Accord d'entreprise "l'accord sur les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour les membres de la délégation du personnel du CSE Arair Assistance" chez ARAIR ASSISTANCE SA

ACCORD SUR LES CONDITIONS ET LES MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) D’ARAIR ASSISTANCE

Entre les soussignés :

• La Société ARAIR ASSISTANCE, société anonyme immatriculée sous le numéro 807 539 432 RCS Paris et dont le siège social est situé 6 rue Cognacq Jay 75007 Paris – représentée par Madame Sophie VALLE, agissant en qualité de Directeur Général, dûment habilitée aux fins des présentes,

ci-après désignée « la Société »

d’une part,

Et :

• Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise :

L’organisation syndicale CFDT, représentée par M , Délégué Syndical CFDT, dûment habilité aux fins des présentes.

L’organisation syndicale CGT, représentée par M , Délégué Syndical CGT, dûment habilité aux fins des présentes.

L’organisation syndicale CFTC, représentée par M , Déléguée Syndicale CFTC, dûment habilitée aux fins des présentes.

d’autre part,

ci-après désignées ensemble « les Parties ».

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule :

ARTICLE 1 - Principes généraux

ARTICLE 2 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

ARTICLE 3 - Modalité d’organisation des opérations

SECTION 3.I - Protocole d’accord préélectoral

SECTION 3.II - Protections des données personnelles

SECTION 3.III - Formation au système de vote électronique et information des salariés

SECTION 3.IV - Expertise indépendante

SECTION 3.V - Cellule d’assistance technique

ARTICLE 4 - Déroulement des opérations de vote

SECTION 4.I - Établissement des listes électorales et transmission

SECTION 4.II - Lieu et temps du scrutin

SECTION 4.III - Modalités d’accès au site de vote

SECTION 4.IV - Déroulement du vote

SECTION 4.V - Programmation du site

ARTICLE 5 - Clôture et Résultats

SECTION 5.I - Clôture

SECTION 5.II - Décompte et attribution des sièges

SECTION 5.III - Délais de recours et destruction des données

ARTICLE 6 - Sécurité et confidentialité

SECTION 6.I - Anonymat et confidentialité des suffrages

SECTION 6.II - Existence et contenu des fichiers

SECTION 6.III - Le dispositif de secours

ARTICLE 7 - Durée, entrée en vigueur et suivi de l’accord

ARTICLE 8 - Révision

ARTICLE 9 - Publicité de l’accord :

ANNEXE 1

Préambule :

La société ARAIR ASSISTANCE va mettre en place un Comité Social et Économique (ci-après le « CSE »).

Afin de faciliter l’organisation des élections du CSE, et de favoriser la participation des salariés, la Direction de la société et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique dans le cadre des prochaines élections.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

1. Principes généraux

Le système, fourni par le prestataire retenu pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra respecter, les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et le secret du vote.

2. Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

3. Modalité d’organisation des opérations

   1. Protocole d’accord préélectoral

Le présent accord est conclu dans le cadre des élections à venir des membres des CSE prévues en novembre et décembre 2019, et de toute élection partielle qui pourrait survenir pendant cette mandature.

Dans la perspective de ces prochaines élections du CSE, la direction et les organisations syndicales intéressées négocieront et, le cas échéant, signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les collèges.

Le protocole d’accord préélectoral des prochaines élections du CSE mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe, sous forme de “cahier des charges” la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

2. Protections des données personnelles

L’entreprise met en œuvre les formalités nécessaires afin de garantir le respect des règles en vigueur sur la protection des données personnelles (CNIL/RGPD).

3. Formation au système de vote électronique¹ et information des salariés

Les membres du bureau de vote et les membres de la délégation du personnel qui le souhaitent bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

En outre, tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une notice d’information détaillée précisant les conditions, les règles de fonctionnement du vote et le déroulement des opérations électorales, et, la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

4. Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L.2314-26 et R.2314-5 à R.2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Le rapport de l’expert devra être tenu à la disposition de la CNIL.

5. Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place et comprendra, le cas échéant, les représentants du prestataire. ²

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique³ :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4. Déroulement des opérations de vote

   6. Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la société ARAIR ASSISTANCE.

L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

7. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée⁴, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin⁵ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

8. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

9. Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La validation rend définitif et empêche toute modification ultérieure.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Il est précisé que des postes informatiques seront mis à disposition sur les sites pour permettre l’accès au site de vote.

10. Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées et remises par les organisations syndicales, soit une profession de foi par organisation syndicale. Les professions de foi devront respecter les conditions prévues par le cahier des charges.

Ces professions de foi devront être déposées auprès de la Direction des ressources humaines du siège dans les conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral.

5. Clôture et Résultats

   11. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

12. Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

13. Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conservera sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de 15 jours à compter du 2^e tour des élections du CSE et, si une action contentieuse a été engagée dans ce délai, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

6. Sécurité et confidentialité

   14. Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

15. Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, civilité (homme/femme), collège ;

• Pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège, site,  moyen d’authentification, coordonnées postales, date de naissance, civilité (homme/femme), clé NIR ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, civilité (homme/femme), titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, civilité (homme/femme), élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège, titulaire ou suppléant.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

• Pour les listes et les fichiers des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation, ces pièces seront tenues à la disposition du juge.

16. Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

7. Durée, entrée en vigueur et suivi de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée.

Il entrera en vigueur le lendemain de son dépôt auprès des services compétents. Il prendra fin au terme des mandats des membres du CSE qui seront élus dans le cadre des prochaines élections professionnelles dont le premier tour est prévu le 29 novembre 2019 et le second tour le 12 décembre 2019. Dans l’hypothèse où des élections partielles se dérouleraient en cours de mandat, le présent accord resterait applicable.

A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

Les parties effectueront elles-mêmes le suivi de l’accord. Elles conviennent de se revoir en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles, des règles impactant significativement les termes du présent accord.

8. Révision

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception (ou remise en main propre) à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de 15 jours suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

9. Publicité de l’accord 

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.

Le présent accord sera affiché et communiqué à l’ensemble du Personnel.

Le présent protocole d’accord sera déposé :

• En ligne sur le site internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr dans une version intégrale et dans une version publiable (dite anonymisée).

• En un exemplaire original au Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent

Fait à Tours, en 6 exemplaires, le 7 octobre 2019.

Pour ARAIR ASSISTANCE,

Madame

Pour les organisations syndicales représentatives:

L’organisation syndicale CFDT, représentée M

Délégué Syndical CFDT, dûment habilité aux fins des présentes.

L’organisation syndicale CGT, représentée par M

Délégué Syndical CGT, dûment habilité aux fins des présentes.

L’organisation syndicale CFTC, représentée par M

Déléguée Syndicale CFTC, dûment habilité aux fins des présentes.

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles d’ARAIR ASSISTANCE

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1. Article R 2314-12 du code du travail↩

2. Articles R 2314-10 du code du travail↩

3. Article R 2314-15 du code du travail↩

4. Article R 2314-14 du code du travail↩

5. Article R 2314-8 du code du travail↩