifs adaptés afin de mettre sous clé ces documents.

Il ne s’agit pas d’une organisation en flex office qui fait l’objet d’un article spécifique dans l’accord initial mais bien d’une latitude offerte aux membres présents sur site.

L’article 6 est ainsi modifié :

Article 6 – Aménagement du temps de travail et régulation de la charge de travail

Les conditions d’aménagement du temps de travail des télétravailleurs nécessitent des adaptations propres à ce mode d’activité.

Article 6.1 - Nombre de jours télétravaillés

Compte-tenu du cycle d’activité de l’ESSCA, il apparait l’existence de périodes moins favorables et de périodes plus favorables au télétravail. La répartition entre le télétravail et le temps de présentiel, doit, dans tous les cas, permettre d’assurer la présence sur site nécessaire au bon fonctionnement du service rendu par l’ESSCA.

Il est convenu entre les parties que, afin de permettre une présence suffisante sur les campus nécessaire pour assurer le niveau d’activité en présentiel attendu, répondre aux besoins de présence de nos publics, ainsi que pour assurer les questions d’encadrement des étudiants et de sécurité, il est possible que soient planifiées jusqu’à 10 semaines par an qui ne soient pas éligibles au télétravail. Ces semaines, qui ne pourront excéder le nombre de 10, sont définies et justifiées en fonction de l’activité opérationnelle des services et/ou des missions. Elles sont donc à définir et expliciter activité par activité en précisant ce besoin. Une attention particulière sera aussi portée quant à la présence sur site les semaines comportant des jours fériés ou des jours de congés et ce afin de s’assurer d’un niveau de présence suffisant.

En dehors de ces périodes, en intégrant les différentes contraintes de planification indiquées dans l’accord, les collaborateurs et collaboratrices éligibles pourront opter jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine. Le décompte peut se faire, le cas échéant, par demi-journée.

Ainsi, concernant les collaborateurs et collaboratrices à temps partiel, si elles ou ils disposent d’un contrat à temps partiel réparti sur 5 jours ou 4 jours par semaine, et bien évidemment, en fonction de la possibilité qu’offre le poste d’accès au télétravail et dans les limites définies ci-dessus, la ou le membre du personnel aura accès à 2 jours de télétravail par semaine. Si la répartition du temps de travail se fait sur 3 jours, la ou le membre du personnel aura accès à 1 jour de télétravail par semaine.

Ces principes d'organisation seront définis d'un commun accord entre la ou le membre du personnel et la direction : ils seront obligatoirement formalisés -cf. article 4.2-.

Par ailleurs, il est convenu qu’au moins un jour par semaine tous les membres d’une équipe doivent être présents simultanément sur site (sauf absence pour congés Payés/RTT et sauf situation sanitaire spécifique).

Enfin, les alternants et alternantes auront, après évaluation par le responsable hiérarchique des capacités à télétravailler, 10 jours de télétravail maximum par année civile.

Ce nombre de jour sera proratisé en fonction de la date d’entrée à l’ESSCA.

Article 6.2 – Situation particulière du temps dédié à la recherche

Il est rappelé entre les parties que les dispositions dérogatoires concernant la présence sur site relative à la mise en œuvre des activités de recherche prévues dans le cadre du Faculty Handbook ne sont pas modifiées par le présent accord.

Article 6.3 - Suivi du temps de travail pour les membres du personnel soumis à un décompte horaire de leur temps de travail

Conformément aux dispositions de l’article D.3171-8 du Code du travail, la durée du travail des membres du personnel est décomptée quotidiennement.

Il est rappelé que la durée d’une journée de travail est de 8 heures pour un ou une membre du personnel au forfait heure, à temps plein et en CDI. Afin de pouvoir s’assurer du respect des durées maximales de travail et des temps minimaux de repos, la personne en télétravail indiquera ses horaires de travail prévisionnels de début et de fin de journée -afin de définir à quel moment elle peut être jointe- pour chaque jour télé-travaillé et les transmettra à sa ou son responsable hiérarchique pour approbation. Pour les membres du personnel en forfait-jours, ils indiquent les horaires où ils sont joignables et doivent respecter les temps de repos légaux. Ces informations sont données afin de permettre le respect des temps de repos, sachant que le télétravail ne permet pas de savoir, a priori, à quel moment peut être joint le collaborateur ou la collaboratrice. Bien évidemment, ces mesures sont mises en œuvre de bonne foi et avec sincérité.

Pour mémoire, les temps de repas et les temps de pause ne sauraient être considérés comme du temps de travail effectif.

Article 6.4 - Plages de disponibilité

Bien qu’une certaine autonomie de gestion des horaires de travail soit reconnue aux collaborateurs et collaboratrices en télétravail, dans tous les cas, elles et ils sont toutefois, et dans la limite de leur contrat de travail, impérativement tenus de se rendre joignables durant les plages horaires fixes de travail suivantes, du lundi au vendredi :

9 heures 30 à midi ;

et de

14 heures à 16 heures 30.²

Ces plages de disponibilité convenues entre la direction de l’Association et la personne en télétravail pourront être exceptionnellement modifiables par la direction dans l’intérêt du service, sous réserve du respect d’un préavis de trois jours.

La personne en télétravail qui ne se rendrait pas disponible pendant ces plages horaires pourra faire l’objet de sanctions disciplinaires.

De manière générale, compte tenu de l’autonomie inhérente à l’exercice du travail en télétravail, la bonne mise en œuvre des dispositions du présent accord suppose que les obligations et devoirs mentionnés soient exécutés de bonne foi.

