ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre :

La société PHILDAR, société à actions simplifiée, au capital de quinze millions deux cent trente mille et six cent trente euros (15 230 630€), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille Métropole sous le numéro 808 534 895, dont le siège social est situé 64 rue du Chemin Vert – NEUVILLE-EN-FERRAIN (59960)

Représentée par Madame/ Monsieur xxxxxx en qualité de Directrice/Directeur des Ressources Humaines, dûment habilitée à l’effet.

D’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative au sein de la société PHILDAR :

• La CFDT, représentée par xxxxxxxxxxxxxx, Délégué syndical

D’autre part,

SOMMAIRE DE L’ACCORD

Table des matières

PREAMBULE 3

TITRE I : DISPOSITIONS GENERALES 4

ARTICLE 1 : DATE D’EFFET – DUREE 4

ARTICLE 2 : REVISION 4

ARTICLE 3 : DENONCIATION 5

ARTICLE 4 : CLAUSE DE RENDEZ VOUS 5

TITRE II: DISPOSTIONS TECHNIQUES 6

ARTICLE 1 - CHAMPS D’APPLICATION 6

ARTICLE 2 – LES CONDITIONS D’ELIGIBILITE 6

1- Les salariés éligibles 6

2- Les critères d’éligibilité 6

3- Commission d’arbitrage 7

ARTICLE 3 – LA DUREE DU TELETRAVAIL 7

1- Cas général 7

2- Exceptions 8

3- Suspension du télétravail 9

ARTICLE 4 – LIEU DU TELETRAVAIL 9

ARTICLE 5 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL 9

1- Contractualisation du télétravail 9

2- Planification du télétravail 10

3- Clause d’adaptation 11

4- Clause de réversibilité 11

ARTICLE 6 – TEMPS ET CHARGE DE TRAVAIL 12

1- Organisation du temps de travail 12

2- Charge de travail 12

ARTICLE 7 – EQUIPEMENTS DU TELETRAVAILLEUR 13

ARTICLE 8 – SANTE ET SECURITE 13

TITRE III – DEPOTS ET PUBLICITE 14

PREAMBULE 

Ce présent accord d’entreprise relatif au télétravail s’inscrit dans une démarche d’amélioration de la qualité de vie au travail amorcée dans un premier temps par l’accord d’entreprise relatif à l’égalité professionnelle entre les Femmes et les Hommes et la qualité de vie au travail signé en Novembre 2017.

Après un audit sur le télétravail qui s’est révélé positif, les Partenaires sociaux et la Direction ont souhaité se réunir afin d’ouvrir les négociations sur le télétravail.

La volonté des parties signataires de ce présent accord est de favoriser la qualité de vie au travail en apportant plus de souplesse et de flexibilité dans l’organisation du travail tout en maintenant une efficacité et une qualité de travail demandée.

Chaque collaborateur doit se sentir responsable et doit être autonome dans la réalisation de ses missions.

C’est pourquoi, le présent accord vient définir et encadrer les règles qui régissent le télétravail au sein de la société PHILDAR et ce afin que chaque salarié volontaire et éligible puisse conserver un bon équilibre entre vie personnelle et professionnelle.

Il convient d’indiquer préalablement que cet accord est à destination uniquement des salariés des services centraux. En effet, les collaborateurs du réseau de magasin ne sont pas susceptibles de recevoir la qualification de « télétravailleurs ». Leur métier implique une interaction avec la clientèle ce qui est en contradiction avec la mise en œuvre d’un télétravail. Ils ne sont donc pas concernés par les dispositions du présent accord.

Suite à plusieurs réunions entre le Délégué Syndical et la Direction qui ont eu lieu les 07/06, 29/08 et 17/09/2018, cet accord a été présenté aux institutions représentatives du personnel.

C'est dans ces conditions que le présent accord, a fait l'objet d’une consultation en réunion commune du

Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail de la société et du Comité d’ Entreprise en date 27 Septembre 2018.

Les deux instances ont été consultées séparément et ont émis un avis favorable.

TITRE I : DISPOSITIONS GENERALES

ARTICLE 1 : DATE D’EFFET – DUREE

Le présent accord d'entreprise est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet au 1^er Novembre 2018.

