ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF AU TELETRAVAIL AU SEIN DE L’IRT SAINT EXUPERY

ENTRE LES SOUSSIGNES

L’Institut de Recherche Technologique Antoine de Saint Exupéry, Fondation de Coopération Scientifique, dont le siège social est situé 3 rue Tarfaya – CS 34436 - 31405 Toulouse Cedex 4, immatriculé sous le N° SIRET 793 007 048 00044,

Représentée par Madame Mathilde VALLOT, agissant en qualité de Directrice Ressources Humaines et Communication, dûment habilité à l’effet de la signature des présentes,

ci-après dénommée par commodité « IRT»

D’UNE PART,

ET

L’organisation syndicale Force Ouvrière,

Représentée par Monsieur Ludovic Barrière agissant en qualité de Délégué Syndical,

D’AUTRE PART,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

ARTICLE 1. DEFINITION DU TELETRAVAIL ET DU TELETRAVAILLEUR 4

ARTICLE 2. CONDITIONS D’ELIGIBILITE 4

ARTICLE 3. MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL 5

3.01 Principe de double volontariat 5

3.02 Autodiagnostic 5

3.03 Formulaire de demande 6

3.04 Période d’adaptation 6

ARTICLE 4. MODALITES DU TELETRAVAIL REGULIER 7

4.01 Conditions générales 7

4.02 Planification des jours de télétravail 7

4.03 Entretiens réguliers 7

4.04 Principe de double réversibilité 8

ARTICLE 5. MODALITES DU TELETRAVAIL OCCASIONNEL 8

ARTICLE 6. SITUATIONS SPECIFIQUES 9

ARTICLE 7. REGLES DE FONCTIONNEMENT DU TELETRAVAIL 9

7.01 Décompte du temps de travail 9

7.02 La gestion du temps de travail 9

7.03 Disponibilité du télétravailleur 10

7.04 Utilisation des équipements 10

7.05 Lieu du télétravail 11

ARTICLE 8. PLAN DE COMMUNICATION 11

ARTICLE 9. MODALITES DE L’ACCORD 11

9.01 Champ et modalités d’application 11

9.02 Durée – Révision – Dénonciation 12

9.03 Suivi de l’accord 12

9.04 Dépôt et publicité 12

PREAMBULE

Le présent accord a pour objectif de définir la mise en œuvre du télétravail et les modalités associées au sein de l’IRT Saint Exupéry.

La direction ainsi que les partenaires sociaux ont souhaité mettre en place cet accord visant à prendre en compte la qualité de vie au travail en recherchant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle tout en maintenant l’efficacité, la qualité du travail fourni et en prenant en compte des nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières.

La direction et les partenaires sociaux affirment, par le présent accord, leur engagement à favoriser la qualité de vie au travail qui constitue un facteur de développement du bien-être des salarié(e)s, tant individuel que collectif, au service de la performance globale et durable de l’entreprise.

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de l’ordonnance du 22 septembre 2017 n°2017-1387 ratifiée par la loi du 29 mars 2018 n°2018-217. Il vise à accompagner de manière pérenne le développement du télétravail en soulignant l’importance de la responsabilisation des acteurs pour établir un rapport de confiance entre le manager et le salarié, condition indispensable de son fonctionnement.

Le télétravail, qu’il soit régulier ou occasionnel, est d’une part une demande croissante de salariés souhaitant pouvoir bénéficier de nouveaux modes de travail, et d’autre part une volonté de la Direction d’accompagner cette demande. A ce titre, il s’agit d’une démarche cohérente des initiatives déployées en matière de « Qualité de Vie au Travail » et de « Développement durable », qui contribue pleinement à renforcer l’attractivité de l’IRT Saint Exupéry.

Le développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication permet d’envisager des formes innovantes d’organisation du travail. Le télétravail permet plus de souplesse et de flexibilité dans l’organisation du travail de chacun par la responsabilisation et l’autonomie. Il permet également de réduire l’impact du temps de trajet domicile-travail.

