Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au droit à la déconnexion" chez URSSAF DE BOURGOGNE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION

Entre l’Urssaf Bourgogne, dont le siège est sis 8 Boulevard Clemenceau à Dijon (21000), représentée par Directeur, en vertu des pouvoirs dont il dispose, d'une part,

Et,

Les organisations syndicales

• Syndicat CGT, représenté par délégué syndical

• Syndicat FO, représenté par déléguée syndicale

• Syndicat CFDT, représenté par délégué syndical

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

« Le développement des technologies d’information et de communication (TIC), s’il est mal maîtrisé ou régulé, peut avoir un impact sur la santé des salariés. Il peut notamment amplifier les facteurs à l’origine des risques psychosociaux (stress, épuisement professionnel,…). Parmi eux, la charge de travail et la surcharge informationnelle, le brouillage des frontières entre vie privée professionnelle sont des risques associés à l’usage du numérique. (…) En lien avec l’organisation du travail et le management, les TIC participent à l’accroissement des rythmes de travail. Leur utilisation n’implique pas globalement pour les salariés une intensification du travail, mais ceux qui en font une utilisation soutenue y sont particulièrement exposés. » (Extrait de l’étude d’impact de la loi Travail).

En effet, bien que les technologies de l'information et de la communication (messagerie électronique, intranet collaboratif, ordinateurs portables, Smartphones etc…) fassent partie intégrante de l’environnement de travail et participent indéniablement à la performance de l’activité qui s’en trouve aussi et pour chacun facilitée (limitation des déplacements, mise en place de solutions de travail à distance etc…), leur utilisation fort aisée et donc possiblement « sans limite » peut rapidement troubler l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Aussi, l’article 55 de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels impose que la négociation collective prenne en compte les contraintes que font peser sur les salariés les outils numériques qui sont mis à leur disposition par l’employeur (article L 2242-8, 7^{ème -} Code du Travail).

Au sein des organismes de Sécurité Sociale, le protocole d’accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 28 juin 2016 aborde dans la partie dédiée à la conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle le droit à la déconnexion.

Les signataires se sont donc réunis pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion. Ils réaffirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Cet accord instaurant un droit à la déconnexion constitue une étape importante dans le projet global de l’Urssaf Bourgogne d’amélioration de la qualité de vie au travail puisqu’il a été conçu pour garantir l’effectivité du droit au repos, mais aussi afin de diminuer le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels.

Ledit accord vise à adopter et promouvoir des bonnes pratiques qui permettront de veiller :

• à la préservation de la santé et de la sécurité des agents de l’Urssaf Bourgogne en évitant les situations de sur-connexion,

• à l’imperméabilité de la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle,

• et, plus généralement, à une utilisation optimale des outils numériques mis à disposition.

Article préliminaire – Définitions

Il y a lieu d’entendre par :

• Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.

• Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, Smartphones…) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, intranet….) qui permettent d’être joignable à distance.

• Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquelles il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.

Il est également rappelé que chaque salarié doit veiller à sa sécurité et sa santé en respectant :

• Un temps de repos quotidien de 11 heures,

• Un temps de deux journées consécutives de repos hebdomadaires, comprenant le dimanche (sauf cas exceptionnel de présence sur un salon, de maintenance, d’astreinte…)

Article 1 – Champ d’application

Les principes établis par le présent accord de travail concernent :

• l’ensemble des salariés de l’Urssaf Bourgogne qui relèvent de la Convention Collective Nationale de la Sécurité sociale du 8 février 1957 et de ses avenants.

• Ainsi que le personnel embauché en tant qu’intérimaire.

Ces dispositions concernent tous les salariés qu’ils soient sous contrat à durée déterminée ou indéterminée, à temps plein ou à temps partiel, cadre ou non cadre.

Article 2 – Sensibilisation à la déconnexion – Dispositifs de sauvegarde existants

2.1 – Actions de sensibilisation à la déconnexion

Des actions de sensibilisation seront organisées à destination notamment des cadres au forfait, des salariés travaillant à distance, des salariés disposant d’outils nomades et des managers en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

2.2 – Dispositif spécifique applicable aux cadres au forfait

Une convention de forfait jours permet une plus grande souplesse dans la gestion du temps de travail pour les salariés qui en bénéficient. Toutefois, un tel régime ne doit pas conduire les agents visés à être présents et travailler sur des plages horaires plus importantes que celles des personnels qui ne bénéficient pas d’un tel aménagement.

