DOCUMENT DE CADRAGE

DEPLOIEMENT DU TELETRAVAIL

DU GROUPE D’AFFAIRE

DSI GROUP

2020 - 2021

04 orientations

PERENITE ET HUMILITE

INNOVATION ET CONFIANCE

COMPETENCE ET PROXIMITE

CREATION DE LA VALEUR ET DE LA CROISSANCE

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

DOCUMENT DE CADRAGE

DEPLOIEMENT DU TELETRAVAIL

DU GROUPE D’AFFAIRE

DSI GROUP

2020 – 2021

JUIN 2020

TABLES DES MATIÈRES

1. PREAMBULE 5

2. PRINCIPES GENERAUX 7

2.1 Définition 7

2.2 Principes applicables au télétravail 7

3. MODALITES D'EXERCICE EN TELETRAVAIL 8

4. CONDITIONS D'ELIGIBILITE 9

5. ACCES DES COLLABORATEURS AU TELETRAVAIL 10

5.1 Modalités d'accès au télétravail 10

5.2 Acceptation de la demande de télétravail 10

5.3 Rédaction de l’avenant au contrat de travail 11

5.4 Période d'appropriation du télétravail 11

5.5 Refus d'accès au télétravail 12

5.6 Réversibilité du télétravail 12

5.7 Modification de la situation du salarié 13

6. ORGANISATION DE L'ACTIVITE DU TELETRAVAILLEUR 14

6.1 Gestion du temps de travail 14

6.2 Organisation du service 14

7. DECONNEXION 15

8. PROTECTION DES DONNEES ET CONFIDENTIALITE 15

9. EQUIPEMENTS ET ESPACE DE TELETRAVAIL 16

9.1 Équipements de travail 16

9.2 Dispositions relatives à l'hygiène et à la sécurité des collaborateurs en situation de télétravail 16

10. ACCOMPAGNEMENT DES COLLABORATEURS TELETRAVAILLEURS ET DES MANAGERS AVANT DES COLLABORATEURS EN SITUATION DE TELETRAVAIL 17

11. TELETRAVAIL OCCASIONNEL 19

12. DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR 20

12.1 Droits collectifs 20

12.2 Droits individuels 20

12.3 Charge de travail 20

13. APPLICATION DU DOCUMENT DE CADRAGE 21

13.1 Entrée en vigueur et durée du document de cadrage 21

13.2 Mise en œuvre du présent document de cadrage 21

14. SUIVI DU DOCUMENT DE CADRAGE 22

15. FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE 23

PREAMBULE

Ces dernières années ont été caractérisées par une forte évolution de l'environnement technologique dans lequel évoluent les entreprises.

Le Groupe DSI n'échappe pas à cette tendance de fond qui se traduit par l'usage du Digital dans tous les domaines. Qu'il s'agisse de la relation avec ses clients, dans une relation commerciale qui se veut de plus en plus individualisée, que de la relation avec ses collaborateurs dont l'accès à l'information est facilité par les équipements déjà déployés et, ceux qui seront mis à leur disposition dans le futur.

La récente crise sanitaire mondiale nous confirme que cette ère du Digital qui s'amplifiera encore dans les prochaines années, amorce un changement important dans la notion de « lieu de travail » telle que nous devons l'appréhender avec nos collaborateurs. Les équipements dont ils disposent déjà étant de nature à leur permettre de se connecter à distance et d'exercer ainsi leurs fonctions sans pour autant être physiquement présents dans l'un des sites du Groupe. Et d'être ainsi en mesure de pratiquer le télétravail.

Dans le même temps, le télétravail constitue une réponse indiscutable à l'aspiration de nombreux collaborateurs et collaboratrices dans la recherche d'un meilleur équilibre vie professionnelle/vie personnelle à laquelle chacun peut légitimement aspirer. Les quelques expériences pilotes de télétravail menées depuis mars 2020 ont d'ailleurs démontré que ce dispositif contribuait à la qualité de vie au travail à laquelle le Groupe DSI est attaché.

Le télétravail est aussi un gage d'attractivité pour un Groupe comme le nôtre. Depuis le confinement suite à la crise sanitaire, c'est en effet une question quasi systématique des candidats qui postulent pour rejoindre nos équipes.

Le télétravail constitue enfin une véritable opportunité pour proposer à nos collaborateurs et nos équipes une autre façon de travailler individuellement et collectivement et développer leur engagement dans la durée.

C'est dans ce contexte que le Groupe DSI a décidé d'engager la préparation du présent guide avec l'objectif d'ouvrir le télétravail à tous les collaborateurs qui le souhaitent sous réserve d'en remplir les conditions.