Les dispositions précisées ci-dessous, se substituent dès leur entrée en vigueur à toute autre source, à tout usage ou pratique dérivée, à toute note d’information et note interne, ainsi qu’à toutes mesures collectives en vigueur ayant le même objet, qui cesseront dès lors immédiatement de produire leurs effets.

ARTICLE 2 : REVISION

Conformément à l’article L 2261-7-1 du code du travail, la révision du présent accord pourra intervenir dans les conditions suivantes :

• Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cette convention ou cet accord a été conclu, la demande de révision pourra émaner de chaque partie signataire ou adhérente de l’accord.

• A l'issue de la période correspondant au cycle électoral susvisé, la procédure de révision pourra être engagée par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord, qu'elles en soient ou non signataires ainsi que la Direction.

Cette demande de révision devra être remise par la partie demanderesse à l’ensemble des parties signataires ou adhérentes de l’accord par courrier recommandé avec accusé de réception ou courrier remis en main propre contre décharge.

L'information de l'auteur de la demande de révision devra être motivée et comporter notamment les dispositions des articles dont la révision est sollicitée et une proposition de rédaction.

Cette demande de révision en bonne et due forme donnera lieu au déclenchement d'une négociation de révision dans les 3 mois suivant l'information de la partie signataire de l'accord d'entreprise sollicitant la révision, auprès de l’autre partie signataire.

La négociation de révision prendra fin au plus tard dans les 3 mois suivant son ouverture. A défaut d’accord dans les délais, les négociations prendront fin et l’accord se poursuivra dans les mêmes conditions.

ARTICLE 3 : DENONCIATION

Ce présent accord étant conclu pour une durée indéterminée, il pourra donner lieu à dénonciation dans les conditions prévues par la loi à l’article L 2261-9 et suivant du code du travail.

En cas de dénonciation du présent accord d’entreprise, celui-ci donnera lieu à l'application d'un préavis d'une durée de 3 mois qui sera suivie de l'engagement d'une négociation d'un accord de substitution.

L’accord d’entreprise continuera de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis.

ARTICLE 4 : CLAUSE DE RENDEZ VOUS

Les parties signataires entendent procéder à un examen des conditions dans lesquelles le présent accord s'applique.

Il est convenu, à cet effet, qu’un bilan de cet accord sera effectué chaque année.

Un bilan de l’accord sera réalisé et présenté aux négociateurs. Il sera, également, évoqué les éventuels dysfonctionnements ou axes d’améliorations du présent accord

TITRE II: DISPOSTIONS TECHNIQUES

ARTICLE 1 - CHAMPS D’APPLICATION

Le télétravail est défini par l’article L 1229-9 du code du travail comme suit : « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication »

Les parties signataires ont convenu que le télétravail s’applique pour les collaborateurs des services centraux correspondants aux critères d’éligibilité définis à l’article 2.

ARTICLE 2 – LES CONDITIONS D’ELIGIBILITE

Les salariés éligibles

Les parties signataires ont décidé d’encadrer le recours au télétravail aux critères d’éligibilité énoncés ci-dessous ;

Peut avoir recours au télétravail tout collaborateur en contrat à durée déterminée ou indéterminée justifiant d’une ancienneté d’au moins 6 mois.

Les parties signataires étant attachées au travail d’équipe, seul les collaborateurs à temps plein peuvent avoir recours au télétravail.

Ne sont pas éligibles au télétravail : Les contrats d’apprentissage, les contrats de professionnalisation et les stagiaires : les parties considérant que leur présence au sein de l’entreprise est primordiale puisque faisant partie de leur apprentissage ;

Nous rappelons également que les salariés de la force de vente ainsi que ceux en période d’astreinte ne sont pas considérés comme ayant le statut de télétravailleur.

Les critères d’éligibilité

Les partenaires sociaux et la Direction ont retenu les critères d’éligibilité suivants :

• Les conditions d’exercice du télétravail par le salarié doivent garantir la sécurité et la confidentialité des données utilisées ou exploitées

• Le salarié doit être autonome dans son poste de travail, à ce titre il ne doit pas avoir besoin d’un soutien managérial rapproché.

• Le salarié doit dans son dernier entretien comprendre une appréciation positive. En effet, il n’est pas dans l’intérêt des salariés bénéficiant d’appréciations différentes d’être éloigné de ses collègues de travail et de son supérieur hiérarchique.

