Accord d'entreprise "UN ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL A TITRE EXPERIMENTAL" chez CENTRE VAL D AURELLLE PAUL LAMARQUE - INSTITUT REGIONAL DU CANCER DE MONTPELLIER (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

DE L’ICM

RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

A TITRE EXPERIMENTAL

Entre les soussignés :

L’Institut régional du Cancer de Montpellier, ICM Val d’Aurelle, Centre de Lutte Contre le Cancer reconnu Etablissement de Santé Privé d’Intérêt Collectif, sis Parc Euromédecine, 208 rue des Apothicaires 34298 MONTPELLIER Cedex 5, ci-après dénommé ICM,

Représenté par ,

d’une part

Et

Le Syndicat C.F.D.T. représenté par et , Délégués syndicaux

d’autre part

Préambule

Cet accord s’inscrit dans le cadre des dispositions des articles L. 1222-9, L. 1222-10 et L. 1222-11 du code du travail et de l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017.

L’article L. 1222-9 du code du travail définit ainsi le télétravail : « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci ».

La relation de télétravail repose naturellement sur l’autonomie du salarié et sur la confiance mutuelle nécessaire entre l’institution, le manager et le salarié.

Dans le cadre du déploiement du Plan d’action relatif à la Qualité de Vie au Travail à l’ICM, cet accord contribue notamment à la recherche d’un meilleur un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle en limitant les trajets, la fatigue, le stress et les risques associés, tout en maintenant le lien social avec l’établissement.

Il répond également à la volonté du Centre de s’inscrire dans une démarche de développement durable par la réduction de l’impact écologique.

Le présent accord a pour objet de définir les modalités d’introduction du télétravail à l’ICM réalisée à titre expérimental pour des salariés volontaires et occupant des fonctions le permettant.

Il vise plus particulièrement à garantir que le télétravail demeure une solution efficace, qu’il permette le maintien de la qualité de service et qu’il se réalise dans l’intérêt mutuel des salariés et du Centre.

TITRE 1 - CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL

Article 1 : Périmètre d’application de l’expérimentation

L’expérimentation de la mise en place du télétravail à l’ICM se déroulera sur une période d’un an à compter de la prise d’effet du présent accord soit le 1^er février 2020.

A l’issue, une évaluation permettra de définir les suites qui y seront données.

En phase expérimentale, le nombre maximum de postes ouverts en télétravail est fixé à 30, répartis de la façon suivante :

• Recherche, enseignement et prévention : 18 postes,

• Administration générale et fonctions supports : 12 postes.

Par principe, le télétravailleur et son responsable s’engagent sur la durée totale de l’expérimentation soit jusqu’au 31/01/2021 sous réserve des articles 10 et 11 du présent accord relatifs aux conditions de suspension provisoire et de réversibilité permanente du dispositif.

Pour des raisons à la fois administrative et technique, le déploiement de ce dispositif se fera de façon progressive.

Article 2 : Conditions d’éligibilité au télétravail

Les postes non éligibles au télétravail sont ceux des agents dont les fonctions ou les tâches exigent, par nature, une présence auprès des patients et/ou dans les locaux de l’établissement.

Sont éligibles au télétravail les postes pour lesquels :

• les activités peuvent être exercées à distance,

• la configuration de l’équipe garantit la continuité de service sans alourdir le travail des collègues restant sur site,

• le travail est réalisé pour tout ou partie sur support informatisé et ne nécessite pas la consultation de documents volumineux sous format papier,

• la compatibilité technique est avérée et notamment la disponibilité à distance des applicatifs utilisés.

Les conditions d’éligibilité du salarié au télétravail sont :

• d’avoir une ancienneté minimale de deux ans à l’ICM et d’au moins six mois dans le poste occupé au jour de la demande, et ce afin de disposer des connaissances suffisantes sur l’organisation et le fonctionnement du Centre,

• d’être suffisamment autonome dans l’organisation de son travail et dans la gestion de son temps ainsi que vis-à-vis des outils informatiques utilisés,

• d’exercer son activité sur un temps de travail contractuel supérieur ou égal à 80%.

