Accord d’entreprise pour la mise en place du télétravail

Entre les soussignés 

L’UES des Services la personne Familles Rurales Du Loiret, dont le siège social est situé au 1 rue Aquitaine – 45380 LA CHAPELLE SAINT MESMIN.

Représenté(e) par Mr. xxxxxxxxxxxxxx, agissant en qualité de Directeur

Ci-après dénommé(e) « UES », 

D’une part, 

 

Et 

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES représentées par :  

Mme. xxxxxxxxxxxx délégué(e) syndical(e) CFDT de l’UES

Mr. xxxxxxxxxxxxxxx, salarié(e) et délégué(e) syndical(e) CGT de l’UES

Ci-après dénommées « les Organisations syndicales », 

D’autre part, 

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule :

Le contexte sanitaire lié à la pandémie du COVID19 a amené les services administratifs de l’UES à revoir leur organisation de travail de manière temporaire pour assurer une continuité de service tout en satisfaisant aux obligations de maximisation du temps de télétravail lorsque cela était possible.
Riche de cette expérience, l’UES et les organisations syndicales ont ouvert des discussions concernant la mise en place du télétravail de manière pérenne et choisie.

De plus, le développement en interne des technologies de l’information et de la communication à distance ont permis la mise en place de cette nouvelle forme d’organisation du travail pour le personnel administratif.

Conjointement avec les organisations syndicales, l’UES souhaite affirmer par le biais de cet accord que la mise en place du Le télétravail est une réponse aux besoins d’assouplissement des contraintes liées à l’organisation du travail et à ceux des salariés. Il contribue à améliorer l’articulation des temps professionnels et personnels et permet de réduire les temps et les risques liés aux transports. 

Il est entendu que le télétravail doit reposer sur des relations de travail fondées sur la responsabilité, l’autonomie et la confiance.

I - Objet et cadre juridique de l’accord

Le présent accord a été établi en tenant compte des dispositions légales et réglementaires applicables en matière de télétravail.

Il se substitue également en tout point aux pratiques et usages appliqués jusqu’alors dans l’UES et portant sur le même objet, et quelle qu’en soit la source.

En cas d’évolution des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles, les parties apprécieront conjointement les conséquences de ces évolutions et, le cas échéant, l’opportunité de réviser le présent accord.

II - Champ d’application

Le présent accord est destiné à s’appliquer à l’ensemble du personnel dit « administratif » titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée et aux salariés en contrat durée déterminée quelle que soit la durée initiale du contrat de travail, sous réserve des critères et conditions prévus au présent accord.

III - Formes de télétravail concernées

Le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon ponctuelle ou régulière et volontaire. Le lieu d’exécution du travail est son domicile ou un autre lieu habilité par l’employeur et dédié au travail (espace de coworking).

IV Critères d'éligibilité au télétravail

IV- 1. Fonctions & Activités de l'association concernées

Le télétravail est ouvert aux activités de l'association pouvant être exercées à distance dans leur totalité ou partiellement à savoir :

• Les activités d’organisation et d’encadrement

• Les activités d’analyse, d’étude et de rédaction

• Les activités liées à la planification et à la coordination des équipes d’aide à domicile

• Les activités administratives sur des logiciels métier (RH, Paye, comptabilité, facturation, …)

Ne sont pas éligibles au télétravail, les activités qui répondent à l'un des critères suivants :

• Activités nécessitant l'utilisation de logiciels ou d’outils ne pouvant pas être utilisés en dehors de l'entreprise ;

• Activités nécessitant une intervention sur des dossiers papiers, sur du matériel ou des équipements ;

• Activités nécessitant des interactions interpersonnelles en présentiel (coordination et dynamique de groupe, entretiens individuels, moments conviviaux, ...)

• Activités nécessitant l’accueil physique de personnes,

• Activités nécessitant la réalisation de visites auprès de tiers ou la participation à des réunions, des animations ou des formations (usagers, bénévoles, prestataires, partenaires, …) ;

• Activité dont l’exécution hors de l’entreprise pourrait comporter un risque accru en termes de sureté ou de sécurité, une baisse de la qualité, une baisse de la productivité ou la mobilisation de moyens supplémentaires excessifs.

L’employeur est le seul juge de l’éligibilité d’une activité au télétravail au regard des critères énoncés ci-dessus.

IV- 2. Critères d'éligibilité des salariés au télétravail

Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions cumulatives suivantes :

• Etre titulaire d’un contrat de travail en CDI ou en CDD,

• Justifier d’une ancienneté de 3 mois sur l’activité, sauf dérogation expresse de la Direction.

