Entre FLYING WHALES représenté par , Président

D’une part

Et le CSE représenté par , Titulaire et , Titulaire.

D’autre part

Sommaire

Table des matières

Sommaire 1

Préambule 2

Titre 1. Cadre de référence 3

Titre II. Condition de mise en œuvre 4

Titre III. Organisation du télétravail 6

Titre IV. Equipement et santé en télétravail 8

Titre V. Droits collectifs 10

Titre VI. Conditions d’accès au télétravail aux personnes en situation de handicap 11

Annexes 11

Préambule

Le présent accord d’entreprise fixe des règles communes de référence pour toutes et tous, afin de pouvoir répondre à une demande de mise en place du télétravail à l’initiative du salarié.

En effet, être en mesure de se référer à un cadre clair et transparent, permet de garantir une mise en œuvre et un suivi au quotidien, sereins.

De même que, signer un texte avec les partenaires sociaux, met également en lumière leur rôle décisif s’agissant de faciliter le dialogue social.

Le présent accord contribue donc à une motivation collective et représente une avancée sociale.

La bienveillance doit être la règle, ce dispositif reposant grandement sur la confiance accordée dans le professionnalisme du salarié.

Titre 1. Cadre de référence

Article 1 : Mise en œuvre de l’accord

Le présent accord concerne l’ensemble des salariés et l’ensemble des sites de l’entreprise en France.

Article 2 : Durée et suivi de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 4 ans à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Cet accord prend effet le 1^er janvier 2021, sous réserve de circonstances exceptionnelles qui obligeraient la mise en place d’instructions différentes obligatoirement imposées par le Gouvernement Français ou par la Direction ayant informé au préalable le CSE (exemple : cas de figure de pandémies, crises sanitaires, Covid 19…).

Tous les ans à la date anniversaire de l’accord, les parties signataires conviennent d’évaluer la mise en œuvre et le fonctionnement du télétravail, et d’adapter si besoin le présent accord par un avenant.

Ces évaluations annuelles auront pour objectif de :

- S’assurer de l’application de l’accord,

- Clarifier les clauses de l’accord qui prêteraient à interprétation divergente et proposer des améliorations du texte et des pratiques,

- Préciser le nombre de télétravailleurs par département / site,

- Préciser le volume de jours en télétravail pour l’ensemble des salariés,

- Préciser la répartition femmes / hommes de télétravailleurs,

- Préciser le nombre de demandes acceptées / refusées,

- Identifier les problèmes ou difficultés d’adaptation rencontrées par les télétravailleurs et/ou les managers,

- Recenser les éventuels accidents intervenus en télétravail.

Article 3 : Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être révisé en cours d’exécution par avenant, dans le respect des dispositions de l’article L2261-7 du Code du Travail. L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l’accord par courrier recommandé en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions de l’article L2261-9 du Code du Travail.

Article 4 : Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et un exemplaire est remis au greffe du conseil des prud’hommes de Nanterre.

Le présent accord est publié sur l’intranet de l’entreprise.

Titre II. Condition de mise en œuvre

Article 5 : Principe de volontariat

Le télétravail est aujourd’hui une faculté ouverte aux salariés, sur la base du volontariat, et ne saurait être une obligation. Il est à l’initiative du salarié et sa mise en œuvre doit tenir compte des évolutions de l’organisation du travail et répond à certaines conditions.

Un prérequis : la confiance réciproque. La confiance et la bienveillance entre le salarié et son manager sont les conditions indispensables de la relation de travail dans une organisation incluant une part de télétravail.

Article 6 : Eligibilité

Les salariés doivent répondre aux 9 critères d’éligibilité suivants :

1. Contrat de travail : être bénéficiaire d’un Contrat à durée Indéterminée ou d’un Contrat à Durée Déterminée (sont exclus : les contrats d’apprentissage, les stagiaires).

2. Ancienneté dans l’entreprise : avoir une ancienneté d’au moins 6 mois.

3. Temps complet ou partiel :

• Etre salarié à temps plein

(in fine, le salarié pourra bénéficier de 2 jours de télétravail au plus).

ou

• Être salarié à temps partiel a minima employé équivalent temps plein 60%

(in fine, le salarié pourra bénéficier de 1 jour de télétravail au plus).

