Accord d'entreprise "AD SCIENTAM - ACCORD COLLECTIF RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL" chez AD SCIENTIAM

AD SCIENTIAM

ACCORD RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNÉS:

La société AD SCIENTIAM, SAS au capital de 13405 euros, domiciliée au 12 Villa Saint Jacques 75014 Paris, enregistrée au tribunal de commerce de Paris sous le numéro 795 083 336, représentée par son Président.

D’UNE PART,

ET:

Les membres titulaires du Comité Social et Économique.

D’AUTRE PART,

Ci-après également dénommées collectivement « Parties » et individuellement « Partie ».

Il a été conclu le présent accord et préalablement rappelé ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre des ordonnances Macron n°2017-1387 du 22 septembre 2017 et 2017-1718 du 20 décembre 2017 et afin de prendre en compte les technologies de l’information et de la communication qui permettent de définir de nouvelles formes d’organisation du travail, la Direction a convié les Organisations Syndicales à négocier le présent accord, en date du 24/04/2021. Aucune organisation syndicale ne s’est présentée, le présent accord relatif au télétravail a été conclu avec les membres titulaires du Comité Social et Économique.

Cet accord vise à prendre en compte la qualité de vie au travail en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle tout en maintenant l’efficacité et la qualité du travail fourni et en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières de la société.

Les Parties rappellent que le télétravail au sein de la société AD SCIENTIAM repose sur un choix personnel accepté par le salarié et l’employeur.

AD SCIENTIAM confirme sa volonté de maintenir le lien entre l’entreprise et les salariés au plus près des activités et entend valoriser l’esprit d’équipe et veiller au bon usage des technologies de l’information et de la communication (TIC).

Lorsque l’emploi exercé par le salarié se prête à cette forme d’organisation, que les contraintes clients le permettent, que sont garanties les bonnes règles de fonctionnement à distance dans la relation avec l’environnement professionnel et le management, le télétravail peut être une forme d’organisation durable apportant des éléments positifs en matière de qualité de vie, de responsabilisation et d’autonomie dans l’exercice des missions professionnelles.

Les Parties signataires soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Un suivi devra être réalisé chaque année pour faire un état des lieux de la mise en place du présent accord, dans les conditions fixées à l’article 20 ci-dessous.

Le bilan sera présenté au Comité Social et Économique.

Titre I : Cadre et forme du télétravail régulier et principes généraux

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute « forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Sur la base de cette définition générale, le présent accord précise que selon les dispositions convenues entre les Parties signataires, le télétravail au sein de la société AD SCIENTIAM s’entendra comme la situation où le salarié, sur la base du volontariat, effectue son activité professionnelle alternativement à son domicile et dans les locaux de l’entreprise. Ceci sera formalisé par une charte relative au télétravail.

Un guide du télétravail a également été réalisé et permet au télétravailleur de prendre connaissance notamment :

• des conditions et démarches pour accéder au télétravail,

• de l’organisation du télétravail

• des devoirs du télétravailleur

• de conseils pour gérer l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ainsi que pour aménager son espace de travail.

Le télétravail mis en place dans la société AD SCIENTIAM s’entend du travail au domicile du salarié. Par défaut, le domicile déclaré à l’entreprise pour l’envoi du bulletin de paie est le lieu de télétravail.

Un autre lieu de télétravail en France métropolitaine pourra être accepté par l’entreprise sous réserve que le salarié le déclare et que les contraintes clients ou techniques ne s’y opposent pas. Les surcoûts éventuels ne seront pas pris en charge par AD SCIENTIAM.

Titre II : Conditions

Article 1.1 : Activité de l’entreprise concernées

Le télétravail est ouvert aux activités de l'entreprise pouvant être exercées à distance, notamment aux activités suivantes : Direction Juridique, Ressources Humaines, Administratif, Qualité/Réglementaire; Traitement de données Recherche clinique; Innovation médicale; Ergonome et designer mobile; Gestion de projet; Marketing et Distribution, Développement informatique et Direction.

Article 1.2 : Critères d’éligibilité au télétravail

Les Parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance.

Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail, l’autonomie et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Sont dès lors éligibles au télétravail les salariés qui rentrent dans une des catégories suivantes :

• Titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein;

• Titulaires d’un contrat à durée déterminée à temps plein;

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché pendant le temps du télétravail;

• Occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle et/ou régulière à distance ;

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service ;

• Répondant aux exigences techniques minimales requises à leur domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail adapté à ce mode d’organisation, permettant en particulier la réalisation de vidéoconférences, une connexion internet à haut débit, et une installation électrique conforme.