Les critères d’éligibilité liés au domicile du salarié sont de disposer :

• d’une ligne internet avec un débit suffisant,

• d’une ligne téléphonique fixe permettant d’être joignable,

• d’un espace de travail adapté.

En cas de pluralité de demandes au sein d’un même service, le supérieur hiérarchique, en lien avec la Direction des Ressources Humaines, établira un ordre de priorité d’accès au dispositif en ayant une attention particulière aux demandes formulées par les salariés en situation de handicap, les salariés séniors (55 ans et plus), ceux dont le temps de transport est particulièrement important (plus d’une heure par trajet domicile-travail) et les salariés dont l’état de santé s’avère particulièrement difficile ou affectés de restrictions faisant l’objet de préconisations médicales.

Article 3 : Conditions de passage au télétravail en cas de pollution, d’intempéries majeures ou de grèves nationales des transports en commun

En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’environnement (associé à des consignes des services de l’Etat sur la limitation des déplacements), d’intempéries majeures ou de grèves nationales dans les transports communs publics, le télétravail peut être organisé de manière exceptionnelle pour les salariés éligibles au titre des articles précédents et n’étant pas planifiés en télétravail pour la ou les journées impactées par l’épisode. Ce changement exceptionnel devra être expressément autorisé par le responsable hiérarchique avec information préalable du télétravailleur demandeur et de la Direction des Ressources Humaines au plus tard et dans la mesure du possible la veille de la journée télétravaillée.

Article 4 : Lieu d’exécution du télétravail

Le télétravail ne pourra être exercé qu’à l’adresse de la résidence principale du salarié, indiquée dans l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail.

Une déclaration sur l’honneur de la conformité électrique de son habitation devra être remise à la Direction des Ressources Humaines par le télétravailleur.

Article 5 : Assurance du lieu de travail

Le salarié a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation de télétravail à son domicile afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité et le matériel mis à sa disposition.

Le salarié remet une attestation de son assurance à son employeur avant le début du télétravail.

Article 6 : Organisation du télétravail

Afin de préserver le lien social avec l’Institution, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail est :

• limité à 1 jour par semaine (réalisé en journée entière de travail),

• fixé les mardis ou jeudis uniquement.

Il est admis qu’en raison de circonstances particulières (réunions, absentéisme imprévu, formations), le salarié ou son responsable hiérarchique, peuvent demander par mail, une modification de ce rythme une semaine donnée, en respectant un délai de prévenance minimum de 7 jours.

Dans cette situation, le jour de télétravail pourra éventuellement être reporté à une date conjointement choisie, dans la même semaine, par le salarié et le responsable hiérarchique. Il ne sera pas possible de reporter une journée de télétravail non réalisée sur une semaine ultérieure.

Les salariés en télétravail doivent assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur responsable hiérarchique.

TITRE 2 - PHASES DU TELETRAVAIL

Article 7 : Procédure de candidature au télétravail 

Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande revient au collaborateur. Le passage en télétravail est néanmoins subordonné à l’accord de la Direction Générale. Par conséquent, le collaborateur qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit en faire la demande écrite auprès de son manager en remplissant le formulaire idoine.

Ce formulaire comportera quatre volets destinés à l’analyse des demandes :

• un volet complété par le salarié destiné à formuler sa demande (nom-prénom, lieu de résidence, jour de la semaine souhaité, matériel et applicatifs nécessaires…),

• un volet destiné à l’encadrement qui rédige un avis sur la demande au regard des critères d’éligibilité cités à l’article 2 du présent accord,

• un volet destiné au service informatique qui rédige un avis sur la faisabilité technique (tests de délai de réponse des logiciels…),

• un volet destiné à la DRH qui notifie la décision. Tout refus sera motivé notamment sur la base des critères d’éligibilité précédemment cités.

Article 8 : Avenant au contrat de travail

Le passage en télétravail s’accompagne, une fois la demande acceptée par la Direction Générale, de la signature préalable d’un avenant au contrat de travail.