4. Compatibilité des missions avec le télétravail :

Le télétravail ne peut être ouvert qu’à des fonctions pouvant être exercées, au moins partiellement, à distance. Dès lors, le télétravail ne sera possible que si les missions du salarié comprennent un volume suffisant de tâches pouvant être accomplies sur le lieu de télétravail avec la même efficacité qu’au sein de l’entreprise. S’agissant de la présence physique sur le lieu de travail non indispensable : ne sont éligibles au télétravail que les seuls salariés dont la présence physique dans les locaux de l’entreprise n’est pas strictement nécessaire à l’exécution de leurs missions. Les télétravailleurs devront pouvoir réaliser leur activité hors de leur lieu habituel de travail et sans interactions avec d’autres salariés nécessitant la présence physique. A titre d’exemple, le télétravail est difficilement envisageable pour les missions suivantes telles que l’accueil physique du public …

5. Compatibilité avec l’organisation de l’équipe : le télétravail devra être conciliable avec le bon fonctionnement du service. Si cette organisation s’avère susceptible d’affecter le bon fonctionnement de l’équipe, le passage au télétravail pourra être refusé.

6. Autonomie dans la fonction et maitrise des compétences : ne sont éligibles au télétravail que les salariés disposant d’une autonomie suffisante dans leur fonction.

7. Prérequis techniques : ne sont éligibles au télétravail que les salariés disposant d’une connexion internet sur le lieu de télétravail.

8. Autonomie matérielle :

• Les salariés éligibles au télétravail bénéficieront d’un ordinateur portable mis à disposition par l’entreprise.

• Pour devenir télétravailleur, le salarié devra pouvoir assurer normalement ses missions en télétravail au moyen des outils mis à sa disposition par l’entreprise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.

• Les logiciels ou technologies utilisées par les télétravailleurs devront pouvoir être utilisés sur le lieu de télétravail de manière satisfaisante.

9. Espace de travail adapté : le télétravail étant une possibilité offerte au salarié d’exercer une partie de son activité professionnelle en dehors du lieu de travail, l’environnement du lieu de télétravail devra être propice au travail et à la concentration. Le choix de ce lieu est à la discrétion du salarié. Disposer d’un lieu spécifique et réservé à l’activité professionnelle n’est pas obligatoire mais conseillé. Le salarié devra également s’assurer que son poste de travail ainsi que ses dossiers soient en sécurité lorsqu’il s’absente de cet espace.

Article 7 : Validation du télétravail

• Le télétravail est à l’initiative du salarié. Il est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique du salarié, qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité.

• La demande : le salarié qui exprime le désir d’opter pour le télétravail en informe son responsable hiérarchique par écrit. Cette demande peut se faire par email au responsable hiérarchique en adressant une copie à la Direction des Ressources Humaines.

• Un entretien a lieu afin que le responsable hiérarchique prenne la décision d’accéder ou non à la demande, en accord avec la DRH.

• La réponse : une réponse sera faite dans un délai maximum d’un mois (à compter de la date de remise ou d’envoi de la demande) par le responsable hiérarchique du salarié (copie DRH pour information).

• Dans tous les cas le responsable hiérarchique, avec la collaboration de la DRH, doit motiver sa réponse par écrit :

  • en cas d’acceptation le responsable hiérarchique fournit au salarié l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail,

  • en cas de réponse négative cette décision motivée sera portée à la connaissance du salarié. Les motifs de refus de passage en télétravail sont le non-respect d’une au moins des conditions d’éligibilité (cf. article 6).

Article 8 : Renonciation du télétravail par le salarié

Le salarié en télétravail peut y renoncer à tout moment, en le notifiant simplement par mail à son responsable (copie DRH).

Article 9 : Interruption du télétravail par le Responsable hiérarchique

Le responsable hiérarchique qui a accordé le télétravail peut constater qu’une des conditions au moins à l’article 6 éligibilité, n’est plus remplie. Le responsable reçoit le salarié en entretien et explique la justification de l’interruption du télétravail et formalise sa décision par un document remis au salarié (copie DRH).

Article 10 : Cas exceptionnels

Ponctuellement et à titre exceptionnel, l’entreprise est confrontée à des échéances majeures (de type Jalon etc…). La durée de ces ‘’cas exceptionnels’’ n’est pas définie.