L’accord relatif aux forfais jours négocié en novembre 2019 au sein de l’Urssaf Bourgogne, permet d’arrêter les modalités d’organisation du temps travaillé dans le cadre d’une convention de forfait jour.

Ont été ainsi actés les points suivants :

• Les personnels concernés par ce dispositif, à savoir :

• Les cadres disposant d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés,

• Les agents de Direction à l’exception des cadres dirigeants ;

• La nécessaire signature d’une convention écrite valable pour une année civile complète, renouvelable par tacite reconduction. Le salarié souhaitant mettre fin à cette formule devra en faire la demande expresse avant le 1er décembre auprès de son responsable hiérarchique avec copie au service RH, à effet du 1er janvier suivant.

• Les modalités de calcul des repos compensatoires,

• Les garanties afférentes au respect des temps de repos (repos quotidien, repos hebdomadaire, répartition hebdomadaire du travail sur les 5 journées ouvrées, durée maximale journalière).

A ce titre, il est prévu un suivi de l’adéquation entre la charge de travail et le temps de travail.

Un document mensuel comprenant le nombre et la date des journées travaillées dans le mois accompli, le positionnement, ou la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, jours fériés chômés, congés conventionnels ou autres, et les éventuelles remarques du salarié sur sa charge de travail, est établi par le salarié.

Cette déclaration est signée par le salarié et validée chaque mois par le responsable hiérarchique, qui à cette occasion, vérifie le respect des repos quotidien et hebdomadaire et s'assure que la charge de travail du salarié est conforme aux dispositions légales et conventionnelles.

Le salarié peut également alerter par écrit son responsable hiérarchique, avec copie au service RH, sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur l'organisation et sa charge de travail. Ce dernier devra organiser dans les plus brefs délais un entretien.

Enfin, le salarié en forfait en jours bénéficie au minimum d'un entretien spécifique par an avec son responsable hiérarchique. Le salarié et le responsable hiérarchique examinent, à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.

2.2 – Dispositif spécifique applicable aux salariés en situation de travail à distance

Le travail à distance constitue un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail et de motivation puisque permettant une meilleure conciliation vie professionnelle / vie personnelle ainsi qu’une limitation des risques environnementaux et routiers par la réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Néanmoins, si la conciliation vie professionnelle / vie personnelle est ainsi facilitée, il n’en demeure pas moins que la frontière entre les deux peut substantiellement s’amenuiser, un environnement de travail (au sens large du terme) s’invitant au domicile du salarié concerné.

Le travail à distance est régi à l’Urssaf Bourgogne par le Protocole d’accord relatif au travail à distance en date du 29 juin 2017 et l’avenant au protocole en date du 3 octobre 2019.

A ce titre, les télétravailleurs sont soumis aux horaires de travail applicables au sein de l’Urssaf Bourgogne. Un avenant au contrat de travail fixe les jours de TAD arrêtés pour chaque demandeur, pour lesquels une telle demande a reçu une suite favorable. De la même manière ledit contrat détermine les conditions dans lesquelles le salarié reste joignable et ce, pour parvenir à un respect du droit à la déconnexion de chacun. Elles sont portées à la connaissance du ou des manager(s) et de l’entourage de travail.

La hiérarchie est donc contrainte par ces dispositions et ne peut, comme pour tout autre salarié qui n’est pas en TAD, contacter le télétravailleur en dehors de ces plages.

L’Entretien Annuel d’Evaluation et d’Accompagnement comprend un temps d’échange consacré au suivi et à l'organisation du télétravail (conditions d’activité, charge de travail, maintien du lien avec l’organisme) mais aussi à l’exercice effectif du droit à la déconnexion.

Les salariés en travail à distance occasionnel sont soumis à ces principes (à l’exception de l’avenant au contrat de travail).

Une sensibilisation particulière des télétravailleurs et de leurs managers est déployée antérieurement à sa mise en œuvre.

Des contrôles sur le bon respect de ces règles pourront être mis en œuvre.

