Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES ET SUR LE DROIT A LA DECONNEXION" chez POLYCLINIQUE DU PARC (Siège)

Accord sur le bon usage des outils numériques

et sur le droit à la déconnexion

Entre les soussignés :

La Polyclinique du Parc de Cholet immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d'Angers sous le numéro 800 543 431, dont le siège social est situé Avenue des Sables, 49309 Cholet Cedex,

représentée par, Directeur Général,

D'une part,

Les organisations syndicales représentatives au niveau de la Polyclinique du Parc de Cholet, à savoir :

Pour I'organisation syndicale CFDT,

agissant en qualité de déléguée syndicale,

Pour I'organisation syndicale FO,

agissant en qualité de délégué syndical,

D'autre part.

PREAMBULE

La loi Travail du 8 août 2016 a consacré un droit à la déconnexion des salariés, et a renvoyé à la négociation collective au niveau de l’entreprise le soin d’en déterminer les modalités.

Depuis le 1^erjanvier 2017, la négociation annuelle « égalité professionnelle et qualité de vie au travail » aborde les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale (C. trav., art. L. 2242-17, 7º).

Le présent accord a pour objet de répondre à ces objectifs.

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion dans les conditions définies au sein du présent accord. C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de la Polyclinique du Parc de Cholet et des relations hiérarchiques existantes.

Les principes énoncés dans cet accord revêtent une importance toute particulière en ce qu’ils ont notamment vocation à assurer un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle à chacun des salariés.

En application de l’article L.2242-17, 7° du code du travail, des négociations se sont déroulées du 17 juillet 2020 au 18 décembre 2020.

Article 1^er : Salariés concernés

Les dispositions du présent accord et le droit à la déconnexion, en particulier, s’appliquent à l’ensemble des salariés de la Polyclinique du Parc de Cholet quels que soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail.

Article 2 : Les outils numériques concernés

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement.

Sont ainsi visés :

• les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…

• et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet…

Article 3 : Règles de bon usage des outils numériques

L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent la réactivité.

Pour autant, l’accélération de la circulation de l’information - en modifiant les relations et l’environnement de travail - peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un excès d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).

Pour l’ensemble de ces raisons, il est décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles propices à un

environnement de travail efficace et qualitatif, de nature à respecter l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle.

Il est ainsi défini :

1. S’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé

• La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier, fax…

• Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque :

  • les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés,

  • il existe un risque de mauvaise interprétation,

  • le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel.

2. Limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation des outils numériques

Sauf si la fonction exercée et/ou les contraintes de l’activité nécessitent des réactions et/ou interventions urgentes il est recommandé de :

• Désactiver les alertes sonores et visuelles (mail, sms…) signalant l’arrivée de nouveaux messages ;

• Pour les cadres, gérer son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrants.

3. Gérer et encadrer l’accessibilité

• Actionner sur la messagerie électronique le « gestionnaire d’absences du bureau » et indiquer la date de retour ainsi que le nom d’une personne à contacter dans le message d’absence du bureau ;

• Enregistrer un message vocal d’absence pour les utilisateurs d’un téléphone mobile professionnel

• Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive ;

• Laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages.

4. Etre précis dans sa communication

• Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message ;

• Traiter, dans la mesure du possible, d’un sujet par message ;

• Eviter, dans la mesure du possible, la multiplication des messages sur le même sujet ;

• S’identifier avec clarté ;

• Respecter les formes de politesse.

Ces préconisations concernent les relations internes de travail et ne concernent pas les communications d’informations médicales aux patients et professionnels extérieurs, strictement encadrées par ailleurs par les procédures en vigueur.

5. S’interroger sur le(s) destinataires(s) principal(aux) du message

• Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message ;

• N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés ;

• Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages ;

• Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable.

6. Gérer les pièces jointes

• Limiter l’envoi de pièces jointes. S’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message ;

• S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe ;

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux.

7. Veiller au choix du moment et créneau horaire, quand cela s’avère possible, le plus opportun pour l’envoi d’un message

• Eviter l’envoi de messages en dehors des horaires de travail

• Eviter d’y répondre en dehors des horaires de travail.

8. Eviter de créer un sentiment d’urgence si le sujet ne le nécessite pas

• Préciser si le dossier est urgent et, dans la mesure du possible, son délai de traitement ;

• Eviter les réponses « réflexes » ;

• Laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages.

Les signataires réaffirment l’importance du respect de ces bonnes pratiques, par l’ensemble des acteurs, en vue d’un nécessaire respect de l’équilibre vie privée / vie professionnelle.

Article 4 : Droit à la déconnexion

4.1 Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Le présent accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de La Polyclinique du Parc de Cholet.

Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les outils numériques mis à sa disposition par l’employeur ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :

• des périodes de repos quotidien,

• des périodes de repos hebdomadaire,

• des absences justifiées pour maladie ou accident,

• et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, JRTT, ,…).

Ainsi, en dehors des périodes d’astreintes, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus.

De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu, en dehors des périodes d’astreintes, de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

En cas de circonstances exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre.

Le respect de ces principes est indispensable à l’objectif d’un équilibre vie professionnelle / vie personnelle préservée.

4.2 Dispositifs de formation et de sensibilisation

Il pourra être mis en place des actions de sensibilisations relatives à l’utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) afin que les salariés et les managers puissent mieux appréhender les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de ces outils et les risques liés à leur usage.

4.3 Dispositif d’alerte

Toute personne qui pourrait rencontrer des difficultés à remplir sa mission en respectant ce droit à la déconnexion pourra solliciter un entretien avec son responsable hiérarchique afin de trouver des solutions correctives adaptées.

Article 5 : Suivi de l’accord

Un bilan annuel sur l’application du droit à la déconnexion sera établi chaque année. Il sera présenté lors du dernier CSSCT l de l’année.

Le bilan comportera des informations sur :

• les entretiens faisant suite à la mise en œuvre du dispositif d’alerte prévu à l’article 4.3 ;

• les mesures prises lors des entretiens pour assurer le respect du droit à la déconnexion ;

• le suivi de ces mesures.

Le bilan annuel ainsi établi sera transmis aux membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail du comité social et économique.

Article 6 : Durée, publicité et dépôt

Le présent accord prend effet à la date de signature et est conclu pour une période de 3 ans.

Il pourra être dénoncé conformément aux dispositions du Code du Travail.
ll pourra faire I ‘objet d'une révision dans les conditions prévues dans les dispositions du Code du Travail.

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à I ‘ensemble des organisations syndicales représentatives dans I ‘entreprise.

Le présent accord sera déposé :

- Sur la plateforme de télé procédure dénommée ( Télé Accords > accompagné des pièces prévues par les dispositions légales et réglementaires ;

- Et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes d'Angers

Fait à Cholet, le 18 décembre 2020 en 5 exemplaires

Pour l'Organisation Syndicale CFDT

Pour l'Organisation Syndicale FO

Pour la Direction