Cette préparation prend par ailleurs un sens particulier dans le contexte du plan de retour à l’activité suite la crise sanitaire du COVID-19. La dynamique impulsée par ce nouveau plan d'entreprise étant notamment d'inviter les managers et les collaborateurs à s'engager dans de nouvelles façons de travailler, propices à développer l'autonomie et la responsabilité de chacun.

Les parties signataires du présent document de cadrage sont également conscientes que le télétravail représente un réel changement de culture. A ce titre, elles considèrent que la mise en œuvre de ce dispositif dans une approche généralisée doit faire l'objet d'un accompagnement particulier en terme organisationnel autant qu'en terme de formation, qu'il s'agisse des managers comme des collaborateurs.

Les parties au présent document de cadrage soulignent également que pour la négociation du présent document, elles se sont appuyées sur les retours d'expérience et groupes de travail liés aux diverses expérimentations qui ont été menées au sein des unités d’affaires et des équipes supports du groupe.

Enfin, le déploiement du télétravail au sein du groupe DSI s’inscrit dans le cadre des récentes évolutions de la législation sociale relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail du 22 septembre 2017 qui assouplit l’accès au télétravail.

Dans ce contexte, les parties ont conclu le présent document de cadrage relatif au déploiement du télétravail au sein du Groupe DSI.

PRINCIPES GENERAUX

Définition

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravail est effectué habituellement au domicile principal du collaborateur. Par exception, le télétravail peut être effectué sur tout autre lieu répondant aux normes de sécurité définies par le présent document de cadrage.

II est précisé que ne sont pas visés par les présentes dispositions :

- les collaborateurs soumis à un régime d'astreintes, lorsqu'ils sont en astreinte ou en situation de travaux exceptionnels ;

- Les collaborateurs ayant une fonction qui exigent, par nature, des échanges réguliers impossible par l’usage des moyens techniques mis à disposition et une présence physique permanente dans les locaux ;

Enfin, le présent document de cadrage ne s'applique pas non plus aux travailleurs à domicile au sens de l'article L.7412-1 du Code du travail.

Principes applicables au télétravail

Les parties rappellent que l'exercice du travail sous forme télétravail modifie uniquement les règles relatives à la localisation du collaborateur sans modifier les autres aspects de l'organisation du travail. Cette modalité d'organisation du travail ne doit pas remettre en cause la continuité de l'activité. Le collaborateur doit dédier le temps passe en télétravail son activité professionnelle, dans le respect des dispositions décrites ci-après par le présent document de cadrage

La mise en œuvre du télétravail au sein du Groupe DSI a notamment pour objet de renforcer la conciliation vie professionnelle / vie personnelle. Pour autant, les parties signataires du présent document de cadrage considèrent que cette modalité de travail doit être encadrée en vue de maintenir un lien social entre les collaborateurs, leur équipe et l'ensemble de l’entreprise. Ainsi, les parties ont retenu que le télétravail devait s'inscrire dans un schéma d'alternance de périodes de travail dans les locaux de l'entreprise et de périodes de travail hors des locaux.

Le travail hors des locaux de l'entreprise s'entend comme tout lieu hors des locaux du Groupe sous réserve que les collaborateurs prennent toutes les dispositions pour assurer leur sécurité ainsi que celle des données qu'ils sont amenés à traiter, ceci dans les conditions fixées par le règlement intérieur et la Charte d'utilisation des systèmes d'information et de communication applicables dans le Groupe.

En outre, il est rappelé que le télétravail étant un mode d'organisation de l'activité professionnelle, le collaborateur doit veiller à ce que son environnement personnel soit propice au travail.

MODALITES D'EXERCICE EN TELETRAVAIL

Le télétravail habituel est effectué dans les conditions suivantes.

Durant une période de 18 mois à compter de l'accès du collaborateur au télétravail, le télétravail est fixe à une ou deux journées fixes de télétravail par semaine civile travaillée.

L’exercice en télétravail ne peut excéder deux journées complètes fixes maximum par semaine civile travaillée, quel que soit l'horaire habituel du jour télétravaillé, de telle sorte qu’au moins 3 jours entiers par semaine complète d’activité (hors CP) soient travaillés dans les locaux au sein desquels le collaborateur exerce habituellement son activité.

La période de télétravail ne peut être inférieure à une journée quel que soit l'horaire habituel du jour télétravaillé. Ce principe ne remet pas en cause la possibilité de poser des congés payés, récupération par demi-journée.

Pour les collaborateurs en situation de handicap ou qui feraient l'objet d'une préconisation spécifique de la médecine du travail, les modalités de télétravail pourraient être adaptées dans la limite de deux jours par semaine.

