Entre les soussignés :

La société PHILDAR, société par actions simplifiée, au capital de quinze millions deux cent trente mille et six cent trente euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille Métropole sous le numéro 808 534 895, dont le siège social est sis 64, rue du Chemin Vert – 59531 NEUVILLE-EN-FERRAIN CEDEX,

Représentée par XXXX, en qualité de Leader R.H., dûment habilitée à cet effet,

D’une part,

Et,

L’Organisation syndicale CFDT, représentative au sein de la société PHILDAR,

Représentée par XXXX, Délégué syndical,

D’autre part,

Table des matières

PREAMBULE 3

ARTICLE 1. ATTRIBUTIONS 4

ARTICLE 2. DATES DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 5

ARTICLE 3. EFFECTIFS ET NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR 5

ARTICLE 4. COLLEGES ELECTORAUX ET REPARTITION DU NOMBRE DE SIEGES 5

ARTICLE 5. REPRESENTATION EQUILIBREE ENTRE FEMMES ET HOMMES 6

ARTICLE 6. ELECTORAT ET CONDITIONS D’ELIGIBILITE 8

6.1. ELECTORAT 8

6.2 ELIGIBILITE 8

ARTICLE 7. PROPAGANDE ELECTORALE 9

ARTICLE 8. DELEGUES DE LISTE 10

ARTICLE 9. ORGANISATION DES ELECTIONS 10

ARTICLE 10. BUREAU DE VOTE 11

10.1 COMPOSITION 11

10.2 MISSIONS 11

ARTICLE 11. FORMATION DES MEMBRES DU BUREAU DE VOTE 12

ARTICLE 12. PERMANENCE TELEPHONIQUE 12

ARTICLE 13. SUIVI DE LA PARTICIPATION 12

ARTICLE 14. REGLES DE VOTE 12

ARTICLE 15. DEPOUILLEMENT, PROCLAMATION ET AFFICHAGE DES RESULTATS 13

ARTICLE 16. DUREE ET PUBLICITE DU PRESENT PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL 13

ANNEXE 14

PREAMBULE

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 Septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, a profondément réformé le paysage de la représentation du personnel dans l’entreprise. En effet, cette dernière a créé une instance unique de dialogue social, appelée « Comité Social et Economique », se substituant aux trois instances de représentation du personnel connues jusqu’alors : le Comité d’Entreprise, les Délégués du Personnel et le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail.

Le présent protocole d’accord a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité Social et Economique au sein de la société PHILDAR.

Il est convenu entre les parties au présent protocole du maintien des mandats des représentants du personnel actuel jusqu’au terme des présentes élections.

Il est rappelé que la durée des mandats des membres du Comité Social et Economique est de quatre ans, à compter de la fin des élections professionnelles concernées par le présent protocole, conformément à l’accord relatif à la mise en place du Comité Social et Economique du 13 septembre 2019.

Par courrier en date du 17 septembre 2019, la Direction de la société PHILDAR a invité les Organisations Syndicales représentatives à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral destiné à organiser l’élection du Comité Social et Economique mis en place au sein de l’entreprise PHILDAR.

Au terme de la réunion de négociation qui s’est tenue le 07 octobre 2019, les parties sont convenues des dispositions ci-après.

Pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent protocole, les parties signataires renvoient aux dispositions légales en vigueur et plus particulièrement, aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d’élections professionnelles.

Enfin, il est précisé que les élections auront lieu par vote électronique et ce, intégralement, en application de l’accord d’entreprise portant sur la mise en place du vote électronique conclu le 09 septembre 2019. La conception et la mise en place du système de vote sont confiées à la société XXXX, spécialisée dans le développement du vote par internet. Le descriptif détaillé du fonctionnement du système de vote et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

ARTICLE 1. ATTRIBUTIONS

En vertu de l’article L.2312-8 du Code du travail, le CSE a pour mission d’assurer l’expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.

Il est informé et consulté sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur :

• Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ;

• La modification de son organisation économique ou juridique ;

• Les conditions d'emploi, de travail, notamment la durée du travail et la formation professionnelle ;

• L'introduction de nouvelles technologies et tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;

Parmi les attributions générales du CSE figurent désormais des missions dans le champ de la santé, sécurité et des conditions de travail.