Article 3 – Lutte contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle

3.1 – Rappel des bonnes pratiques

La Direction rappelle que l’usage du mail est un mode de communication parmi d’autres, notamment plus directs (téléphone, réunion, échange verbal…) et qu’il ne doit pas devenir le seul outil.

Le téléphone ou l’échange direct doit être privilégié pour les questions urgentes.

Par ailleurs, quelques principes doivent régir les invitations à des réunions : programmation à l’avance, vérification des disponibilités, respect des horaires de travail.

Par ailleurs, chaque salarié est invité en cas d’absence à renseigner dans sa messagerie professionnelle, la partie « Réponses automatiques » qui permet de signaler à ses correspondants Outlook la période de son absence et si possible la personne à contacter en cas d’urgence.

3.2 – Elaboration d’une Charte

L’Urssaf Bourgogne s’engage à élaborer durant la durée de cet accord une charte sur la bonne utilisation de la messagerie.

Article 4 – Lutte contre l’utilisation abusive des outils numériques professionnels

4.1 Les périodes de déconnexion durant le temps de travail

Tout salarié de l’Urssaf Bourgogne est invité à user de son droit à la déconnexion, durant les temps d’échanges et de réunions (réunion de projet, de service, action de tutorat, animation de formation etc…) et ce, sauf à ce que l'utilisation des outils /solutions digitales soit en lien avec l’échange en question.

A ce titre, un message d’état « En réunion » et/ou « Ne pas déranger » peu(ven)t être activé(s) concernant la messagerie professionnelle / instantanée. La ligne téléphonique professionnelle peut, quant à elle, faire l’objet d’un renvoi tant vers un serveur vocal que vers une autre ligne disponible.

De la même manière, tout salarié de l’Urssaf Bourgogne peut user de son droit à la déconnexion de manière ponctuelle et temporaire dans l’objectif de satisfaire à une tâche facilitée par une absence d’interruption pour sa bonne prise en charge.

A titre « d’indicateur visuel » vis-à-vis des autres utilisateurs, un message d’état « Ne pas déranger » peut-être activé concernant la messagerie professionnelle / instantanée. De même, la ligne téléphonique professionnelle peut faire l’objet d’un renvoi tant vers un serveur vocal que vers une autre ligne disponible.

Dans ce cadre, l’objectif est donc de permettre au salarié de se consacrer pleinement à la mission particulière à réaliser en s’abstenant, notamment, de consulter la messagerie professionnelle.

Dans ce cadre, l’Urssaf s’engage à :

• Expérimenter dans le courant de l’année 2020 le principe d’une journée sans courriels internes. Les salariés seront encouragés à ne pas se connecter à leur messagerie.

Dans les cas où cette connexion est nécessaire (en raison de l’activité du salarié, d’un lien avec des acteurs extérieurs, etc.) l’envoi de courriels internes sera prohibé en dehors des urgences (dysfonctionnements informatiques par exemple).

4.2 Les périodes de déconnexion hors temps de travail

Le temps de déconnexion de référence démarre dès que le salarié quitte son poste de travail et se poursuit jusqu’à la reprise du travail. Il porte en tout état de cause et a minima, sur les périodes suivantes :

• Concernant les jours ouvrés :

• Pour le personnel soumis à l’accord sur l’horaire variable :

  • de 19h00 à 7h00, à l’exception des opérations ponctuelles qui se tiendraient sur ces plages horaires et pour lequel ce temps serait rémunéré (opérations de lutte contre le travail illégal, maintenance informatique ou salons, par exemple).

  • Durant la pause méridienne préalablement débadgée avec un minimum de 35 minutes,

• Pour le personnel non soumis à l’accord sur l’horaire variable :

  • De 19h00 à 7h00, à l’exception des opérations ponctuelles qui se tiendraient sur ces plages horaires et pour lequel ce temps serait rémunéré (opérations de lutte contre le travail illégal, maintenance informatique ou salons, par exemple).

  • Durant la pause méridienne, 

• Pour l’ensemble du personnel :

  • Durant les périodes de congés (quelle qu’en soit l’origine) / jours de RTT ou encore repos compensatoire régulièrement planifiés,

  • Durant les périodes d’absence autorisées et/ou justifiées dans les délais requis (jour non travaillé dans le cadre d’un temps partiel, arrêt de travail…).