• L’absence du salarié dans les locaux de l’entreprise ne doit pas perturber ou générer un dysfonctionnement ou une gêne dans l’organisation du travail de l’équipe.

• Le salarié doit disposer d’un logement compatible avec la mise en œuvre du télétravail (cf, article 4)

• Les missions du salarié peuvent être exercées à distance (notamment par rapport au matériel et aux logiciels informatique)

En l’absence d’un moyen technique valide les salariés ne pourront pas exercer le télétravail.

A ce titre, les salariés appartenant aux services suivants sont, en particulier, concernés :

• Service administration des ventes

• Service client final

Tout refus sera motivé par écrit au collaborateur.

Commission d’arbitrage

En cas de contestation d’un refus, le collaborateur devra effectuer un recours auprès de la commission d’arbitrage composée :

• d’un membre de la DRH éventuellement assisté d’un membre du personnel de son choix

• d’un DS signataire pouvant éventuellement être assisté d’un membre du personnel de son choix.

La commission se réunira dans le mois de la demande afin d’examiner le dossier. Un avis sera rendu dans les 15 jours suivant la réunion de la commission.

ARTICLE 3 – LA DUREE DU TELETRAVAIL

Cas général

Le télétravail ne pourra pas s’exercer à tout moment et sera plafonné à certaines durées afin de garantir une continuité du lien social au sein de l’entreprise et une présence effective suffisante du collaborateur sur son lieu de travail.

Les parties signataires ont souhaité encadrer le recours au télétravail à 4 jours par mois.

Le télétravail pourra être étendu à 8 jours par mois pour :

• les femmes enceintes (sous réserve d’accompagner la demande d’une copie de la déclaration de grossesse)

• les personnes ayant une reconnaissance de travailleur handicapé.

Les collaborateurs pourront être en situation de télétravail uniquement les mardis et jeudis. Les réunions d’équipe seront privilégiées sur les autres jours de la semaine.

Néanmoins, sous réserve de la survenance d’un événement imprévu ou ayant trait au bon fonctionnement de la société, le manager ou la Direction pourra, de manière exceptionnelle, organiser des réunions nécessitant la présence du collaborateur sur les jours susmentionnés.

De plus, la journée de télétravail ne pourra pas précéder ou faire suite à une journée de congé ( CP, RTT, JNP, congé d’ancienneté …) ou un férié.

Ces jours ne sont pas fractionnables (sauf exceptions qui sont les évènements d’entreprise ou les déplacements) ni reportables d’un mois à l’autre.

Exceptions

Conformément à la loi de ratification du 29 Mars 2018, l’ensemble des collaborateurs pourront bénéficier du télétravail en cas d’épisode de pollution.

Il s’agit de l’hypothèse où le préfet informe par arrêté d’un épisode de pollution nécessitant des mesures de restriction notamment en termes de déplacement.

Dans ces circonstances, le télétravail peut être organisé de manière exceptionnelle pour les collaborateurs ne bénéficiant pas d’avenant à leur contrat de travail.

Dans ce cas, le télétravail peut être demandé par mail à son responsable hiérarchique au plus tard la veille de la journée de télétravail souhaitée.

Le supérieur hiérarchique doit valider impérativement cette demande par une réponse écrite. Il doit également s’assurer que le collaborateur pourra exercer ses missions en situation de télétravail.

Le collaborateur en situation exceptionnelle de télétravail est régit par les dispositions de ce présent accord d’entreprise.

Pour les autres collaborateurs, cette journée s’inscrit dans le fonctionnement habituel du télétravail.

Compte tenu du caractère exceptionnel de cet évènement, le télétravail ne serait pas dans cette hypothèse limité au mardi et jeudi.

Suspension du télétravail

En cas de nécessité opérationnelle ou de cas de force majeure, le télétravail pourra être provisoirement suspendu à l’initiative de l’entreprise sous réserve d’un délai de prévenance de 48 heures minimum. Cela ne remet pas pour autant en cause cette organisation de travail.

ARTICLE 4 – LIEU DU TELETRAVAIL

Le télétravail se déroulera obligatoirement au domicile du collaborateur.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituel tel que déclaré par le collaborateur au service paie et indiqué sur sa fiche de paie.

Le salarié devra obligatoirement et dans les plus brefs délais informer l’employeur en cas de tout changement d’adresse.

Le collaborateur s’engage à ce que l’emplacement dédié soit propice au télétravail et respecte les règles d’aménagement et de sécurité conformément aux dispositions légales.