Conformément aux souhaits des parties dans la négociation, cet accord veille à ce que la mise en place du télétravail n’ait pas pour conséquence de mettre à l’écart le télétravailleur de la communauté de travail et permette de préserver la continuité des activités professionnelles.

Les Parties ont ainsi décidé à titre d’expérimentation d’offrir la possibilité aux salariés, sous certaines conditions d’éligibilité, d’exercer une partie de leur activité en télétravail.

DEFINITION DU TELETRAVAIL ET DU TELETRAVAILLEUR

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant exclusivement les technologies de l’information et de la communication de l’entreprise.

Le terme « télétravailleur » désigne toute personne salariée de l’entreprise qui effectue du télétravail au sens de la définition donnée ci-dessus.

Les situations de travail « nomade » avec l’utilisation des technologies de l’information et de la communication, notamment comme les déplacements professionnels, ne relèvent pas de la définition du télétravail.

Le télétravail peut être régulier ou occasionnel, il est effectué sur les jours ouvrés de la semaine.

Le télétravail « régulier » se caractérise par un nombre de journées entières effectuées de manière régulière, sur plusieurs mois consécutifs.

Le télétravail « occasionnel » est effectué de manière ponctuelle, sans régularité dans le temps.

CONDITIONS D’ELIGIBILITE

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l'activité du salarié puisse être exercée à distance.

Sont éligibles au télétravail les salariés répondant aux conditions cumulatives suivantes :

Conditions tenant au salarié et à la nature de son contrat :

• être titulaire d’un contrat à durée indéterminée ou déterminé à temps plein ou à temps partiel d’au moins 80% (sont ainsi exclus les alternants, les stagiaires et les intérimaires) ;

• justifier d’une ancienneté minimale de six mois dans l’entreprise et sur le poste.

Conditions tenant à l’activité professionnelle :

• occuper un poste qui peut être exercé à distance de façon partielle et régulière, et dont l’activité exercée permet au responsable hiérarchique d’en vérifier la bonne exécution

• occuper un poste dont l’exercice en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe.

Conditions tenant au matériel utilisé :

• occuper un poste ne requérant pas en permanence l’usage de matériel ou équipement (informatique ou autre) uniquement disponible dans les locaux du lieu de travail habituel.

Sont donc inéligibles :

• les salariés occupant des postes qui nécessitent une présence physique permanente, notamment en raison des équipements matériels ;

• les salariés occupant des postes qui nécessitent déjà une absence importante et régulière du lieu habituel de travail compte tenu de la nature des activités.

Le service Ressources Humaines pourra être saisi lorsque le télétravail est demandé par un salarié dont la situation personnelle nécessiterait un examen particulier de la demande.

MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

Principe de double volontariat

Les parties rappellent que le télétravail n'est ni un droit, ni une obligation et s'inscrit dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l'initiative du salarié que de l'employeur.

La mise en place du télétravail implique obligatoirement un accord réciproque du salarié et de son responsable concerné. En cas de refus du responsable concerné, il devra être motivé.

Autodiagnostic

Avant toute demande, et afin de garantir le respect du principe de double volontariat et responsabiliser l’ensemble des acteurs, un formulaire d’autodiagnostic sera mis à la disposition des salariés et du responsable concerné en cas de demande de télétravail régulier dans l’outil de demande de télétravail.

Ce formulaire, obligatoire, permettra d’abord au salarié de déterminer si son profil et la nature de ses activités se prêtent au télétravail, et s’il remplit les conditions d’éligibilité précitées.

Le responsable concerné doit évaluer sa propre capacité et celle de son équipe à intégrer ce mode d’organisation du travail en veillant notamment à ce que la présence et le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soient compatibles avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l’organisation de l’équipe.

Tout changement de fonction ou de responsabilité, de poste ou de service, donnera lieu à un réexamen des critères d’éligibilité et pourra entrainer la cessation du télétravail.

