Accord d'entreprise "accord sur la mise en place de la telegestion" chez UNA DE LA MANCHE (Siège)

ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DE LA TELEGESTION 

ENTRE:

L'association UNA de la Manche, dont le siège social est situé 1 place du Général WOOD 50200 Coutances, représentée par Madame xxxxx en sa qualité de Directrice.

ET

Les organisations syndicales représentatives :

CFDT, représentée par xxxxx

CGT, représentée par xxxx

Il a été convenu les dispositions ci-après :

PREAMBULE

L’UNA de la Manche a fait le choix de déployer la télégestion au sein de sa structure sur la période 2021.

La coordination des interventions et l’échange des informations, qu’elles soient écrites ou orales, entre les intervenants à domicile, les responsables de secteur et les personnes accompagnées, constituent des éléments indissociables de la qualité et de la continuité des services rendus en faveur des personnes en perte d’autonomie et en situation de handicap.

Aussi, afin d’améliorer ses modes de communication, mais aussi de répondre à la fois aux évolutions du secteur de l’aide à domicile et aux exigences de qualité de service, l’UNA de la Manche a envisagé de revoir ses outils de communication.

En effet, la qualité des services rendus auprès de nos usagers repose essentiellement sur la continuité et l'effectivité des prestations.

La Direction et les partenaires sociaux souhaitent encadrer la mise en place de la télégestion par un accord. En conséquence, ce dernier portera sur deux parties distinctes : la mise en place de la télégestion et l’utilisation des outils associés.

CHAMP D'APPLICATION

Le présent accord s'applique à l'ensemble du personnel de l'UNA de la Manche.

PARTIE 1 : LA MISE EN PLACE DE LA TELEGESTION

ARTICLE 1 : DEFINITION

La télégestion désigne la transmission de données de manière dématérialisée dans le but de s’affranchir du papier.

Ce dispositif consiste à doter chaque intervenant(e) à domicile d’un smartphone permettant d’améliorer la communication interne et de fiabiliser la transmission des données au travers de la dématérialisation des feuilles de présence, des plannings, et des ordres de mission.

ARTICLE 2 : LES OBJECTIFS

Le déploiement de la télégestion au sein de l'UNA de la Manche permettrait :

- Pour les usagers, d'améliorer la qualité et la sécurité des prestations : chaque aide à domicile sera équipée d'un smartphone, interfacé avec le planning qui permettra de suivre, , la réalisation des interventions. Ainsi, ce dispositif pourra alerter lorsqu'un salarié n'aura pas signalé sa présence chez le bénéficiaire. Un remplacement pourra être organisé dans les plus brefs délais.

- Pour les salariés, de recevoir les modifications de plannings, les informations concernant les personnes accompagnées (habitudes de vie…) dans les meilleurs délais et de renforcer le sentiment de professionnalisme de l’association auprès de l’usager

- D'harmoniser les pratiques en matière de communication, de rendre plus fluide les informations.

- de réduire l'édition des plannings papier et les déplacements des intervenants à domiciles sur les antennes dans l'objectif de prendre connaissance de leurs missions.

Cela amènera un gain de temps pour le personnel administratif et les professionnels de terrain (activité de consolidation des données, diminution du temps de facturation mensuel, diminution du temps de traitement de la paie, …).

Par ailleurs, la télégestion permettra de limiter les litiges potentiels : feuilles de présence non signées par les bénéficiaires, les erreurs de saisi etc.

ARTICLE 3 : ORGANISATION ACTUELLE

La majorité des informations ascendantes ou descendantes, entre les salariés du terrain et le personnel administratif, est transmise par voie orale, par échange de documents, par courriers ou voie d’affichage.

La méthode de travail est basée sur le remplissage manuel des « feuilles de présence » et des feuilles de « vacation » par les professionnels de terrain dont le traitement demeure lourd pour l’ensemble du personnel de l’UNA de la Manche : remplissage, pointages et vérifications manuels des documents etc.