Les périodes de télétravail sont fixées d'un commun accord entre le collaborateur et son responsable hiérarchiques. Le choix des journées qui ne seraient pas éligibles au télétravail en vue du maintien du lien social dans l'équipe, seront préalablement fixées par le manager sur la base de critères opérationnels tels que la nécessite de continuité de service, ou bien la nécessité de ménager une période de travail commune à l'ensemble de son équipe.

Par exception, la journée initialement prévue en télétravail peut être effectuée sur le lieu de travail et être répartie si le collaborateur et le manager s'entendent sur ces points. Dans ce cas, un délai de prévenance de 24heures minimum devra être respecté et une nouvelle date est positionnée dans les quinze jours suivant la journée de télétravail annulée.

CONDITIONS D'ELIGIBILITE

Les emplois nécessitant une présence physique obligatoire au sein des locaux de l'entreprise ne peuvent pas être exercés en télétravail (notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessite d'une présence physique).

II est aussi rappelé que l'activité en télétravail du collaborateur souhaitant bénéficier de ce dispositif doit être compatible avec le fonctionnement de l'équipe à laquelle il est rattaché. De même, l'exécution en télétravail des missions attachées à l'emploi doivent être compatibles avec le bon fonctionnement de l'activité du service.

Ainsi, est éligible au télétravail, le collaborateur remplissant les conditions cumulatives suivantes :

- Justifier d'une ancienneté d'au moins six mois au sein du Groupe ;

- être titulaire d'un contrat de travail à temps plein, à temps partiel d'au moins 80 % de la durée conventionnelle de travail;

- disposer des capacités nécessaires pour exercer ses fonctions de façon autonome et notamment :

• avoir une bonne maitrise des applications informatiques indispensables l’activité ;

• avoir une bonne connaissance des processus et des règles applicables dans l’entreprise ;

• être habitué et avoir démontré sa capacité à travailler de manière collective, à s'organiser et à reporter, de manière à maintenir les échanges entre les collaborateurs en télétravail et le reste de l'équipe ;

• occuper un poste pouvant être exercé au moins de façon partielle et régulière à distance ;

• disposer, au sein de son lieu de télétravail, d'un environnement permettant d'exercer une telle activité, propice au travail et répondant aux normes de sécurité notamment électrique ;

• disposer d'un accès internet suffisant sur le lieu de télétravail.

Les collaborateurs affectés en mission chez nos clients et/ou partenaires hors des locaux de DSI Group sont éligibles au télétravail, toutefois les modalités de télétravail appliquées seront en conformité avec les accords de télétravail chez nos clients et/ou partenaires.

ACCES DES COLLABORATEURS AU TELETRAVAIL

Modalités d'accès au télétravail

Le télétravail est exercé au sein du Groupe selon un principe de volontariat et de réversibilité, tant à l'initiative du collaborateur que du manager.

Aussi, le télétravail ne peut être mis en œuvre que par accord préalable entre le collaborateur et le manager. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au collaborateur dont le refus ne peut être sanctionné.

Le collaborateur volontaire au télétravail doit adresser une demande mise en place pour le traitement des candidatures au télétravail. II y consigne ses souhaits s'agissant des conditions d'exercice du télétravail incluant la (ou les) journée(s) de télétravail souhaitée(s).

Le responsable hiérarchique apportera une réponse à cette demande via l'outil dans un délai ne pouvant excéder un mois.

Le manager peut refuser une demande de télétravail en notifiant une réponse écrite et motivée au collaborateur pour en expliquer les raisons. Un entretien est organisé en cas de refus afin d'en préciser les motifs et d'envisager un plan d'actions permettant d'y accéder.

La mise en œuvre effective du télétravail n'intervenant qu'après l’accord de la hiérarchie et la vérification des prérequis matériels à la mise en œuvre de cette modalité de travail.

Acceptation de la demande de télétravail

Les conditions d'éligibilité au télétravail sont soumises à l’appréciation du manager direct (responsable hiérarchique N+1).

Le responsable hiérarchique N+2 sera informé des décisions envisagées quant à l'accès au télétravail des collaborateurs du périmètre, en vue notamment de s'assurer de la cohérence des décisions envisagées pour les services constitués de plusieurs équipes.

Le responsable hiérarchique N+1 communique son acceptation ou son refus via la messagerie.

En cas d'acceptation, un échange est organisé entre le collaborateur concerné et son manager afin d'apprécier notamment les modalités d'application du télétravail souhaitées par le collaborateur et celles qui pourraient être envisagées.

Ayant notamment évoqués lors de cet échange les modalités d'organisation du travail en télétravail, les éventuelles modalités de communication privilégiées (mails ou téléphone), et le choix du (ou des) jour(s) de télétravail en fonction des tâches à réaliser et des contraintes du service. L’organisation du télétravail doit être telle que, le manager soit en capacité d’apprécier les résultats et rendus du collaborateur par rapport aux objectifs fixés.