Ainsi, selon l’article L.2312-9 du Code du travail, le CSE procède à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L.4161-1 du Code du travail.

Il contribue notamment à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle.

Il peut susciter toute initiative qu'il estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis à l'article L.1142-2-1 du Code du travail. Il pourra également procéder à des inspections et des enquêtes.

ARTICLE 2. DATES DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, comme suit :

PREMIER TOUR	Début des opérations de vote sur internet	13 novembre 2019 à 09h00
	Fermeture des urnes	15 novembre 2019 à 14h00
SECOND TOUR EVENTUEL	Début des opérations de vote sur internet	27 novembre 2019 à 09h00
	Fermeture des urnes	29 novembre 2019 à 14h00

ARTICLE 3. EFFECTIFS ET NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR

Les parties constatent que l’effectif global de la société PHILDAR est de 208,79 salariés et intérimaires¹ à la date du 1^er tour de scrutin. En fonction de cet effectif, le nombre de sièges à attribuer est le suivant :

CSE PHILDAR	Effectif	Nombre de titulaires	Nombre de suppléants
	208,79	10	10

Néanmoins, les parties à la présente négociation conviennent que le nombre de sièges à pourvoir sera le suivant :

CSE PHILDAR	Effectif	Nombre de titulaires	Nombre de suppléants
	208,79	11	11

ARTICLE 4. COLLEGES ELECTORAUX ET REPARTITION DU NOMBRE DE SIEGES

La répartition des effectifs, dont intérimaires, au sein des collèges électoraux est la suivante :

CSE PHILDAR	1er collège Employés	2nd collège Agents de Maîtrise	3e collège Cadres	TOTAL
	86,88	78,11	43,8	208,79

Conformément aux dispositions légales, le nombre de collèges électoraux, au sein du CSE de la société PHILDAR, est défini à trois :

- Collège Employés ;

- Collège Agents de Maîtrise ;

- Collège Cadres.

Les sièges seront répartis entre les collèges, selon la méthode proportionnelle et également celle « du plus fort reste », comme suit :

CSE PHILDAR	1er collège Employés	2nd collège A.G.M.	3e collège Cadres
	Titulaires	Suppléants	Titulaires	Suppléants	Titulaires	Suppléants
	4	4	4	4	3	3
TOTAL	11 titulaires + 11 suppléants

ARTICLE 5. REPRESENTATION EQUILIBREE ENTRE FEMMES ET HOMMES

Conformément à l’article L. 2324-6 du Code du travail, les Organisations Syndicales intéressées examinent les voies et moyens en vue d’atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidatures.

La loi du 17 août 2015, dite Rebsamen, impose également un principe de mixité, selon lequel, pour chaque collège électoral, les listes de candidats aux élections professionnelles comportant une pluralité de noms doivent, en fonction du nombre de candidatures exprimées :

• être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale en question ;

• être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Lorsque l’application dudit principe n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :

• arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Chez PHILDAR, la part de femmes et d’hommes inscrits sur les listes électorales est la suivante :

Répartition des effectifs par sexe et par collège	Femmes	Hommes	Total
	Nombre	Pourcentage	Nombre	Pourcentage
1er collège Employés	86,83	99,94 %	0,05	0,06 %	86,88
2nd collège A.G.M.	72,11	92,3 %	6	7,7 %	78,11
3e collège Cadres	27,8	63,5 %	16	36,5 %	43,8
TOTAL	186,74	89,4 %	22,05	10,6 %	208,79

Au vu des effectifs définis ci-dessus, chaque liste de candidats doit être établie en tenant compte des règles suivantes et applicables indépendamment à chaque scrutin (pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants) :

- les nombres d’hommes et de femmes autorisés au maximum sur la liste sont proportionnels aux nombres d’hommes et de femmes inscrits sur la liste électorale du collège concerné, et respectera la règle de l’alternance ;

- lorsque l’application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les hommes et les femmes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer d’une unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l’un ou l’autre sexe pour la candidature complémentaire ;

- lorsque l’application des calculs et arrondis légaux conduit à n’autoriser aucune candidature pour l’un des deux sexes, il est ici convenu de diminuer de une unité le résultat obtenu pour le sexe le plus représenté et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l’un ou l’autre sexe pour la candidature complémentaire, mais en interdisant toutefois, le cas échéant, au sexe le moins représenté d’être placé en tête de liste ;

- la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par un homme ou une femme et en finissant avec l’éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté.