Formulaire de demande

Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande via l’outil de demande de télétravail à son responsable hiérarchique. Ce dernier dispose d’un délai d’un mois pour accepter ou refuser la demande. Tout refus devra être motivé.

Lorsque la demande de télétravail est acceptée, le salarié recevra une confirmation.

Cette demande via l’outil de demande de télétravail précise les modalités d’exécution du télétravail.

Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter ce nouveau mode de travail, de vérifier son bon fonctionnement technique et organisationnel et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes de chacun, une période d’adaptation de 3 mois est prévue.

Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin unilatéralement au télétravail moyennant un délai de prévenance d’une semaine, sauf accord réciproque des parties pour une durée moindre.

Le responsable hiérarchique qui met fin au télétravail dans ces conditions motive sa décision à l'occasion d'un entretien de bilan avec le salarié.

S’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les conditions antérieures.

MODALITES DU TELETRAVAIL REGULIER

Conditions générales

Le télétravail régulier est fixé à deux jours de télétravail par mois. Ces deux jours de télétravail doivent être pris par journées entières et ne peuvent pas être positionnés sur la même semaine.

En cas de circonstances exceptionnelles telles que définies à l’article 6, il pourra être accordé des jours supplémentaires de télétravail.

Une présence du télétravailleur à hauteur de trois jours par semaine minimum dans les locaux de l’entreprise (en privilégiant une activité au sein du département ou du secteur concerné) est obligatoire (y compris en cas d’absence pour quelque motif que ce soit, et notamment de jours fériés, ponts, déplacement professionnel, jours d’inactivité, temps partiel).

Ces jours de présence minimum permettent de conserver un lien professionnel et social direct entre le télétravailleur et son responsable, ses collègues, son entreprise.

Planification des jours de télétravail

Le télétravailleur et le responsable concerné devront déterminer ensemble les jours qui seront effectués en télétravail sur le mois. Le télétravailleur devra positionner ces jours à minima chaque début de mois dans l’outil de demande de télétravail.

Si cela facilite l’organisation du travail pour l’équipe et/ou le télétravailleur, le télétravailleur et le manager pourront convenir de jours fixes en télétravail sur l’année.

Le télétravailleur ou le responsable concerné pourront modifier les jours convenus de télétravail, en respectant un délai de prévenance fixé à 48h.

Le télétravailleur pourra toujours décider de venir travailler sur site lors d’une journée initialement prévue en télétravail, sous réserve de prévenir le responsable concerné.

La journée de télétravail non effectuée ne pourra cependant pas être reportée d’une semaine sur l’autre.

Le responsable peut prévoir au niveau de son équipe qu’un ou plusieurs jours de la semaine ne soient pas ouverts au télétravail. Ces jours devront être communiqués à son équipe.

Entretiens réguliers

Les conditions d’activité du télétravailleur régulier et l’organisation du travail doivent être abordées lors du passage en télétravail et au moins une fois par an entre le responsable concerné et le télétravailleur dans le cadre des entretiens périodiques.

A tout moment, un entretien spécifique pourra être demandé par le télétravailleur ou le responsable concerné.

Principe de double réversibilité

Par principe, le télétravail régulier est mis en place pour une durée indéterminée, dans la limite de la durée de l’accord, commençant par une période d’adaptation.

Toutefois, le télétravailleur comme le responsable concerné peuvent décider d’y mettre fin, de le suspendre ou de le modifier à tout moment. Ce pourra être notamment le cas lorsque sera identifiée une modification de l’un des éléments de l’autodiagnostic, ou des conditions d’éligibilité.

S’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les conditions antérieures.

• Suspension ou cessation du télétravail :

Le télétravailleur comme le responsable concerné peuvent décider de suspendre ou de mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance fixé à 2 semaines pour le télétravailleur et 1 mois pour le responsable. Ce délai peut être réduit en cas d’accord du télétravailleur et du responsable concerné formalisé par un écrit (exemple : par courriel, sms, messagerie instantanée…).