II est précisé que le manager peut imposer une à deux journée(s) par semaine de présence de l'ensemble de son équipe au sein des locaux du Groupe DSI. Le choix du (ou des) jour(s) de télétravail doit alors tenir compte de cet éventuel impératif. La présence de l'ensemble des collaborateurs doit permettre d'assurer le lien social ainsi qu'une cohésion d'équipe gage d'efficacité.

Le message de candidature au télétravail consigne le contenu de cet échange ainsi que les modalités retenues à l'issue de l'entretien.

Une fois la demande acceptée et les modalités de télétravail définies, le collaborateur pourra bénéficier du dispositif de télétravail à compter du premier jour du mois suivant la mise à disposition des moyens techniques et vérification des prérequis fixés par le présent document de cadrage. Le télétravail est accepté pour une durée de 18 mois renouvelable tacitement.

Rédaction de l’avenant au contrat de travail

La mise en place du télétravail au sein de la résidence principale ou secondaire habituelle du salarié fera l’objet d’un avenant au contrat de travail, pour une durée de 18 mois renouvelable tacitement.

L’avenant précisera notamment :

• Le lieu d’exercice du télétravail

• Les modalités d’exécution du travail

• La durée de la période d’adaptation

• Les conditions de réversibilité

• Le matériel mis à sa disposition du salarié

• Les restrictions d’utilisation des équipements informatiques et leur sanction

Toute modification des éléments relatifs à la situation administrative devra être transmis à la Direction des Ressources Humaines.

A la signature de son avenant, le collaborateur recevra de la Direction des Ressources Humaines les documents relatifs aux conditions d’exécution spécifiques au télétravail :

• Le présent document de cadrage du déploiement du télétravail du groupe DSI

• La charte relative au bon usage des ressources d’information et de communication

Période d'appropriation du télétravail

La mise en place du télétravail dans le Groupe constitue une évolution culturelle majeure pour les collaborateurs qu'il s'agisse de la manière d'appréhender leur activité aussi bien que de la gestion des relations avec leurs collègues ou bien avec leur hiérarchie. C'est pourquoi, les collaborateurs qui souhaitent bénéficier du dispositif de télétravail disposeront d'une période d'adaptation au cours de laquelle, ils pourront apprécier, en situation, l'adéquation de ce mode d'organisation à leur poste mais aussi leur capacité à s'inscrire dans de nouvelles relations avec les autres collaborateurs du Groupe pendant ces périodes de travail à distance.

Pendant cette même période, le manager appréciera la pérennité de l’organisation mise en place avec le collaborateur à l'occasion de sa demande de télétravail

Ainsi, la mise en œuvre du télétravail fera l'objet d'une période d'adaptation d'une durée de trois mois de travail effectif. Durant cette période, collaborateur et manager sont responsables de l'appréciation de la compatibilité du télétravail avec l’activité du télétravailleur et de son impact sur le fonctionnement du service. Pendant ces trois mois, chacune des parties peut mettre fin à cette forme d'organisation du travail par écrit, ou bien en adapter les modalités, sous réserve du respect d'un délai de prévenance d'au moins quinze jours.

Au terme de ce délai de prévenance, si le constat est fait de l'inadéquation entre ce type d'organisation et le poste occupé, le collaborateur reprend l'exercice de son activité intégralement sur son site de rattachement.

En cas de cessation de l'activité en situation de télétravail, le collaborateur s'engage à restituer dans les deux semaines suivantes l'ensemble des matériels, logiciels, outils spécifiquement mis à sa disposition pour lui permettre d'exercer son activité en télétravail.

Refus d'accès au télétravail

II est précisé que les motifs de refus du passage en télétravail doivent reposer sur des critères objectifs. Ces refus peuvent notamment être justifiés par :

• le non-respect des conditions d'éligibilité ;

• la nature de l'activité qui n'est pas éligible au télétravail parce qu'elle nécessite la présence physique sur site ;

• les contacts et les échanges obligatoires nécessitant la présence permanente dans les locaux pour l'accomplissement de la mission ;

• le manque d'autonomie suffisante du collaborateur ;

• les raisons tenant à une impossibilité matérielle et/ou technique rendant impossible ;

• l'exécution de la mission au lieu de télétravail du collaborateur.

La décision et le motif de refus doivent être consignés par écrit par le manager par message dédié au collaborateur en indiquant à l'occasion d'un échange le motif de celui-ci.

En cas d'évolution de la situation sur le motif ayant justifié le refus, cette décision relative au télétravail pourra être révisée sans délai.