De fait, les sièges, qu’ils soient dévolus aux titulaires ou aux suppléants, sont attribués comme suit, selon le sexe et le collège :

	Sièges Femmes	Sièges Hommes
1er collège Employés	4	0
2nd collège A.G.M.	4	0
3e collège Cadres	2	1
TOTAL	11 sièges à pourvoir

Néanmoins, au vu de la sous-représentation du sexe masculin dans les deux premiers collèges, l’attribution des sièges, qu’ils soient dévolus aux titulaires ou aux suppléants, pourra être la suivante :

	Sièges Femmes	Sièges Hommes
1er collège Employés	3	1
2nd collège A.G.M.	3	1
3e collège Cadres	2	1
TOTAL	11 sièges à pourvoir

ARTICLE 6. ELECTORAT ET CONDITIONS D’ELIGIBILITE

Les listes des électeurs et des éligibles seront établies pour les deux tours, par collège et seront arrêtées à la date du premier tour de scrutin. Elles mentionneront le nom et le prénom de l’électeur, son âge, sa date d’ancienneté dans l’entreprise, son statut ainsi que sa qualité d’électeur et d’éligible.

Les listes électorales feront l’objet d’un affichage dès le 15 octobre 2019, sur les panneaux d’affichage de chaque magasin et du siège social.

6.1. ELECTORAT

Conformément aux dispositions légales, sont électeurs les salariés, qui à la date du premier tour du scrutin :

• ont 16 ans révolus,

• disposent d’une ancienneté au sein de l’entreprise de 3 mois minimum (ou de 12 mois consécutifs en cas de mise à disposition),

• jouissent de leurs droits civiques.

Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, présents dans les locaux de l’entreprise et disposant d’une ancienneté d’au moins 12 mois continus, pourront, s’ils le souhaitent, être électeurs.

Pour être électeur, il faut, de fait, avoir été embauché avant le 16 août 2019.

6.2 ELIGIBILITE

• CONDITIONS

Conformément aux dispositions légales, sont éligibles les salariés, qui à la date du premier tour du scrutin :

• ont 18 ans révolus,

• disposent d’une ancienneté au sein de l’entreprise d’un an minimum,

• ne disposent pas d’un lien de parenté ou d’un lien amoureux avec l’employeur,

• n’ont pas été condamnés à une interdiction d’être électeur.

Les parties au présent protocole rappellent que ne sont ni électeurs ni éligibles les salariés détenant une délégation particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au chef d’entreprise, notamment en matière d’embauchage, en matière disciplinaire et en matière de licenciement.

Pour être éligible, il faut, de fait, avoir été embauché avant le 16 novembre 2018.

• CANDIDATURES

Il est rappelé que le premier tour est réservé aux Organisations Syndicales et que les candidatures sont ouvertes aux non-syndiqués au second tour.

Les listes de candidatures sont établies par collège en distinguant titulaire(s) ou suppléant(s).

Elles seront remises, par lettre recommandée avec accusé de réception ou en main propre contre décharge, au Département R.H., avant le 25 octobre 2019 à 12h00 pour le 1^er tour et pour le 2^nd tour, avant le 19 novembre 2019 à 12h00.

Les listes de candidatures seront affichées respectivement aux lendemains des dates limites de dépôt.

Si un second tour est nécessaire, le Département R.H. affiche, avec les résultats du premier tour, un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir ainsi que les collèges concernés.

Aucune candidature ne pourra être acceptée au-delà des limites fixées pour le premier tour et l’éventuel second tour.

Les doubles candidatures (titulaire et suppléant) seront possibles pour une même liste. Dans ce cas de figure, la candidature titulaire l’emportera sur celle du suppléant, s’il est élu.

A partir des informations fournies par la Direction, le prestataire en charge de la mise en place du vote électronique, XXXX, assurera la programmation de la page Web. Le système reproduira sur le serveur les listes de candidats, telles qu’elles auront été déposées auprès du Département R.H., par ordre alphabétique, sur un seul et même écran.