• Dont les fonctions n’exigent pas, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise (ex : accueil, maintenance, production, management de proximité etc…);

• Dont les fonctions ne nécessitent pas une absence importante et régulière de leur lieu habituel de travail ;

Les salariés en contrat d'apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage (sauf dérogation, en accord avec l’établissement du salarié concerné).

Article 2 : Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuelle

Les Parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-accord et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur. Il ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié ou de l’employeur et après accord des deux parties.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur et au responsable hiérarchique de l’employé de pouvoir disposer d’une visibilité satisfaisante sur le travail accompli.

Titre III : Mise en place

Article 3 : Modalités de mise en œuvre du télétravail

Le responsable hiérarchique sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation (notamment sur le choix du/des jours effectués en télétravail).

Les étapes de la procédure de demande sont les suivantes :

• Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande par écrit auprès du service RH au moins une semaine avant la date de démarrage désirée du télétravail, sous réserve de disposer de l’ensemble des documents nécessaires, pour permettre au service RH d’examiner les critères d’éligibilité.

• Les critères réunis, le service RH sollicite le responsable hiérarchique du salarié, qui doit émettre un avis (positif ou négatif) motivé.

• La réponse est délivrée au salarié par écrit par le service RH.

Article 4 : Télétravail occasionnel

La procédure décrite ci-dessus s’applique en dehors des cas spécifiques de recours au télétravail précisés ci-dessous :

- Circonstances collectives particulières, telles qu’une pandémie ou des événements climatiques ou ponctuels affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport. Dans ce cas, la journée de télétravail pourra être planifiée exceptionnellement « en dernière minute ».

- Mesures gouvernementales relatives à un cas de force majeure qui prévalent sur les conditions du présent accord.

Dans ce cas, les articles de l’accord ne s’appliquent pas, le salarié devra en faire la demande par mail auprès de son responsable hiérarchique qui lui donnera ou non son accord.

Article 5 : Formalisation du télétravail

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’une charte relative au télétravail dont la durée initiale ne pourra pas excéder 12 mois.

La charte précisera notamment :

• Le lieu d’exercice du télétravail

• Le rythme du télétravail

• Les assurances

• Les règles relatives à la période d’adaptation

• Les conditions de réversibilité

• La durée du travail

• L’environnement et l’équipement de travail

• Droits individuels et collectifs

• Protection des données et confidentialité

• Un guide des bonnes pratiques liées au télétravail en annexe et un rappel à la charte informatique

En l'absence de demande de réversibilité tel que présenté dans l’article 7 ou de nouvelle version du présent Accord, cette charte de télétravail sera reconduite de manière tacite, chaque renouvellement étant valable pour une durée de douze mois.

Article 6 : Période d’adaptation

Une période d’adaptation de trois mois permettra de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, celles-ci pourront mettre fin unilatéralement à l’organisation en télétravail, par écrit, moyennant le respect d’un délai de prévenance de 2 semaines. Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

Par ailleurs, à l’issue de la période d’adaptation, un entretien de bilan aura lieu entre le salarié et le responsable hiérarchique.

Article 7 : Réversibilité

Le salarié pourra librement et unilatéralement mettre fin à la situation de télétravail, tout au long de l’année, par écrit et en respectant un délai de prévenance d’un mois.

L’employeur pourra mettre fin au télétravail dans les circonstances suivantes :

- les missions définies dans la fiche de poste ne sont pas remplies, en particulier le rapport d’activité et la communication sur les activités réalisées par le salarié;

- modification dans l’organisation du service ou circonstances particulières imposant le retour du salarié à temps plein dans l’entreprise;

- non-respect par le salarié du présent accord et de la charte de télétravail.

Au-delà de ces circonstances, il peut être mis un terme d’un commun accord au télétravail, par écrit et en respectant un délai de prévenance d’un mois.

S’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié retrouvera son poste dans les locaux de l’entreprise dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

Article 8: Changement de fonction, de service ou de domicile

Un réexamen de l’éligibilité du salarié par le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d’établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

Titre IV : Modalités d’organisation du télétravail

Article 9 : Rythme de télétravail

La journée choisie ne correspondra pas systématiquement à un jour fixe de la semaine et les jours de télétravail ne seront pas pris de façon systématique chaque mois. Le salarié transmettra ses demandes de télétravail semaine par semaine via le système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH) en vigueur, au plus tard en fin de journée le jeudi de la semaine qui précède. En l’absence de réponse du responsable hiérarchique sous 24 heures, la demande de télétravail est considérée comme validée.

Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail, le nombre de jours en télétravail du salarié ne devra pas dépasser trois cinquième du nombre de jours travaillés sur le mois, arrondi à l’unité inférieure. Un suivi des jours de télétravail effectivement réalisés sera fait à la fin de chaque mois par le responsable hiérarchique.

A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de services, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site. Dans cette situation, le jour de télétravail sera reporté au plus tard le mois suivant.

Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener AD SCIENTIAM à suspendre la situation de télétravail.

De même des circonstances exceptionnelles auxquelles le salarié doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée sans que soit remis en cause sa qualité de télétravailleur. Dans cette situation, le jour de télétravail sera reporté au plus tard le mois suivant.

Les jours de télétravail ne sont pas cumulables d’un mois à l’autre.

Les jours de télétravail doivent être posés en journée entière ou en demi-journée.

Article 10 : Maintien du lien avec l’entreprise

Le supérieur hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail. Il est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié en présentiel comme en télétravail.

En revanche, les formations ou évènements d’entreprise sur le temps de travail qui nécessiteraient une présence physique du salarié seront prioritaires sur le télétravail.

De plus, la société s’engage à ce que les salariés télétravailleurs bénéficient d’entretiens périodiques avec leurs responsables hiérarchiques dans les mêmes conditions et suivant le même rythme qu’en présentiel.

Article 11. Contrôle et gestion du temps de travail

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise. Pour ce faire, comme pour le travail réalisé dans l’entreprise, l’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

L’amplitude horaire des plages définies devra impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées minimales légales de temps de pause quotidienne, de repos quotidien et hebdomadaire pour tous les salariés.

Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur indiquera ses heures de travail en utilisant le logiciel de gestion du temps de travail, dont le nom sera spécifié dans la charte de télétravail.

Compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, les Parties reconnaissent que les TIC (Technologies de l'information et de la communication) devront être maîtrisées. Il est également reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors des horaires d’ouverture de l’établissement dans lequel il accomplit régulièrement son travail, ou à défaut, pendant la durée légale de repos quotidien. Le salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par AD SCIENTIAM.

Article 12 : Fixation des plages horaires

Afin d’assurer le principe du respect de la vie privée, pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail entre 8h et 19h, avec une heure de pause déjeuner entre 12h et 14h, dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.

Pendant les plages horaires suivantes: de 10h à 12h et de 14h à 16h, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Le salarié doit être joignable durant cette plage horaire via le logiciel de messagerie instantanée interne à l’entreprise, téléphone et sa messagerie mail professionnelle. Ainsi, le salarié communiquera à son supérieur hiérarchique un numéro de téléphone sur lequel il est joignable et lui donnera accès à son agenda électronique partagé (via une option de partage du calendrier).

Article 13 : Environnement et équipement de travail

L’employeur demande au salarié, préalablement à son passage en télétravail, de s’assurer de la compatibilité de son installation électrique et ergonomique avec un fonctionnement en télétravail, dans l’espace utilisé par le salarié pour le télétravail. Il s’assure par ailleurs de la conformité de l’installation électrique de son espace de télétravail à la réglementation en vigueur, et en certifie la conformité à la société par la remise d’une attestation sur l’honneur permettant le télétravail par l’utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) de son lieu de travail. Cette conformité des installations de l’espace de télétravail est une condition préalable pour bénéficier du télétravail. Aucun salarié ne saurait effectuer son activité sans s’assurer de cette conformité.

En cas de non-conformité, AD SCIENTIAM refusera la mise en œuvre du télétravail.

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail adapté au télétravail, tel que défini dans l’article 1 et qui soit conforme aux règles de sécurité. L’environnement personnel dédié au télétravail doit être propice au travail et à la concentration.

AD SCIENTIAM s’engage à fournir, installer et entretenir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail:

• Un système sécurisé d’accès distant aux fichiers de l’entreprise

• Un compte professionnel sur le logiciel de messagerie instantanée interne à l’entreprise.

• Un ordinateur portable équipé d’une caméra pour les visioconférences et d’une souris dans la mesure où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise.

Au cas par cas, l’entreprise pourra fournir au salarié des équipements supplémentaires (exemple: écran, clavier, souris), sur demande du salarié et validation de son responsable hiérarchique.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par la société AD SCIENTIAM reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué lors du départ du salarié, comme le prévoit le contrat de travail.