A cet effet, tout collaborateur en situation de télétravail fournira obligatoirement une attestation sur l’honneur que son domicile est conforme à la règlementation en vigueur et qu’il dispose d’un espace dédié à son activité professionnelle réunissant toutes les conditions de sécurité pour lui-même ainsi que pour les informations et documents professionnels qu’il est amené à utiliser.

Le télétravailleur devra également attester que les installations électriques de son domicile sont aux normes NF.

Le collaborateur s’engage également à informer sa compagnie d’assurance qu’il peut être amené à exercer à son domicile une activité professionnelle dans le cadre du télétravail et à s’assurer que sa multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

A ce titre, une attestation d’assurance devra être fournie à l’entreprise.

Afin de garantir les conditions de sécurité du salarié travaillant à domicile, il est décidé que la conformité du lieu de travail est une condition d’accès préalable au télétravail.

ARTICLE 5 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Contractualisation du télétravail

Le télétravail repose sur la base du volontariat. Le collaborateur volontaire, qui remplit les conditions d’éligibilité définies à l’article 2-1 et 2-2 et qui souhaite recourir au télétravail doit en faire la demande préalablement dans les conditions définies ci-dessous :

La demande de recours au télétravail doit se faire par écrit soit par courrier recommandé, par courrier remis en main propre ou par mail à son N+1 et N+2.

Le manager a un délai de 15 jours pour étudier la demande du collaborateur en fonction des critères d’éligibilité.

A l’issue de ce délai, il apportera au collaborateur sa décision par écrit.

En cas d’accord, le manager et le collaborateur définiront ensemble les conditions d’organisation du télétravail.

L’accord sera formalisé par un avenant au contrat de travail qui sera conclu pour une durée déterminée ne pouvant excéder un an dans un premier temps.

L’avenant comportera, a minima, les informations suivantes :

• Condition d’exécution du télétravail (charge de travail, compte rendu…)

• Matériels utilisés

• Dispositions relatives à la confidentialité

• Moyen de contrôle de l’activité du télétravailleur afin de réguler sa charge de travail

En cas de refus, ce dernier sera motivé.

Le collaborateur souhaitant contester cette décision pourra saisir la commission d’arbitrage dans les conditions énoncées à l’article 2 – 3

Planification du télétravail

Préalablement à chaque journée de télétravail, le collaborateur devra informer par écrit son manager de la journée qu’il souhaite prendre.

Le manager tiendra un planning des journées de télétravail de son équipe.

La journée de télétravail doit être prise en respectant les conditions définies à l’article 3-1.

Le manager doit s’assurer d’un bon roulement des journées de télétravail au sein de son équipe.

Il peut être amené à refuser une journée de télétravail en cas de circonstances exceptionnelles amenant le salarié à devoir rester sur son lieu de travail.

Il est par ailleurs convenu que la journée de télétravail accordées peut être annulée ou déplacée à l’initiative de l’une ou de l’autre des parties en respectant un délai de prévenance de 24 heures.

En cas de problème technique, si le collaborateur est dans l’impossibilité d’assurer ses missions à son domicile (coupure de réseau ect), il lui sera demandé de revenir sur son lieu de travail.

Clause d’adaptation

Il est convenu entre les parties signataires que tout collaborateur adhérant au télétravail débutera par une période d'adaptation de 1 mois.

Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance 7 jours ouvrés.

S'il est mis fin à la situation de télétravail le collaborateur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise.

Clause de réversibilité

Après la période d’adaptation, la réversibilité peut intervenir à l’initiative de l’une ou de l’autre des parties :

• Si le collaborateur décide de mette fin au télétravail, il devra formaliser sa demande par écrit soit par courrier recommandé avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre contre décharge.

Le recours au télétravail prendra fin sous un délai de 7 jours ouvrés à compter de la réception de son courrier, ce délai pouvant être réduit en cas circonstances exceptionnelles.

• Le manager peut également décider de mettre fin au télétravail du collaborateur par tout moyen notamment pour les raisons suivantes : réorganisation de l’entreprise/service ou encore si le travailleur ne remplissait plus les critères d’éligibilité.

Cette décision sera notifiée au collaborateur par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre. Elle prendra effet sous un délai de 7 jours ouvrés à compter de la réception du courrier. Ce délai peut être réduit en cas de circonstances exceptionnelles.