Réversibilité du télétravail

Chacune des parties peut décider de mettre fin au télétravail. Si la réversibilité est à l'initiative du manager, ce dernier doit recevoir le collaborateur pour lui exposer les motifs, évaluer si un plan d'actions peut être mis en place pour permettre la poursuite du télétravail. Si aucun plan d'actions ne peut être élaboré, il lui notifie une décision écrite et motivée.

Après la période d'adaptation, le collaborateur et le manager peuvent mettre fin, à tout moment, la situation de télétravail sous réserve du respect d'un délai de prévenance d'un mois.

En cas d'impossibilité manifeste ou de circonstances exceptionnelles rendant impossible la poursuite du télétravail, ce délai peut être réduit ou supprimé à l'initiative de la hiérarchie ou à la demande expresse du collaborateur.

Dans l'hypothèse où les conditions d'éligibilité ne sont plus réunies ou si le télétravailleur ne respecte pas les règles de sécurité ou de confidentialité applicables, l'entreprise se réserve le droit de mettre fin immédiatement et sans délai de prévenance à la situation de télétravail.

La décision de mettre fin à la situation de télétravail doit être notifiée, par écrit, à l'autre partie. Un entretien entre le télétravailleur et son manager est organisé afin de leur permettre d'échanger sur les motifs de la cessation du télétravail.

En cas de cessation de la situation de télétravail, le collaborateur reprend son activité dans des conditions équivalentes à celles applicables antérieurement à la mise en place du télétravail.

En cas de cessation de l’activité en situation de télétravail, le collaborateur s'engage à restituer dans les deux semaines suivantes, l'ensemble des matériels, logiciels, outils, accessoires spécifiquement mis à sa disposition pour lui permettre d'exercer son activité en télétravail

Modification de la situation du salarié

En cas d'évolution de la situation du collaborateur pouvant avoir un impact sur l'éligibilité du collaborateur au télétravail (notamment mobilité sur un emploi, évolution des outils), la situation de télétravail est réexaminée afin d'apprécier la compatibilité de la situation de télétravail avec l'évolution de l'environnement professionnel du collaborateur.

Dans la mesure ou les conditions de mise en place du télétravail ne seraient plus respectées, il peut être mis fin à la situation de télétravail dans les conditions prévues par le présent document de cadrage. Une adaptation du télétravail peut être envisagée en vue de s'efforcer à le rendre de nouveau compatible avec la nouvelle situation de travail.

ORGANISATION DE L'ACTIVITE DU TELETRAVAILLEUR

Gestion du temps de travail

Le télétravailleur gère l'organisation de son temps de travail dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles applicables.

Le temps de travail exercé au titre du télétravail est décompté comme temps de travail effectif sur les mêmes bases que celui qui aurait été retenu si le télétravailleur avait travaillé dans les locaux de l'entreprise.

Dans ces conditions, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier ni le régime horaire, ni l'amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le collaborateur effectue son activité au sein des locaux de l'entreprise.

Aussi, le télétravailleur s'engage à respecter notamment :

• le repos quotidien, d’une durée de 11 heure consécutive ;

• le repos hebdomadaire, d’une durée de 35 heure consécutive (24 heures + 11 heures) ;

• les plages horaires en vigueur au sein de l'entreprise ;

• d'une manière générale, le respect des durées maximales de travail ;

• l’ensemble des dispositions relatives au temps de travail dont il relève.

L’entreprise s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Le télétravailleur doit être en mesure de se connecter à distance dans le cadre des horaires applicables au sein de l'entreprise.

II doit être joignable par téléphone, visioconférence et par messagerie sur les plages horaires fixes applicables au sein de son établissement de travail. En tout état de cause, il ne pourra pas être contacté en dehors de la plage horaire fixe.

Le suivi de la durée du travail pour les jours télétravaillés s'effectue par auto­ déclaration dans l’ERP ATHENA ou tout autre système qui serait déployé à l'avenir au sein du Groupe.

Organisation du service

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le télétravailleur.

II est rappelé que le télétravail ne doit pas constituer un frein à la participation de la vie du service et notamment aux réunions.

Dans ce cadre, comme précisé au paragraphe 2, le manager peut imposer une à deux journée(s) fixe(s) par semaine de présence de l'ensemble de ses collaborateurs au sein des locaux du Groupe DSI.

La ou les journées fixée(s) peuvent être révisée(s) ponctuellement en fonction des nécessités de service. Un délai de prévenance de un jour franc doit être respecté sauf circonstances liées à la nécessité de continuité de service.

L'entretien annuel d'appréciation avec le collaborateur, portera notamment sur les conditions d'activité du collaborateur et sa charge lorsqu'il exerce son activité en télétravail.