• Habiter dans une zone géographique compatible avec des technologies à mettre en œuvre. (Éligibilité ADSL ou fibre)

• Etre propriétaire ou locataire du logement : à cet effet le salarié devra fournir un justificatif de domicile ou une attestation d’hébergement parental afin de s’assurer des modalités de mise en œuvre du télétravail.

• Etre volontaire durant toute la durée de mise en œuvre du dispositif : un formulaire de volontariat devra être signé avant la mise œuvre effective du télétravail

• Disposer des conditions matérielles compatibles au télétravail : espace dédié isolé et au calme, mobilier adapté (table ou bureau, chaise ou fauteuil), connexion informatique de qualité compatible avec les besoins du poste,

• De garantir des conditions de travail assurant la santé et la sécurité du salarié (conformité de l’installation électrique, salubrité des locaux, ergonomie du poste de travail, ...)

Les salariés en contrat d'apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage, sauf en cas de circonstances exceptionnelles ou en accord avec leur tuteur ou maître d’apprentissage lorsque ce dernier est en télétravail.

Un réexamen des critères d'éligibilité avec le responsable sera nécessaire en cas de changement de fonction, de poste, de service, ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation ou à la modification des modalités de télétravail si le salarié ou les activités ne remplissent plus les critères.

V - Modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son responsable. Ce dernier a un délai d’un mois pour accepter ou refuser. Le refus sera motivé.

Dans le cas où le passage au télétravail est proposé au salarié par son responsable, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue pas un motif de sanction ou de licenciement.

Lorsque la demande de télétravail est acceptée par le salarié et la Direction, le salarié complètera et signera un formulaire pour confirmer son accord.

VI - Modalités, équipements et prise en charge 
Il appartiendra à la direction d’évaluer la capacité d’un salarié à télétravailler en prenant compte notamment les éléments suivants : 

• la compatibilité du télétravail avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe ; 

• la possibilité pour le salarié d’aménager un endroit spécifique du domicile consacré au télétravail, de bénéficier d’un accès internet et d’attester de la conformité des installations électriques ; 

• la capacité du salarié à travailler de façon régulière ou ponctuelle à distance. 

Hormis les critères d’éligibilité précisés à l’article IV, la mise en place du télétravail sera donc fonction de la faisabilité technique, du bon fonctionnement de l’activité en télétravail et du maintien de l’efficacité au travail. 

VI.1. Lieu du télétravail et espace dédié 

Le lieu de télétravail unique est la résidence principale du salarié ou à titre dérogatoire un lieu qui a été conçu pour le télétravail (espace de coworking) qui devra être habilité par l’employeur. 

En son sein, le salarié télétravailleur devra disposer d’un espace dédié à la réalisation du travail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail, à savoir que l'espace dédié au télétravail soit doté d'équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l'activité professionnelle.

Le salarié s’engage à informer sa Direction en cas de déménagement et à lui communiquer sa nouvelle adresse de télétravail.  Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées au présent accord.

Une attestation sur l’honneur sera demandée au salarié lors de la mise en place du télétravail pour acter que ce dernier dispose des équipements adaptés (mobilier et connexion internet) et que les locaux de télétravail répondent aux conditions d’hygiène et sécurité (alimentation électrique, isolation…).

VI.2. Equipement du télétravailleur  

Sous réserve de la conformité des installations électriques du domicile du salarié aux normes électriques en vigueur (qui relève de la responsabilité du télétravailleur, ce dernier devant remettre à cet effet une attestation de conformité), l'association s’engage à fournir au salarié le matériel nécessaire à la réalisation de son activité professionnelle en télétravail, soit a minima, un écran fixe, un ordinateur portable, une souris et clavier ainsi qu’une ligne téléphonique professionnelle (VoIP : voix sur IP) accessible depuis son domicile ou d’un téléphone portable professionnel ;

Ainsi, l’employeur dotera le salarié d’un ordinateur portable, si celui-ci n’est pas équipé avant passage en télétravail, ainsi que des logiciels nécessaires à la réalisation de son activité professionnelle à distance. 

Le salarié télétravailleur sera tenu d’utiliser le matériel informatique mis à disposition par l’employeur pour exercer exclusivement son activité professionnelle. Cet équipement reste la propriété de l'association qui en assure l’entretien. 

Le salarié télétravailleur doit en prendre soin et informer immédiatement la direction en cas de panne, mauvais fonctionnement, de perte ou de vol. Le salarié télétravailleur bénéficie du support technique de la même manière que les salariés présents dans les locaux de l’association.

