Accord d'entreprise "un accord de mise en place du CSE" chez CEZAM PAYS DE LA LOIRE (Siège)

ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’association CEZAM PAYS DE LA LOIRE, ayant son siège social à NANTES – 15D, Boulevard Jean Moulin – CS 30511 – 44105 NANTES Cedex 4, immatriculée au 795 282 557 00011, Code NAF 9499Z, représentée par, en qualité de ,

D’UNE PART,

ET

, Délégué Syndical,

CFDT

D’AUTRE PART,

2

PREAMBULE

Conformément à l’ordonnance n° 2017-1386 en date du 22 septembre 2017 qui prévoit que toute entreprise ayant des instances représentatives du personnel ait mis en place un Comité Social Economique (CSE) le 1^er janvier 2020 au plus tard ; l’association CEZAM Pays de la Loire est amenée à organiser ses élections professionnelles.

Les mandats des élus de l’association CEZAM Pays de la Loire en cours devaient arrivés à échéance au 15 janvier 2020 ; et cela suite aux dernières élections professionnelles en date du 16 janvier 2017.

Aussi, la Direction a décidé par décision unilatérale de l’employeur, en date du 12 septembre 2018, d’anticiper les élections professionnelles et ainsi de réduire les mandats des élus en place : Délégation Unique du Personnel Elargie (DUPE) et Délégué Syndical (DS).

Le présent accord a donc pour objet de définir le cadre du système de vote utilisé pour ces élections professionnelles ainsi que le cadre de mise en place du Comité Social et Economique (CSE).

L’accord repose sur des principes qui doivent permettre un fonctionnement optimal de cette nouvelle instance.

L’association CEZAM Pays de la Loire est rattachée à la Convention Collective Nationale de l’Animation (IDCC 1518).

Article 1. Préambule

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE), conformément à l’article L. 2314-26 du Code du travail.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de l’association CEZAM Pays de la Loire relèvent du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• de pallier aux aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs.

Article 2. Conformité du système de vote

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de l’association CEZAM Pays de la Loire.

La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL.

Ce rapport daté du 22 novembre 2017 est référencé : DM-2016-057

Avec les organisations syndicales représentatives de l’association CEZAM Pays de la Loire et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

Article 3. Mise en place du vote électronique

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par la Direction de CEZAM Pays de la Loire sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Le prestataire choisi est KERCIA Solutions, société éditrice du logiciel AlphaVote (ci-après « LE PRESTATAIRE »).

Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables prévues par le Règlement General sur la Protection des Données (dit RGPD).

Ces formalités déclaratives seront effectuées par le prestataire d’une part, et par CEZAM Pays de la Loire d’autre part, le cas échéant.

Article 4. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance.

Les salariés seront informés par courriel de l’ouverture des bureaux de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction des ressources humaines.

Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu’il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 5. Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.

A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra à l’ouverture du scrutin et sur l’adresse enregistrée dans le système un courriel, contenant son identifiant personnel ainsi que la procédure pour aller enregistrer son mot de passe à partir du site de vote.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les administrateurs désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Ces administrateurs sont choisis parmi les membres des bureaux de vote.

Article 6. Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 7. Le représentant de proximité

Article 7-1. Objet de la mise en place de représentant de proximité

Conformément aux dispositions des ordonnances de septembre 2017, les parties ont convenu de la mise en place de représentant de proximité.

En effet, depuis la régionalisation de 2014, les élus ont souhaité que chaque antenne de l’association soit représentée par un membre élu aux fonctions de représentant du personnel.

Les parties ont convenu que la mise en place de représentant de proximité pouvait permettre de respecter cette intention.

Article 7-2. Statut des représentants de proximité

Les salariés investies d’un mandat de représentant de proximité sont des salariés protégés, au même titre que les membres élus au CSE.

Article 7-3. Condition et désignation des représentants de proximité

Les parties conviennent qu’un seul représentant de proximité pourra être nommé au sein des antennes qui ne disposeraient pas de membre élu au Comité Social et Economique.

Ils seront nommés par les élus à la majorité des votants lors des réunions du CSE ; et ce, pour la durée du mandat.

Article 7-4. Rôle et missions du Représentant de proximité

Le rôle du/des représentants de proximité sera d’assurer un relai d’informations entre les membres du CSE et les salariés de l’antenne à laquelle il sera rattaché.

A ce titre, il sera amené à prendre en charge l’affichage, la diffusion d’information et la récolte d’information pour les élus.

Les parties conviennent que la fonction de représentant de proximité n’a pas vocation à remplacer les élus du CSE.

Aussi, les représentants de proximité ne participeront pas aux réunions du CSE.

Le représentant de proximité disposera d’un crédit de deux heures par mois afin de lui permettre d’exercer cette fonction.

Article 7-5. Devoir de confidentialité

Les éléments portés à la connaissance du représentant de proximité ont un caractère confidentiel et ne devront en aucun cas être divulgués par le représentant de proximité.

Article 8. Présence des membres suppléants aux réunions plénières

Les parties conviennent que les membres élus suppléants au CSE pourront assister aux réunions plénières organisées au cours de l’année.

Article 9. Application et Durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er janvier 2019.

Il est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du mandat des élus du Comité Sociale et Economique.

Le présent accord donnera lieu à un dépôt par voie électronique sur la plateforme en ligne TéléAccords et sera ensuite transmis à la DIRECCTE.

Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Si par l’effet d’une loi publiée ou d’un accord professionnel étendu après l’entrée en vigueur du présent accord, une disposition ayant déterminé le consentement de l’une des parties se trouve affectée, les parties se rencontreront dans un délai maximum d’un mois suivant l’entrée en vigueur dudit texte aux fins de donner suite à cette situation.

Si les parties décident d’une simple adaptation des dispositions du présent accord aux nouvelles dispositions en vigueur, un avenant d’adaptation et de mise en conformité devra être établi et soumis à la signature des parties et aux formalités de validation et de publicité précitées.

Article 10. Révision de l’accord

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord sur les modalités suivantes :

• Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre à l’autre autre partie signataire et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, les propositions de remplacement.

• Les parties, et ce, dans un délai de trois mois suivant la réception de ce courrier, devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

• Les dispositions de l’accord dont la révision est sollicitée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenus en l’état.

• Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et seront opposables à l’ensemble des employeurs et salariés liés par le présent accord.

Article 11. Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé en totalité par l’une ou l’autre des parties signataires et selon les modalités suivantes :

• La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et déposée par la partie la plus diligente auprès de la DIRRECTE et du secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes.

• Elle comportera obligatoirement une nouvelle proposition de rédaction qui entrainera pour toutes les parties signataires l’obligation de se réunir dans un délai d’un mois suivant la réception de la lettre de dénonciation et ce, en vue de déterminer le calendrier des négociations.

• Durant les négociations, l’accord restera applicable sans aucun changement. A l’issue de ces dernières, il sera établi soit un avenant, soit un nouveau texte constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant un désaccord.

• Les dispositions du nouvel accord se substitueront à celles de l’accord dénoncé avec pour prise d’effet soit la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut, à partir du jour qui suivra le dépôt auprès des services compétents.

Fait à NANTES le

En trois exemplaires

Pour l’employeur, Pour les salariés,