Cet avenant précise notamment:

• l’adresse du lieu d’exécution du télétravail,

• le matériel mis à disposition du salarié et les conditions d’utilisation de celui-ci,

• les modalités d’exécution du télétravail : jour de télétravail, les plages horaires durant lesquelles le salarié peut être joint, soit sur les horaires habituels de travail sur site,

• la durée de l’autorisation de télétravail et les règles de réversibilité du télétravail,

• le rappel des règles de sécurité, de confidentialité et de déontologie. La charte informatique y est annexée.

Article 9 : Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation au télétravail de 3 mois est prévue à compter de la date de signature de l’avenant au contrat de travail.

Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et si l’absence du salarié dans les locaux du Centre ne perturbe pas le fonctionnement de l’activité. Pour le salarié, cette période permet également de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, le télétravailleur et son responsable auront la possibilité de se rencontrer afin d’échanger sur l’opportunité de ce dispositif notamment en cas de volonté d’y mettre un terme.

Durant cette période d’adaptation, chaque partie pourra mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

Article 10 : Suspension provisoire à la demande du responsable hiérarchique

En cas de besoin de présence physique (réunions, absentéisme imprévu, formations), le responsable hiérarchique pourra demander une suspension provisoire du télétravail moyennant un délai de prévenance de 7 jours minimum.

Article 11 : Réversibilité permanente

L’accord des parties de passer au télétravail est réversible tant à l’initiative du manager que du salarié à tout moment de l’année à condition de respecter un délai de prévenance d’un mois.

Les principales raisons d’une telle décision sont une demande expresse du salarié, la réorganisation du service, un changement de fonction, un déménagement, une défaillance régulière de la connexion internet.

Article 12 : Modalités de contrôle du temps de travail ou de régularisation de la charge de travail

Selon ses horaires habituels de travail (conformément à l’Accord d’entreprise ICM sur l’aménagement et la réduction du temps de travail) et durant son activité de télétravail, le salarié sera sous la subordination du pouvoir de l’employeur et par conséquent ne pourra vaquer à ses occupations personnelles.

Le télétravailleur devra inscrire sur son agenda partagé Outlook les activités réalisées durant sa journée de télétravail.

Le télétravailleur est informé que ses connexions et déconnexions sont enregistrées par la Direction des Systèmes d’Information et peuvent faire l’objet d’un contrôle.

La charge de travail, les délais d’exécution, les objectifs fixés et donc les résultats attendus en situation de télétravail, sont équivalents à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’ICM.

Les heures supplémentaires ne sont pas autorisées. 

La Direction des Ressources Humaines communiquera au service médical de santé au travail la liste des personnels exerçant en télétravail.

Aucune activité professionnelle à domicile ne pourra être demandée au télétravailleur en dehors de ses horaires de travail.

Le télétravailleur ne saurait être en journée de travail à son domicile en cas d’absence justifiée pour maladie, congés divers et absences conventionnelles.

TITRE 3 - DROITS DU TELETRAVAILLEUR

Article 13 : Droit à la déconnexion

Les parties souhaitent également rappeler que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun. A cet effet, il est rappelé que, tant le responsable hiérarchique que le salarié doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidiens. Si une utilisation anormale des outils de communication à distance est constatée, l’employeur prendra toute disposition utile pour permettre d’y remédier.

Article 14 : Equipements mis à disposition

L’ICM mettra à la disposition des collaborateurs en télétravail :

• le matériel informatique adapté,

• la possibilité technique de transfert des appels téléphoniques professionnels impérativement sur sa ligne fixe personnelle.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le collaborateur devra en informer son manageur dans les plus brefs délais afin de convenir des modalités de poursuite de son travail à domicile ou sur site.

Article 15 : Prise en charge des coûts liés au télétravail

L’ICM prendra en charge l’éventuel surcoût assurantiel lié à la déclaration de la réalisation d’une activité de télétravail sur présentation de la facture acquittée de sa compagnie d’assurance.

Les frais de repas du télétravailleur ne seront pas pris en charge.

Article 16 : Formation et assistance

Les salariés pourront bénéficier d’une information technique à l'utilisation des solutions informatiques préalablement à leur mise à disposition (accès FortiClient).