VI.3. Prise en charge des coûts liés au télétravail

Un inventaire des besoins du salarié sera réalisé lors de la mise en place du télétravail.

L'association prendra à sa charge les frais de maintenance des matériels nécessaires à la bonne exécution du travail à domicile et mis à disposition par l’employeur.

Les frais de connexion Internet, de chauffage ou d’électricité ne seront pas pris en charge par l’employeur.

Un salarié ne pourra solliciter la prise en charge de frais découlant directement du télétravail qu'après un accord préalable écrit de son employeur.

VII - Modalités de contrôle du temps de travail

Les horaires de travail sont déterminés dans le respect des dispositions légales et conventionnelles.

Le télétravailleur non cadre doit respecter :

- Les durées maximales quotidienne et hebdomadaires de travail, les amplitudes quotidiennes de travail ainsi que les durées minimales de repos de travail conformément aux dispositions légales ;

- Les temps de pause et de repas minimum quotidiens fixés par accord d’entreprise

Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur indiquera ses heures de début et de fin de travail en utilisant l’outil de suivi du temps de travail installé sur son ordinateur.

Le télétravailleur relevant du statut Cadre au forfait jours doit obligatoirement déclarer ses heures de début et de fin de travail en utilisant l’outil de suivi du temps de travail installé sur son ordinateur et informer au préalable son responsable de chaque journée télé-travaillée ou à toute personne désignée par celui-ci, et ce au plus tard le jour même. A défaut, la journée sera présumée comme non travaillée.

VIII - Fréquence et nombre de jours télé-travaillés

Les jours et horaires de télétravail seront fixés par le biais du logiciel de gestion du temps de travail selon les modalités de communications de la planification de travail déjà en vigueur au sein de l’association.

La planification du télétravail au sein de chaque service doit prendre en compte les règles suivantes :

• Présence obligatoire d’un collaborateur par service dans les locaux de l’association ;

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'association en cas de demande de son responsable, pour participer notamment aux réunions ou pour tout autre motif justifié par le bon fonctionnement du service.

Le passage au télétravail n'aura aucune incidence sur la durée de travail du salarié, en particulier sur le nombre d'heures et / ou de jours travaillés qui continueront de s'inscrire dans le cadre de l'organisation du temps de travail en vigueur au sein de l’association.

Un nombre de jours maximum télé-travaillés par semaine est déterminé selon la nature des activités exercées par le salarié à savoir :

• Activité de planification et de coordination de service à la personne : 1 jour maximum par semaine pour les responsables de secteur, 2 jours maximum par semaine pour les secrétaires locales.

• Activité de direction : 2 jours maximum par semaine

• Activités dites support (RH, comptabilité et facturation) : 2 jour maximum par semaine

• Activité associative : 1 jour maximum par semaine

(nombre de jours donné à titre indicatif qui peut être modulé lorsque les conditions opérationnelles le justifient)

Ce nombre de jours n’est pas reportable d’une période à l’autre ;

Un délai de prévenance devra être respecté pour modifier et/ou annuler les jours télétravaillés sur une période. Ce délai est d’au moins égal à 7 jours ouvrés ; celui-ci pourra être réduit à 3 jours par l’employeur en cas d’urgence, pour le bon fonctionnement du service. En deçà, le refus de modification et/ou annulation de la part du salarié ne peut alors en aucun cas être assimilé à une faute et constituer un motif de licenciement.

IX - Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur non cadre devra respecter les horaires de travail qui lui seront communiqués et pendant lesquels il doit être possible de le joindre.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par son responsable et de consulter sa messagerie.

X - Déplacement professionnel et télétravail

Les déplacements professionnels ne sont pas compatibles avec les journées de télétravail.
Ce n’est que dans le cadre de circonstances exceptionnelles et avec l’accord de son responsable, que le salarié pourrait réaliser des déplacements professionnels à partir de son domicile.

XI – Obligation de discrétion et protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès à son matériel informatique afin de s’assurer qu’il soit le seul utilisateur.

XI - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

XI -1. Période d'adaptation et accompagnement

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation d’un mois, sauf contrainte liée au bon fonctionnement de l’activité ou de l’entreprise. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance d’une semaine, sauf contrainte justifiée par les besoins de l’activité ou le bon fonctionnement de l’entreprise.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur reprendra l’intégralité de ses activités dans les locaux de l'association et devra restituer le matériel spécifique mis à sa disposition par l’association pour les besoins du télétravail.