Les organisations syndicales pourront transmettre au Département R.H. leur logo afin qu’il soit porté sur les bulletins de vote mis en ligne sur le site de vote électronique. Le logo devra obligatoirement être transmis au format GIF de 4 Koctets (130 x 60 pixels), par courriel, aux mêmes destinataires et aux mêmes échéances prévues que pour le dépôt des listes de candidats.

ARTICLE 7. PROPAGANDE ELECTORALE

Les Organisations Syndicales habilitées à négocier le présent protocole et à présenter des candidats assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc.

Les professions de foi devront être remises au Département R.H. avant le 25 octobre 2019 à 12h00 pour le 1^er tour.

Les professions de foi devront obligatoirement respecter les caractéristiques suivantes :

• Elles seront transmises sous fichier PDF dont la taille ne pourra pas dépasser 500 Ko et ne comportant aucun lien hypertexte intégré,

• Elles ne devront pas dépasser une feuille de format A4.

ARTICLE 8. DELEGUES DE LISTE

Chaque liste pourra désigner un délégué de liste, choisi parmi les électeurs, chargé de contrôler les opérations électorales.

Le nom des délégués de liste devra parvenir au Département R.H. selon les mêmes échéances que celles prévues pour le dépôt des listes de candidats, au premier comme au second tour éventuel.

ARTICLE 9. ORGANISATION DES ELECTIONS

Les élections auront lieu par vote électronique. Pour le premier tour, les électeurs seront invités à voter, sur leur temps et avec leur matériel de travail, du 13 au 15 novembre 2019. Les urnes seront fermées dès 14h.

Pour le second tour, les électeurs seront invités à voter, dans les mêmes conditions que ci-dessus, du 27 au 29 novembre 2019, pour une fermeture des urnes prononcée à 14h.

L'élection se déroule par collège. Les collaborateurs ne votent que pour le collège auquel ils sont rattachés.

Les électeurs recevront par voie postale, à leur domicile, un courrier comportant l’adresse du site de vote ainsi que leurs codes personnels leur permettant d’y accéder (identifiant et mot de passe) pendant la période d’ouverture du vote. Ces courriers seront adressés aux électeurs le 04 novembre 2019. Ils comprendront une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote électronique, à partir de n’importe quel terminal connecté à Internet, de leur lieu de travail ou de leur domicile, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

ARTICLE 10. BUREAU DE VOTE

10.1 COMPOSITION

Un bureau de vote unique à l’ensemble des collèges sera mis en place et composé de trois électeurs parmi le personnel des services centraux. Ces trois électeurs sont les plus âgés de chacun des trois collèges électoraux. Le président du bureau de vote unique sera l’électeur le plus âgé de chacun des trois collèges.

Les électeurs sélectionnés seront sollicités à cette fin et, en cas de refus, l’électeur suivant sur la liste des électeurs sera choisi, en application des critères susmentionnés.

Il est précisé qu’aucun candidat ne pourra être membre du bureau de vote.

Le bureau de vote unique sera identique pour les deux scrutins.

10.2 MISSIONS

Le bureau de vote sera invité à constater l’ouverture de scrutin de chaque tour. Il se réunira dès la clôture de chaque période de vote, soit à 14h00, en vue de débuter les opérations de dépouillement et ce, après intervention de la cellule d’assistance technique, chargée de contrôler le scellement du système de vote. Cette dernière débutera son intervention après un délai de grâce de 10 minutes suivant la fin de la période de vote, permettant aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

Les opérations se dérouleront au sein du siège social de la société PHILDAR, sis 64, rue du Chemin Vert à NEUVILLE-EN-FERRAIN (59960).

Un représentant de chaque liste de candidats, membre du personnel, peut assister aux opérations électorales. Le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections étant rémunéré comme temps de travail.

Le Département R.H. peut désigner deux représentants de son choix qui seront chargés d'assister aux opérations électorales.

Le bureau de vote sera alors chargé de :

• contrôler la fermeture du scrutin ;

• éditer les listes d’émargement et les signer ;

• assurer le dépouillement (y compris au 1er tour en cas de quorum non atteint) ;

• éditer les procès-verbaux et les signer ;

• proclamer les résultats.