DECONNEXION

II est reconnu au télétravailleur, un droit à la déconnexion en dehors des horaires dans lesquels il accomplit régulièrement son travail, et à toute la main, pendant la durée légale de repos quotidien et hebdomadaire. Le collaborateur dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par l'entreprise.

L'employeur s'engage à garantir le respect de l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle du télétravailleur. Dans ce cadre et sauf situation exceptionnelle, il est rappelé que l'entreprise n'a pas à solliciter professionnellement les collaborateurs, quelle qu’en soit la forme (téléphone, mail…) en dehors des horaires de travail. En cas de réception d'un mail ou d’appel en dehors de ces horaires, les collaborateurs, quel que soit leur niveau hiérarchique, n'ont pas à y répondre.

Les signataires ont souhaité rappeler qu’une vigilance particulière devait être portée à la question de la déconnexion pour les collaborateurs bénéficiaires du télétravail. Pour autant, il a été rappelé que la mise en place d'un droit à la déconnexion pour les collaborateurs s'inscrivait dans un champ plus large qui ferait l'objet d'une discussion ultérieure entre les collaborateurs et la Direction du Groupe DSI.

PROTECTION DES DONNEES ET CONFIDENTIALITE

II est rappelé que les matériels mis à disposition du télétravailleur doivent être utilisés exclusivement par le collaborateur.

Le télétravailleur s'engage à respecter les règles applicables dans l'entreprise en matière de sécurité et de protection des données.

Le télétravailleur s'engage à respecter les règles fixées par le Groupe en matière d'utilisation du matériel informatique. II s'engage notamment à appliquer toutes les consignes de sécurité qui lui sont communiquées par le Groupe.

A ce titre, le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d'authentification qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

En toute hypothèse, le télétravailleur doit veiller à ce que tous les équipements, toutes les informations, et tous les fichiers demeurent confidentiels conformément aux règles internes du Groupe.

II doit également respecter la charte d'utilisation des systèmes d'information et de communication qui est mise à disposition de l'ensemble des collaborateurs.

EQUIPEMENTS ET ESPACE DE TELETRAVAIL

Équipements de travail

L'entreprise fournit à chaque télétravailleur un ordinateur portable, qu'il utilise sur site et sur son lieu de télétravail, et un accès sécurisé au réseau du Groupe, à ses applications à partir de la connexion internet personnelle du collaborateur.

Un matériel complémentaire pourrait être envisagé en fonction des besoins spécifiques.

Le matériel fourni au télétravailleur reste l’entière propriété du Groupe et doit être utilisé à des fins professionnelles. Le télétravailleur ne peut utiliser un autre matériel que celui qui lui est fourni par l'entreprise.

Le télétravailleur doit prendre soin de l'équipement qui lui est confié et en assurer la bonne conservation ainsi que des données qui y sont stockées. II doit informer sans délai son manager en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou vol du matériel mis à disposition.

II est enfin rappelé que le télétravailleur bénéficie du support technique à distance dans les mêmes conditions que les collaborateurs présents dans les locaux de l'entreprise.

En cas d'incident technique empêchant le télétravailleur d'effectuer normalement son activité dans le cadre du télétravail, il doit en informer immédiatement son manager qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l'activité. La réponse qui sera apportée par le manager dépendra de la nature du dysfonctionnement constaté.

Ainsi, dans l'hypothèse où l'impossibilité du collaborateur à exercer son activité en télétravail aurait pour origine son installation personnelle, il lui appartiendra de positionner un congé (congé payé, récupération) sur cette période non travaillée du fait de la panne. Le collaborateur peut à tout moment revenir travailler sur site.

Si l'impossibilité d'exercer la mission est liée aux moyens techniques du Groupe, la solution apportée sera liée à la criticité du dysfonctionnement appréciée par le manager et la direction des systèmes d'information.

Si la durée prévisible du dysfonctionnement identifié devait être supérieure à une demi-journée, le manager pourrait demander le retour du collaborateur dans l'entreprise sans que cela nécessite la pose de congés pour la période pendant laquelle il n'a pas exercé son activité.

A ce titre, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir exercer son activité au sein des locaux de l'entreprise afin de poursuivre son activité, dans l'attente de la résolution du problème technique.

II est en outre précisé que le bureau du collaborateur dans les locaux du Groupe peut être utilisé en son absence, comme bureau de passage, par un autre collaborateur.

Dispositions relatives à l'hygiène et à la sécurité des collaborateurs en situation de télétravail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur et à l'employeur qui s'engagent mutuellement à les respecter.