En pareil cas, le Manager peut décider :

• de refuser toute demande de télétravail,

• et d’annuler les demandes de télétravail précédemment accordées.

Le délai de prévenance du Manager auprès du salarié est d’une semaine calendaire.

Si la période déclarée comme étant ‘’ cas exceptionnel ‘’ devait durer plus de 15 jours calendaires, alors le CSE et la Direction conviendront de la nécessaire extension de ce délai de prévenance. La Commission de suivi du présent accord, en sera informée, le jour même.

Titre III. Organisation du télétravail

Article 11 : Lieu du télétravail

Le salarié n’a pas à informer l’employeur du lieu où il effectue son activité de télétravail.

A date, les Etats-Unis et le Canada ne sont pas couverts par les Assurances. Le télétravail n’y est pas possible.

Le salarié volontaire au télétravail doit attester sur l’honneur que son espace de télétravail est conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles (cf. Annexe 1).

Le télétravailleur peut demander des conseils en ergonomie auprès du Responsable HSE.

Article 12 : Disponibilité du salarié

FLWH veillera, par des rappels réguliers, au respect des règles légales en matière de temps de travail suivantes :

- Semaine de 5 jours de travail maximum

- Repos hebdomadaire de 35 heures consécutives minimum

- Repos quotidien de 11 heures consécutives minimum

- Pour les non-cadres et les cadres en heures : la durée maximum hebdomadaire de travail est de 42 heures par semaine en moyenne sur 12 semaines consécutives et de 48 heures par semaine maximum absolu.

FLWH veillera au respect de l’amplitude maximale de la journée de travail et des dispositions du règlement intérieur.

Article 13 : Nombre de jours disponibles en télétravail

- Le salarié à temps plein : 2 jours maximum par semaine.

- Le salarié à temps partiel : 1 jour par semaine.

En effet, les parties conviennent de limiter la situation de télétravail au nombre de jours définis ci-dessus, de telle sorte que le télétravailleur soit aussi présent dans le lieu habituel de travail permettant ainsi les rencontres avec les collègues et le manager.

Article 14 : Typologie de jours disponibles en télétravail

Les jours de télétravail sont le lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi. Ils peuvent se situer avant ou après des jours de congés, des jours RTT, entre des jours fériés.

Article 15 : Déclaration et demande du télétravail

Sachant que le manager a accordé le principe du télétravail au salarié (sur la base des conditions d’éligibilité telles que définies à l’article 6 - Eligibilité au télétravail) :

• Délai de prévenance par le Salarié

Chaque Lundi midi au plus tard, toute demande de jours de Télétravail est déposée, pour la semaine calendaire suivante débutant un Lundi.

• Délai de réponse par le Manager

Chaque Mercredi midi au plus tard, toute demande a une réponse de son Manager pour la semaine calendaire suivante débutant un Lundi.

L’absence de réponse dans les délais vaut refus. L’ensemble de ce processus de demande et d’acceptation sera revu au bout de 4 mois après la mise en œuvre.

Le manager pourra refuser les jours demandés par le salarié dès lors qu’il le motive ce refus.

Le manager devra systématique motiver le refus.

En situation de télétravail, le salarié doit nécessairement se déclarer dans l’interface logicielle PAYFIT ® pour des questions d’assurance.

Article 16 : Maintien du lien avec l’entreprise

Le manager et l’employé en télétravail organisent des réunions téléphoniques régulières afin de préserver le lien social et éviter l’isolement.

Le télétravailleur et son manager ont la possibilité d’opter pour tous moyens techniques qui visent à maintenir le lien social avec le reste de l’équipe sur site.

Les salariés en télétravail doivent assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur management. Dans la mesure du possible et sauf cas exceptionnel, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur de s’organiser.

Titre IV. Equipement et santé en télétravail

Article 17 : Mise à disposition du matériel de l’entreprise

Le salarié en télétravail utilise le matériel informatique de l’entreprise mis à sa disposition. Ce matériel est à utilisation exclusivement professionnelle et doit respecter les règles prévues à l’article 4 du Règlement Intérieur de l’entreprise, ainsi que son annexe 1 relative à la Charte Informatique.

