Accord d'entreprise "Accord sur le vote électronique pour l'élection des membres du CSE" chez CBRE GWS FRANCE SAS (Siège)

ACCORD SUR LE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par vote électronique, dans les conditions fixées aux articles R 2314-5 et suivants du Code du travail.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité).

ARTICLE 1 – Champ d’application de la présente décision de recours au vote électronique

La présente décision s’applique à l’ensemble des salariés de la société CBRE GWS France ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique.

ARTICLE 2 – Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la société CBRE GWS France pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Les dispositions du présent accord s’appliquent également aux élections partielles qui pourraient avoir lieu pendant la durée des mandats.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser;

• formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;

• information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;

• sécurisation du vote au moyen de :

• chiffrement et cryptage ;

• codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

• création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;

• existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Il est, par ailleurs, rappelé que l’organisation et les modalités du vote des membres de la délégation du personnel au Conseil Social et Economique seront discutées dans le cadre d’un Protocole d’accord préélectoral avant chaque élection, les parties convenant à cet égard que la société CBRE GWS France est organisée en un établissement unique au sens de la représentation du personnel.

La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 3 – Système de vote électronique

1. Principe du recours à un prestataire

Conformément aux principes énoncés dans le préambule du présent accord, un prestataire sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique, objet du présent accord.

Le cahier des charges figurera en annexe du protocole d’accord pré-électoral concernant l’organisation de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique.

2. Respect des principes généraux du droit électoral

Le système retenu devra ainsi respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Ce prestataire devra également respecter les prescriptions minimales prévues par le législateur (articles R. 2314-5 à 18 du Code du travail).

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

3) Confidentialité des données et sécurité des opérations de vote

Le prestataire externe choisi devra, en particulier, assurer le respect des principes suivants :

Le système de vote électronique devra assurer la confidentialité des données transmises par la Direction pour l’organisation du vote (fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux).

Le système de vote électronique devra garantir la sécurité et la confidentialité des moyens d’authentification des salariés qui leur seront adressés pour procéder au vote.

De même, le système devra assurer la sécurité de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne devront être uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le système de vote électronique devra pouvoir, enfin, être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

4) Expertise préalable et information du personnel

Le système de vote électronique fera, préalablement à sa mise en œuvre, l’objet d’une expertise, menée par un expert indépendant, afin de vérifier le respect des dispositions des articles R 2314-5 à R 2314-8 du Code du travail.

Ce rapport d’expertise sera tenu à la disposition de la CNIL.

ARTICLE 4 – Modalités de vote

1. Déroulement des opérations de vote – Accès au serveur de vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.

A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

A réception du vote, la saisie du code secret par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

2. Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par le législateur.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

3) Sécurité et assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales présentant des candidats.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

- Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

- Contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 5 – Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les Représentants du personnel élus et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

ARTICLE 6 – Déclaration auprès de la CNIL

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-11 du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

En outre, il est rappelé que le rapport d’expertise destiné à vérifier le respect des dispositions des articles R 2314-5 à R 2314-8 du Code du travail sera tenu à la disposition de la CNIL.

ARTICLE 7 – RENDEZ-VOUS ET SUIVI DE L’APPLICATION DE L’ACCORD

En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir tous les 4 ans à compter de la date de son entrée en vigueur.

ARTICLE 8 – REVISION

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.

Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du travail.

ARTICLE 9 – DENONCIATION

Sans préjudice du dernier alinéa de l’article L. 2261-10 du Code du travail, le présent accord peut être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois. La dénonciation se fait dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 10 – DUREE, ENTREE EN VIGUEUR ET DEPÔT LEGAL

Cet accord entre normalement en vigueur après son dépôt légal et il est conclu pour une durée indéterminée.

Conformément aux articles L.2231-5 et L.2232-12 du Code du Travail, cet accord sera notifié dès sa signature aux Organisations Syndicales représentatives puis déposé en deux exemplaires, dont une version sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (Direccte) des Hauts de Seine.

Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du Secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes des Hauts de Seine.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties et sera communiqué à l’ensemble du personnel par le biais des règles en vigueur dans l’Entreprise.

Enfin, un exemplaire du présent accord sera également transmis à l’adresse numérique de la branche.

Fait à Levallois-Perret, le 25 septembre 2018

En 7 exemplaires originaux

Pour CBRE GWS France

Mme., Responsable des Ressources Humaines

Pour les Organisations Syndicales Représentatives :

La CGT (Confédération Générale du Travail)
représentée par : M.

La CFTC (Confédération Française des Travailleurs Chrétiens)
représentée par : M.