ARTICLE 4 : AVEC LA TELEGESTION

La mise en service d’une solution de télégestion mobile permettra aux intervenants à domicile :

• De recevoir les plannings et les informations concernant la personne accompagnée de manière dématérialisée

• De valider les heures au domicile garantissant la présence et les heures de début et de fin de prestation

• De recevoir les notes de service, courrier d’information de manière dématérialisée

Des modifications de planning donneront lieu à une alerte pour prévenir l’intervenant qui devra acquitter le message Ce système de télégestion permet non seulement de récupérer les pointages des salariés, mais également d'envoyer les plannings directement sur le téléphone portable du salarié.

En effet ce système fonctionne grâce à un mobile fourni aux salariés sur lequel est implémenté un logiciel spécifique qui permet le pointage via un badge NFC qui identifie le bénéficiaire.

Ainsi, le logiciel LogisFil, intégré au logiciel INFOLOGIS, permet le contrôle des pointages, l'envoi automatique des plannings sur les mobiles des salariés et le suivi de l'effectivité des interventions.

PARTIE 2 : L’UTILISATION DES OUTILS ASSOCIES A LA TELEGESTION

La structure a fait le choix d’équiper certains salariés des smartphones dans le cadre de la télégestion. Ce choix fait suite à l’évolution du service et des modes de communication et répond aux exigences de qualité de service.

La mise à disposition et l’utilisation des smartphones professionnels sont régies par les dispositions du présent accord auquel les membres du personnel bénéficiaire dudit matériel sont tenus de se conformer.

ARTICLE 1 : PERSONNEL BENEFICIAIRE

Un smartphone professionnel est attribué à tous les salariés intervenants à domicile (agent à domicile, employé(e) à domicile, auxiliaire de vie sociale), en CDI.

Le même matériel peut également être attribué, sur décision du responsable de service, aux salariés intervenants à domicile en CDD d’une durée supérieure à 4 semaines pour motif de remplacement qui en bénéficie si le salarié remplacé en bénéficiait également.

L’usage du matériel est accordé expressément et nominativement par le responsable de secteur ou la cadre de secteur qui fait signer un formulaire d’attribution à chaque salarié concerné.

ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DE LA STRUCTURE

La structure s’engage à mettre à disposition des personnels attributaires un smartphone conformément aux dispositions du présent accord. Une explication sur le fonctionnement du smartphone sera fournie par le responsable de secteur.

ARTICLE 3 : CONDITIONS ET BONNES PRATIQUES GENERALES D’UTILISATION

Le salarié bénéficiaire d’un smartphone professionnel s’engage à utiliser ce matériel dans le respect des règles énoncées dans le présent accord.

Le salarie s’engage notamment à utiliser le matériel conformément à son objet, à le conserver en permanence dans un endroit sécurisé, à ne pas l’utiliser au volant d’un véhicule, à informer la Direction immédiatement en cas de dysfonctionnement, de vol, de perte ou de casse de l’appareil et à le restituer sur simple demande de la Direction.

Sur le temps professionnel, chaque salarié doit s’assurer qu’il dispose de son smartphone professionnel et que celui-ci est convenablement chargé.

Les enregistrements des temps de présence :

Chaque salarié doit badger en début et en fin de prestation au domicile des bénéficiaires ou manuellement en cas d’absence du bénéficiaire.

Pendant le temps de travail, le smartphone doit être consulté régulièrement et notamment en début et au terme de chaque intervention.

L'usage de la télégestion simplifie la communication des modifications de planning au personnel d’intervention leur offrant la possibilité de consulter leur smartphone afin de faciliter leur organisation personnelle familiale.

Le service pourra être amené si besoin à appeler un salarié équipé d’un téléphone ou d’un smartphone professionnel, pour l’informer d’un changement de planning ou le solliciter pour un remplacement.

En revanche, aucun salarié n’est tenu de consulter, répondre aux messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel, en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu’en soit la nature.

Chaque salarié s’engage à prendre connaissance des documents adressés par l‘ensemble du personnel administratif (planning, ordre de mission, note de service, informations…), de consulter et de répondre à sa messagerie et le cas échéant de valider les documents nécessaires à la bonne prise en charge des usagers.

Dans ce cadre, il est à noter que l’actualisation des modifications de planning et des données n’est pas instantanée et peut nécessiter un délai de téléchargement avant affichage sur le smartphone dès qu’il sera mis en fonctionnement.