En cas de problème technique, le salarié contacte l’assistance technique de l’entreprise qui fait le nécessaire pour le dépanner à distance. En cas d’impossibilité de dépannage à distance, le salarié prévient son responsable hiérarchique pour l’en informer et convenir avec lui des modalités de poursuite de son travail au domicile ou sur site. Si nécessaire, un nouveau matériel sera fourni dans les meilleurs délais. En aucun cas, un télétravailleur pendant une période d’indisponibilité pour cause de problèmes techniques ne se verra imposer de congés (jour CP, jour RTT…).

Article 18 : Protection des données et confidentialité

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la Charte Informatique de l’entreprise, disponible en annexe 1 du Règlement Intérieur et sur l’intranet de l’entreprise.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Article 19 : Santé en télétravail

L'entreprise, qui a des obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail à l’égard de l’ensemble de ses salariés, doit pouvoir s'assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes. Afin que le salarié qui sera en situation de télétravail soit responsabilisé dans ce domaine, l’entreprise attirera son attention sur le fait qu’il doit disposer d’un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles.

La visite médicale sera organisée pendant les jours de présence sur site et sera l’occasion de faire un point sur les conditions particulières du télétravail du salarié si il le souhaite.

Article 20 : Accidents de travail et de trajet

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Un accident survenu au télétravailleur sur son lieu de télétravail, pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail. Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions. Dans ces cas, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaire à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

Article 21 : Arrêt de travail

En cas d’arrêt de travail prononcé par un médecin, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique et transmettre le justificatif dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

Titre V. Droits collectifs

Article 22 : Droits collectifs

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

L’entreprise garantit que tous les salariés ont un accès permanent aux informations notamment par un affichage « virtuel », des représentants du personnel de leur établissement d’affectation, de l’entreprise. Conformément aux dispositions de l’ANI du 19 juillet 2005, les télétravailleurs bénéficient des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections pour les instances représentatives du personnel. Ils sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs de leur établissement de rattachement en application des dispositions en vigueur. Les télétravailleurs sont inscrits comme tels sur les registres uniques du personnel.

Article 23 : Droits individuels

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation.

Article 24 : Gestion de la charge et du temps de travail

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions, accords collectifs et règles d’horaires et de durée du travail applicables au niveau de l’entreprise et de l’établissement. L’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos. La charge de travail et l’amplitude horaire demandée au télétravailleur sont équivalentes à celles des salariés ayant des fonctions analogues mais travaillant en permanence dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, le passage au télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le télétravailleur.

Article 25 : Droit à la déconnection et respect de la vie privée

De manière générale, et sauf situation exceptionnelle, le salarié ne peut être sollicité professionnellement, qu’elle qu’en soit la forme (emails, WhatsApp, Teams, Skype, Messenger, SMS, messagerie, appel téléphonique …) en dehors de son temps de travail habituel. L’utilisation des emails différés (envoyés à une date et heure précise) constitue une bonne pratique à généraliser. En outre, il ne pourra être reproché au télétravailleur de ne pas répondre spontanément aux sollicitations de l’entreprise en dehors des horaires de travail habituel.

D’autre part, dans le cadre d’une réunion organisée à distance, le salarié n’a aucune obligation d’utiliser la webcam de son ordinateur portable.

Titre VI. Conditions d’accès au télétravail aux personnes en situation de handicap

Article 26 : Conditions d’accès au télétravail aux personnes en situation de handicap

Concernant les personnes handicapées, la proportion du temps de travail réalisée à domicile pourra être supérieure à leur demande en fonction des préconisations du médecin du travail et en concertation avec son manager et la Mission Handicap de l’entreprise qui rendra un avis.

Le but étant, comme définis dans l’Accord national interprofessionnel sur le télétravail, de renforcer les possibilités offertes aux personnes handicapées tant en matière d’insertion que de maintien dans l’emploi au sein de FLYING WHALES.

Fait à Suresnes, le 18 décembre 2020.

En quatre exemplaires originaux

Pour la DIRECTION :

Monsieur , Président

Pour le CSE :

Madame , Titulaire et

Monsieur , Titulaire.

