Entre

L’Unité Economique et Sociale Groupe PROMOTRANS, composée des entités suivantes :

• SAS PROMOTRANS FPC, société par actions simplifiées, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 2058.634.141 et dont le siège social est sis 12 rue Cabanis à Paris (75014), représentée par son Président en exercice, Monsieur Xxxxxx

• L’Association PROMOTRANS, Association loi de 1901, dont le numéro SIRET est 775 680 135 00933 sise 12 rue Cabanis à Paris (75014), représentée par son Président en exercice Monsieur Xxxxxx.

D’une part,

Et

Les Organisations Syndicales :

• CGT, représentée par Madame Xxxxxx, Déléguée Syndicale

• SNEPAT FO, représentée par Madame Xxxxxx, Déléguée Syndicale

• SNEPL CFTC, représentée par Madame Xxxxxx, Déléguée Syndicale

• SYNAFOR CFDT, représentée par Madame Xxxxxx, Déléguée Syndicale

• CFE CGC, représentée par Madame Xxxxxx, Déléguée Syndicale

D’autre part,

L’une et l’autre étant collectivement désignées ci-après « les parties ».

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place un système de vote électronique dans le cadre de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique qui doit se dérouler au sein de l’Unité de l’Economique et Sociale dans le courant du 4^ème trimestre 2019.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser;

• formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;

• information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;

• sécurisation du vote au moyen de :

  • chiffrement et cryptage ;

  • codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

• création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;

• existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Article 1. Champ d’application du présent accord de recours au Vote électronique

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés faisant partie de l’Unité économique et sociale composé de la SAS PROMOTRANS FPC et de l’Association PROMOTRANS et ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique.

Article 2. Portée du présent accord

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L2232-11 et suivants du Code du travail.

L’ensemble des dispositions du présent accord complète celles de la convention collective des organismes de formation consacrées aux élections des représentants du personnel au CSE.

Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du Code du travail ou de la convention collective précitée viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord.

Article 3. Principe du recours à un prestataire

Conformément aux principes énoncés dans le préambule du présent accord, un prestataire sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique objet de la présente décision.

Le système de vote électronique devra avoir été audité. Les résultats de ce dernier devront être laissés à la disposition de la commission informatique et libertés.

Le protocole d’accord préélectoral fera mention du présent accord et du prestataire retenu avec le cahier des charges versé en annexe.

Le cahier des charges figurera en annexe du protocole d’accord pré-électoral concernant l’organisation de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique 2019.

Article 4. Listes électorales et de candidats

Les listes de candidats établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif aux élections du CSE ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur et sur une ou deux pages.

Article 5: Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties, que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats fournira à la direction (electronicse@promotrans.fr) le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract à la direction (electronicse@promotrans.fr) qui les transmettra au prestataire. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

Article 6 : Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

6.1. Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts et isolés de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données : les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.

6.2. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-6, R. 2314-7 et R. 2314-8 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

6.3. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier postal à son adresse personnelle, un courrier contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question personnelle (lieu de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

6.4. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

Ainsi, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert à :

• un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé réalisé par le prestataire ;

• la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet effectué par les membres du bureau de vote

Il sera contrôlé par le prestataire, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

6.5. Dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par les membres du bureau de vote selon la procédure portée à leur connaissance lors de la formation organisée par le prestataire (Président, Assesseurs).

Il s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

6.6. Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Article 7 : Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 8 : Durée, entrée en vigueur, dénonciation, révision, dépôt et publicité

Le présent accord est conclu pour la présente élection et produira ses effets à l’issue de la réalisation des formalités de publicité et de dépôt.

Un exemplaire de cet accord, signé par les parties, est remis aux Organisations Syndicales représentatives au sein de l’Entreprise, valant notification au sens de l’article L.2231-5 du Code du travail.

Les formalités de publicité et de dépôt du présent accord collectif seront réalisées par la Direction, conformément aux dispositions légales et règlementaires :

• Un exemplaire sera déposé auprès au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris ;

• Deux exemplaires, dont une version originale sur support papier et une version sur support électronique, seront déposés auprès de l’unité territoriale de la DIRECCTE Paris.

• Un exemplaire sera déposé en ligne sur la plateforme TéléAccords (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et le personnel sera informé à la mise en œuvre de l’accord par voie d’affichage et par toute communication habituellement en vigueur.

Mention de son existence sera faite sur le tableau d’affichage de la Direction.

Fait à Paris, le

Pour l’UES Groupe PROMOTRANS : SAS PROMOTRANS FPC, représentée par son Président en exercice, Monsieur XXXX L’Association PROMOTRANS, représentée par son Président en exercice, Monsieur XXXX Les Organisations Syndicales :

• SYNAFOR CFDT, représentée par Madame Xxxxxx, Déléguée Syndicale

• SNEPL CFTC, représentée par Madame Xxxxxx, Déléguée Syndicale

• CFE CGC, représentée par Madame Xxxxxx, Déléguée Syndicale

• CGT, représentée par Madame Xxxxxx, Déléguée Syndicale

• SNEPAT FO, représentée par Madame Xxxxxx, Déléguée Syndicale