Le smartphone professionnel est mis à disposition du salarié dans le seul but de faciliter l’exercice de ses fonctions professionnelles.

Lors de sa mise en place, l’abonnement associé au matériel mis à disposition comprend :

• Un forfait voix illimité (hors numéros spéciaux) permettant d'émettre et recevoir des appels en France métropolitaine;

• Un abonnement « data » pour la télégestion et la réception/envoi de message «texte» ;

• SMS et MMS illimités en France métropolitaine.

La structure se réserve le droit de modifier ses abonnements et ainsi ses options notamment lors du renouvellement de la flotte de smartphones.

Les téléphones sont utilisés à titre professionnel.

Le matériel est destiné aux fonctions suivantes :

• Appels téléphoniques (hors dehors des numéros spéciaux) ;

• Utilisation de l'application de télégestion.

Son utilisation est en conséquence limitée à l'exercice de ses fonctions.

En cas d’abus dans l’utilisation du matériel et notamment d’usage non justifié (appels numéros spéciaux, téléchargement application payante), La Direction se réserve le droit de reprendre le matériel ou d’envisager une sanction disciplinaire proportionnée aux faits reprochés.

Les factures établies par ligne téléphonique comprenant le détail des communications sont vérifiées par la structure.

ARTICLE 4 : RESPONSABILITE EN CAS D’INCIDENT

En cas d’incident (dysfonctionnement, casse, vol, perte, blocage…), le salarié doit alerter son responsable de secteur dans les meilleurs délais. Le salarié sera, le cas échéant, amené à expliquer les causes de l’incident et pourra être sanctionné s’il est responsable et notamment s’il n’a pas respecté les conditions d’utilisation du matériel fixées par le présent accord.

ARTICLE 5 : PROPRIETE ET RESTITUTION

Le smartphone professionnel qui est mis à la disposition du salarié, reste la propriété exclusive de la structure et devra lui être restitué temporairement ou définitivement :

• En cas de rupture du contrat de travail, pour quelle cause que ce soit, à la date de cessation effective de l’exercice de ses fonctions ;

• A tout moment sur simple demande de la structure sans préavis ni indemnité notamment en cas de suspension du contrat de travail (maladie, maternité, congé parental…).

En tout état de cause, les accès du salarié sont systématiquement bloqués par la structure pour la durée de l’absence du salarié.

Le numéro de téléphone lié au matériel est professionnel et ne pourra à aucun moment être revendiqué par le salarié.

PUBLICITE

Le présent accord sera présenté à l’agrément dans les conditions fixées à l’article L314-6 du Code de l’Action Sociale et des Familles.

Il est également établi conformément aux dispositions légales, en nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties signataires.

Conformément aux articles aux articles D 2231-2 et suivants du Code du travail, Le présent accord sera déposé en ligne par l’association sur le portail : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr accompagné de l’ensemble des pièces nécessaire au dépôt.

Il sera également déposé en un exemplaire auprès du Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes.

Enfin, il sera communiqué aux salariés via les tableaux d’affichage dans chaque antenne de l’association.

ENTREE EN VIGUEUR/DUREE/REVISION DE L'ACCORD

Le présent accord prendra effet au 14/06/2022 ; il est conclu pour une durée indéterminée conformément à l'article L.2222-4 du Code du travail.

Sur proposition d'une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l'employeur, une négociation de révision pourra être engagée, à l'issue d'une période d'un an à compter de la date de prise d'effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.

En cas de contrôle de conformité effectué par la DIRECCTE conduisant à un avis défavorable ou d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai maximum d'un mois après la réception de l'avis ou la publication de ces textes, afin d'adapter les dites dispositions.

Par ailleurs, dans l'hypothèse où un événement exceptionnel, susceptible de modifier de manière significative la structure de l'association ou d'impacter l'environnement économique dans lequel l'association évolue, interviendrait au cours de la durée de vie du présent accord, les parties conviennent de pouvoir se réunir aux fins d'apprécier, s'il s'avère nécessaire de réviser par voie d'avenant, les éléments constitutifs du présent accord.

Fait à Coutances, le 14 juin 2022

Pour la Direction Pour la CFDT

Pour la CGT