3 Annexes

Annexe 1 : Attestation sur l’honneur

ATTESTATION SUR L’HONNEUR

Je soussigné(e) M, Mme ………………………………… (nom, prénom), salarié(e) de l’entreprise FLYING WHALES, certifie sur l'honneur que :

• Les installations électriques de mon lieu de télétravail, sont conformes à la réglementation en vigueur au poste de Télétravailleur (Installations électriques de la zone dédiée, protection des circuits de la zone dédiée et dispositions assurant la sécurité des personnes),

• et que je dispose d'un aménagement ergonomique de mon poste de travail me permettant d'exercer mon activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité pour moi-même et pour les informations et documents professionnels que je pourrais être amené(e) à devoir utiliser.

Fait pour valoir ce que de droit. A ………………….. (lieu) , le …………………. (date). Signature.

Annexe 2 : Statut du télétravailleur -

Note interne de recommandation sur les bonnes conditions de télétravail

L’objet de cette note est d’aider les managers et les collaborateurs à conserver l’efficacité et le bien-être en télétravail.

La première étape est l’information relative au nombre de jours de télétravail. Ainsi, vous devez suivre la procédure qui fait référence au processus décrit dans l’accord collectif d’entreprise portant sur le télétravail, en déclarant au préalable les jours de télétravail via notre portail PAYFIT®.

Passer du mode domicile au mode télétravail : afin d’aider chacun à passer en mode télétravail à domicile, il est important de vous préparer comme si vous alliez travailler : instaurer la même routine (heure de réveil, petit-déjeuner, s’habiller …). Il est essentiel de mettre votre corps et votre esprit dans les conditions du travail.

Créer un espace approprié dédié au travail : l’idéal est de choisir une pièce avec une porte et de mettre tous vos outils de travail au même endroit afin de les avoir à portée de main en cas de besoin mais également d’éviter de tout ranger lorsque vous repassez au mode domicile.

Choisissez autant que possible une chaise confortable.

Un casque audio peut être utile pour faciliter la concentration.

Choisissez vos outils informatiques : de nombreux outils informatiques facilitent le télétravail : Teams, Outlook, Skype entreprise par exemple. Lorsque vous le pouvez, ou si vous le voulez, la visioconférence est un outil intéressant améliorant l’efficacité des réunions et le maintien des liens avec les autres collaborateurs.

Garder le contact avec vos collègues : l’isolement est un réel risque en télétravail.

De nombreuses personnes peuvent souffrir d’isolement. N’hésitez donc pas à utiliser le téléphone, Teams, Skype, les emails ou tout ce qui vous semblera utile pour rester en contact avec vos collègues.

Ainsi, votre réunion peut ainsi être organisée par vidéo, ce qui est plus convivial, améliore l’efficacité et évite l’isolement. Vous pouvez également choisir de saluer chaque matin vos collègues par un chat ou de faire une pause-café par visioconférence.

Faire des pauses régulières : il est primordial de ne pas rester toute la journée devant votre écran d’ordinateur. Prenez des moments de pause, comme vous le feriez si vous étiez au bureau en prenant un café avec vos collègues.

Eclaircissez vos idées et vous reprendrez le travail avec un esprit plus libre et léger.

Bouger : il est recommandé de bouger au moins deux heures par jour. Par exemple, vous pouvez bouger lors d’un appel téléphonique ou pour réfléchir, vous étirer autant que possible afin d’éviter les douleurs à la nuque ou au bas du dos.

Faîtes confiance à votre équipe : comme déjà précisé, le plus important est de communiquer dans un bon esprit et avec transparence.

Droit à la déconnexion : soyez vigilants aux emails envoyés tard à vos équipes ainsi qu’au respect de l’équilibre vie privée/vie professionnelle. Vous pouvez également inviter vos équipes à configurer les emails afin qu’ils soient seulement envoyés pendant les heures de travail.

Annexe 3 : Fonctionnement en équipe (pour partie en présentiel, et pour partie en télétravail)

• Inviter aux réunions, en incluant systématiquement TEAMS ®.

• Pour un son audible, utiliser des enceintes JABRA disponibles.

• Réserver suffisamment à l’avance des salles de réunion.

• Faire apparaitre sur OUTLOOK les jours durant lesquels on est en télétravail