En cas de suspension ou de cessation, le responsable concerné doit motiver sa décision.

En cas de raisons liées au fonctionnement de l’entreprise, l’employeur peut suspendre ou mettre fin au télétravail sans délai de prévenance.

• Modification du télétravail :

Le télétravailleur comme le responsable concerné peuvent décider de modifier l’un des éléments essentiels du télétravail définis dans le formulaire de demande (par exemple, notamment réduire ou augmenter les jours de télétravail, modification du lieu de télétravail).

En cas de modification, le responsable concerné doit motiver sa décision.

MODALITES DU TELETRAVAIL OCCASIONNEL

En cas de demande de télétravail occasionnel, le salarié transmet sa demande à son responsable via l’outil de demande de télétravail, moyennant un délai de prévenance de deux jours ouvrés qui peut être réduit d’un commun accord par écrit entre le salarié et le responsable concerné.

A titre indicatif, le nombre de jours de télétravail occasionnel sur une année est de douze jours. Néanmoins, le responsable concerné est en charge d’apprécier le caractère occasionnel du télétravail et, s’il le considère nécessaire, d’organiser un entretien afin de déterminer la volonté ou non du salarié de passer en télétravail régulier en utilisant le formulaire d’autodiagnostic.

Le télétravail occasionnel peut se cumuler au télétravail régulier dans la limite de 5 jours par an et d’un jour télétravaillé par semaine.

Une demande de télétravail occasionnel peut être refusée par le responsable concerné, sur motivation explicite.

SITUATIONS SPECIFIQUES

En dehors de toutes contraintes liées à la sécurité de l’information, des dérogations exceptionnelles aux dispositions du présent accord (par exemple le nombre de jours en télétravail) sont possibles dans les situations suivantes sous réserve que le poste soit éligible au télétravail :

• En cas de temps de trajet important agissant sur la qualité de vie et de travail du salarié (le nombre de jours supplémentaires accordés ne pourra excéder deux jours soit quatre jours de télétravail par mois maximum),

• Pour raisons médicales en cas de préconisation du médecin du travail dans le cadre d’un maintien ou retour à l’emploi,

• En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

REGLES DE FONCTIONNEMENT DU TELETRAVAIL

Décompte du temps de travail

Les jours de télétravail régulier et occasionnel doivent être saisis par le télétravailleur dans l’outil de demande de télétravail, en utilisant un motif spécifique et explicite quant à la situation de télétravail (télétravail occasionnel ou régulier).

Pour tout télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heure, la journée de télétravail saisie sera considérée comme une journée de travail standard ne pouvant donner lieu ni à des heures supplémentaires, ni à des heures complémentaires.

La gestion du temps de travail

Le télétravailleur, en lien avec le responsable concerné, gère l’organisation de son temps de travail, dans le respect des règles légales et conventionnelles applicables au sein de son entreprise.

En aucun cas le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et les activités habituelles du télétravailleur, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail.

Le télétravailleur ainsi que le responsable concerné respecteront les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire, lorsqu’elles sont applicables.

Disponibilité du télétravailleur

Les plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté sont déterminées d’un commun accord entre le télétravailleur et le responsable concerné, dans le respect des conditions cumulatives suivantes :

• elles doivent être en correspondance avec l’horaire habituel de fonctionnement du service ;

• elles doivent se situer impérativement entre les horaires d’ouverture et de fermeture de l’établissement ;

• elles doivent tenir compte de la catégorie professionnelle du salarié.

Les plages horaires de référence sont indiquées dans le formulaire de demande de télétravail régulier formalisant l’accord du télétravailleur et du responsable concerné.