En tout état de cause, en cas de changement de poste, l’avenant au télétravail sera systématiquement revu afin que la hiérarchie s’assure de la compatibilité de la nouvelle activité avec cette forme d’organisation.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le collaborateur reprendra son poste de travail au sein du service auquel il est rattaché.

ARTICLE 6 – TEMPS ET CHARGE DE TRAVAIL

Les parties signataires entendent rappeler que le télétravail n’a pas pour objet de modifier l’activité habituelle, l’amplitude horaire, la charge de travail applicable habituellement dans les locaux de l’entreprise.

Organisation du temps de travail

L’organisation du temps de travail du collaborateur est régie par les dispositions de son contrat de travail, du règlement intérieur et de l’accord d’entreprise relatif à la durée et à l’aménagement du temps de travail.

Le télétravailleur devra rester joignable par téléphone, visioconférence ou tout autre moyen de communication aux plages horaires habituelles de travail suivantes : 9h à 11h30 et de 14h30 à 17h.

Il s’engage également à participer à toutes les réunions téléphoniques ou vidéoconférences intervenant pendant les plages horaires indiquées ci-dessus ainsi qu’à consulter régulièrement sa messagerie.

Il est expressément rappelé que tout collaborateur doit respecter les dispositions concernant son repos quotidien de 11 heures consécutifs et d’un repos hebdomadaire.

Le collaborateur devra impérativement indiquer sa présence en utilisant le logiciel de gestion du temps de travail (ADP) dans les conditions habituelles applicables dans l’entreprise.

Charge de travail

La charge du travail du collaborateur ne doit pas être impactée par le recours au télétravail.

Elle doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le collaborateur travaille dans les bureaux de l’entreprise. En conséquence, cela ne doit pas générer de dépassement en termes de temps de travail effectif.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le collaborateur devra contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Le hiérarchique devra s’assurer que l’ensemble des collaborateurs de son équipe en situation de télétravail continuent à bénéficier du même niveau d’information, des mêmes consignes que les collaborateurs présents sur le site. Il devra s’assurer de la continuité du lien social.

Chaque collaborateur fera un bilan régulièrement avec sa hiérarchie dans le cadre d’un entretien de suivi sur ce qui a été réalisé durant le période de télétravail.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel conformément aux dispositions de l’article L 1222-10 du code du travail.

ARTICLE 7 – EQUIPEMENTS DU TELETRAVAILLEUR

Il est convenu que le collaborateur utilisera le matériel professionnel mis à sa disposition dans le cadre du télétravail.

Le matériel de l’entreprise restant la propriété, il devra être restitué sur demande de la hiérarchie.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés, en cas de panne ou de dysfonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l’entreprise en contactant le responsable Infrastructure et Réseau.

Pour des raisons de sécurité, l’équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu’après avoir obtenu l’accord de sa hiérarchie.

Enfin, le collaborateur s’engage à respecter même en situation de télétravail la charte d’utilisation des ressources du système d’information et de communication ainsi que les consignes qui lui seront transmises par le service informatique.

Il devra si besoin suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.

Toutes infractions à ces consigne sont susceptibles d’engendrer des sanctions pour son auteur pouvant aller jusqu’au licenciement.

ARTICLE 8 – SANTE ET SECURITE

Le collaborateur en situation de télétravail bénéficie de la législation sur les accidents du travail et de trajet.

A ce titre, en cas de maladie ou d’accident intervenant sur un période de télétravail, le collaborateur doit impérativement en informer la Direction des Ressources Humaines au plus tôt et dans la limite de 48 heures.

TITRE III – DEPOTS ET PUBLICITE

Le présent accord sera signé en quatre exemplaires dont un exemplaire qui sera envoyé auprès du Conseil de Prud’hommes de Tourcoing et un autre déposé de manière dématérialisé auprès de la DIRECCTE du Nord.

Il en sera de même des avenants portant révision.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Un exemplaire de cet accord sera affiché aux emplacements réservés à la communication avec le personnel, et sera remis, lors de l’embauche, à titre d’information.

Fait à Neuville-en-Ferrain, le 27 Septembre 2018

xxxxxxxxxxxxxx

Directrice/Directeur des Ressources Humaines

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Délégué syndical CFDT

En 4 exemplaires originaux