PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU RECOURS AU

VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre : l’Union de Recouvrement des cotisations de la Sécurité Sociale et d’Allocations familiales de Franche-Comté, dont le siège est situé au 3 Rue de Chatillon à Ecole-Valentin

représentée par la Directrice,

Madame ……………………, dûment habilitée,

d’une part,

ET : Les organisations syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :

• FO/SNFOCOS dûment représentée par ……………..

• CGT dûment représentée par ………………

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles du Comité social et économique (CSE) de 2023, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent protocole d’accord conviennent de mettre en place le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004 et des articles R.2314-5 et R.2314-6 du Code du travail (modifiés par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017), du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles qui impose de suivre un cahier des charges respectant les prescriptions légales minimales

Le présent protocole d’accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre. Le présent protocole sera ainsi annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

SOMMAIRE

Article 1 – Principe du recours à un prestataire 3

Article 2 – Dates et lieu des élections 4

Article 3 – Déroulement des opérations de vote 4

Article 3.1 – Transmission d’une notice d’information 4

Article 3.2 - Matériel de vote 4

Article 3.3 – Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte de non-réception 5

Article 3.4 – Modalités de vote et listes 5

Article 3.5 – Déroulement du vote 6

Article 3.6 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données 6

Article 3.7 – Délais de recours et destruction des données 7

Article 4 – Plan de communication 7

Article 5 – Le scellement 7

Article 6 – Bureau de vote 8

Article 7 – Dépouillement 8

Article 7.1 – Procédure de dépouillement 9

Article 7.2 – Signature et conservation des listes d’émargement 9

Article 8 – Formalités 9

Article 9 – Durée du protocole d’accord 9

Article 10 – Dépôt et publicité de l’accord 10

Article 11 – Entrée en vigueur 10

Article 1 – Principe du recours à un prestataire

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à une des deux sociétés intégrées au marché national UCANSS spécialisées dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique.

Dans ce cadre un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera mis à disposition sur l’intranet.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 2 – Dates et lieu des élections

Le premier tour des élections des membres du Comité Social et Economique se déroulera par vote électronique le 14 mars 2023, sous réserve de la signature du Protocole d’accord préélectoral.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent pour le tour unique, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

Article 3 – Déroulement des opérations de vote

Article 3.1 – Transmission d’une notice d’information

Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et à distance.

Article 3.2 - Matériel de vote

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile un moyen d’authentification confidentiel.

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés par courriers simples.

Lors de la connexion, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.

Article 3.3 – Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte de non-réception

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix :

• Son département de naissance,

• Une partie du numéro de sécurité sociale

• Son code postal de résidence,

• Son matricule.

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse électronique professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.

Article 3.4 – Modalités de vote et listes

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Les listes des candidats et professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises à la Direction Régionale, qui les transmettra au prestataire.

La direction affichera les listes déposées, le lendemain de la date limite de dépôt des candidatures, sur les panneaux réservés aux communications de la direction au siège de l’Urssaf et dans chacun des sites.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Article 3.5 – Déroulement du vote

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.

Il pourra alors procéder à son choix :

• Choisir une liste complète,

• Raturer des candidats,

• Voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 3.6 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2314-7 du Code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 3.7 – Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 4 – Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions et les règles du vote en ligne

• Information sur la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire

• Messages ciblés sur l’Intranet et des supports dématérialisés de communication

Pendant le scrutin :

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire choisi.

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

Article 5 – Le scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),

• Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

• Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Article 6 – Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.

À ce titre, :

• Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,

• Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,

• Ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront tout décision utile,

• Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

  • Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,

  • Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• Les listes électorales,

• Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),

• La composition du bureau de vote,

• L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,

• Le journal des événements,

• Le code de scellement du Système de vote.

Article 7 – Dépouillement

Article 7.1 – Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

Article 7.2 – Signature et conservation des listes d’émargement

À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.

Article 8 – Formalités

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Article 9 – Durée du protocole d’accord

La durée de la présente décision est déterminée et correspond à celle nécessaire pour l’organisation des élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique de 2023.

Article 10 – Dépôt et publicité de l’accord

Une fois agréé l'accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues par les articles D.2231-2 et suivants du code du travail.

Le dépôt est opéré sur support électronique sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et un exemplaire auprès du greffe du Conseil de Prud'hommes compétent.

Le CSE et les délégués syndicaux en recevront un exemplaire.

L’ensemble des salariés sera informé de ces nouvelles dispositions par voie d’affichage et une mise à disposition sous format dématérialisé.

Article 11 – Entrée en vigueur

L’entrée en vigueur du présent protocole d’accord est subordonnée à l’agrément ministériel.

Fait à Ecole-Valentin, le 15 décembre 2022

Pour les syndicats Pour L’URSSAF

Pour FO/SNFOCOS La Directrice Régionale,

Pour la CGT