Une assistance sera assurée par la Hotline SOS Info en cas de problèmes rencontrés exclusivement avec les applications métiers, cela exclut donc toute problématique liée à la connexion internet.

Une rubrique spécifique dédiée au télétravail sera rédigée sur l’intranet.

Article 17 : Hygiène, santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur. Le télétravail doit être réalisé dans un environnement propre au travail et à la concentration.

En cas d'accident, pendant les heures travaillées, le télétravailleur prévient immédiatement et dans tous les cas, sa hiérarchie et la Direction des Ressources Humaines du Centre.

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l'employeur ou son représentant et un ou plusieurs élus du CSE membres de la Commission SSCT, ainsi que les autorités administratives compétentes pourront demander à avoir accès au domicile du télétravailleur. Cet accès est subordonné à une notification à l'intéressé qui doit préalablement donner son accord, et un délai de prévenance de 2 jours ouvrés minimum.

Article 18 : Confidentialité et protection des données

Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur au Centre. Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique (conditions d’utilisation des matériels et des moyens informatiques), dès lors qu’il utilise une ressource du Système d’Information de l’ICM.

Article 19 : Droits collectifs et égalité de traitement

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’ICM.

TITRE 4 – DUREE, EVALUATION, DEPOT ET PUBLICITE

Article 20 : Durée et renouvellement de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an, à compter du 1^er février 2020 jusqu’au 31 janvier 2021.

A l’arrivée de son terme l’ensemble des dispositions du présent accord sera privé d’effet.

Aucun renouvellement n’est prévu de manière automatique.

Article 21 : Modalités d’information relatives à l’application de l’accord 

L’ensemble du personnel de l’ICM sera informé par intranet de l’existence et du contenu de cet accord. Le texte de l’accord sera disponible sur demande à la Direction des Ressources Humaines.

Une rubrique spécifique au télétravail sera en libre consultation sur l’intranet de l’ICM.

Article 22 : Evaluation de l’expérimentation, bilan et suivi de l’Accord

Suite à la mise en œuvre effective du télétravail à l’ICM, la Direction Générale transmettra au signataire du présent accord un état quantitatif des postes et services retenus pour mener cette expérimentation.

Le suivi des conditions et des modalités d’application du présent accord est réalisé par une commission de suivi composée au maximum de 2 représentants par organisation syndicale signataire, mandatés à cet effet, et de membres représentant la Direction Générale. Cette commission de suivi sera réunie au minimum une fois par an.

Sur demande expresse, chaque signataire du présent accord pourra chaque année demander une réunion exceptionnelle de cette commission.

Les Parties conviennent qu’un bilan sera dressé à l’échéance du présent accord.

Les éléments suivants seront notamment pris en compte :

• nombre de télétravailleurs,

• nombre de demandes acceptées/refusées,

• nombre d’accident du travail et/ou arrêts maladie,

• retours sur des problèmes spécifiques d’adaptation rencontrés par les télétravailleurs et/ou les responsables,

• retours sur des éventuels impacts de cette organisation en ce qui concerne le fonctionnement de l’équipe,

• retours sur les situations arrêtées en cours d’expérimentation,

• répartition au sein des services des télétravailleurs,

• suivi des coûts générés par cette modalité de travail.

Article 23 : Formalités de dépôt et publicité

Conformément aux articles L. 2231-6, D. 2231-2, D. 2231-4 et D. 2231-5 du Code du Travail (Décret n°2018-362 du 15 mai 2018), le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Le dépôt du présent accord sera accompagné des pièces énumérées aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du Code du Travail.

En outre,

• 1 exemplaire sera adressé au secrétariat-greffe des prud’hommes de Montpellier,

• 1 exemplaire sera envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception pour notification à l’ensemble des organisations syndicales par l’intermédiaire des délégués syndicaux,

• 1 copie sera tenue en permanence à la disposition du personnel à la Direction des Ressources Humaines.

Signé à Montpellier, le 21/01/2020

L’ICM Le Syndicat

C.F.D.T.