Les membre du personnel en télétravail restent soumis au pouvoir de la direction et doivent accomplir les missions qui leur sont confiées dans le respect des impératifs de l’ESSCA et des besoins des étudiants et des partenaires de l’ESSCA.

Ainsi et indépendamment des plages de disponibilité évoquées ci-dessus, il est rappelé que les membres du personnel en télétravail doivent prendre en compte les contraintes organisationnelles et de fonctionnement de l’ESSCA (réunions, projets etc.), des partenaires externes et internes concourant à l’activité, ainsi que les besoins des clients externes et internes.

Il est rappelé le droit à la déconnexion et la nécessité de respecter les horaires de travail en vigueur.

Article 6.5 - Charge de travail

Par ailleurs, la régulation de la charge de travail fait l’objet d’un contrôle qui est effectué à l’occasion d’un entretien annuel (qui sera effectué lors de l’entretien annuel de progrès ou tout autre type d’entretien qui pourrait le remplacer) qui porte sur les conditions d’activité de la personne en télétravail et sa charge de travail. Cet entretien donne lieu à un écrit/bilan.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, la personne en télétravail est tenue de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Enfin et en tout état de cause, il est expressément rappelé que la personne en télétravail doit organiser son temps de travail en respectant : les règles de fonctionnement du calendrier d’activité en cohérence avec son statut : forfait heures, et forfait jours etc. Il est rappelé que toute modification du temps de travail doit être validée en amont par le responsable hiérarchique.

Par ailleurs la ou le membre du personnel doit respecter :

• les durées maximales de travail, soit 10 heures par jour et 48 heures par semaine,

• les durées minimales de repos, soit 11 heures consécutives par jour et 35 heures consécutives de repos hebdomadaire, ainsi qu’un temps de pause obligatoire de 20 minutes par jour.

Il est évident et rappelé qu’il n’est pas possible de télétravailler sur des jours RTT, congés payés, maladie etc. 

Article 6.6 - Dispositions spécifiques au télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure

Le télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence.

Le télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure pourra être mis en place par journée(s) ou demi-journée(s) à la demande du ou de la membre du personnel (ex. en cas de grève des transports publics ou d’intempérie occasionnant des difficultés de déplacement très importantes et inhabituelles ou d'événements exceptionnels justifiés) ou de l’ESSCA (ex. en cas de pandémie).

La ou le membre du personnel souhaitant bénéficier d'une autorisation exceptionnelle de travail à domicile devra obligatoirement en faire la demande préalable par email auprès de la ou du responsable hiérarchique auquel son service est rattaché qui sera libre de l’accepter ou non. Elle ou il devra y répondre par email dans les meilleurs délais.

Enfin, la direction pourra par ailleurs imposer le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure en considérant qu’il s’agit d’un aménagement du poste du travail rendu nécessaire pour permettre la bonne continuité de l’activité de l’ESSCA et garantir la protection des membres du personnel, selon les termes mêmes de l’article L.1222-11 du Code du travail.

L’article 11 est ainsi modifié :

Article 11 - Assurance couvrant les risques liés au télétravail

La ou le membre du personnel en télétravail s’engage à informer son assureur du fait qu’il travaille à son domicile et à remettre à la DRH de l’ESSCA une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

La ou le membre du personnel qui ne remettrait pas cette attestation au service des Ressources humaines pourrait se voir suspendre son droit à télétravailler.

L’article 16 est ainsi modifié :

Article 16 – Dispositions finales

Article 16.1 : Durée et entrée en vigueur

Le présent avenant entre en vigueur à compter du 1^er septembre 2022.

Il est conclu pour une durée déterminée et prendra automatiquement fin au 31 août 2024.

Il est convenu entre les parties qu’un bilan sera fait au bout d’un an d’application pouvant donner lieu à révision de l’accord -cf. article 16.2 sur les modalités de révision -.

Article 16.2 : Révision

Il pourra apparaître nécessaire de procéder à une modification ou à une adaptation du présent avenant ou de l’accord d’entreprise initial.

Il est rappelé qu’en application des dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du Travail, sont habilitées à engager la procédure de révision d’un accord d’entreprise :

Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes de cet accord.

À l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord.

Suite à la demande écrite d’au moins une des organisations syndicales visées ci-dessus, une négociation de révision s’engagera sur convocation écrite (lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception) de la direction de l’ESSCA dans un délai de deux mois (exemple) suivant la réception de la demande écrite de révision.

La négociation de révision pourra tout autant être engagée à l’initiative de la direction de l’ESSCA. La convocation écrite à la négociation de révision sera adressée à l’ensemble des organisations syndicales de salariés représentatives de l’ESSCA, que celles-ci soient ou non signataires ou adhérentes du présent accord.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient, et seront opposables aux parties signataires et adhérentes du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent avenant et de l’accord initial demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse selon laquelle la négociation d’un nouveau texte n’aboutirait pas.

L’avenant de révision fera l’objet du dépôt tel que visé à l’article 16-3.

Article 16.3 - Consultation et dépôt

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l’ESSCA.

Ce dernier déposera l’avenant sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’avenant au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes d’Angers.

Les parties rappellent que, dans un acte distinct du présent avenant, elles pourront convenir qu’une partie du présent avenant ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l’Association.

A défaut, le présent avenant sera publié dans une version intégrale.

Fait à Angers, le 30 août 2022,

En 3 exemplaires originaux.

Le délégué syndical SNEP UNSA, X	Pour l’ESSCA, X
Le délégué syndical CFDT, X

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1. Sous réserve que le logement concerné soit assuré pour les activités en télétravail et que la ou le membre du personnel ait transmis le justificatif.↩

2. A noter que ces plages horaires ne correspondent pas à une journée de travail total↩