Le dépouillement sera opéré dans l’ordre suivant :

• 1^er collège (Employés), titulaires puis suppléants ;

• 2^ème collège (Agents de maîtrise), titulaires puis suppléants ;

• 3^ème collège (Cadres), titulaires puis suppléants.

ARTICLE 11. FORMATION DES MEMBRES DU BUREAU DE VOTE

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation destinée à leur permettre d’appréhender la solution de vote et portant notamment sur les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement. Cette formation se déroulera dans la quinzaine précédant l’ouverture de la période de vote pour le premier tour.

Il est également rappelé que bénéficieront également de cette formation les délégués syndicaux et les représentants du personnel souhaitant en bénéficier.

ARTICLE 12. PERMANENCE TELEPHONIQUE

Une cellule d’assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Les électeurs auront la possibilité de joindre la cellule d’assistance technique par courriel ou par téléphone. Une ligne téléphonique et une adresse mail seront dédiées respectivement aux questions concernant les codes d’accès (réexpédition) et aux questions techniques.

Les coordonnées de cette cellule ainsi que sa période et sa plage horaire d’ouverture seront communiquées dans le courrier adressé aux électeurs.

ARTICLE 13. SUIVI DE LA PARTICIPATION

Le taux de participation pourra être suivi pendant les périodes d’ouverture de vote par la Direction, les membres du bureau de vote ainsi que les délégués de liste. Chaque organisation syndicale fera connaître à la Direction les coordonnées du délégué de liste choisi pour suivre la participation.

Un code d’accès leur sera communiqué à cette fin, leur permettant de se connecter au site internet et de prendre connaissance en temps réel du nombre de votants par instance et par collège, pour les titulaires et les suppléants.

ARTICLE 14. REGLES DE VOTE

Conformément à la circulaire ministérielle du 5 juillet 1948, le panachage des bulletins n’est pas admis. L’électeur ne pourra donc pas choisir ses candidats sur des listes de tendances différentes.

Les électeurs ont la possibilité de rayer sur la liste des candidats un ou plusieurs noms, sans toutefois les remplacer.

Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat; dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation.

ARTICLE 15. DEPOUILLEMENT, PROCLAMATION ET AFFICHAGE DES RESULTATS

A l'issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau remplissent et signent les procès-verbaux d'élection prévus à cet effet. Les résultats sont proclamés par le président.

Conformément aux dispositions introduites par la loi du 20 août 2008 portant rénovation de la démocratie sociale et réforme du temps de travail, des copies des procès-verbaux d’élection doivent être envoyés en :

• deux exemplaires à l’inspecteur du travail dont relève l’entreprise ;

• un exemplaire au Centre de Traitement des Élections Professionnelles à l’adresse suivante : CTEP - TSA 79104 - 76934 ROUEN CEDEX 9.

Une copie de ces procès-verbaux sera remise à chacune des Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole d’accord préélectoral.

Les résultats définitifs des élections seront affichés par le Département R.H. sur les panneaux réservés à l'entreprise dès la proclamation des résultats.

Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n'a pas été atteint.

ARTICLE 16. DUREE ET PUBLICITE DU PRESENT PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections des membres du Comité Social et Economique qui se tiennent au cours de l’année 2019.

Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par le Département R.H. à l'Inspection du travail du siège de l'entreprise.

Fait en 3 exemplaires à Neuville-en-Ferrain, le 07 octobre 2019.

Pour la CFDT, Pour la Direction,

XXXX XXXX

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

INTRODUCTION

Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, la société PHILDAR a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La société PHILDAR a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.

Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole préélectoral.

1. NATURE DU CAHIER DES CHARGES

1.1 Principes de l’élection

La société PHILDAR souhaite utiliser un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne

- L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

- L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

- La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

1.2 Modalités de l'élection

Vote Electronique :

Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.

Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.

Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.

Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.

Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.

Opérations de dépouillement

A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site.

La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :

• Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote

• Intégration automatisée des résultats du vote internet

• Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.

• Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote

• Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.

La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par la non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote.

Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats.

Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.

Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.

Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :

- Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;

- Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.

Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :

- Quotient électoral ;

- Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.

Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous :

Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.

S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».

A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.

Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.

En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.

Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.

Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :

- L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.

- L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

2. INTERVENANTS

2.1 Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction RH, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.

2.2 Le Prestataire

Références

Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.

Le Prestataire doit s’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les « Principes Electoraux »).