Les conditions citées ci-après devront être remplies préalablement à la mise en œuvre du télétravail. Le collaborateur devra fournir, pour certaines conditions, les justificatifs nécessaires avant la signature de l’avenant.

Le télétravailleur doit s'assurer de la conformité de son installation avec un fonctionnement en télétravail. A ce titre, il doit prévoir à son lieu de télétravail un espace de travail adapté.

L'espace dédie à l'activité professionnelle doit, être propice au travail et à la concentration, obéir aux règles de sécurité et permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail.

Le télétravailleur doit également déclarer sa qualité de télétravailleur à son organisme d'assurance. II attestera auprès de l'employeur d'avoir accompli cette formalité au moyen d’une attestation de sa compagnie d’assurance, de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile indiquant que l’activité en télétravail a bien été déclarée.

Dans ce cadre, le collaborateur doit s'assurer que son installation est conforme aux normes de sécurité en vigueur. Le collaborateur en atteste via l'outil de candidature au télétravail. II atteste également qu'il est doté d'une connexion internet en haut-débit.

Tout accident survenu au télétravailleur au sein de son lieu d'exercice du télétravail pendant le temps de travail est présumé être un accident du travail.

II est donc soumis au même régime que s'il était survenu dans les locaux de l'entreprise. Aussi, si un télétravailleur est victime d'un accident pendant une période de télétravail, il devra en informer l'employeur, dans le respect des dispositions du règlement intérieur.

ACCOMPAGNEMENT DES COLLABORATEURS TELETRAVAILLEURS ET DES MANAGERS AVANT DES COLLABORATEURS EN SITUATION DE TELETRAVAIL

L'accessibilité d'un nombre important de collaborateurs au télétravail conduit à une évolution sensible des relations au sein de l'entreprise. Ainsi, par exemple, les modalités de communication entre les collaborateurs, le management d'équipe, le pilotage ou le reporting des collaborateurs peuvent s'en trouver assez profondément changés.

C'est sur la base de ces constats que le Groupe DSI a souhaité mettre en place un dispositif d'accompagnement des collaborateurs permettant d'assurer la transition vers ce changement culturel mais aussi d'adapter les pratiques quotidiennes existantes dans les équipes.

Cet accompagnement prendra notamment la forme d'actions de formations relatives à l'exercice du télétravail au sein du Groupe DSI. Ces actions consistent notamment à sensibiliser les candidats au télétravail aux bonnes pratiques en matière de santé et de sécurité, de déconnexion, d’ergonomie, de sécurisation des données etc. A défaut de suivi de ces formations, le télétravail ne pourra être mis en œuvre.

Une formation distincte est mise en place pour les managers de collaborateurs en télétravail. Elle porte notamment sur le management à distance mais aussi sur l'identification des risques psychosociaux auxquels les collaborateurs en situation de télétravail pourraient être exposés notamment du fait du risque d'isolement.

II est précisé que ces formations sont obligatoires.

TELETRAVAIL OCCASIONNEL

Le recours au télétravail occasionnel est limité aux situations exceptionnelles suivantes :

• situation de crise nécessitant la mise en œuvre du Plan de Continuité d'Activité ;

• pandémie ou toute autre situation sanitaire nécessitant la mise en place d'un plan de continuité d’activité ;

• grèves des transports ou blocage entrainant des difficultés importantes d’accès aux lieux de travail ;

• conditions climatiques exceptionnelles (intempéries, pics de pollution,) ;

• préconisations de la médecine du travail.

Les dispositions spécifiques définies pour le télétravail habituel ne s'appliquent pas au recours au télétravail occasionnel. Le recours au télétravail occasionnel modifie l’organisation de travail du collaborateur exerçant du télétravail habituel. Ainsi, les journées de télétravail occasionnel peuvent se cumuler avec la (ou les) journée(s) de télétravail habituel.

Le recours au télétravail occasionnel est limité aux collaborateurs disposant du matériel permettant le travail à distance.

II est précisé que le déploiement du matériel permettant le télétravail occasionnel pour le plus grand nombre de collaborateurs sera privilégié à l'occasion de l'attribution d'un nouveau poste de travail.

II doit faire l'objet d'un accord écrit, selon les cas, de Business Unit du périmètre concerné ou bien de la Direction des Ressources Humaines précisant la durée pour laquelle le télétravail occasionnel est autorisé et les modalités d'application de ce télétravail. Cet accord pourra être individuel ou collectif selon le motif justifiant le recours au télétravail occasionnel.

Dans cette hypothèse, le collaborateur devra s'enregistrer en qualité de télétravailleur pour la période de télétravail occasionnel ou tout autre moyen disponible de manière à ce qu'il puisse bénéficier d'une protection liée au statut de télétravailleur.