Le salarié veille également à rester en contact avec son responsable hiérarchique, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales. Ce contact sera facilité par des échanges téléphoniques (si le salarié bénéficie d’une ligne professionnelle), ou à défaut par visio-conférence via Skype ou Webex. Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

Le télétravailleur doit, sans pouvoir opposer à la Direction de l’entreprise son statut, se rendre dans l’entreprise ou tout autre lieu porté à sa connaissance lorsque sa présence est obligatoire.

Il s’agit notamment des hypothèses suivantes :

• réunion d’équipe ne pouvant pas s’opérer par visioconférence ;

• formation ;

• rencontre avec des clients.

Utilisation des équipements

Le télétravailleur s’engage à respecter la réglementation en vigueur et notamment les dispositions du règlement intérieur sur le sujet et la charte informatique applicables ainsi que la règlementation relative à la protection des données.

Tout manquement aux règles précitées pourra être une cause de réversibilité immédiate du télétravail.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ou de la connexion internet, le télétravailleur devra en aviser le responsable concerné dans les meilleurs délais. En cas de nécessité d’intervention des équipes du support informatique, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein de l’entreprise afin de poursuivre son activité dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques.

Lieu du télétravail

Le télétravail s’effectue au domicile du salarié. Tout changement d’adresse du domicile devra être signalé.

Le salarié doit prévoir à son domicile un espace de travail où sera installé le matériel professionnel mis à disposition et doit disposer d’une ligne internet haut débit.

Le salarié doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant sa journée de télétravail. Une attestation d’assurance devra être remise au service des Ressources Humaines au démarrage du télétravail, puis chaque année en cas de renouvellement.

Le salarié doit également remettre au service des Ressources Humaines une attestation sur l’honneur de bonne conformité électrique de son lieu de télétravail.

PLAN DE COMMUNICATION

Un plan de communication sera mis en place par l’IRT afin d'accompagner le déploiement du présent accord. Ce plan inclura un guide pratique à destination des salariés et des managers ayant notamment pour objectif de les sensibiliser et de répondre aux questions essentielles concernant le télétravail.

Les documents d’application de l’accord ainsi que l’outil de demande de télétravail sont établis par l’employeur et sont susceptibles d’évoluer dans le temps.

Ceux-ci seront toutefois transmis et présentés, dès leur finalisation et à chaque évolution future, aux organisations syndicales signataires de l’accord.

La Direction fournira au CSE de manière annuelle les indicateurs suivants : nombre de télétravailleurs, âge, statut, genre, ancienneté, distinction télétravail médical / non médical. Cette liste d’indicateurs n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer dans le temps.

MODALITES DE L’ACCORD

Champ et modalités d’application

L’entrée en vigueur du présent accord n’entrainera pas la suspension ou la cessation des situations de télétravail en cours d’exécution. Pour autant, le télétravail ne pourra se poursuivre qu’en respectant les dispositions prévues dans le présent accord si celles-ci sont contraires ou incompatibles avec les dispositions de celui-ci.

Durée – Révision – Dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée d’un an. Il entrera en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt et publicité.

Le présent accord pourra être dénoncé ou révisé dans les conditions prévues par la règlementation en vigueur.

Suivi de l’accord

Une commission de suivi entre les parties signataires aura lieu 6 mois après la mise en œuvre de l’accord afin de faire un bilan de mi-parcours.

Les parties signataires se réuniront au bout d’un an, pour faire un bilan des différents éléments du présent accord et prendre la décision de renouveler l’accord, le cas échéant.

Dépôt et publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Un exemplaire original de l’accord sera remis aux parties signataires.

Une information sera donnée au personnel et le présent accord sera mis à disposition des salariés.

Fait à Toulouse, le 9 juin 2020, en 5 exemplaires.

Pour le Syndicat Force Ouvrière Pour l’IRT Saint Exupéry

Ludovic BARRIERE Mathilde VALLOT

Délégué Syndical F.O. Directrice Ressources Humaines & Communication

Faire précéder les signatures de la mention « lu et approuvé » et parapher chaque page du présent accord