Le télétravailleur devra prendre soin des équipements qui lui sont confiés.

AD SCIENTIAM fournira également au télétravailleur un service d’assistance technique analogue à celui fourni pour le travail réalisé dans l’entreprise. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son supérieur hiérarchique et le service RH.

AD SCIENTIAM contribuera aux frais professionnels du salarié (électricité, chauffage, internet, etc…) sous la forme d’un forfait mensuel encadré par l’URSSAF*, sous réserve de la bonne déclaration des jours de télétravail dans le SIRH (*exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine.)

Titre V : Droits et devoirs du salarié et prévention des effets de l’isolement

Article 14 : Droits collectifs

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise, notamment quant à l’accès à l’information syndicale et quant aux élections professionnelles.

Article 15 : Droits individuels

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation et de rémunération. Ainsi, le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation de ses résultats.

Article 16 : Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur attestera que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Si un accident du travail survenait au domicile pendant les horaires de télétravail, le salarié en aviserait sa hiérarchie et le service des Ressources Humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de la société AD SCIENTIAM. Il appartiendra alors au service des ressources humaines d’en prévenir le service médical de santé au travail.

Tout accident du travail survenu au télétravailleur à son domicile pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise.

Article 17 : Protection des données, confidentialité

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus par la «Charte informatique» en vigueur dans l’entreprise.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code pin …) qui sont personnels, confidentiels et qui ne peuvent être transmis à un tiers sauf autorisation expresse et écrites d’un supérieur hiérarchique.

Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Article 18 : Assurances

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile. Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires attestant de sa couverture d’assurance.

Pour toute modification impactant ladite couverture, le télétravailleur devra, en outre, remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés.

L’employeur devra s’assurer que son contrat d’assurance en vigueur offre aux salariés en situation de télétravail les mêmes garanties que lors de leur présence dans les locaux de l’entreprise (protection des biens professionnels en cas de dommages, protection des données sensibles, responsabilité civile professionnelle).

Article 19 : Modalités d’accès au télétravail des travailleurs handicapés

Les travailleurs handicapés qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail, qui seront évaluées par le responsable hiérarchique et la Direction de l’entreprise au cas par cas, par exemple par la fourniture d’équipements informatiques et ergonomiques adaptés.

Titre VI : Dispositions finales

Article 20 : Suivi et révision de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’un rapport d’impact chaque année par le Comité Social et Économique et par le service des ressources humaines.

Le Comité Social et Économique délibéra sur la bonne application de cet accord et se réunira en cours d’année pour la bonne application de cet accord, et à la première demande d’un membre du Comité Social et Économique en cas de difficulté avérée.

Le présent accord ne pourra être modifié que par avenant conclu entre les Partis signataires de l’accord initial, sous réserve qu’un délégué syndical ou un salarié mandaté soit désigné dans l’entreprise.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient soit à la date expressément prévue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

Article 21 : Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée d’un an, à la date de la signature par les Parties. A l’issue de cette période, les Parties se réuniront pour examiner les dispositions à prendre en fonction des enseignements tirés de l’application de l’accord et décider de l’opportunité de renouveler le présent accord.

Article 22 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé, totalement ou partiellement, soit par la Direction de l’entreprise soit par la majorité des membres du Comité Social et Économique signataires ou adhérentes et selon les modalités suivantes :

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres Parties signataires ou adhérentes et déposée par la partie la plus diligente auprès des services de la DIRECCTE et du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes.

Le préavis de dénonciation est fixé à 2 mois.

Article 23 : Publicité et dépôt

Chaque partie signataire conservera une copie signée de cet accord..

Le présent accord sera déposé à la Direction générale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) du lieu de sa conclusion, par lettre recommandée ou par dépôt électronique ou par dépôt administratif avec accusé de réception, ainsi que par dépôt électronique, à l'initiative de l'entreprise.

Le présent accord sera aussi transmis pour information à la commission paritaire de branche, dans le respect des dispositions de l’article L.2232-22 modifié par la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 mais après suppression, par la partie la plus diligente, des noms et prénoms des négociateurs et des signataires conformément aux dispositions de D 2232-1-2 du Code du travail.

Enfin, le présent accord sera affiché sur les panneaux du personnel prévus à cet effet.

Fait à PARIS, le 29 Mars 2021

Pour la Société AD SCIENTIAM,

Président d’Ad Scientiam

Pour les membres titulaires du Comité Social et Économique,