De façon générale, le Prestataire doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.

Coordination, suivi de l’opération et garanties

Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales.

Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.

Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.

Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.

Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.

En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.

Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’il a développés ou qu’il a modifiés et qu’il utilise pour les opérations électorales (ci-après le « Logiciel ») ainsi que les procédés qu’il met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.

Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :

- Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;

- Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ;

- Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la « Recette Interne »).

Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :

- Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ;

- Le rapport de l’Audit ;

Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.

Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.

3. DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :

- La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé

- La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection

- La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération

3.1 Fonctionnalités générales attendues

Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

- La coordination de l'opération en relation avec la Direction RH

- Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection

- La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs

- Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement - le traitement et l’intégration des listes de candidats

- La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin

- Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique

- La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion

- La conservation des fichiers pendant les délais de recours

- La destruction des archives

3.2 Contraintes

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.

3.3 La plate-forme de vote électronique

La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.

Il comprend obligatoirement :

- Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification

- Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires

- Une séparation stricte des données sera assurée :

a) pour le fichier des électeurs

b) pour la réception des votes (urne électronique)

Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)

Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.

Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.

La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :

- La fiabilité de l’ensemble

- Une protection des accès physiques

- Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données

- La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin

Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.

Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.

Disponibilité de la plateforme

La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.

L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote.

Durant la période de vote, les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption.

Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction RH.

Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.

Accessibilité de la plateforme

L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé.

En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.

Aussi, le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.

Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente.

Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales.

Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué.

L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.

Accès au système de vote

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel.

L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).

Recette

La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.

Maintenance

Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.

Fonctionnalités du système de vote électronique

Horodatage

L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.

L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.

Chiffrement

La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement d’applet sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité

L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

Procédure de vote

Le système de vote devra permettre :

• Le vote blanc

• Le raturage dans une liste

• À l’électeur de revenir sur son choix avant validation

• La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique

• La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)

Le système de vote devra interdire :

- De sélectionner plus d’une liste

- De voter plusieurs fois

- Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote

3.4 Mise en place d’un processus électoral

Moyens d’identification et d'authentification

A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe.

Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la cellule technique.

Écrans de vote

Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra proposer une ergonomie adaptée au profil « électeur » des utilisateurs de ce type de service Web en mode Responsive Web Design.

L’application de vote doit supporter tout type de navigateur en mode HTTPS (version TLS), Internet Explorer, Edge, Firefox, Safari, Chrome, etc… être compatible avec le niveau le plus bas de Javascript V1.1, et répondre aux standards du W3C et du WAI pour la compatibilité des interfaces pour les personnes handicapées, malvoyantes et non-voyantes (norme Web Accessibility Initiative).

La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier, le poids des pages devra être limité.

Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.

Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.

Paramétrage de l’élection

La Direction RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.

La Direction RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 kilo-octets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 500 kilooctets.

Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.

Interface de contrôle

Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.

L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.

L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.

Tests et recette

Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

- Le bon fonctionnement du processus de connexion

- La présence de la liste d’émargement

- La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés

- La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos

- Le fonctionnement du processus de vote

- Le fonctionnement du processus de dépouillement

Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, le Prestataire :

- Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles

- Scellera les listes de candidats

- Remettra à zéro le compteur des votes

- Videra et scellera l’urne électronique

Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.

Période de vote

L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24 7/7.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement

- L’émargement dans le fichier des électeurs

- L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique

- L’impossibilité de revoter

- La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

4. ASSISTANCE

4.1 Aux électeurs

Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la cellule technique pour :

- Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)

- Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification stricte de l’électeur par la Direction RH sans que la Direction RH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.

4.2 A la Direction RH

Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :

- Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration

- L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système

- Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs

- L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.

4.3 Documentation

Le Prestataire fournira :

- Une documentation sur le système de vote

- Une documentation sur le système de dépouillement

- Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes

Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents.

Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.

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1. Les collaborateurs en temps plein sont pris en compte intégralement tandis que les collaborateurs en temps partiel sont pris en compte au prorata de leur durée du travail. De même, sont pris en compte au prorata de leur temps de présence les salariés en CDD (sauf s’ils viennent en remplacement d’un salarié absent) ou les intérimaires. Les contrats d’apprentissage ou de professionnalisation ne sont pas comptabilisés.↩