En tout état de cause, à l'issue de la période couvrant cette situation exceptionnelle, le télétravailleur reprendra son activité intégralement dans les locaux de l'entreprise ou selon son organisation définie par le dispositif télétravail habituel.

DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR

Droits collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

Droist individuels

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits individuels que les autres collaborateurs de l'entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d'entretiens individuels et de politique d'évaluation.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes entretiens individuels que les autres collaborateurs de l'entreprise. II est soumis aux mêmes politiques d'évaluation que les autres collaborateurs.

Charge de travail

II est rappelé que la charge de travail et les critères de résultats exigés du télétravailleur sont équivalents à ceux des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l'employeur.

La charge de travail et les délais d'exécution, sont évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l'entreprise, doivent, en particulier, permettre au télétravailleur de respecter la législation relative à la durée du travail et tout spécialement la durée maximale du travail et les temps de repos quotidiens

APPLICATION DU DOCUMENT DE CADRAGE

Entrée en vigueur et durée du document de cadrage

Le présent document de cadrage entrera en vigueur à compter du 22 juin 2020.

Ce document de cadrage est conclu pour une durée déterminée jusqu'au 31 décembre 2021.

Mise en œuvre du présent document de cadrage

La Direction du Groupe DSI convient qu’au-delà des contingences individuelles et matérielles, le télétravail s'inscrivait comme dans une démarche d'évolution en profondeur des modalités de fonctionnement du Groupe. A cet effet, les signataires ont convenu qu'il convenait d'être particulièrement vigilant quant aux conditions de mise en œuvre du télétravail dans ce nouveau cadre.

Dans ces conditions, la Direction a indiqué que la signature de ce document de cadrage marquerait le début d'une période de préparation matérielle du déploiement du présent accord. Dans un premier temps, il sera procédé au recensement des collaborateurs souhaitant s'inscrire dans une démarche de télétravail. Sur la base de ces informations, la direction des systèmes d'information proposera un plan de montée en charge du déploiement des équipements nécessaires à la mise en œuvre du télétravail en identifiant les périmètres de déploiement et les besoins matériels afférents. Dans le même temps, la Direction des Ressources Humaines proposera aux périmètres bénéficiaires de cette première phase de déploiement un plan d'accompagnement permettant le recours au télétravail dans les meilleures conditions. Ce plan d'accompagnement s'inscrira dans la démarche visée à l'article 6.

L'objectif de ce schéma de déploiement est de permettre de débuter effectivement le déploiement du télétravail à compter du mois 01 Septembre 2020. Au-delà de cette phase de lancement du document de cadrage, le déploiement du télétravail sera opéré progressivement dans le cadre de la procédure définie au paragraphe 6.

SUIVI DU DOCUMENT DE CADRAGE

Une commission de suivi du présent document de cadrage est créée. Elle s'assura du déploiement, de la mise en œuvre et de la bonne application de l'accord au sein du Groupe. Elle constitue la commission de suivi du télétravail créée pour la mise en place du télétravail au sein du Groupe DSI à compter du 22 Juin 2020.

La commission de suivi analysera notamment :

• le nombre de télétravailleur par BU

• la répartition hommes - femmes ;

• les typologies de refus ainsi que le taux de refus par rapport au nombre de candidature par périmètre. Des plans d'actions pourront être proposés par la Direction en vue de favoriser le déploiement du télétravail ;

• un retour annuel sur le suivi de la satisfaction sur le télétravail des télétravailleurs.

Elle se réunit une fois par an.

La commission de suivi est présidée par la responsable des Ressources Humaines pouvant être assistée par des personnes qualifiées en fonction des sujets abordés.

Elle se compose d’un représentant du personnel représentatif et par entité juridique, désignés par cette dernière, ainsi que les personnes en charge des questions de santé, sécurité et des conditions de travail.

A compter de la signature du présent document de cadrage, la commission se réunira une fois par trimestre et sera tenue informée de tous les sujets liés au déploiement tels que les équipements, les résultats du sondage des collaborateurs, suivi des acceptations ou refus de télétravail etc.

A l'issue de cette période, et pendant les 18 premiers mois de déploiement du présent document de cadrage, la commission de suivi se réunira tous les six mois.

Un point annuel sur le suivi du présent document de cadrage est présenté à l'instance en charge des questions de santé, sécurité et des conditions de travail.

FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE

Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, le présent document de cadrage sera notifié à l’ensemble des collaborateurs.

II sera également déposé par la Direction des Ressources Humaines auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) et du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud'hommes.

Fait au PLESSIS ROBINSON

Le 30 mai 2020

Le Directeur général, Ressources Humaines Pour PERISOFT

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