• Concernant les jours non ouvrés :

• Durant les week-end (samedi et dimanche),

• Durant les jours fériés.

Les parties réaffirment que les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Les outils nomades permettent d’utiliser la messagerie professionnelle à toute heure et en tout lieu, rendant ainsi plus poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque également d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre.

Aussi, les managers ne peuvent pas contacter leurs collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable au sein de l’Urssaf Bourgogne.

Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail.

Par ailleurs, les appels téléphoniques et les envois de SMS se font uniquement sur les outils professionnels.

Dans ce cadre, l’Urssaf Bourgogne s’engage à :

• Aborder lors de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement (EAEA), dans la partie « bilan de l’année écoulée », les situations de « débordement » et donc « sur-connexion » potentielles dans le cadre des périodes considérées comme étant hors temps de travail,

• Mettre en œuvre :

• L’activation d’une fenêtre pop-up invitant le collaborateur à sauvegarder son travail, peu de temps avant 19h00 (par exemple : 18h55),

• L’arrêt automatique des postes à 19h00 à l’exception des cadres dirigeants et des collaborateurs au forfait jours annuels,

• L’expérimentation (sous réserve de faisabilité technique) : du vendredi 19h00 au lundi 7h00 pas d’actualisation de la messagerie électronique.

• Intégrer dans les signatures électroniques de chaque salarié, le message suivant : « si vous recevez ce message en dehors de vos horaires de travail vous n’êtes pas tenu de répondre ».

4.3 - Respect des périodes dites de déconnexion hors temps de travail et durant le temps de travail à l’exception des cas d’urgence

L’exception au principe du respect au droit à la déconnexion ci-dessus cité se doit d’être justifiée par la gravité, l’urgence et/ou l’importance exceptionnelle du sujet à traiter, c'est-à-dire lorsque l’affaire ou le dossier en cause, relevant du champ d’intervention du salarié, nécessite une action et/ou une prise de décision très rapide, l’absence de suite pouvant avoir des conséquences fâcheuses pour l’organisme ou l’usager.

Il en est de même des situations de crise entrainant le déclenchement du plan de continuité d’activité.

Article 5 – Rendez-vous et suivi de l’application de l’accord

Un bilan de l’application des dispositions de l’accord sera présenté annuellement.

Si un problème d’une particulière importance était constaté à l’occasion de ce bilan, les parties au présent accord conviennent de se réunir dans les meilleurs délais afin d’y remédier.

En cas d’évolution législative ou conventionnelle impactant le présent accord, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d’échanger sur les évolutions rendues nécessaires.

Article 6 – Durée de l’accord

Sous réserve d’une signature majoritaire des organisations syndicales participant à la négociation, il sera d’une durée déterminée de trois années. Il prendra fin de plein droit à l’arrivée de son terme, et cessera de produire tout effet à cette date. A ce titre, il est de la même manière acté que la périodicité de la négociation est portée à 3 ans.

Il n’est pas renouvelable par tacite reconduction.

Article 7 – Entrée en vigueur

Cet accord entre en vigueur à compter du 1er jour du mois qui suit l’agrément ministériel.

Article 8 - Communication de l’accord

Un exemplaire du présent accord est transmis à chacun des délégués syndicaux.

Il sera présenté aux membres du CSE.

Il sera diffusé dans l'intranet de l’Urssaf de manière à être porté à la connaissance de l'ensemble des salariés dès agrément.

Article 9 – Diffusion et condition de validité

Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera transmis à la Direction de la sécurité sociale (DSS) et une copie sera adressée à la Mission Nationale de Contrôle compétente et à l’Acoss. Après agrément, le présent accord fera l’objet d’un dépôt conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail, sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail ( www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Un exemplaire de l’accord sera également déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Dijon dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.

Fait à Dijon, le 12 décembre 2019, en 6 exemplaires.

Pour l’Urssaf Bourgogne

Les représentants des organisations syndicales

Pour le syndicat CGT Pour le syndicat FO

représenté par représenté par

Pour le syndicat CFDT

représenté par