Durant la période de télétravail, le collaborateur demeure rattaché hiérarchiquement à son supérieur hiérarchique, ou à toute personne qui lui est substituée auquel il doit s’adresser prioritairement pour toute question liée au déroulement de son activité.

XI -2. Retour à une situation sans télétravail à l'initiative du salarié

Le télétravail est mis en place sur la base du volontariat.

Si le salarié souhaite mettre fin à l’activité en télétravail, il devra informer par écrit son responsable de sa volonté en indiquant sa date de reprise dans les locaux de l’association en respectant un délai de prévenance minimum de deux semaines.

XI- 3. Retour à une situation sans télétravail à l'initiative de l'employeur

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'association, notamment pour les raisons suivantes :

• Condition d'éligibilité non remplie

• Réorganisation de l’entreprise, de l’activité ou du service

• Contraintes liées au bon fonctionnement du service

Cette décision sera notifiée oralement au salarié et confirmée par écrit (courrier ou email).

La fin du télétravail prendra effet deux semaines à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

XI- 4. Suspension du télétravail

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu. Cette suspension pourra intervenir notamment (mais non exclusivement) : en cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle, en cas de formation, réunion, etc… nécessitant la présence physique du collaborateur.

XII - Prévention des risques de santé et sécurité des télétravailleurs 

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés télétravailleurs. 

L'UES doit pouvoir s’assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes. Par conséquent, l’employeur et ses représentants en matière de sécurité, le CHSCT, l’inspecteur du travail et le médecin du travail peuvent avoir accès au lieu du télétravail, après avoir obtenu l’accord du salarié. 

En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou à un accident, le salarié télétravailleur informe son responsable dans les mêmes délais que lorsqu’il travaille dans les locaux de l'association

Tout accident survenu au salarié télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l'UES pendant le temps de travail.

XIII - Modalités d'accès au télétravail des travailleurs handicapés

Les travailleurs handicapés pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail. Ces mesures seront définies avec l’association au cas par cas en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur.

XIV - Assurance 

L’assurance responsabilité civile de l'UES s’appliquera dans les mêmes conditions que pour les salariés travaillant dans les locaux de l'association.

Le salarié télétravailleur devra prévenir sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle avec du matériel appartenant à l'association et s’assurer que sa multirisque habitation couvre bien son domicile. 

Il devra fournir à l'association une attestation en conséquence avant la mise en place du télétravail.

XV – Mise en place du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. Ces circonstances exceptionnelles constituent une exception au principe du volontariat pour la mise en œuvre du télétravail.

XVI - Dispositions finales :

XVI – 1. Durée de l’accord

Le présent accord collectif est conclu pour une durée indéterminée.  

Il prend effet au lendemain de son dépôt auprès de la DREETS.

Par ailleurs, les salariés qui ne rempliraient pas les prérequis indiqués dans le présent accord, de manière volontaire ou pas, ne pourront pas bénéficier du télétravail.  

A tout moment, le présent accord peut faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 du Code du travail.  

Il pourra être dénoncé par les signataires de l’accord, sous réserve du respect d’un préavis de trois mois dans les conditions prévues aux articles L. 2261-10 et suivants du Code du travail. La décision de dénonciation doit être notifiée par son auteur aux autres signataires, à la DREETS par lettre recommandée avec demande d’avis de réception et être immédiatement portée à la connaissance de l’ensemble du personnel de l’UES.

En cas d’évolution des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles, les parties apprécieront conjointement les conséquences de ces évolutions et, le cas échéant, l’opportunité de réviser le présent accord.

XVI – 2. Formalités de dépôt et de publicité 

Le présent accord sera conclu en 5 exemplaires originaux.

La Direction procédera aux formalités de publicité telles que prescrites par les dispositions légales :

1 exemplaire pour la DREETS déposé en ligne sur la plateforme téléaccords ;

Un dépôt en 1 exemplaire auprès du Secrétariat de Greffe du Conseil des Prud’hommes d’Orléans.

Fait à La Chapelle Saint-Mesmin, le 17/12/2021 Nom de l’employeur ou de son représentant  xxxxxxxxx Qualité : Directeur Signature X Fait à La Chapelle Saint-Mesmin, Le 17/12//2021 xxxxxxxxxxxxxx Qualité : Délégué syndical CFDT Signature X Fait à La Chapelle Saint-Mesmin, Le 17/12/2021 xxxxxxxxxxxxxx Qualité : Délégué syndical CGT Signature X