ACCORD PORTANT SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE :

Le GIE ACCEFIL

D’une part,

Et,

• L’organisation syndicale LA CONFEDERATION FRANCAISE DEMOCRATIQUE DU TRAVAIL (CFDT),

• L’organisation syndicale LA CONFEDERATION FRANCAISE DES TRAVAILLEURS CHRETIENS (CFTC),

D’autre part,

PREAMBULE

Dans la perspective de la mise en œuvre des élections des représentants des salariés, les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et la direction se sont rencontrées le 03/05/2023 pour définir les modalités de mise en œuvre du vote électronique pour l’élection des membres du comité social et économique.

Article 1 - Objet de l'accord

Le présent accord fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique pour l’élection des membres du comité social et économique.

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), ACCEFIL sera amené à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

Article 2 - Champ d'application de l'accord

Le présent accord est applicable à tous les salariés d’ACCEFIL.

Il s'appliquera également aux salariés qui seraient recrutés pendant la durée de son application.

Article 3 – Modalité de mise en œuvre

1. RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par ACCEFIL, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi qu'à la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. En cas de modifications de ces textes, les nouvelles règles devront être prises en compte.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une journée et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant le déroulement du scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux membres de la direction habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

La connexion sur le site de vote s’effectue grâce à un identifiant envoyé sur le ou un des canaux de communication enregistrés lors du paramétrage de la liste électorale parmi les adresses emails principales et secondaires ou par le numéro de téléphone mobile.

En cas de perte par l’utilisateur de son identifiant, il est possible de regénérer un nouvel identifiant.

L’identifiant est envoyé automatiquement lors de la mise à disposition de la liste électorale. Cet identifiant est constitué de 10 caractères alphanumériques générés de manière aléatoire et unique.

L’identifiant et le code confidentiel, seront également valables en cas de second tour.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées pour les titulaires et pour les suppléants. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Il pourra alors procéder à son choix. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Caractéristiques du système

ACCEFIL s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification,

• la sécurité de l’émargement,

• la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin,

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Information du personnel

Les organisations syndicales représentatives au sein d’ACCEFIL seront tenues informées par la direction de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Vote à bulletin secret

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Assistante technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote par le prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargés de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

DEPOUILLEMENT – PROCES-VERBAUX – RESULTATS

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 4– Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein d’ACCEFIL.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 5– Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours. Lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

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Article 6- Durée de l'accord

L’accord est conclu pour une durée déterminée de quatre années, correspondant à la durée des mandats des membres du CSE.

Il se renouvellera ensuite dans les mêmes termes et pour une même durée, sauf dénonciation, soit par les organisations syndicales majoritaires soit par la direction d’ACCEFIL dans les 3 mois précédents son terme, fixé à 4 ans après la date du 1^er tour (en l’absence de 2^nd tour) ou du 2^nd tour.

Article 7- Suivi de l'accord

Les parties conviennent de créer une commission de suivi dont le rôle sera de veiller à la bonne application du présent accord. La commission de suivi est composée des parties signataires du présent accord et le cas échéant d'un représentant des ressources humaines.

La commission se réunira sur demande majoritaire des élus CSE.

Article 8 - Révision de l'accord

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l'article L. 2261-7-1 du code du travail. La révision pourra intervenir à tout moment à la demande de l'une des parties signataires qui indiquera dans la demande de révision, le ou les articles à réviser. Cette demande sera faite par lettre remise en main propre adressée à chacun des signataires.

Article 9 - Dépôt et publicité de l'accord

Le présent accord sera diffusé au sein du GIE ACCEFIL par voie d'affichage sur les panneaux de la direction. Il sera déposé sur la plateforme numérique « Téléaccords », accessible depuis le site internet dédié, accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du code du travail.

Un exemplaire sera également remis au greffe du conseil de prud'hommes d’Orléans. Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.

A Orléans, le 11/05/2023

Pour la Direction

Président

GIE ACCEFIL

Pour la Confédération Française Démocratique du Travail (C.F.D.T)

Pour la Confédération Française des Travailleurs Chrétiens (C.F.T.C)